Inhalt11 Abschnitte
- 01Welche drei Zahlen entscheiden, ob die Akquise funktioniert?
- 02Wie berechnen Sie die Terminquote, damit sie vergleichbar bleibt?
- 03Was sagt Ihnen die Show-Rate?
- 04Wie viele Anrufe brauchen Sie für Ihr Abschlussziel?
- 05Welche Zahl liegt am weitesten von Ihrem Ziel entfernt?
- 06Wie sieht das wöchentliche Messblatt aus?
- 07Ab wie vielen Anrufen darf ich einer Quote trauen?
- 08Was tun, wenn zwei Quoten gleichzeitig schwach sind?
- 09Wie sprechen Sie im Montagstermin über die Zahlen?
- 10Wann passt Messen nicht?
- 11Was kostet es, wenn Sie die Anrufe auslagern?
Welche drei Zahlen entscheiden, ob die Akquise funktioniert?
Drei Zahlen entscheiden: Anrufe je vereinbartem Termin, Termine je Angebot und Angebote je Abschluss. Jede Zahl gehört zu einer Stufe, und die Stufe, die am weitesten vom Ziel entfernt liegt, zeigt, wo Sie ansetzen. Wer alle drei kennt, muss nicht raten, ob Anrufer, Außendienst oder Angebot das Problem sind.
Dazu kommt eine vierte Zahl, die Show-Rate. Sie zeigt den Anteil der vereinbarten Termine, die tatsächlich stattfinden. Ohne sie plant Ihr Außendienst mit Terminen, die ausfallen.
| Kennzahl | Formel | Gehört zu | Wo ansetzen, wenn sie schwach ist |
|---|---|---|---|
| Anrufe je Termin | Anrufe geteilt durch vereinbarte Termine | Anrufer und Liste | Einstieg, Anlass, Zielgruppe |
| Show-Rate | Stattfindende geteilt durch vereinbarte Termine | Bestätigung | Doppelte Bestätigung, Terminzeit |
| Angebote je Termin | Angebote geteilt durch stattfindende Termine | Außendienst | Vorbereitung, Bedarfsfragen |
| Abschlüsse je Angebot | Abschlüsse geteilt durch Angebote | Angebot und Nachfassen | Preis, Wiedervorlage, Entscheider im Termin |
Der Begriff Vertriebskennzahlen ist im Glossar erklärt. Hier zählt, welche Sie wöchentlich eintragen und wie Sie aus der Zahl eine Entscheidung machen. Jede Quote beschreibt eine Stelle der Pipeline, vom ersten Anruf bis zum Abschluss.
Wie berechnen Sie die Terminquote, damit sie vergleichbar bleibt?
Sie berechnen die Terminquote, indem Sie die vereinbarten Termine durch die Zahl teilen, die Sie als Nenner festlegen: alle Anrufe, erreichte Entscheider oder geführte Gespräche. Der Nenner entscheidet, ob zwei Zahlen vergleichbar sind.
Legen Sie vor dem ersten Messen drei Dinge schriftlich fest: Was zählt als Anruf (jeder Wählversuch oder nur ein erreichtes Gespräch), was zählt als Termin (zugesagt oder bestätigt) und wann zählt der Termin als stattgefunden. Die Terminquote hat nur dann Aussage, wenn die Definition über die Wochen gleich bleibt.
In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware verglich die Vertriebsleitung zwei Anrufer. Der eine kam auf 4 Termine aus 100 Anrufen, die andere auf 5 Termine aus 100 erreichten Entscheidern. Beide Zahlen schienen ähnlich. Die Umrechnung auf den gleichen Nenner ergab für die zweite Anruferin rund 1,3 Termine je 100 Anrufe, weil nur jeder vierte Anruf einen Entscheider erreichte. Das Team entschied danach, nur noch Termine je 100 Anrufe zu vergleichen.
Was sagt Ihnen die Show-Rate?
Die Show-Rate sagt, wie belastbar Ihre vereinbarten Termine sind. Liegt sie niedrig, verliert der Außendienst Fahrzeit, und die Terminquote ist weniger wert, als sie aussieht. Ein No-Show kostet mehr als den ausgefallenen Termin: Er kostet die Fahrt und die Vorbereitung.
