Inhalt11 Abschnitte
- 01Welche Abschlussquote meinen Sie, und welche zwei Quoten stecken darin?
- 02Welche fünf Hebel erhöhen die Abschlussquote?
- 03Was bringt ein Hebel? Eine Rechnung mit 40 Terminen
- 04Wie verbessern Sie die Qualität der Termine, bevor das Gespräch beginnt?
- 05Wie bereiten Sie sich auf den Termin vor, ohne einen halben Tag zu verlieren?
- 06Wie finden Sie im Termin den Bedarf, der zum Angebot führt?
- 07Wie gehen Sie mit Einwand und Preis um, ohne Rabatt zu geben?
- 08Wie fassen Sie nach dem Angebot nach, damit es nicht versandet?
- 09Wie messen Sie, ob die Abschlussquote wirklich steigt?
- 10Wann bringt eine höhere Abschlussquote nichts?
- 11Was kann KRAUSS zur Abschlussquote beitragen, und was nicht?
Welche Abschlussquote meinen Sie, und welche zwei Quoten stecken darin?
Sie meinen im B2B meist die Quote Aufträge je Angebot oder Aufträge je Termin, und beide bestehen aus zwei Stufen: Termin zu Angebot und Angebot zu Auftrag. Wer die Stufen trennt, sieht, wo Aufträge verloren gehen, und muss nicht raten.
Eine Abschlussquote je Termin klingt nach einer Zahl, die man verbessert. In Wahrheit ist sie das Ergebnis aus zwei Entscheidungen. Erst entscheidet der Kunde im Termin, ob er ein Angebot will. Dann entscheidet er nach dem Angebot, ob er kauft. Beide Entscheidungen hängen an anderen Ursachen und brauchen andere Mittel. Jede Stufe sitzt an einer anderen Stelle der Pipeline, und jede hat ihren eigenen Hebel.
Die Terminquote liegt davor. Sie zählt, wie viele Anrufe zu einem Verkaufstermin führen. Dieser Leitfaden beginnt danach: beim Termin, der stattfindet. Wie Sie die Vertriebskennzahlen davor und danach sauber führen, steht im Leitfaden Welche Kennzahlen zeigen, ob meine Akquise funktioniert?. Hier geht es um die Frage, wie Sie aus denselben Terminen mehr Aufträge machen.
| Quote | Formel | Wer beeinflusst sie am stärksten | Typisches Symptom |
|---|---|---|---|
| Termin zu Angebot | Angebote geteilt durch stattgefundene Termine | Terminqualität und Bedarfsanalyse | Termine enden mit „Schicken Sie mal etwas“ |
| Angebot zu Auftrag | Aufträge geteilt durch Angebote | Einwand, Preis und Nachfassen | Angebote liegen Wochen ohne Antwort |
Welche fünf Hebel erhöhen die Abschlussquote?
Fünf Hebel erhöhen die Abschlussquote: die Qualität des Termins, die Vorbereitung, die Bedarfsanalyse, der Umgang mit Einwand und Preis, und das Nachfassen. Die ersten drei wirken auf die Stufe Termin zu Angebot, die letzten zwei auf die Stufe Angebot zu Auftrag.
Beginnen Sie bei der Stufe, die am weitesten von Ihrem Ziel entfernt liegt. Wer zehn Stunden in Verhandlungstraining steckt und dabei Termine ohne Kaufinteresse führt, verbessert die falsche Stelle. Wer Angebote ohne Wiedervorlage verschickt, verschenkt Aufträge, die schon fast entschieden waren.
| Hebel | Stufe | Aufwand | Wirkung nach |
|---|---|---|---|
| Terminqualität | Termin zu Angebot | Mittel, einmalig mit Briefing | 4 bis 8 Wochen |
| Vorbereitung | Termin zu Angebot | Gering, 20 Minuten je Termin | 2 bis 4 Wochen |
| Bedarfsanalyse | Termin zu Angebot | Mittel, braucht Übung | 4 bis 8 Wochen |
| Einwand und Preis | Angebot zu Auftrag | Mittel, braucht Übung | 4 bis 8 Wochen |
| Nachfassen | Angebot zu Auftrag | Gering, braucht eine Regel | 2 bis 4 Wochen |
Was bringt ein Hebel? Eine Rechnung mit 40 Terminen
Ein Hebel bringt so viel, wie die Quote steigt, mal Ihre Zahl an Terminen, mal Ihren Auftragswert. Die Rechnung zeigt, dass zwei kleine Verbesserungen zusammen mehr bringen als eine große allein.
