B2B-Terminvereinbarung: Wie aus einem Anruf ein Termin wird

Was ist B2B-Terminvereinbarung, und was ist sie nicht?

B2B-Terminvereinbarung umfasst alles zwischen Zielgruppe und Verkaufsgespräch: Entscheider auswählen, ansprechen, ihr Interesse prüfen und einen Termin im Kalender des Vertriebs eintragen.

Terminierung nennt dieselbe Arbeit, Appointment Setting ist der englische Begriff (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Ein Terminierungsservice übernimmt diese Arbeit für den Auftraggeber. Die KRAUSS GmbH (Landsberg am Lech) besteht seit April 2011 und hat nach eigener Angabe 100.000+ Verkaufstermine vereinbart (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Die Leistung dahinter heißt Telefonakquise und Terminvereinbarung für den Außendienst.

Terminvereinbarung unterscheidet sich von Leadgenerierung. Ein Lead ist nach dem Glossar der KRAUSS GmbH ein Kontakt, der Interesse signalisiert hat und dessen Kaufinteresse, Bedarf und Zeitpunkt noch niemand geprüft hat (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Ein Verkaufstermin hat bei KRAUSS den Kaufcheck bestanden. Terminvereinbarung ist auch kein Verkaufsgespräch: Den Abschluss führt der Außendienst, und die erste Meile endet mit dem bestätigten Termin.

Landet ein Kontakt ohne Prüfung im Kalender des Außendiensts, kostet er Fahrzeit und bringt womöglich keinen Umsatz. Den Unterschied im Einkauf zeigt der Vergleich Terminvereinbarung oder Leadkauf.

Wie läuft eine B2B-Terminierung ab?

Bei KRAUSS läuft eine B2B-Terminierung in acht Schritten von der Zielgruppe bis zum Wochenreport ab, und ein Termin entsteht erst, wenn der Kaufcheck in Schritt 4 bestanden ist (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).

1. Zielgruppenanalyse und Entscheiderdatenbank. KRAUSS legt mit dem Auftraggeber Branchen, Betriebe, Rollen und Regionen fest, bevor der erste Anruf läuft. Die passenden Entscheider zieht KRAUSS aus einer Datenbank mit 480.000+ Entscheiderkontakten nach Angabe von KRAUSS (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).
2. Gesprächsleitfaden. KRAUSS schreibt den Leitfaden mit dem Wissen der Spezialisten des Auftraggebers, in dessen Tonfall, und der Auftraggeber gibt jeden Leitfaden frei.
3. Ansprache im Namen des Auftraggebers. Akquiseprofis rufen die Entscheider im Namen des Auftraggebers an, und der Angerufene kann das Gespräch jederzeit beenden.
4. Kaufcheck. Jedes Gespräch prüft vier Punkte: Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt, und ohne bestandenen Kaufcheck entsteht kein Termin.
5. A·B·C-Bewertung. Jedes Gespräch endet mit einer Einordnung, die den nächsten Schritt festlegt: A bekommt einen Termin, B geht in die Liveshow und auf Wiedervorlage, und C ersetzt KRAUSS durch neues Potenzial.
6. Termin und doppelte Terminbestätigung. KRAUSS bucht den Termin in einen freien Slot des Außendiensts und bestätigt ihn telefonisch beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber, und der Außendienst erhält ein Briefing zu Bedarf, Kaufpotenzial und A·B·C-Einordnung.
7. Wiedervorlage. KRAUSS setzt Interessenten, die heute noch nicht kaufen, auf Wiedervorlage und fasst später nach.
8. Wochenreport. Jede Woche zeigt ein Report die Termine, die Einordnung jedes Kontakts und die Wiedervorlagen.

Wie lange dauert es bis zu den ersten Terminen?

Rund 14 Tage dauert es nach der Projekterfahrung von KRAUSS vom Briefing bis zu den ersten Terminen (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Der Wert hängt von Zielgruppe und Region ab und ist keine Zusage. Die Schritte im Detail beschreibt die Methode der KRAUSS GmbH.

