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Terminausfälle, No-Shows und geplatzte Termine im B2B

Terminausfälle vermeiden: Termine, die stattfinden.

KRAUSS prüft vor jedem Termin das Kaufinteresse und bestätigt ihn doppelt, bei Ihrem Außendienst und beim Kunden, damit Ihr Verkäufer nicht vor verschlossener Tür steht.
  • Seit 2011
  • 100.000+ Termine[1]
  • 480.000+ Entscheiderkontakte[1]
Angebot konfigurierenErst sprechen? Call mit Jesse buchen
  • Testprojekt an echten Terminen
  • Erste Termine in rund 14 Tagen
  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt

Kurz gesagt

Sie vermeiden Terminausfälle, wenn der Termin ein echtes Kaufinteresse trägt und der Gesprächspartner ihn selbst bestätigt. Die KRAUSS GmbH aus Landsberg am Lech arbeitet seit 2011 so: Kaufcheck im Telefonat, doppelte Terminbestätigung, neuer Kontaktversuch bei Ausfall. Grundlage sind 100.000+ vereinbarte Termine laut Projektdaten. Ein Restrisiko bleibt.

Stand Oktober 2026 · Quelle: Fakten-Seite

Terminbestätigung
Wir bestätigen jeden Termin doppelt.
Bei Ausfall
Findet ein Termin nicht statt, starten wir einen neuen Kontaktversuch und setzen den Kunden auf Wiedervorlage.
Start
Erste Termine in rund 14 Tagen
Angebot
Das Angebot richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Menge.
Einstieg
Testprojekt an echten Terminen

Warum es hakt

Warum Termine im Vertrieb ausfallen.

Termine fallen aus, weil der Gesprächspartner den Nutzen nie selbst benannt hat, weil der Termin im Alltag untergeht und weil Wegbleiben bequemer ist als eine Absage.

  1. Der Termin hatte nie einen eigenen Nutzen

    Viele Termine entstehen aus Höflichkeit. Der Gesprächspartner will das Telefonat beenden und sagt Ja, ohne zu wissen, was er vom Termin hat. Am Termintag kommt etwas dazwischen, und niemand vermisst den Termin, weil er für ihn nie wichtig war. Ein Termin ohne eigenen Nutzen fällt als Erster aus.

  2. Der Termin steht nur in Ihrem Kalender

    Wer den Termin im Telefonat nennt und danach nichts schickt, verlässt sich auf das Gedächtnis des Gesprächspartners. Das Vorzimmer kennt den Termin nicht, der Kalender des Entscheiders ebenso wenig. Drei Wochen später tauchen Datum und Uhrzeit nirgends mehr auf, außer bei Ihrem Verkäufer.

  3. Eine Absage ist unbequemer als das Wegbleiben

    Eine Absage verlangt ein Telefonat oder eine E-Mail mit Begründung. Wegbleiben kostet den Gesprächspartner nichts. Wenn niemand die Verschiebung in einem Satz möglich macht, wählen viele den bequemen Weg und melden sich auch danach nicht.

  4. Der falsche Teilnehmer sitzt im Termin

    Das Vorzimmer sagt zu, der Entscheider erfährt nichts davon. Am Termintag empfängt Ihren Verkäufer ein Mitarbeiter, der nicht entscheidet und nichts vom Anlass weiß. Rechnerisch hat der Termin stattgefunden. Wirtschaftlich ist er ausgefallen.

  5. Zwischen Zusage und Termin liegen zu viele Wochen

    Je länger die Zeit zwischen Telefonat und Termin, desto mehr Dinge kommen dazwischen: Urlaub, Projekte, Personalwechsel. Wer einen Termin sechs Wochen im Voraus vereinbart und danach nie wieder meldet, rechnet mit mehr Ausfällen als jemand, der nach der Zusage bestätigt und am Vortag erinnert.