Die Rechnung nimmt 40 Termine stattfindende Termine im Quartal an. Heute führen 50 % Prozent der Termine zu einem Angebot und 25 % Prozent der Angebote zum Auftrag. Das ergibt 5,0 Aufträge. Verbessern Sie nur die Terminqualität, sind es 6,0. Verbessern Sie nur das Nachfassen, sind es 6,0. Wirken beide, sind es 7,2 Aufträge, also 18,0 statt 12,5 je 100 Termine.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Abschlüsse im Quartal bei 40 stattfindenden Terminen, wenn Sie einen oder beide Hebel verbessern
- Annahme: Stattfindende Termine im Quartal40 Termine(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Termine, die zu einem Angebot führen50 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Angebote, die zum Auftrag werden25 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Termine mit Angebot nach besserer Terminqualität60 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Angebote mit Auftrag nach besserem Nachfassen30 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Durchschnittlicher Auftragswert18.000 €(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Abschlüsse im Quartal heute | 40 × 50 % ÷ 100 × 25 % ÷ 100 | 5,0 |
| Abschlüsse mit besserer Terminqualität allein | 40 × 60 % ÷ 100 × 25 % ÷ 100 | 6,0 |
| Abschlüsse mit besserem Nachfassen allein | 40 × 50 % ÷ 100 × 30 % ÷ 100 | 6,0 |
| Abschlüsse mit beiden Hebeln | 40 × 60 % ÷ 100 × 30 % ÷ 100 | 7,2 |
| Abschlüsse je 100 Termine heute | 50 % ÷ 100 × 25 % ÷ 100 × 100 | 12,5 |
| Abschlüsse je 100 Termine mit beiden Hebeln | 60 % ÷ 100 × 30 % ÷ 100 × 100 | 18,0 |
| Zusätzlicher Auftragswert im Quartal mit beiden Hebeln | (40 × 60 % ÷ 100 × 30 % ÷ 100 − 40 × 50 % ÷ 100 × 25 % ÷ 100) × 18.000 € | 39.600 € |
Bei einem Auftragswert von 18.000 € (Annahme) sind das im Quartal 39.600 € zusätzlicher Auftragswert, ohne zusätzlichen Termin. Die Zahlen sind Annahmen dieses Beispiels. Setzen Sie Ihre eigenen ein, bevor Sie entscheiden, wo Sie ansetzen. Der Wirtschaftlichkeits-Rechner im Werkzeugbereich rechnet dasselbe mit Ihrem Auftragsvolumen.
Wie verbessern Sie die Qualität der Termine, bevor das Gespräch beginnt?
Sie verbessern die Qualität, indem Sie vor dem Termin prüfen, ob der Gesprächspartner Bedarf hat und entscheiden darf. Ein Termin mit Kaufinteresse führt öfter zu einem Angebot als ein Termin, den ein Anrufer nur zugesagt bekam.
Der wichtigste Schritt ist der Kaufcheck im Telefonat, der vor dem Terminvorschlag steht. Drei Fragen genügen: Gibt es einen Anlass in den nächsten zwölf Monaten, wer entscheidet mit, und was nutzt der Kunde heute? Wer diese Fragen im Anruf stellt, spart dem Außendienst später die Frage im Termin. Die Methode dahinter zeigt die Seite Methode.
Die zweite Stellschraube ist die Bestätigung. Ein No-Show senkt die Quote je Termin, auch wenn der Verkauf nichts dafür kann. Eine doppelte Bestätigung beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber holt viele dieser Ausfälle zurück. Dazu gehört, den Außendienst mit einem kurzen Briefing auszustatten: Anlass, Gesprächspartner, Kaufgrund, offene Frage.
In einem Projekt für einen Hersteller von Dosiertechnik führte der Außendienst 28 Termine im Quartal. 8 davon endeten mit einem Angebot, 2 mit einem Auftrag. Die Auswertung zeigte, dass bei 15 Terminen kein Gesprächspartner mit Budgetverantwortung am Tisch saß. Das Team stellte die Fragen nach Anlass und Entscheider in den Anruf vor den Termin. Im nächsten Quartal fanden 22 Termine statt, 12 führten zu einem Angebot und 4 zu einem Auftrag. Es gab weniger Termine und mehr Aufträge.
Wie bereiten Sie sich auf den Termin vor, ohne einen halben Tag zu verlieren?
Bereiten Sie sich in 20 Minuten vor: Anlass, Gesprächspartner, Ihre drei Fragen, ein Beispiel aus einer ähnlichen Firma, und das Ziel des Termins als ein Satz. Wer ohne Ziel hineingeht, geht meist ohne nächsten Schritt hinaus.
