Inhalt10 Abschnitte
- 01Was gehört zum Onboarding im Vertrieb?
- 02Wie sieht der Plan für die ersten 90 Tage aus?
- 03Was lernt der Einsteiger in der ersten Woche?
- 04Wie üben Sie das Telefon, bevor der erste echte Kunde kommt?
- 05Wie lang ist die Einarbeitung, und was kostet sie?
- 06Welche Kennzahlen zeigen, dass das Onboarding wirkt?
- 07Wer begleitet den Einsteiger?
- 08Was zeigt die Praxis?
- 09Wann hilft ein 90-Tage-Plan nicht?
- 10Welche Prüfliste gilt für das Onboarding?
Was gehört zum Onboarding im Vertrieb?
Zum Onboarding im Vertrieb gehören vier Dinge: Wissen über Produkt und Kunden, das Handwerk des Gesprächs, die Kenntnis der Systeme und Zahlen sowie ein Mensch, der den Weg begleitet. Fehlt einer der vier, bleibt der neue Mitarbeiter langsamer als nötig.
Das Onboarding beginnt mit der Zusage und endet nicht am ersten Arbeitstag. Der Einsteiger lernt in den ersten 90 Tagen mehr als in jedem späteren Quartal, und der Betrieb zahlt in dieser Zeit die vollen Kosten für eine Teilleistung. Beides spricht für einen Plan. Ein Onboarding ohne Plan lässt den Einsteiger zufällig lernen, was der Kollege am Nachbartisch gerade tut, und das ist selten das Richtige.
| Baustein | Inhalt | Ergebnis nach 30 Tagen |
|---|---|---|
| Wissen | Produkt, Zielgruppe, Wettbewerb, Preisregeln | Erklärt das Angebot in zwei Minuten ohne Unterlagen |
| Handwerk | Einstieg, Fragen, Einwände, Termin vereinbaren | Besteht ein Rollenspiel zum Einstieg und zu drei Einwänden |
| Systeme und Zahlen | Kundenverwaltung (CRM), Wiedervorlage, Kennzahlen | Pflegt jeden Kontakt am selben Tag |
| Begleitung | Mentor, Wochengespräch, Mithören | Hat einen festen Termin pro Woche mit der Führungskraft |
Dieser Leitfaden richtet sich an Vertriebsleiter und Geschäftsführer im B2B-Mittelstand, die einen neuen Innen- oder Außendienstmitarbeiter einstellen. Er gibt einen Plan für 90 Tage, beschreibt die erste Woche, zeigt, wie das Telefon geübt wird, rechnet die Kosten der Einarbeitung und nennt die Kennzahlen, an denen Sie den Fortschritt ablesen. Die Begriffe stehen im Glossar unter Einwandbehandlung und Gesprächsleitfaden.
Wie sieht der Plan für die ersten 90 Tage aus?
Der Plan gliedert die 90 Tage in drei Phasen zu je 30 Tagen: Ankommen und Lernen, Üben und Mitlaufen, Selbst führen. Jede Phase endet mit Ergebnissen, die Sie zählen können.
| Phase | Fokus | Aufgaben | Meilenstein am Ende |
|---|---|---|---|
| Tag 1 bis 30 | Ankommen und Lernen | Produkt, Kundenbild, Systeme, Mithören, erste Rollenspiele, Anrufe bei Bestandskunden | Rollenspiel zum Einstieg bestanden, erste zehn Gespräche mit Bestandskunden geführt |
| Tag 31 bis 60 | Üben und Mitlaufen | Angebote nachfassen, warme Neukunden anrufen, erste Termine mit erfahrenem Kollegen, Wochenauswertung | Erste Verkaufstermine vereinbart, ein Termin gemeinsam geführt |
| Tag 61 bis 90 | Selbst führen | Eigene Termine, eigene Angebote, Kaltanrufe in festen Blöcken, Zielgespräch für das nächste Quartal | Eigene Pipeline mit Angeboten, erstes Zielgespräch geführt |
Die Reihenfolge folgt der Schwierigkeit. In der ersten Phase ruft der Einsteiger Menschen an, die ihn kennen oder kennen sollten: Bestandskunden und Interessenten mit Angebot. Dort übt er Einstieg und Einwände mit geringem Risiko. In der zweiten Phase kommen Neukunden mit warmem Anlass hinzu, etwa eine Anfrage oder ein Messekontakt. In der dritten Phase folgen Kaltanrufe in festen Blöcken. Wer diese Reihenfolge umdreht, erzielt am Anfang kurz mehr Aktivität und verliert danach den Mitarbeiter.
Der Leitfaden Bestandskunden per Telefon reaktivieren beschreibt den Ablauf der ersten Phase. Für die zweite Phase hilft Angebote nachfassen. Die dritte Phase beruht auf dem Gesprächsleitfaden fürs Telefon.