  6. Niemand wertet Ausfälle aus

    Die meisten Vertriebe zählen vereinbarte Termine, aber nicht ausgefallene. Ohne Zählung wissen Sie nicht, ob einzelne Anrufer, Zielgruppen oder Wochentage mehr Ausfälle erzeugen. Ohne Zahl bleibt jede Gegenmaßnahme eine Vermutung.

Ein Testprojekt zeigt in wenigen Wochen, ob Ihre Zielgruppe am Telefon Termine hergibt. Branche, Zielrolle und Region wählen Sie selbst.

Testprojekt konfigurieren

So arbeitet KRAUSS

So vermeiden Sie Terminausfälle in fünf Schritten.

KRAUSS verhindert Ausfälle schon im Telefonat und nicht erst am Termintag: Der Kaufcheck sortiert Höflichkeitszusagen aus, die doppelte Bestätigung sichert den Rest.

Testprojekt konfigurieren

Der erste Schritt ist das Briefing mit Ihrem Vertrieb.

  1. 01Schritt 1
    Schritt 01

    Kaufcheck vor dem Termin

    Im Telefonat prüft der Anrufer vier Punkte: Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt. Nur wer alle vier erfüllt, bekommt einen Termin. Das sortiert die Höflichkeitszusagen aus, bevor sie einen Platz im Kalender Ihres Außendiensts belegen.

    ErgebnisNur Termine mit Kaufinteresse kommen in den Kalender

  2. 02Schritt 2
    Schritt 02

    Nutzen vom Gesprächspartner selbst nennen lassen

    Der Anrufer fragt vor dem Terminabschluss, was der Gesprächspartner nach dem Termin geklärt haben möchte. Die Antwort steht wörtlich in der Gesprächsnotiz. Was jemand mit eigenen Worten gesagt hat, hält er eher ein als eine Zusage, die ihm jemand in den Mund legt.

    ErgebnisEin Nutzen in den Worten des Kunden

  3. 03Schritt 3
    Schritt 03

    Doppelte Terminbestätigung

    Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Zuerst bei Ihrem Außendienst, der Ort und Uhrzeit in seine Tour übernimmt, dann beim Kunden mit Datum, Teilnehmern und dem Nutzen aus dem Telefonat. So kennen beide Seiten denselben Termin.

    ErgebnisBeide Seiten haben denselben Termin im Kalender

  4. 04Schritt 4
    Schritt 04

    Erinnerung vor dem Termin

    Der Kunde bekommt vor dem Termin eine kurze Erinnerung mit dem Angebot, den Termin in einem Satz zu verschieben. Wer verschieben darf, bleibt seltener einfach weg. Ihr Außendienst weiß rechtzeitig, ob er losfahren muss.

    ErgebnisVerschiebung statt stillem Ausfall

  5. 05Schritt 5
    Schritt 05

    Neuer Kontaktversuch bei Ausfall

    Findet ein Termin nicht statt, starten wir einen neuen Kontaktversuch und setzen den Kunden auf Wiedervorlage. Jeder Ausfall steht mit Grund im Wochenreport. Aus der Auswertung lernen wir, welche Zielgruppe, welcher Wochentag und welche Vorlaufzeit Ausfälle erzeugen, und passen den Ablauf an.

    ErgebnisAusfälle sind gezählt und sinken

Vergleich

Wer Termine bestätigen lassen kann: vier Wege im Vergleich.

Eine Agentur mit festem Prüfschema und doppelter Bestätigung senkt Ausfälle am zuverlässigsten. Der eigene Innendienst gewinnt, wenn er die Termine selbst macht und gut führt, das Callcenter bei reinen Mengenzielen.

