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Welche zwölf Punkte gehören zu jedem Datensatz?
Die Kundenverwaltung (CRM) trägt jeden Datensatz in drei Gruppen: Kontakt, Recht und Pflege. Die Gruppen stehen in dieser Reihenfolge, weil das Recht vor der Pflege geprüft wird und die Pflege nur Sinn hat, wenn der Kontakt stimmt. Der Prüftermin ist die Wiedervorlage des Datensatzes. Die Kontaktperson ist nicht immer der Entscheider, das Feld Funktion zeigt, ob sie entscheidet.
- Firma und Standort, so wie der Gesprächspartner sie bestätigt hat.
- Name und Funktion der Kontaktperson, mit Angabe der Quelle.
- Rufnummer und Datum der letzten Prüfung dieser Nummer.
- Herkunft des Eintrags: Liste, Messe, Empfehlung oder Anfrage.
- Einwilligungsstatus: ausdrücklich, mutmaßlich oder keine. Pflicht.
- Sperrvermerk mit Datum, sobald ein Widerspruch einging. Pflicht.
- Ergebnis des letzten Anrufs als Kürzel aus dem Anrufprotokoll.
- Datum des letzten Kontakts und des nächsten Schritts.
- Dublettenprüfung: gefunden und zusammengeführt, oder mit Vermerk geprüft.
- Verantwortliche Person, die den Datensatz pflegt.
- Löschfrist des Datensatzes: [Frist laut Freigabe des Inhabers, bis dahin Platzhalter].
- Prüftermin: das Datum, an dem der Eintrag wieder angesehen wird.
Wie verarbeiten Sie einen Widerspruch?
Ein Widerspruch wird am Tag des Eingangs als Sperrvermerk eingetragen, bevor der nächste Anruf startet. Der Vermerk steht am Kontakt und an allen Dubletten, damit die Sperre nicht an einer Stelle endet. Ein weiterer Werbeanruf wäre dann ohne Einwilligung unzulässig, auch wenn die Liste den Eintrag noch zeigt. Die Grundlage steht in § 7 UWG (gesetze-im-internet.de, Stand 10/2026).
Wie prüfen Sie Dubletten, ohne Daten zu verlieren?
Die Dublettenprüfung sucht zuerst nach Firma, Adresse und Rufnummer. Gefundene Dubletten führen Sie zu einem Datensatz zusammen, und der Sperrvermerk wandert mit. Erst danach vergeben Sie einen neuen Prüftermin.
In einem Projekt für einen Anbieter von Industrieausrüstung prüfte ein Team 340 Datensätze aus drei Listen. Dabei fanden sich 29 Dubletten, und in 4 Fällen fehlte der Sperrvermerk, obwohl der Widerspruch schon vorlag. Nach der Zusammenführung blieb nur ein Datensatz je Firma, und jeder Sperrvermerk stand an derselben Stelle.
Wann passt die Pflegeliste nicht?
Die Pflegeliste passt nicht vor dem Anruf, sie beschreibt die Pflege danach. Sie ersetzt keine Prüfung vor dem Anruf, die in der Kaltakquise-Checkliste zum Recht steht.
- Wer Datensätze aus einer Liste mit ausdrücklicher Einwilligung führt, braucht die Einwilligungszeile nicht zu füllen, wohl aber den Sperrvermerk.
- Für Bestandskunden mit laufendem Vertrag gelten andere Pflegeregeln, die diese Liste nicht abdeckt.
Die Pflege beginnt im Anrufprotokoll, dessen Kürzel hier übernommen werden. Wer die Liste mit einem Dienstleister führt, bespricht vorher, wer die Löschfristen verwaltet. Die Frist im Feld Löschfrist ist eine offene Rechtsfrage, die der Inhaber prüft. Den Ablauf vor dem nächsten Anruf prüft der Neukunden-Check. Stand 10.10.2026, keine Rechtsberatung.
Zum Mitnehmen
Pflegeliste als Druckfassung mit zwölf Punkten
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Checkliste für die CRM-Datenpflege in der Akquise: zwölf Punkte je Datensatz“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