Was lernt der Einsteiger in der ersten Woche?
In der ersten Woche lernt der Einsteiger das Haus, das Produkt und das Gespräch kennen. Am Freitag besteht er einen ersten kleinen Test: Er erklärt das Angebot in zwei Minuten und spielt den Einstieg eines Anrufs.
| Tag | Vormittag | Nachmittag |
|---|---|---|
| Montag | Ankommen, Zugänge, Team vorstellen, Plan der 90 Tage besprechen | Kundenbild: Zielgruppe, typische Probleme, bester Kunde |
| Dienstag | Produkt und Preisregeln, Wettbewerb | Mithören bei zwei Gesprächen eines erfahrenen Kollegen |
| Mittwoch | CRM, Wiedervorlage, Ergebnisliste nach dem Anruf | Erstes Rollenspiel: Einstieg am Telefon |
| Donnerstag | Mithören bei drei Gesprächen, Einwände notieren | Rollenspiel: die drei häufigsten Einwände |
| Freitag | Test: Angebot in zwei Minuten, Einstieg als Rollenspiel | Wochengespräch: Was ist klar, was fehlt? |
Der wichtigste Termin der Woche ist das Mithören. Der Einsteiger hört echte Gespräche und notiert pro Gespräch drei Dinge: Wie begann das Gespräch, welcher Einwand kam, wie ging die Person damit um? Nach fünf Gesprächen hat er ein Gefühl für den Takt, das ihm kein Handbuch gibt. Der Mentor erklärt nach jedem Gespräch fünf Minuten lang, was er gemacht hat und warum.
Wie üben Sie das Telefon, bevor der erste echte Kunde kommt?
Sie üben das Telefon in Rollenspielen von zwanzig Minuten, drei Wochen lang, mit drei festen Inhalten: Einstieg, die drei häufigsten Einwände und das Setzen des Termins. Erst danach ruft der Einsteiger Menschen an, die ihn nicht kennen.
Ein gutes Rollenspiel hat feste Regeln. Der Mentor spielt den Entscheider und gibt einen Einwand vor, den der Einsteiger vorher nicht kennt. Ein zweiter Kollege hört mit und notiert, nicht der Mentor selbst. Nach jedem Durchgang nennt der Einsteiger selbst, was gut lief, bevor jemand anderes etwas sagt. Das senkt die Abwehr und bringt den Lerneffekt.
Rolle Entscheider: [Rolle und Branche], kurz angebunden, gerade in einem anderen Thema. Rolle Einsteiger: Anlass nennen, Frage stellen, Termin vorschlagen. Vorgegebener Einwand: [Einwand, zum Beispiel "Schicken Sie mir etwas"]. Beobachter notiert: Anlass genannt? Frage gestellt? Termin angeboten? Einwand ernst genommen? Nach dem Durchgang: Der Einsteiger nennt zuerst, was lief. Dann nennt der Beobachter eine Sache zum Verbessern.
Üben Sie nicht alle Einwände auf einmal. Der Leitfaden Einwandbehandlung am Telefon zeigt je Einwand eine Antwort, die Einwandkarte fasst sie auf einer Seite zusammen. Ein Einsteiger lernt drei Antworten gründlich schneller als zwölf oberflächlich. Wenn Ihnen der Mentor fehlt oder die Zeit, übernimmt das Training von außen. KRAUSS trainiert Vertriebsteams am Telefon und im Erstgespräch, 10.000+ auf Basis Ihrer eigenen Kunden und Einwände. Die Seite Training nennt die Formate, und der Team-Skill-Check zeigt vorab, wo Ihr Team steht.
Wie lang ist die Einarbeitung, und was kostet sie?
Die Einarbeitung kostet die Vollkosten der Stelle bis zur vollen Leistung, abzüglich der Leistung, die der Einsteiger schon bringt. Im Beispiel sind das 39.000 € Euro für sechs Monate, davon 19.500 € Euro ohne Gegenleistung.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Kosten und entgangene Termine während der Einarbeitung eines Vertriebsmitarbeiters
- Annahme: Vollkosten der Stelle im Monat (Gehalt, Nebenkosten, Arbeitsplatz)6.500 €(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Dauer bis zur vollen Leistung6 Monate(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Durchschnittliche Leistung in dieser Zeit im Vergleich zur vollen Leistung50 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Verkaufstermine im Monat bei voller Leistung10 Termine(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Monate, um die ein strukturiertes Onboarding die Einarbeitung verkürzt1 Monat(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kosten der Stelle bis zur vollen Leistung | 6.500 € × 6 | 39.000 € |
| Davon ohne Gegenleistung | 6.500 € × 6 × (1 − 50 % ÷ 100) | 19.500 € |
| Verkaufstermine, die in dieser Zeit fehlen | 10 × 6 × (1 − 50 % ÷ 100) | 30 Termine |
| Kosten, die ein Monat kürzere Einarbeitung spart | 6.500 € × 1 × (1 − 50 % ÷ 100) | 3.250 € |
| Zusätzliche Termine durch den kürzeren Weg | 10 × 1 × (1 − 50 % ÷ 100) | 5 Termine |
Die Zahlen sind Annahmen und zeigen den Rechenweg. In diesem Beispiel fehlen während der Einarbeitung 30 Termine Verkaufstermine, die ein voll eingearbeiteter Kollege geführt hätte. Verkürzt ein strukturiertes Onboarding den Weg um einen Monat, spart das 3.250 € Euro und bringt 5 Termine zusätzliche Termine. Der Betrag zahlt den Aufwand für Plan, Mentor und Training meist in einem Jahr zurück.
Ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre Zahlen. Die Vollkosten kennt die Personalabteilung. Die Leistung in der Einarbeitung vergleichen Sie mit dem letzten Einsteiger. Die Termine bei voller Leistung stehen im CRM. Aus den drei Zahlen sehen Sie, ob Ihr Onboarding dem Betrieb zwei Monate oder sechs kostet. Wenn Sie wissen wollen, was ein Termin Ihrem Haus wert ist, rechnet der Wirtschaftlichkeits-Rechner ohne Formular.
Welche Kennzahlen zeigen, dass das Onboarding wirkt?
Das Onboarding wirkt, wenn der Einsteiger die Meilensteine seiner Phase erreicht: in Phase eins die bestandenen Rollenspiele und die ersten Gespräche, in Phase zwei die ersten Termine, in Phase drei die eigene Pipeline. Vergleichen Sie die Zahlen mit denen früherer Einsteiger.
| Phase | Kennzahl | Warnzeichen |
|---|---|---|
| 1 | Bestandene Rollenspiele, geführte Gespräche mit Bestandskunden | Nach drei Wochen kein Gespräch geführt |
| 2 | Vereinbarte Termine, Anteil der Termine, die stattfinden | Viele Gespräche ohne Termin: Frage und Abschluss üben |
| 3 | Eigene Angebote, Aufträge, Aktivitätsziele je Woche | Aktivität sinkt: Zeit oder Mut fehlen |
Das Wochengespräch mit der Führungskraft nimmt diese Zahlen auf. Es dauert 30 Minuten, hat denselben Termin jede Woche und folgt demselben Muster: Was lief, was fehlt, was braucht der Einsteiger bis zum nächsten Mal? Fällt das Gespräch zweimal aus, ist das ein Warnzeichen für das Onboarding, nicht für den Einsteiger. Die Kennzahlen im Überblick erklärt das Glossar unter Kennzahlen im Vertrieb, die Erhebung der Leitfaden Akquise-Kennzahlen messen.
Wer begleitet den Einsteiger?
Den Einsteiger begleitet ein Mentor aus dem Team und die Führungskraft im Wochengespräch. Der Mentor zeigt das Handwerk, die Führungskraft setzt Ziele und prüft den Fortschritt.
Der Mentor braucht feste Zeit. Zwei Stunden pro Woche im Kalender genügen, wenn sie wirklich frei sind. Ohne Zeit streicht er das Mithören, wenn der Kunde ruft. Mit dem Mentor sprechen Sie drei Dinge ab: wann er mithören lässt, wann er Rückmeldung gibt und wann er dem Einsteiger einen eigenen Kunden überlässt. Wählen Sie jemanden, der gern erklärt, und nicht zwingend den umsatzstärksten Verkäufer des Hauses. Wer sehr gut verkauft, kann oft nicht sagen, was er tut.
Die Führungskraft kümmert sich um die Ziele. Wie Sie Quoten für Einsteiger setzen, beschreibt der Leitfaden Vertriebsziele setzen. Eine eigene Quote erhält der Einsteiger frühestens in Phase drei, bis dahin zählen Meilensteine. Die Vergütung der ersten Monate regeln Sie getrennt, zum Beispiel mit einem erhöhten Fixum und einer kleineren Variablen. Der Leitfaden Vertriebsvergütung vergleicht die Modelle.
Was zeigt die Praxis?
In der Praxis entscheidet die Reihenfolge der Aufgaben, ob ein Einsteiger bleibt.
Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Projekt für einen Hersteller von Gebäudetechnik begann der Vertriebsleiter das Onboarding mit zwei Tagen Produktschulung und setzte die neuen Mitarbeiter in der zweiten Woche auf Kaltanrufe. Von sechs Einsteigern in einem Jahr führten vier nach zwei Monaten kaum noch Anrufe, zwei kündigten in der Probezeit. Der Vertriebsleiter stellte um: Produkt in kleinen Portionen, ab Tag drei Rollenspiele, in den ersten vier Wochen nur Bestandskunden. Von den nächsten sechs Einsteigern hielten fünf die Probezeit durch, und im vierten Monat lagen alle bei mindestens acht Terminen im Monat.