Terminausfälle senken mit eigenem Innendienst, Freelancer, Callcenter und KRAUSS in acht Kriterien
KriteriumEigener InnendienstFreelancerCallcenterKRAUSS
Prüfung vor dem TerminSo gut wie Ihr Team und seine Führung. Ein festes Schema hilft, setzt aber Disziplin voraus.Hängt von der einzelnen Person ab, selten mit festem Prüfschema.Meist zählt der Termin als solcher, selten Bedarf und Zeitpunkt.Kaufcheck mit vier Punkten vor jedem Termin, Einstufung jedes Gesprächs nach A·B·C.
TerminbestätigungWenn jemand im Team daran denkt, meist per E-Mail.Unterschiedlich, oft nur eine Nachricht nach dem Telefonat.Selten Teil der Leistung.Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Der Bestätigungsstand steht im Wochenreport.
Nutzen des GesprächspartnersWird oft vorausgesetzt statt erfragt.Abhängig vom Gesprächsleitfaden der Person.Skript endet mit der Terminzusage.Der Gesprächspartner nennt den Nutzen selbst, die Notiz hält ihn wörtlich fest.
Erinnerung vor dem TerminMachbar, wenn der Kalender sie anstößt.Selten fest eingeplant.Selten enthalten.Fester Teil des Ablaufs, mit dem Angebot, den Termin zu verschieben.
Umgang mit AusfällenDer Verkäufer versucht es selbst, wenn Zeit bleibt.Meist ein weiterer Anruf, ohne Auswertung.Zählt oft trotzdem als vereinbarter Termin.Neuer Kontaktversuch, Wiedervorlage und Auswertung nach Grund im Wochenreport.
ZählweiseVereinbart oder stattgefunden: Das legt Ihr Team fest.Vereinbarte Termine, selten die stattgefundenen.Vereinbarte Termine oder Kontakte.Der Wochenreport trennt vereinbarte, bestätigte und stattgefundene Termine.
Zeit bis zum StartWochen bis Monate: Stelle besetzen, einarbeiten, Ablauf bauen.Schnell verfügbar, wenn die Person Zeit hat.Kurzfristig, sobald Skript und Liste stehen.Erste Termine in rund 14 Tagen vom Briefing an, so die Projekterfahrung.
KostenstrukturFixkosten in jedem Monat, auch in Monaten mit vielen Ausfällen.Stundensatz oder Provision, schwer planbar.Oft ein niedriger Satz je Kontakt, Ausfälle tragen Sie.Das Angebot richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Menge. Die Kosten je Termin nennt Ihr Angebot.

Einschätzung von KRAUSS, keine Marktstudie. Zahlen zu KRAUSS stammen aus den Unternehmensangaben, Stand Oktober 2026. Einzelne Anbieter können abweichen. Mehr Kriterien im Vergleich intern oder extern und im Vergleich Callcenter oder Terminvereinbarung.

Wann KRAUSS nicht die richtige Wahl ist

  • Ihre Ausfälle liegen unter fünf Prozent

    Wenn kaum ein Termin ausfällt, genügt eine Erinnerung am Vortag. Eine Agentur lohnt sich dann nur, wenn Sie ohnehin zu wenige Termine haben.

  • Der Termin trägt kein Kaufinteresse

    Fallen Termine aus, weil nie ein Bedarf bestand, hilft keine Bestätigung. Das ist ein Qualitätsproblem der Termine und löst sich in der Zielgruppe und im Gespräch, nicht im Kalender.

  • Ihr Außendienst erscheint selbst nicht

    Verschieben Ihre Verkäufer Termine kurzfristig oder sagen sie ab, hilft keine Agentur. Klären Sie zuerst, wer im Haus für den Termin geradesteht.

  • Sie brauchen Masse statt Beratung

    Für viele einfache Kontakte zu einem Standardprodukt ohne Vor-Ort-Termin arbeitet ein Callcenter günstiger. Ausfälle kosten dann kaum Anfahrt.

Erst prüfen, dann binden: Das Testprojekt läuft befristet und zeigt Ihre Zahlen an echten Terminen.

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Rechnung

Was ein ausgefallener Termin kostet.

