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Welche Anfragen lehnen Sie ab?
Eine Anfrage lehnen Sie ab, wenn einer von drei Gründen vorliegt. Jeder davon lässt sich in einem Satz sagen. Liegt keiner vor, ist die Anfrage passend und bekommt ein Angebot.
- Das Profil passt nicht: Branche, Größe oder Leistung liegen außerhalb dessen, was Sie liefern.
- Die Kapazität reicht im gewünschten Zeitraum nicht aus, auch nicht mit einer Verschiebung.
- Der Preisrahmen passt nicht zum Umfang, den die Anfrage beschreibt.
Wie formulieren Sie die Absage?
Die Absage hat drei Sätze: Dank, Grund, Alternative. Setzen Sie den Grund ein, der zur Anfrage passt, und ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern. Die Vorlage bleibt kurz, weil jeder Zusatz eine Rückfrage auslöst.
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Vorhaben]. Für dieses Vorhaben passen wir derzeit nicht, weil [Grund aus der Liste oben]. [Alternative: ein anderer Leistungsbereich, ein Partner oder ein späterer Zeitraum].
- Anrede mit dem Namen aus der Anfrage. Ohne Namen steht die Abteilung in der Anrede.
- Ein Satz zum Grund, ohne Rechtfertigung und ohne Vergleich mit anderen Kunden.
- Ein Satz mit einer Alternative, die der Anfragende tatsächlich nutzen kann.
- Die Absage passt auf eine Seite und enthält keine Preisangabe.
- Die Wiedervorlage ist im Kalender eingetragen, bevor die Absage hinausgeht.
Warum liegt die Wiedervorlage bei sechs Monaten?
Die Wiedervorlage liegt sechs Monate nach der Absage, und der Eintrag nennt den Grund. Mit dem Grund wissen Sie beim Wiederkontakt, ob sich die Lage geändert haben kann, etwa die Kapazität nach einer Personalentscheidung. Der Kontakt bleibt im System, auch wenn das Projekt jetzt nicht passt.
In einem Projekt für einen Anbieter von Zubehör für Wärmepumpen gingen 14 Absagen dieser Form hinaus. Vier Anfragende meldeten sich nach sechs Monaten erneut, und in zwei Fällen passte das Vorhaben danach zum Profil. Die Absagen mit Alternative führten häufiger zu einer Antwort als die kurzen Absagen ohne Alternative.
Wann ist eine Absage der falsche Schritt?
Eine Absage ist der falsche Schritt, wenn die Anfrage nur unklar formuliert ist. Bei Zweifeln hilft ein kurzes Gespräch mit dem Entscheider, bevor Sie absagen. Der Einwand-Spickzettel zeigt, welche Rückfrage dafür taugt.
- Wenn die Anfrage einem Wettbewerber gilt, den Sie nicht kennen, ist eine Absage mit Alternative nicht der richtige Weg. Klären Sie zuerst den Kontext.
- Bei Anfragen, die Sie annehmen könnten, aber nicht wollen, helfen Absagegründe wenig. Dann genügt ein klarer Satz ohne Begründung.
Die Absage ersetzt die Wiedervorlage nicht, sie setzt sie voraus. Ohne Datum im Kalender bleibt die Alternative ein Satz ohne Folge. Die Telefonakquise mit Terminvereinbarung bietet KRAUSS als Telefonebene an, und wer die Gespräche vorab üben will, findet den Gesprächs-Simulator. Stand 10.10.2026.
Zum Mitnehmen
Absagetexte als Druckfassung mit drei Vorlagen
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Absage auf eine Angebotsanfrage: drei Vorlagen mit Wiedervorlage“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