Ein einfaches Mittel gegen No-Shows ist die doppelte Bestätigung: KRAUSS bestätigt jeden Termin doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wer allein anruft, schickt am selben Tag eine schriftliche Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern.
Messen Sie die Show-Rate je Terminart. Termine, die Sie in den ersten drei Minuten des Gesprächs vereinbaren, fallen oft häufiger aus als Termine nach einer Bedarfsfrage, weil der Gesprächspartner nur einen Anruf beenden wollte. Dieser Unterschied zeigt sich in der Zahl, nicht im Bauchgefühl.
Wie viele Anrufe brauchen Sie für Ihr Abschlussziel?
Sie rechnen rückwärts: vom Abschluss über Angebote und Termine bis zu den Anrufen. Jede Stufe teilt die Zahl durch ihre Quote. Das Ergebnis zeigt, ob Ihr Ziel zu den Kapazitäten passt.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Anrufe, die für vier Abschlüsse im Monat nötig sind
- Annahme: Gewünschte Abschlüsse im Monat4(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Angebote, die zum Abschluss führen25 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der stattfindenden Termine, die zu einem Angebot führen50 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der vereinbarten Termine, die stattfinden80 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anrufe je vereinbartem Termin40(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nötige Angebote | 4 ÷ (25 % ÷ 100) | 16,0 |
| Nötige stattfindende Termine | 4 ÷ (25 % ÷ 100) ÷ (50 % ÷ 100) | 32,0 Termine |
| Nötige vereinbarte Termine | 4 ÷ (25 % ÷ 100) ÷ (50 % ÷ 100) ÷ (80 % ÷ 100) | 40,0 Termine |
| Nötige Anrufe im Monat | 4 ÷ (25 % ÷ 100) ÷ (50 % ÷ 100) ÷ (80 % ÷ 100) × 40 | 1.600 |
Die Quoten sind Annahmen dieses Beispiels. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, sobald Sie vier Wochen gemessen haben. Passt das Ergebnis nicht zu Ihren Anrufstunden, ändern Sie Ziel, Quote oder Kapazität, nie nur die Zahl auf dem Papier.
In einem Projekt für einen Hersteller von Industriearmaturen wollte die Vertriebsleitung 6 Abschlüsse im Monat. Die Rückrechnung ergab rund 700 Anrufe im Monat. Der Innendienst schaffte etwa 450. Statt das Ziel zu senken, kaufte der Hersteller Anrufstunden zu und prüfte nach sechs Wochen, ob die Quote hielt. Sie hielt bei den ersten vier Wochen, danach sank sie, weil die Liste knapper wurde.
Welche Zahl liegt am weitesten von Ihrem Ziel entfernt?
Die Zahl, die am weitesten vom Ziel entfernt liegt, zeigt die Stufe, an der Sie arbeiten. Vergleichen Sie jede Quote der letzten vier Wochen mit dem Wert, den Ihr Ziel verlangt, und beginnen Sie bei der Stufe mit der Lücke, die am weitesten klafft.
| Schwache Zahl | Mögliche Ursache | Erster Eingriff |
|---|---|---|
| Anrufe je Termin hoch | Anlass fehlt, Liste zu breit | Einstieg mit Anlass, Zielgruppe schärfen |
| Show-Rate niedrig | Termin nur genannt, nicht bestätigt | Schriftliche Bestätigung am selben Tag, kürzere Vorlaufzeit |
| Angebote je Termin niedrig | Termin ohne Kaufbedarf | Bedarfsfragen vor der Buchung, Kaufcheck |
| Abschlüsse je Angebot niedrig | Kein Entscheider im Termin, kein Nachfassen | Entscheider einladen, Wiedervorlage mit Datum |
Ändern Sie immer nur eine Stufe auf einmal. Wer Einstieg und Liste zugleich ändert, weiß nach vier Wochen nicht, was gewirkt hat. Der Weg zum besseren Einstieg steht im Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise.
- 01
Vereinbarte mit stattgefundenen Terminen gleichsetzen.
Folge: Die Planung rechnet mit Terminen, die ausfallen, und der Außendienst sitzt vor leeren Kalendern.