Ein ausgefallener Termin kostet Ihren Außendienst die Stunden für Anfahrt, Vorbereitung und Rückfahrt, mit Vollkosten je Stunde multipliziert. Dazu kommt der Auftrag, den der Termin hätte bringen können.

Ein ausgefallener Termin kostet Sie in erster Linie Zeit. Rechnen Sie die Stunden für Anfahrt, Vorbereitung und Rückfahrt mit den Vollkosten einer Außendienststunde. Der Wert ist Ihre Zahl, sie steht in keiner Studie.

Ein Beispiel mit frei gewählten Annahmen: Ein Ausfall kostet 4 Stunden, die Vollkosten liegen bei 85 Euro je Stunde. Dann kostet ein Ausfall 340 Euro. Bei 30 vereinbarten Terminen im Monat und einem Fünftel Ausfällen sind das sechs Ausfälle und rechnerisch 2.040 Euro im Monat.

Dazu kommt der Wert, den der Termin hätte bringen können. Ein Auftrag bringt 9.000 Euro Deckungsbeitrag, 75 Prozent der Termine finden statt, und aus 25 Prozent der stattgefundenen Termine wird ein Auftrag. Dann ist ein vereinbarter Termin 1.688 Euro wert, und rechnerisch steht nach 5,3 Terminen ein Auftrag.

Rechner: Was ist ein Verkaufstermin für Sie wert?

Die Startwerte sind frei gewählte Annahmen, keine Messwerte und kein Preis. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis rechnet sofort neu.

Was ein neuer Auftrag nach Material und Lieferung übrig lässt, im ersten Jahr. Annahme.

Anteil der vereinbarten Termine, die stattfinden. Annahme.

Anteil der stattgefundenen Termine, aus denen ein Auftrag wird. Annahme.

Wert je vereinbartem Termin
1.688 €
Termine je Auftrag
5,3
Break-even je Termin
Ein Termin trägt sich, solange er weniger als 1.688 € kostet.

Formel: Wert je Termin = Deckungsbeitrag × Erscheinungsquote × Abschlussquote. Termine je Auftrag = 1 ÷ (Erscheinungsquote × Abschlussquote). Der Deckungsbeitrag zählt nur das erste Jahr, Folgeaufträge stehen nicht in der Rechnung.

Wann sich ein Termin nicht rechnet

  • Wer die Ausfälle nicht zählt, kann diese Rechnung nicht belegen. Zählen Sie drei Monate lang ausgefallene Termine ohne Absage geteilt durch vereinbarte Termine.
  • Liegen die Kosten je Termin in Ihrem Angebot über dem Wert aus dem Rechner, rechnet sich die Terminierung für dieses Produkt nicht, auch bei weniger Ausfällen.
  • Eine doppelte Bestätigung senkt das Risiko und bringt es nicht auf null. Auch KRAUSS kann nicht zusagen, dass jeder Termin stattfindet.

Die Rechnung mit Ihren Zahlen steht in Ihrem Angebot. Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot.

Ihre Kosten je Termin stehen im Angebot. Zielmarkt, Zielrolle, Region und Terminmenge wählen, dann rechnen Sie beide Zahlen gegeneinander.

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Branchen und Rollen

Wo Terminausfälle am meisten kosten.

Terminausfälle kosten am meisten dort, wo Ihr Außendienst weit fährt oder Fachleute beim Kunden bindet: bei Herstellern von Technik, Anlagen und Software mit Vor-Ort-Terminen.

Rollen, die wir anrufen

  • Geschäftsführung und Inhaber

    Im Mittelstand sagt die Geschäftsführung selbst zu und vergisst den Termin, wenn niemand ihn bestätigt. Eine kurze Bestätigung mit ihrem eigenen Nutzen genügt.

  • Einkaufsleitung

    Der Einkauf plant Termine in Wellen vor Vertragsverlängerungen. Eine Erinnerung am Vortag mit Verschiebeoption hält den Termin im Kalender.