Wer übernimmt welche Aufgabe bei externer Terminierung?

Bei externer Terminierung übernimmt KRAUSS als Terminierungsservice die Arbeit der Schritte 1 bis 8, und der Auftraggeber liefert Produktwissen, gibt den Leitfaden frei und hält freie Slots im Außendienst bereit.

Was ist ein qualifizierter Termin?

Bei KRAUSS ist ein Termin qualifiziert, wenn der Gesprächspartner den Kaufcheck bestanden hat und KRAUSS den Termin doppelt bestätigt hat. Der Kaufcheck der KRAUSS GmbH prüft vier Punkte, und nur wenn alle zutreffen, entsteht ein Termin.

Fehlt ein Punkt, geht der Kontakt nicht verloren: Die A·B·C-Bewertung ordnet ihn ein. A hat Kaufinteresse und bekommt einen Termin, B hat Potenzial ohne akuten Bedarf und geht in die Liveshow und auf Wiedervorlage, C hat kein Potenzial, und KRAUSS ersetzt den Kontakt.

Anbieter legen den Begriff verschieden aus, und deshalb gehört die Definition in jedes Angebot. Die Quellen in der Tabelle zeigen fünf Varianten.

Eine Quote ist nur so viel wert wie die Definition ihres Zählers. Der Beitrag „Qualifizierter Termin im B2B“ vertieft, welche Angaben jeder Termin tragen muss.

Den Preis je Termin für Ihr Budget und die Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe rechnen Sie mit wenigen Eingaben selbst aus.

Wie bitten Sie einen Entscheider um einen Termin?

Sie bitten einen Entscheider um einen Termin, indem Sie den Anlass nennen, den Nutzen in einem Satz beschreiben und zwei konkrete Terminvorschläge machen.

Die Terminbitte am Telefon hat vier Bausteine: Einstieg mit Anlass, Nutzen in einem Satz, Terminvorschlag und Bestätigung. Ein Terminvorschlag nennt zwei konkrete Zeitfenster und lässt dem Gesprächspartner die Wahl, statt nach einem passenden Termin zu fragen.

Das Beispielgespräch mit Einwandbehandlung und den Wortlaut für Anrufe zeigt der Beitrag Termin vereinbaren: Muster für das Telefongespräch. Die schriftliche Terminbitte erklärt der Beitrag Termin vereinbaren: So schreiben Sie die Anfrage, weitere Formulierungen für Zeitfenster bietet der Beitrag Terminvorschläge formulieren, und den Gesprächsaufbau vertieft die Säule „Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise“.

Welcher Kanal für die Ansprache zulässig ist, ist eine Rechtsfrage und gehört nicht in diese Säule, sondern in die Säule zur Kaltakquise im Recht. Klären Sie den Kanal, bevor Sie die Ansprache planen.

Wie viele Anrufe braucht ein Termin?

Laut den drei hier verglichenen Quellen braucht ein Termin 50 bis 80 Anrufe (Die Vertriebswikinger, Stand 06/2026), 56 bis 132 Wählversuche (Bethke und Partner, Stand 08/2026) oder rund 370 Wählversuche (Belkins, Stand 06/2026).

Ein Wählversuch zählt jedes Mal, wenn jemand eine Nummer wählt, auch wenn die Mailbox oder das Vorzimmer antwortet. Die Quellen zählen verschieden: Die Vertriebswikinger sprechen von Anrufen, Bethke und Partner zählt gelegte oder stattgefundene Termine, Belkins gebuchte Meetings. KRAUSS nennt hier keine eigene Quote, die Zahlen stammen aus den genannten Quellen.

Mögliche Gründe für die Spanne sind der Nenner, die Definition des Termins, die Zielgruppe, das Land, der Kanalmix und die Listenqualität, und die Quellen zeigen nicht, wie viel jeder Grund erklärt. Laut Bethke und Partner liegt die Terminquote der eigenen Leistung bei 9 bis 14 Prozent, bezogen auf Gespräche mit erreichten Entscheidern (Bethke und Partner, Stand 08/2026). Bezogen auf alle Wählversuche liegt sie bei 0,8 bis 1,8 Prozent (Bethke und Partner, Stand 08/2026). Bei diesem Anbieter entscheidet der Nenner also über die Zahl.