Besser: Die Show-Rate messen und nur stattgefundene Termine als Termin zählen.
- 02
Zehn Kennzahlen gleichzeitig verfolgen.
Folge: Niemand liest das Blatt, und die Schwachstelle geht in den Zahlen unter.
Besser: Drei Quoten und die Show-Rate wöchentlich, den Rest nur bei Bedarf.
- 03
Quoten ohne Nenner vergleichen.
Folge: Zwei Zahlen wirken gleich gut und messen Verschiedenes, etwa Termine je Anruf und Termine je Gespräch.
Besser: Den Nenner und die Definition des Termins vor dem Vergleich schriftlich festhalten.
Wie sieht das wöchentliche Messblatt aus?
Das Messblatt hat eine Zeile je Woche und sechs Spalten: Anrufe, erreichte Entscheider, vereinbarte Termine, stattgefundene Termine, Angebote, Abschlüsse. Die Quoten rechnet jemand aus den Spalten, nie von Hand in jede Zeile.
Prüfen Sie jeden Montag diese Punkte:
- Stehen alle sechs Spalten der Vorwoche im Blatt?
- Ist die Definition von Anruf und Termin unverändert?
- Liegt die Quote jeder Stufe neben dem Wert der vier Wochen davor?
- Ist die Stufe markiert, die am weitesten vom Ziel entfernt liegt?
- Steht neben dieser Stufe ein Eingriff für die kommende Woche?
Eine Vorlage als Tabelle in Ihrem Tabellenprogramm reicht. Zehn Minuten pro Woche genügen, wenn die Zahlen am selben Ort stehen. Den Wert eines Termins für einen Außendienstler rechnet der Wirtschaftlichkeits-Rechner mit Ihrer Abschlussquote und Ihrem Auftragsvolumen.
Ab wie vielen Anrufen darf ich einer Quote trauen?
Einer Quote trauen Sie erst, wenn hinter ihr genug Fälle stehen. Als Arbeitsregel gilt: Lesen Sie keine Quote, in deren Zähler weniger als zehn Fälle stehen. Bei 3 Terminen aus 100 Anrufen verschiebt ein einziger Zufallstermin die Quote um ein Drittel.
Fassen Sie deshalb Wochen zusammen, bis der Zähler zehn erreicht. Wer 5 Termine im Monat vereinbart, liest die Terminquote über zwei Monate. Wer 40 Termine im Monat vereinbart, liest sie jede Woche. Die Zehn ist eine Faustregel der Redaktion, keine statistische Grenze, und sie schützt vor dem häufigsten Fehler im Messblatt: Sie ändern den Einstieg, weil eine Woche schlecht aussah.
| Stufe | Zähler | Nenner | Quote |
|---|---|---|---|
| Termine je 100 Anrufe | 12 Termine | 400 Anrufe | 3 Termine je 100 Anrufe |
| Show-Rate | 10 stattgefundene | 12 vereinbarte | 83 % |
| Angebote je Termin | 6 Angebote | 10 stattgefundene | 60 % |
| Abschlüsse je Angebot | 2 Abschlüsse | 6 Angebote | 33 % |
Aus den 400 Anrufen entstehen in diesem Beispiel 2 Abschlüsse, also 200 Anrufe je Abschluss. Die schwächste Stufe lesen Sie nicht an der kleinsten Prozentzahl ab, sondern an der Lücke zu Ihrem Ziel. Eine Show-Rate von 83 % ist gut, eine Terminquote von 3 je 100 Anrufen kann je nach Zielgruppe gut oder schwach sein. Wie viele Anrufe ein Termin im Durchschnitt braucht, ordnet der Beitrag Wie viele Anrufe brauchen Sie für einen Termin? ein.
Was tun, wenn zwei Quoten gleichzeitig schwach sind?
Wenn zwei Quoten zugleich schwach sind, beginnen Sie bei der Stufe, die dem Anruf am nächsten liegt. Jede Stufe speist die nächste: Eine schwache Terminquote ändert nichts an der Qualität der Angebote, aber ein Termin ohne Kaufbedarf drückt Angebote und Abschlüsse zugleich.
