Inhalt10 Abschnitte
- 01Wann fassen Sie ein Angebot nach, und wie oft?
- 02Was fragen Sie beim Nachfassen: nach dem Stand oder nach der Entscheidungsfrist?
- 03Was sagen Sie in Stufe zwei, wenn der Kontakt nicht zurückruft?
- 04Welche Rechnung zeigt den Wert des Nachfassens?
- 05Was sagen Sie in Stufe drei, wenn die Entscheidung fehlt?
- 06Wie gehen Sie mit dem Kaufgremium beim Nachfassen um?
- 07Wie setzen Sie die Wiedervorlage im Gespräch?
- 08Wie halten Sie das Nachfassen im Team durch?
- 09Wann hilft Nachfassen nicht?
- 10Welche Prüfliste gilt vor jedem Nachfass-Anruf?
Wann fassen Sie ein Angebot nach, und wie oft?
Sie fassen spätestens am dritten Werktag nach Versand nach und danach noch zweimal: am achten und am fünfzehnten Werktag. Nach der dritten Stufe setzen Sie eine Frist und schließen das Angebot.
Ein Angebot verliert mit jedem Tag an Gewicht. Der Entscheider hat es gelesen, mit einem Kollegen besprochen oder in einen Ordner gelegt. Er wartet nicht auf Sie, er wartet darauf, dass jemand die Entscheidung auf den Tisch bringt. Wer nicht nachfasst, überlässt diese Entscheidung dem Zufall. Die Verkaufschance ist mit dem Versand nicht abgeschlossen, sie beginnt dort erst.
| Stufe | Zeitpunkt | Kanal | Ziel |
|---|---|---|---|
| 1 | Werktag 3 nach Versand | Telefon | Die Entscheidungsfrist und die Beteiligten kennen |
| 2 | Werktag 8 | Telefon, dazu eine E-Mail | Offene Fragen klären, nächsten Termin festlegen |
| 3 | Werktag 15 | Telefon | Entscheidung oder Frist für das Ende des Angebots |
Der Ablauf gilt für Angebote im B2B mit einem Auftragswert, bei dem mehrere Personen mitentscheiden. Bei kleinen Aufträgen genügen zwei Stufen, bei sehr großen kommen persönliche Termine dazu. Eine E-Mail als Muster für die schriftliche Seite finden Sie im Blog unter Angebot nachfassen: Mustertext für B2B.
Was fragen Sie beim Nachfassen: nach dem Stand oder nach der Entscheidungsfrist?
Fragen Sie nach der Entscheidungsfrist, nicht nach dem Stand. „Haben Sie schon in das Angebot geschaut?“ lässt nur „Ja, ich melde mich“ zu, „Bis wann möchten Sie dazu entscheiden?“ verlangt ein Datum.
Das Datum ist der Schlüssel. Mit einer Frist können Sie das nächste Gespräch genau vor die Entscheidung legen. Ohne Frist wissen Sie nicht, ob Sie zu früh oder zu spät anrufen. Die zweite Frage gilt den Beteiligten: Bei den meisten Aufträgen im B2B entscheidet ein Kaufgremium, und der Mensch am Telefon ist nur einer davon.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe wegen unseres Angebots zu [Thema] an, das ich Ihnen am [Tag] geschickt habe. Bis wann möchten Sie dazu entscheiden? [Antwort abwarten] Und wer von Ihrer Seite ist an der Entscheidung beteiligt?
Notieren Sie beide Antworten wörtlich in der Wiedervorlage. Wenn der Entscheider sagt „Ende des Monats“, rufen Sie nicht am Monatsende an, sondern eine Woche vorher. Dann können Sie noch auf Fragen antworten, solange die Entscheidung offen ist.
| Frage | Was sie klärt |
|---|---|
| „Bis wann möchten Sie dazu entscheiden?“ | Die Frist und damit den nächsten Anruf |
| „Wer ist an der Entscheidung beteiligt?“ | Das Gremium und wen Sie noch brauchen |
| „Was ist aus Ihrer Sicht noch offen?“ | Einwände, die nicht ausgesprochen wurden |
| „Was müsste passen, damit Sie zusagen?“ | Die Bedingung für den Abschluss |
Was sagen Sie in Stufe zwei, wenn der Kontakt nicht zurückruft?
In Stufe zwei wechseln Sie den Weg, wenn Sie in Stufe eins niemanden erreicht haben: Rufen Sie zu einer anderen Tageszeit an und schicken Sie eine kurze E-Mail mit einer Frage. Der Kontakt soll nur eine Frage beantworten, nicht ein Angebot neu lesen.
Guten Tag [Name], ich habe Sie am [Tag] nicht erreicht. Zu unserem Angebot zu [Thema]: Ist der Zeitplan bis [Datum] noch aktuell, oder hat sich etwas verschoben? Ich rufe am [Tag] um [Uhrzeit] noch einmal an.
