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Welche sechs Zeilen füllt die Notiz aus?
Die Notiz hat sechs Zeilen, und jede beantwortet eine Frage, die der Folgetermin braucht. Die Reihenfolge entspricht dem Gespräch, vom Gegenüber bis zum nächsten Schritt.
- Gesprächspartner: Name, Funktion und Ort des Gesprächs.
- Bedarf: was der Kunde beschreibt, in seinen eigenen Worten.
- Zeitplan: Entscheidungsdatum oder Projektstart, so wie der Kunde ihn genannt hat.
- Einwände und Vorbehalte im Wortlaut, mit dem Satz, auf den sie folgten.
- Zusagen: was wir zugesagt haben und bis wann.
- Nächster Schritt mit Datum, Verantwortlichem und Kanal.
Warum zählt die Frist von zwei Stunden?
Die Frist entscheidet darüber, ob die Notiz Einzelheiten enthält oder nur einen Eindruck. Zwei Stunden nach dem Gespräch sind die Namen, die Zahlen und der Wortlaut des Einwands noch frisch, und der Außendienst schreibt sie so auf, wie sie gefallen sind. Wer erst am Abend notiert, schreibt Stimmung auf und verliert die Details, die den Folgetermin tragen.
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik notierten die Außendienstler drei Wochen lang ohne Frist. Von 18 Besuchen fehlte bei 11 mindestens ein Eintrag im Zeitplan, und bei 7 Terminen musste der Folgetermin mit einer Rückfrage begonnen werden. Mit der Zwei-Stunden-Regel sank die Zahl auf 2 von 18.
Wie formulieren Sie den nächsten Schritt?
Der nächste Schritt nennt eine Handlung, einen Namen und ein Datum. „Wir melden uns“ ist keine Handlung. „Angebot mit den zwei Varianten bis Donnerstag an Frau Berger senden“ ist eine, und sie lässt sich am Freitag prüfen.
| Zeile | Vage Formulierung | Konkrete Formulierung |
|---|---|---|
| Zeitplan | „Irgendwann im Frühjahr“ | „Entscheidung bis 15. März, laut Einkaufsleitung“ |
| Zusagen | „Wir schauen das an“ | „Liefertermin für Muster bis Freitag, 12 Uhr“ |
| Nächster Schritt | „Wir melden uns“ | „Rückruf am Dienstag, 10 Uhr, mit Lieferzeit“ |
Wann lohnt sich die volle Notiz nicht?
Die volle Notiz lohnt sich nicht bei jedem Gespräch. Bei einem Kurzkontakt ohne Bedarf, der in fünf Minuten beendet war, genügt eine Zeile. Die volle Notiz lohnt sich erst, sobald ein Termin, ein Budget oder eine Entscheidung berührt ist. Wer jeden Kurzkontakt mit sechs Zeilen füllt, verliert die Zeit, die für den nächsten Besuch fehlt.
- Bei einem kurzen Gespräch am Empfang reicht eine Zeile mit Bedarf und nächstem Schritt. Sechs Zeilen wären dann zu viel.
- Wenn der Besuch ohne Gesprächspartner stattfand, gibt es keinen Wortlaut zu notieren. Dann hilft eine Notiz über den Anlass, nicht über das Gespräch.
Die Notiz ist der Gegenpart zum Briefing, das vor dem nächsten Besuch steht. Der Besuchsbericht hat acht Felder, diese Notiz sechs, und beide tragen Bedarf und nächsten Schritt. Wer den Außendienst mit Terminen versorgen lassen will, findet die Telefonebene und die Terminierung bei KRAUSS unter Telefonakquise. Ob ein Termin Kaufinteresse hat, prüft der Neukunden-Check. Ein Follow-up nach dem Besuch beginnt mit genau dieser Notiz. Stand: Oktober 2026.
Zum Mitnehmen
Gesprächsnotiz als Druckfassung mit sechs Zeilen
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Was gehört in die Gesprächsnotiz nach dem Kundenbesuch? Sechs Zeilen zum Ausfüllen“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
