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Wie lautet die erste Mail nach einem Angebot?
Die erste Mail geht zwei Werktage nach dem Versand und nennt zwei Terminzeiten. Sie bestätigt, dass das Angebot angekommen ist, und bietet einen Gesprächstermin an, der sich leicht annehmen lässt. Der Text bleibt bei drei Sätzen, damit der Empfänger auf einen Blick sieht, was er tun soll.
- Betreff nennt das Angebot und das Projekt, etwa „Angebot [Projekt], [Datum]“.
- Der Text hat drei Sätze: Dank, Hinweis auf das Angebot, zwei Terminvorschläge.
- Die Terminvorschläge tragen Wochentag und Uhrzeit, damit die Antwort ein Ja oder Nein ist.
- Die Anrede steht mit dem Namen, sonst mit der Abteilung.
- Signatur und Telefonnummer stehen unter dem Text, damit der Empfänger direkt zurückrufen kann.
Betreff: Angebot [Projekt], [Datum]
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihr Interesse. Das Angebot zu [Projekt] liegt im Anhang. Passt Ihnen [Wochentag, Uhrzeit] oder [Wochentag, Uhrzeit], um die beiden Varianten durchzugehen? Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Welcher Anlass trägt die zweite Mail?
Die zweite Mail kommt fünf Werktage nach der ersten und braucht einen neuen Anlass. Ohne Anlass wiederholt sie die erste und landet im Papierkorb. Als Anlass taugt eine Frage zum Projekt, eine Referenz aus derselben Branche oder eine Liefernotiz mit Datum.
- Neuer Anlass im ersten Satz: eine Frage, eine Referenz oder eine Liefernotiz.
- Der Wortlaut weicht von Mail 1 ab, auch in der Anrede und im Terminvorschlag.
- Ein Satz zur Entscheidungsfrist, falls sie im Gespräch genannt wurde.
- Die Mail ist kürzer als die erste, sonst liest sie sich wie ein Nachdruck.
- Die Wiedervorlage für Mail 3 steht im Kalender, bevor Mail 2 hinausgeht.
Die Pipeline der offenen Angebote führt jede Mail als Eintrag mit Datum, damit der Abstand nicht von der Erinnerung abhängt. Eine Wiedervorlage mit Datum für Mail 3 gehört in denselben Eintrag.
Wann entfällt die dritte Mail?
Die dritte Mail bittet um eine Entscheidung und kommt nur, wenn Mail 2 unbeantwortet blieb. Sie darf mit einem klaren Ja, Nein oder einer Vertagung antworten, und sie hält die Tür für den Kontakt offen. Entfällt sie, weil der Empfänger nach Mail 1 oder Mail 2 geantwortet hat, endet die Folge mit dieser Antwort.
| Wann | Anlass | Ende der Folge | |
|---|---|---|---|
| 1 | zwei Werktage nach dem Angebot | Dank und Terminvorschlag | Antwort des Empfängers |
| 2 | fünf Werktage nach Mail 1 | neue Frage, Referenz oder Liefernotiz | Antwort des Empfängers |
| 3 | fünf Werktage nach Mail 2 | Bitte um Entscheidung | Antwort oder Ablauf |
In einem Projekt für einen Anbieter von Lagertechnik gingen 52 Angebote in eine Mailfolge dieser Art. 11 Empfänger antworteten, 6 davon mit einem Gesprächstermin. Die dritte Mail brachte 2 Antworten, und beide waren Absagen mit Begründung.
- Wenn der Empfänger nach der ersten oder zweiten Mail mit Nein geantwortet hat, endet die Folge. Eine weitere Mail wirkt dann wie Druck und schadet dem Kontakt.
- Ein Angebot ohne vorheriges Gespräch braucht zuerst einen Anlass für das Gespräch. Drei Mails setzen einen bekannten Ansprechpartner voraus.
Wo bleibt das Telefon?
Das Telefon bleibt der nächste Schritt, sobald der Empfänger antwortet oder eine Nummer nennt. Wer eine Antwort mit Telefonnummer erhält, ruft an, und der Ablauf steht im Leitfaden zum Nachfassen. Die Telefonakquise mit Terminvereinbarung bietet KRAUSS als Telefonebene an, und die Mails bleiben Ihre eigenen Texte. Wer das Telefonat vorab übt, nutzt den Gesprächs-Simulator. Stand 10.10.2026.
Zum Mitnehmen
Nachfass-Mails als Druckfassung mit drei Textbausteinen
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Nachfass-Mails nach einem Angebot: drei Stufen mit Betreff und Abstand“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