Der letzte Satz macht aus der E-Mail eine Verabredung. Rufen Sie dann zur genannten Zeit an, auch wenn die E-Mail unbeantwortet bleibt. Wer sich an seine eigene Ankündigung hält, wird ernster genommen als jemand, der nur „mal wieder“ anruft.
In einem Projekt für einen Hersteller von Gebäudetechnik schrieb der Vertrieb im Monat rund 40 Angebote und fasste nur nach, wenn Zeit blieb. Von 40 Angeboten wurden 8 zum Auftrag, also 2 von 10. Nach der Umstellung auf die drei festen Stufen mit der Frage nach der Entscheidungsfrist wurden aus 40 Angeboten im Folgequartal im Schnitt 10 Aufträge. Der Aufwand lag bei rund fünf Stunden je Woche, und der Vertriebsleiter hielt die Wiedervorlagen im Kalender fest.
Welche Rechnung zeigt den Wert des Nachfassens?
Die Rechnung zeigt: Bei 40 Angeboten im Monat bringen sechs Prozentpunkte mehr Abschluss im Beispiel 2,4 Aufträge mehr im Monat, also 43.200 € Mehrumsatz, für 20 Stunden Arbeit im Monat. Die Zahlen sind frei gewählt und zeigen den Rechenweg.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Mehrumsatz durch Nachfassen bei 40 Angeboten im Monat, mit frei gewählten Quoten
- Annahme: Angebote im Monat40(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Angebote, die zum Auftrag werden, ohne feste Nachfassung (0,2 entspricht 20 Prozent)0,2(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil mit fester Nachfassung (0,26 entspricht 26 Prozent)0,26(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Durchschnittlicher Auftragswert18.000 €(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Nachfass-Kontakte je Angebot3(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Nachfass-Kontakt10(frei gewählt, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Aufträge im Monat ohne feste Nachfassung | 40 × 0,2 | 8,0 |
| Aufträge im Monat mit fester Nachfassung | 40 × 0,26 | 10,4 |
| Zusätzliche Aufträge im Monat | 40 × (0,26 − 0,2) | 2,4 |
| Mehrumsatz im Monat | 40 × (0,26 − 0,2) × 18.000 € | 43.200 € |
| Zeit für das Nachfassen im Monat in Stunden | 40 × 3 × 10 ÷ 60 | 20 |
| Mehrumsatz je Stunde Nachfassen | 40 × (0,26 − 0,2) × 18.000 € ÷ (40 × 3 × 10 ÷ 60) | 2.160 € |
Der Mehrumsatz je Stunde Nachfassen liegt im Beispiel bei 2.160 €. Das ist ein Rechenwert, kein Versprechen: Ob die Abschlussquote bei Ihnen um sechs Prozentpunkte steigt, wissen Sie erst nach einem Quartal mit Messung. Zählen Sie vorher, wie viele Ihrer Angebote ohne ein einziges Telefonat ausgelaufen sind. Das ist die Zahl, die am meisten über Ihr Potenzial sagt.
- 01
Nachfragen, ob das Angebot angekommen ist.
Folge: Der Entscheider antwortet „Ja, ich melde mich“, und das Gespräch endet ohne nächsten Schritt.
Besser: Nach der Entscheidungsfrist und den Beteiligten fragen.
- 02
Nur per E-Mail nachfassen.
Folge: Die E-Mail landet unter vielen anderen, und Sie hören nicht, wie der Entscheider klingt.
Besser: Telefonisch nachfassen, die E-Mail dient der schriftlichen Bestätigung danach.
- 03
Nach der dritten Stufe weiter nachfassen.
Folge: Der Kontakt empfindet den Druck als Belästigung und wird für den nächsten Anlass unerreichbar.
Besser: Nach Stufe drei eine Frist für das Ende setzen und das Angebot sauber schließen.
Was sagen Sie in Stufe drei, wenn die Entscheidung fehlt?
In Stufe drei setzen Sie eine Frist und fragen offen, was der Entscheidung im Weg steht. Nach 15 Werktagen ohne Antwort ist ein klares Ende besser als weiteres Warten, für Sie und für den Kunden.
Guten Tag [Name], ich melde mich noch einmal zu unserem Angebot zu [Thema]. Was steht aus Ihrer Sicht der Entscheidung im Weg? [Antwort abwarten] Dann halte ich das Angebot bis [Datum] aufrecht. Wenn bis dahin nichts dagegen spricht, schließe ich es danach und melde mich im [Monat] zu [Anlass].
Die Frist ist kein Druckmittel, sondern eine Klärung: Entweder der Kunde nennt den Grund, oder das Angebot ist für ihn kein Thema mehr. Beides ist besser als ein Angebot, das monatelang in Ihrer Pipeline liegt und Ihre Prognose verfälscht. Schließen Sie das Angebot im System und tragen Sie den Grund ein, so lernen Sie, woran Angebote scheitern.
Wie gehen Sie mit dem Kaufgremium beim Nachfassen um?