  • Technische Leitung und Werksleitung

    Technik ist im Tagesgeschäft gebunden, ein Störfall schiebt den Termin. Eine Option, zu verschieben, verhindert das stille Wegbleiben.

  • Küchenchef und Betriebsleitung

    In der Küche entscheidet der Betriebsablauf. Termine am Rand der Servicezeit halten besser als Termine zur Mittagsspitze.

  • IT-Leitung und Fachbereich

    Bei Software kommen zwei Personen, Fachbereich und IT. Die Bestätigung nennt beide, sonst fehlt einer.

  • Vertriebsleitung im Handel

    Händler und Großhändler terminieren nach Einkaufsrunden. Wer den Zeitpunkt im Telefonat nennt, hat weniger Ausfälle.

Branchenseiten mit Rollen, Anlässen und Rechenbeispiel

Leitfäden und Checklisten für Ihr Team

Vier Fragen zu Zielrolle, Zielmarkt, Kapazität und Format, danach erstellen wir Ihr Testprojekt.

Testprojekt konfigurieren

Beleg

Was KRAUSS gegen Ausfälle belegen kann.

Die Kennzahlen unten stammen aus den Projektdaten und der Datenbank von KRAUSS, jede mit Quelle und Stand. Das Praxisbeispiel zeigt, wie sich die Ausfälle eines Herstellers in einem Quartal veränderten.

  • 100.000+

    Vereinbarte Verkaufstermine seit 2011

    Quelle: KRAUSS-Projektdaten, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt.

    Terminbestätigung

    Quelle: KRAUSS-Methode, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Rund 14 Tage

    Zeit bis zu den ersten Terminen

    Quelle: KRAUSS-Projekterfahrung, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • 30+ Mitarbeiter

    Team

    Quelle: Unternehmensangaben, Stand 10/2026. Fakten-Seite

Praxisbeispiel

Hersteller von Lüftungstechnik: von jedem fünften ausgefallenen Termin auf jeden zehnten

In einem Projekt für einen Hersteller von Lüftungstechnik für Gewerbeobjekte fuhren fünf Verkäufer zu Terminen im Umkreis von 200 Kilometern. Die Zählung über vier Wochen ergab 40 vereinbarte Termine, von denen 8 ohne Absage ausfielen. Rechnerisch verlor der Vertrieb 32 Fahrstunden.

Im Briefing legten Vertrieb und KRAUSS fest, dass jeder Termin den Kaufcheck besteht und doppelt bestätigt wird. Der Anrufer ließ den Nutzen vom Gesprächspartner nennen und verschickte noch im Telefonat die Kalendereinladung. Am Vortag ging eine kurze Erinnerung mit Verschiebeoption raus.

Im folgenden Quartal lag die Zahl der Ausfälle bei 4 von 40 Terminen, 3 weitere verschob der Kunde vorher. Den größten Hebel hatte die Frage nach dem Nutzen: Wer ihn selbst formuliert hatte, kam fast immer.

Anonymisiert, ohne Namen. Das Beispiel zeigt eine Größenordnung, keine Zusage für Ihre Zielgruppe. Was Ihr Markt hergibt, zeigt das Testprojekt an echten Terminen.

Fragen und Antworten

Fragen zu Terminausfällen im B2B-Vertrieb.

Antworten zu Ursachen, Quote, Bestätigung, Kosten und Grenzen, jeweils mit dem nächsten Schritt.

01Wie vermeide ich Terminausfälle im B2B-Vertrieb?

Sie vermeiden Terminausfälle mit fünf Maßnahmen: Kaufcheck vor dem Termin, Nutzen vom Gesprächspartner selbst nennen lassen, doppelte Bestätigung, Erinnerung am Vortag mit Verschiebeoption und Auswertung jedes Ausfalls. KRAUSS setzt alle fünf in jedem Projekt ein. Ausfälle sinken damit, ganz auf null gehen sie nicht. No-Shows im Leitfaden reduzieren

02Warum fallen B2B-Termine aus?