Das Ziel des Termins ist nicht der Verkauf. Es ist der nächste konkrete Schritt, den der Kunde zusagt: ein Angebot, eine Vorführung, ein Gespräch mit dem zweiten Entscheider. Schreiben Sie das Ziel vor dem Termin auf und prüfen Sie es nach dem Termin. Erreichen Sie das Ziel in weniger als der Hälfte Ihrer Termine, liegt das Problem vor dem Gespräch oder in dessen Mitte, nicht im Angebot.
- Ich kenne den Anlass, aus dem der Kunde den Termin zugesagt hat.
- Ich weiß, wer am Tisch sitzt und wer fehlt.
- Ich habe drei Fragen zum Bedarf vorbereitet.
- Ich habe ein Beispiel aus einer ähnlichen Firma bereit.
- Ich kenne das Ziel des Termins als einen Satz.
Wie finden Sie im Termin den Bedarf, der zum Angebot führt?
Sie finden den Bedarf, indem Sie mehr fragen als erklären: nach dem heutigen Ablauf, nach dem Problem damit und nach dem Preis, den dieses Problem den Kunden kostet. Ein Angebot, das auf diesen Antworten steht, trifft eine Entscheidung, die der Kunde schon vorbereitet hat.
Die Faustregel lautet: Der Kunde spricht in den ersten 20 Minuten mehr als Sie. Notieren Sie seine Worte, nicht Ihre Zusammenfassung, und lesen Sie am Ende drei Sätze vor, die er bestätigt. Der Leitfaden Bedarfsanalyse im Erstgespräch führt die Fragen im Einzelnen durch. Klären Sie außerdem früh, wer entscheidet und wann. Das Rahmenwerk BANT ordnet Budget, Entscheider, Bedarf und Zeitpunkt in vier Fragen.
Ein Angebot, das ohne diese Antworten entsteht, ist ein Katalog. Der Kunde vergleicht dann Preise, weil er keinen anderen Maßstab hat. Ein Angebot, das seinen Satz „Jeder Stillstand kostet uns mehr als die Wartung“ aufnimmt, vergleicht er mit dieser Zahl.
Wie gehen Sie mit Einwand und Preis um, ohne Rabatt zu geben?
Sie gehen mit dem Einwand um, indem Sie zuerst nachfragen, was dahinter steht, und erst danach antworten. Beim Preis nennen Sie den Wert vor der Zahl und tauschen jedes Zugeständnis gegen etwas, das der Kunde gibt.
Die Einwandbehandlung beginnt mit einer Rückfrage: „Was meinen Sie genau mit zu teuer?“ Meist zeigt die Antwort, dass der Kunde den Nutzen nicht in Zahlen sieht, nicht dass er das Geld nicht hat. Dann rechnen Sie mit seinen eigenen Zahlen aus dem Termin. Der Leitfaden Preis nennen im Erstgespräch zeigt Wortlaute für diese Situation.
- Nennen Sie den Preis mit dem Nutzen im selben Satz.
- Geben Sie keinen Nachlass ohne Gegenleistung, etwa eine längere Laufzeit, eine schnellere Entscheidung oder eine Referenz.
- Fragen Sie nach dem Wettbewerbsangebot, bevor Sie rechnen, nicht danach.
- Schreiben Sie nach dem Termin zwei Sätze zum Einwand in Ihre Kundendatenbank (CRM), damit Sie Muster sehen.
Wie fassen Sie nach dem Angebot nach, damit es nicht versandet?
Sie fassen nach, indem Sie im Termin einen festen Tag für das Entscheidungsgespräch vereinbaren und eine Wiedervorlage mit Datum eintragen. Ein Angebot ohne Tag für das nächste Gespräch entscheidet der Einkauf ohne Sie.
Schicken Sie das Angebot erst, wenn der Termin für die Besprechung steht. Fragen Sie: „Wann sprechen wir das Angebot gemeinsam durch, Donnerstag oder Freitag?“ Der Kunde sagt selten nein zu einem Gespräch, das ihm hilft. Fasst der Kunde nach fünf Werktagen nicht von selbst nach, rufen Sie an und fragen nach dem Stand, nicht nach der Entscheidung.
In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebsausstattung lagen 36 Angebote ohne Rückmeldung im CRM, jedes mindestens vier Wochen alt. Der Vertrieb rief alle 36 mit einer Rückfrage an, was sich seit dem Angebot geändert habe. 11 Entscheider sprachen offen über den Stand, 5 nannten eine Absage mit Grund, und 3 Angebote führten innerhalb von acht Wochen zum Auftrag. Das war kein neuer Kunde, das war Arbeit an Angeboten, die der Vertrieb schon geschrieben hatte. Der Leitfaden Angebot nachfassen enthält die Wortlaute für diese Anrufe.