Die Reihenfolge lautet: erst Anrufe je Termin, dann Show-Rate, dann Angebote je Termin, zuletzt Abschlüsse je Angebot. Eine Ausnahme gilt, wenn weniger als 7 von 10 vereinbarten Terminen stattfinden. Dann verbrennt jeder Termin Fahrzeit, und die Bestätigung kommt zuerst.
In einem Projekt für einen Anbieter von Lagertechnik fanden von 17 vereinbarten Terminen nur 11 statt, und nur 4 dieser 11 Termine führten zu einem Angebot. Die Vertriebsleitung wollte zuerst die Bedarfsfragen im Termin schulen. Der Außendienst sah aber bei 6 von 17 vereinbarten Terminen eine verschlossene Tür. Nach der schriftlichen Bestätigung am selben Tag und einem Erinnerungsanruf am Vortag stiegen in vier Wochen die stattgefundenen Termine auf 14 von 17, und 7 dieser 14 Termine führten zu einem Angebot, ohne dass jemand die Termine selbst änderte.
Wie sprechen Sie im Montagstermin über die Zahlen?
Im Montagstermin stellen Sie drei Fragen, und jede endet mit einem Eingriff mit Namen und Datum. Das Gespräch dauert fünfzehn Minuten, mit Blatt auf dem Tisch. Ohne diese Struktur redet das Team über Eindrücke statt über Quoten.
1. Welche Stufe liegt diese Woche am weitesten vom Ziel von [Zielwert]? (Blatt, eine Zeile) 2. Was haben wir letzte Woche an dieser Stufe geändert, und was zeigt die Quote? 3. Was ändern wir diese Woche genau, wer macht es, bis wann [Datum] prüfen wir es?
Zwei Regeln halten das Gespräch kurz. Erstens bespricht das Team keine Quote mit weniger als zehn Fällen im Zähler. Zweitens beginnt niemand einen zweiten Eingriff, bevor der erste nach vier Wochen bewertet ist. Wer den Eingriff nicht belegen kann, ändert nichts, so wie es der Vertrag dieser Website für jede Änderung verlangt.
Wenn Zahl und Gefühl auseinanderliegen, gewinnt die Zahl, solange die Definition gleich blieb. Wenn der Anrufer sagt, die Liste sei erschöpft, die Quote aber stabil bleibt, prüfen Sie zuerst die Liste statt den Anrufer. Wie Sie die Zielgruppe schärfen, zeigt der Leitfaden Wie definieren Sie Ihre Zielgruppe im B2B?.
Wann passt Messen nicht?
Messen passt nicht, wenn die Zahlen zu klein sind, um etwas zu zeigen, oder wenn niemand sie pflegt. Dann kostet das Messen Zeit und liefert Scheinsicherheit.
- Wenn Sie weniger als 20 Anrufe im Monat führen, sind die Quoten zu klein, und eine Zahl schwankt von Woche zu Woche ohne Aussage.
- Wenn Ihr Vertrieb Abschlüsse ohne Termin macht, etwa über einen Webshop, passt der Trichter dieses Leitfadens nicht.
- Wenn niemand die Zahlen eintragen will, ersetzt auch ein sorgfältiges Blatt keine Gewohnheit, und die Zahlen bleiben leer.
Bei kleinen Zahlen hilft ein längerer Zeitraum: Fassen Sie vier Wochen zusammen, bevor Sie eine Quote lesen. Bei fehlender Pflege hilft eine feste Stunde, in der eine Person die Zahlen einträgt und sonst nichts tut.
Was kostet es, wenn Sie die Anrufe auslagern?
Bei ausgelagerten Anrufen messen Sie dieselben Zahlen, und der Preis je Termin kommt hinzu. Die KRAUSS GmbH rechnet nach Akquisestunden, die Preise stehen im Preisblatt (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wie Sie die Kosten je Verkaufstermin Schritt für Schritt berechnen, zeigt der Leitfaden Wie berechne ich die Kosten je Verkaufstermin?.
Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, die Telefonakquise von KRAUSS beschreibt Ablauf und Konditionen. Ein Gespräch mit Jesse Klotz klärt Ihre Zahlen, und es dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