Beim Nachfassen sprechen Sie mit dem Menschen, der Ihr Angebot kennt, und fragen ihn, wer sonst entscheidet. Dann bitten Sie um ein gemeinsames Gespräch, statt Ihr Angebot an eine Person zu schicken, die Sie nie gesprochen haben.
Ein Angebot erreicht oft Menschen, die Sie nicht kennen: den Einkauf, die Technik, die Geschäftsführung. Jeder von ihnen liest es mit einer anderen Frage. Der Einkauf fragt nach dem Preis, die Technik nach der Machbarkeit, die Geschäftsführung nach dem Risiko. Wer nur mit einer Person spricht, hört nur einen Teil der Einwände.
Wer außer Ihnen muss das Angebot noch sehen, damit Sie entscheiden können? Dann schlage ich vor, dass wir die offenen Fragen gemeinsam am [Tag] klären. Wer sollte dabei sein, [Name des Kollegen] aus der Technik oder dem Einkauf?
Ein gemeinsamer Termin bringt die Einwände auf den Tisch, solange Sie antworten können. Ohne ihn entstehen sie im Gespräch, bei dem Sie nicht dabei sind, und Sie erfahren sie als Absage.
Wie setzen Sie die Wiedervorlage im Gespräch?
Setzen Sie die Wiedervorlage noch im Gespräch, mit Tag, Uhrzeit und Grund. Nach dem Auflegen vergessen Sie sonst den Zeitpunkt, und der Entscheider hat keine Verabredung, an die er sich halten kann.
Eine gute Wiedervorlage enthält vier Angaben: das Datum, den Grund („Entscheidung am 28. diskutiert“), die Person und die offene Frage. Wer diese vier Angaben in der Kundenverwaltung (CRM) oder im Kalender festhält, kann den nächsten Anruf in zwei Minuten vorbereiten und beginnt mit dem Stand des letzten Gesprächs.
Dann halte ich fest: Sie sprechen am [Tag] mit [Kollege], und ich rufe am [Tag] um [Uhrzeit] an, um die offenen Punkte zu [Thema] zu klären. Passt Ihnen das, oder ist ein anderer Zeitpunkt besser?
Wie halten Sie das Nachfassen im Team durch?
Machen Sie es zur festen Aufgabe: ein Block von 30 Minuten am Dienstag und am Donnerstag, in dem nur Nachfass-Anrufe laufen. Ohne Block verdrängt das Tagesgeschäft den Anruf.
Legen Sie dazu eine einzige Liste an: Angebot, Versanddatum, Stufe, nächster Anruf, Frist des Kunden. Wer die Liste vor dem Block öffnet, weiß, wen er anruft und was er fragt. Prüfen Sie am Monatsende, wie viele Angebote ohne einen einzigen Anruf ausgelaufen sind. Diese Zahl gehört in jedes Vertriebsgespräch, weil sie zeigt, wie viel Umsatz im Ablauf verloren geht, bevor ein Kunde Nein gesagt hat.
Wann hilft Nachfassen nicht?
Nachfassen hilft nicht, wenn das Angebot keinen Anlass hat, wenn der Entscheider um Ruhe gebeten hat oder wenn Ihre Menge an Angeboten so groß ist, dass kein einzelner Anruf möglich ist.
- Wenn das Angebot ohne ein Erstgespräch verschickt wurde, fehlt der Anlass für den Anruf, und Sie beginnen besser mit einem Gespräch über den Bedarf.
- Wenn der Entscheider ausdrücklich um Ruhe gebeten hat, setzen Sie die Wiedervorlage auf das genannte Datum und rufen vorher nicht an.
- Wenn Sie mehr als 100 Angebote im Monat schreiben, braucht das Nachfassen ein Team oder einen Prozess in der Kundenverwaltung (CRM), nicht den einzelnen Anruf.
Nachfassen ersetzt nicht den Bedarf. Ein Angebot, das ohne ein Gespräch über die Lage des Kunden entstanden ist, lässt sich auch mit drei Stufen nicht retten. Dort beginnen Sie besser mit einem Anruf, der den Bedarf klärt, wie der Gesprächsleitfaden ihn beschreibt.
Welche Prüfliste gilt vor jedem Nachfass-Anruf?
Prüfen Sie vor jedem Nachfass-Anruf diese Punkte:
- Ich kenne die Entscheidungsfrist oder frage nach ihr.
- Ich weiß, wer an der Entscheidung beteiligt ist.
- Ich habe den Stand des letzten Gesprächs vor mir.
- Ich habe eine konkrete Frage vorbereitet, keine allgemeine.
- Ich habe zwei Zeitfenster für das nächste Gespräch.
- Ich trage nach dem Anruf Frist, Beteiligte und nächsten Schritt ein.
Prüfen Sie Ihr Nachfassen mit dem Neukunden-Check, ohne Formular. Wenn Sie die Termine für den Außendienst nicht selbst vereinbaren möchten, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