B2B-Termine fallen aus, weil der Gesprächspartner keinen eigenen Nutzen sah, weil der Termin in seinem Alltag unterging oder weil eine Absage unbequemer war als das Wegbleiben. Alle drei Ursachen entstehen vor dem Termin, im Telefonat. Deshalb setzt KRAUSS dort an: Kaufcheck, Nutzen im Wortlaut des Kunden und eine Bestätigung mit Datum und Teilnehmern. No-Show im Glossar

03Wie hoch ist eine normale Ausfallquote im B2B?

Eine allgemeine Quote lässt sich nicht belegen, sie hängt von Branche, Termin und Qualität der Terminierung ab. Zählen Sie selbst: ausgefallene Termine ohne Absage geteilt durch vereinbarte Termine, über drei Monate. Ab zehn Prozent lohnen sich Gegenmaßnahmen, darunter reicht meist die Erinnerung am Vortag. Terminquote im Glossar

04Was bedeutet doppelte Terminbestätigung?

Doppelte Terminbestätigung heißt: wir bestätigen jeden Termin doppelt, bei Ihrem Außendienst und beim Kunden. Ihr Verkäufer übernimmt Ort und Uhrzeit in seine Tour, der Kunde bekommt Datum, Teilnehmer und den Nutzen aus dem Telefonat. So kennen beide Seiten denselben Termin, und Missverständnisse über Zeit oder Teilnehmer fallen früh auf. Doppelte Terminbestätigung im Glossar

05Was passiert bei KRAUSS, wenn ein Termin trotzdem ausfällt?

Findet ein Termin nicht statt, starten wir einen neuen Kontaktversuch und setzen den Kunden auf Wiedervorlage. Sagen Sie uns Bescheid, dann starten wir den Kontaktversuch noch in derselben Woche. Jeder Ausfall steht mit Grund im Wochenreport. Dass jeder Termin stattfindet, kann keine Agentur zusagen, auch KRAUSS nicht (Stand Oktober 2026). So läuft ein Projekt ab

06Was kostet es, Terminausfälle zu vermeiden?

Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot. Die Bestätigung und die Erinnerung gehören bei KRAUSS zum Ablauf und stehen nicht als eigene Position im Angebot. Vergleichen Sie Angebote über die Kosten je stattgefundenem Verkaufstermin. Was ein Ausfall Sie kostet, rechnen Sie oben auf dieser Seite aus. Kosten je Verkaufstermin berechnen

07Wann erinnere ich den Kunden am besten an den Termin?

Erinnern Sie am Vortag, nicht am Termintag. Eine kurze Nachricht mit Datum, Uhrzeit, Teilnehmern und dem Angebot, den Termin zu verschieben, gibt dem Kunden die Chance zu reagieren, bevor Ihr Außendienst losfährt. Am Termintag selbst zählt nur noch ein Anruf rund eine Stunde vorher. Übergabe eines Termins als Checkliste

08Woran erkenne ich eine Agentur, die Termine bestätigen lässt?

Eine solche Agentur sagt vorher, was als Termin zählt, wen sie bestätigt und wann sie erinnert. Fragen Sie, ob der Bericht vereinbarte und stattgefundene Termine trennt und wie sie Ausfälle auswertet. Vorsicht bei festen Terminzahlen vor dem ersten Anruf und bei Berichten, die nur vereinbarte Termine zählen. Vertrag einer Terminierungsagentur prüfen

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Nach den Terminausfällen: nächste Schritte.

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  2. 02Gespräch mit Jesse Klotz15 Minuten
  3. 03Zielgruppe und Leitfadengemeinsam
  4. 04Erste bestätigte Termineim Kalender
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