Ein zweites Beispiel betrifft die Zeit des Mentors. Ein Anbieter von Betriebssoftware ließ den umsatzstärksten Verkäufer das Onboarding führen, ohne ihm Zeit zu geben. Er hörte in vier Wochen drei Gespräche mit. Nach der Umstellung auf zwei feste Stunden pro Woche stieg die Zahl der Mithör-Gespräche auf zwölf im ersten Monat, und die Einsteiger vereinbarten ihren ersten Termin im Schnitt nach 35 statt nach 50 Tagen.
Wann hilft ein 90-Tage-Plan nicht?
Ein 90-Tage-Plan hilft nicht, wenn die Rolle nicht klar ist, wenn niemand Zeit für die Begleitung hat oder wenn der Einsteiger in einem fertigen Gebiet startet.
- Wenn Sie eine erfahrene Führungskraft für ein eigenes Gebiet einstellen, brauchen Sie keinen 90-Tage-Plan mit Telefonübungen, dort genügen Gebietsübergabe und Zielgespräch.
- Wenn Sie nur einen Vertriebsmitarbeiter einstellen und niemand ihn einarbeiten kann, planen Sie das Training zuerst extern, sonst bleibt der Plan ein Papier.
- Wenn Ihr Produkt monatelanges Fachwissen verlangt, etwa bei Anlagenbau, verlängert sich die erste Phase, und die Tage in diesem Leitfaden verschieben sich.
Ein Plan ersetzt keine Führung. Er gibt der Führungskraft einen Rahmen, in dem sie die richtigen Fragen stellt. Wenn der Einsteiger nach 60 Tagen zurückbleibt, klären Sie im Gespräch den Grund, bevor Sie den Plan ändern: Fehlt Wissen, fehlt Übung, oder fehlt die Passung zur Rolle? Die Antwort bestimmt den nächsten Schritt.
- 01
Den neuen Mitarbeiter in der ersten Woche mit Produktwissen überschütten und erst danach ans Telefon lassen.
Folge: Er kennt jedes Datenblatt und scheitert am ersten Einwand, weil er das Gespräch nie geübt hat.
Besser: Ab Tag drei Gespräche üben und ab Woche zwei mithören, Produktwissen in kleinen Portionen nachlegen.
- 02
Ein Onboarding ohne messbares Ergebnis je Phase.
Folge: Nach 90 Tagen weiß weder der Mitarbeiter noch die Führungskraft, ob er auf Kurs ist, und der Streit beginnt in der Probezeit.
Besser: Je Phase zwei bis drei Meilensteine mit Zahl und Datum festlegen und im Wochengespräch prüfen.
- 03
Den Einsteiger sofort in die schwersten Anrufe schicken.
Folge: Die ersten Absageserien entmutigen, und nach drei Wochen ruft er nur noch wenig an.
Besser: Mit Bestandskunden und Angeboten beginnen, danach Neukunden mit einer warmen Liste, zuletzt kalt.
- 04
Das Onboarding dem erfahrensten Verkäufer überlassen, der keine Zeit hat.
Folge: Der Mentor streicht Termine, und der Einsteiger lernt aus Zurufen, nicht aus einem Plan.
Besser: Dem Mentor feste Stunden im Kalender geben und das Onboarding als Teil seiner Ziele führen.
Welche Prüfliste gilt für das Onboarding?
Prüfen Sie das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag mit diesen Punkten:
- Der Plan für 90 Tage steht schriftlich, mit Meilensteinen je Phase.
- Zugänge zu CRM, Telefon und Postfach funktionieren am ersten Tag.
- Der Mentor hat zwei feste Stunden pro Woche im Kalender.
- Das Wochengespräch mit der Führungskraft steht für alle 13 Wochen im Kalender.
- Rollenspiele zu Einstieg und drei Einwänden sind vorbereitet.
- Die ersten Anrufe gehen an Bestandskunden und Angebote, nicht an Fremde.
- Die Kennzahlen je Phase stehen im Wochenbericht.
- Die Quote des Einsteigers steht fest, mit Einarbeitungsfaktor.
- Ein Test für die erste Woche steht bereit, auch das Zielgespräch für Tag 90.
Wenn der Einsteiger nicht kalt anrufen soll, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS: Die Anrufer erreichen die Entscheider und übergeben bestätigte Verkaufstermine an Ihren Außendienst. Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Die Methode zeigt den Ablauf. Ihr Angebot konfigurieren Sie in 2 Minuten im Angebotskonfigurator, und ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