Wie messen Sie, ob die Abschlussquote wirklich steigt?
Sie messen mit einem Blatt, das beide Quoten wöchentlich führt, und lesen es in Blöcken von vier Wochen. Eine einzelne Woche zeigt bei weniger als 10 Terminen nur Zufall.
| Zahl | Wie Sie sie zählen | Wann Sie handeln |
|---|---|---|
| Stattgefundene Termine | Nur Termine mit Gespräch, keine Absagen | Fällt sie unter Plan, prüfen Sie die Bestätigung |
| Termine mit Angebot | Angebote geteilt durch stattgefundene Termine | Unter Ihrer Basis: Terminqualität und Bedarfsfragen prüfen |
| Angebote mit Auftrag | Aufträge geteilt durch Angebote | Unter Ihrer Basis: Nachfassen und Einwand prüfen |
| Offene Angebote älter als 10 Tage | Zählen, ohne Wiedervorlage markieren | Jedes ohne Datum bekommt diese Woche eines |
Ändern Sie immer nur einen Hebel pro Block von vier Wochen. Ändern Sie zwei gleichzeitig, wissen Sie am Ende nicht, welcher gewirkt hat. Tragen Sie die Änderung mit Datum ins Blatt ein und vergleichen Sie vier Wochen davor mit vier Wochen danach.
- 01
Die Abschlussquote als eine einzige Zahl führen.
Folge: Sie sehen nicht, ob der Termin, das Angebot oder das Nachfassen das Problem ist, und schulen die falsche Stelle.
Besser: Zwei Quoten getrennt messen: Termine zu Angebot und Angebot zu Auftrag.
- 02
Die Quote mit Terminen rechnen, die ausgefallen sind.
Folge: Die Quote sinkt, ohne dass der Verkauf schlechter wurde, und die Schulung trifft den falschen Grund.
Besser: Nur Termine zählen, die stattgefunden haben, und die Ausfälle in einer eigenen Zahl führen.
- 03
Mit Rabatt abschließen, um die Quote zu heben.
Folge: Die Quote steigt, der Deckungsbeitrag sinkt, und Sie gewöhnen Kunden an den Nachlass.
Besser: Wert und Einwand klären, bevor der Preis fällt, und Zugeständnisse gegen etwas tauschen.
- 04
Angebote ohne Datum für das nächste Gespräch verschicken.
Folge: Das Angebot liegt beim Einkauf, ohne dass jemand nachfasst, und die Entscheidung fällt ohne Sie.
Besser: Im Termin einen festen Tag für das Entscheidungsgespräch vereinbaren und eintragen.
Wann bringt eine höhere Abschlussquote nichts?
Eine höhere Abschlussquote bringt nichts, wenn die Menge der Termine zu klein ist, um sie zu messen, oder wenn Angebot und Zielgruppe nicht zusammenpassen. Dann verschiebt die Quote nur, woran es liegt.
- Wenn Ihr Vertrieb weniger als 20 Termine im Quartal führt, schwankt die Quote zu stark, und Sie lesen aus Zufall ein Muster.
- Wenn Ihr Angebot nicht zur Zielgruppe passt, hilft kein Gesprächstraining, und eine höhere Quote verdeckt nur das falsche Angebot.
- Wenn Ihr Außendienst keine freie Kapazität hat, bringt jeder zusätzliche Termin zunächst Stress statt Aufträge.
Bei sehr wenigen Terminen hilft ein längerer Zeitraum. Fassen Sie zwölf statt vier Wochen zusammen, bevor Sie eine Quote lesen. Passt das Angebot nicht zur Zielgruppe, ändern Sie zuerst die Zielgruppe. Hilft auch das nicht, ist die Aufgabe nicht der Abschluss, sondern der Markt.
Was kann KRAUSS zur Abschlussquote beitragen, und was nicht?
KRAUSS verbessert die Quote vor dem Termin: Wir prüfen das Kaufinteresse, bestätigen jeden Termin doppelt und briefen Ihren Außendienst. Das Gespräch, das Angebot und das Nachfassen bleiben bei Ihrem Vertrieb.
Das Angebot von KRAUSS richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest. Die Konfiguration Ihres Angebots dauert zwei Minuten im Angebotskonfigurator. Die Telefonakquise von KRAUSS beschreibt den Ablauf, die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und ein Gespräch mit Jesse Klotz klärt Ihre Zahlen. Es dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
