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Welche zehn Felder trägt jeder Anruf?
Jeder Anruf bekommt zehn Felder, vier davon sind Pflicht. Die Pflichtfelder sind Datum, Ergebnis, nächster Schritt und Einwand. Die übrigen sechs beschreiben den Gesprächspartner und den Verlauf, damit die Auswertung nicht bei Eindrücken stehen bleibt.
- Datum und Uhrzeit des Anrufs. Pflicht.
- Name und Funktion des Gesprächspartners.
- Unternehmen und Branche.
- Ergebnis als Kürzel aus der Liste unten. Pflicht.
- Nächster Schritt in einem Satz: was geschieht und wer handelt. Pflicht.
- Wiedervorlage mit Datum und Uhrzeit, falls ein Zeitpunkt genannt wurde.
- Einwand im Wortlaut des Gesprächspartners. Ohne Einwand steht hier ein Strich. Pflicht.
- Entscheider ja oder nein, mit Name, wenn bekannt.
- Gesprächsdauer in Minuten, auf eine Minute genau.
- Kürzel der anrufenden Person, damit sich die Auswertung je Person trennen lässt.
Welche Kürzel tragen das Ergebnis?
Sechs Kürzel reichen für alle Ergebnisse eines Akquise-Anrufs. Ein Anruf bekommt genau eines, Mischformen gibt es nicht.
| Kürzel | Ergebnis | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| T | Termin vereinbart | Termin mit Datum in den Kalender, Übergabe mit Notiz |
| W | Wiedervorlage | Rückruf am genannten Tag, nicht früher |
| A | Absage durch den Entscheider | Vermerk mit Grund, Kontakt sperren, sofern so vereinbart |
| Z | Keine Zuständigkeit | Name der zuständigen Stelle eintragen, neuer Anruf |
| N | Nicht erreicht | Zweiter Versuch an anderem Wochentag |
| U | Unterlagen gewünscht | Versand mit Frist und Wiedervorlage |
Warum zählt der Einwand zu den Pflichtfeldern?
Der Einwand ist das Feld, das den nächsten Anruf verändert. Steht er im Wortlaut im Protokoll, sehen Sie nach zwei Wochen, welche drei Sätze am häufigsten kommen und welche Antwort dazu passt. Ein Freitext wie „Kein Interesse“ hilft dafür nicht, weil er Ursache und Anlass verwischt. Die Antworten auf die häufigsten Einwände bereiten Sie in der Einwandbehandlung vor.
Wie werten Sie das Protokoll aus?
Sie werten das Protokoll aus, indem Sie die Kürzel zählen: Zählen Sie am Ende der Woche T, W und A je Anrufer und setzen Sie sie ins Verhältnis zur Zahl der Anrufe. Die Wiedervorlagen sortieren Sie nach Datum, damit am Montag klar ist, wer wann zurückruft. Ein Follow-up ohne Datum taucht in dieser Auswertung nicht auf.
In einem Projekt für einen Hersteller von Kunststoffschalen führte ein Team von vier Anrufern ein solches Protokoll ein. Nach zwei Wochen lagen 46 ausgefüllte Anrufe vor, 7 davon mit Wiedervorlage, und 3 Wiedervorlagen hatten ein Datum, das im Kalender fehlte. Nach der Ergänzung des Datumsfelds fiel dieser Fehler auf null.
Wann passt das Protokoll nicht?
Das Protokoll passt, wenn mehrere Personen anrufen und die Ergebnisse später gemeinsam ausgewertet werden.
- Wer nur Termine zählt und keine Gesprächsinhalte auswertet, braucht keine zehn Felder. Eine einfache Zählliste genügt dann.
- Bei Anrufen zu bestehenden Kunden passen diese Felder nicht, weil dort der Kundenservice dokumentiert.
Für einen einzelnen Anrufer mit wenigen Gesprächen genügt ein Notizblatt mit den Kürzeln. Wer Gespräche aufzeichnet, braucht zusätzlich eine eigene Regel dafür, und die Feldliste ersetzt sie nicht. Wer vorab prüfen will, wie das Gespräch laufen soll, übt die Fragen im Gesprächs-Simulator.
KRAUSS bietet Telefonakquise mit Terminvereinbarung an und führt die Anrufe selbst. Wer die Anrufe im eigenen Team führt, nutzt die Druckfassung oben auf dieser Seite und den Gesprächsleitfaden Telefon für den Gesprächsverlauf. Stand: Oktober 2026.
Zum Mitnehmen
Anrufprotokoll als Druckfassung mit Protokollzeile
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Welche Felder braucht ein Anrufprotokoll für die Akquise? Vorlage mit zehn Feldern“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