Das Preisblatt von KRAUSS rechnet statt mit Anrufen mit Akquisestunden und unterscheidet drei Stufen der Erreichbarkeit: gut erreichbar, anspruchsvoll und schwer erreichbar (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Die vollständige Quellentabelle, Prüffragen an Anbieter und die Rückrechnung vom Wunschtermin auf Anrufe und Akquisestunden zeigt der Beitrag „Wie viele Anrufe für einen Termin“. Das Rechenbeispiel im nächsten Abschnitt setzt die Akquisestunden in Euro um.

Was kostet ein Termin?

Im Paket Start kostet ein Termin bei 6 Akquisestunden je Termin, einer Annahme dieses Beispiels, 514 € im Modell mit Erfolgsprämie, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

Das Preisblatt 2026 kennt drei Pakete mit sinkendem Stundensatz bei steigendem Monatsbudget (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Die Erfolgsprämie staffelt sich nach den Akquisestunden, die ein Termin gekostet hat, in drei Stufen (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).

Findet ein Termin nicht statt, entfällt die Erfolgsprämie für diesen Termin. Die Akquisestunden rechnet KRAUSS davon unabhängig ab (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Das Modell mit Erfolgsprämie setzt eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten voraus, und befristete Projekte rechnet KRAUSS nur nach Aufwand ab. Als Einstieg bietet KRAUSS ein Testprojekt, das KRAUSS nur nach Aufwand abrechnet, bei 0 € Setup.

Wie rechnen Sie den Preis je Termin?

Der Preis je Termin ergibt sich aus den Akquisestunden je Termin, dem Stundensatz und im Modell mit Erfolgsprämie aus der Prämie, und die Stunden je Termin sind die entscheidende Annahme.

Bei 6 Akquisestunden je Termin, einer Annahme dieses Beispiels, kostet ein Termin im Paket Start 514 € im Modell mit Erfolgsprämie und 432 € nur nach Aufwand, jeweils zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Das Mindestbudget des Pakets Start bezahlt unter dieser Annahme 11,7 Termine im Monat. Das Preisblatt nennt für jede Erreichbarkeitsstufe eine eigene Preisprognose je Termin, und dieser Beispielwert ersetzt sie nicht. Der Terminpreis-Rechner rechnet mit den Stunden Ihrer Erreichbarkeitsstufe statt mit 6 Akquisestunden und kommt deshalb auf andere Preise. Wie viele Akquisestunden ein Termin braucht, hängt von der Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe ab, und diese Annahme verschiebt das Ergebnis stärker als der Unterschied zwischen den Stundensätzen der Pakete.

Welche Preise nennen andere Anbieter?

Laut Ad LEGATE sind bei Pay-per-Termin-Anbietern 150 bis 500 € je Termin üblich (Ad LEGATE, Stand 07/2026), laut den Vertriebswikingern kostet ein qualifizierter Termin bei einer professionellen Agentur 150 bis 400 € (Die Vertriebswikinger, Stand 06/2026).

Die Spannen beruhen auf eigenen Definitionen der Anbieter und lassen sich nicht eins zu eins vergleichen.

Was treibt den Preis je Termin?

Vier Größen treiben den Preis je Termin: die Erreichbarkeit der Zielgruppe, die Definition des Termins, das Preismodell und die Ausfälle.

• Erreichbarkeit. Konzerne und enge Nischen brauchen mehr Akquisestunden je Termin als gut erreichbare Zielgruppen.
• Definition des Termins. Ein Termin mit Kaufcheck und doppelter Bestätigung verlangt mehr Prüfarbeit als die Zusage eines Rückrufs.
• Modell. Mit Erfolgsprämie zahlen Sie einen niedrigeren Stundensatz plus Prämie, nur nach Aufwand zahlen Sie einen höheren Stundensatz ohne Prämie.
• Ausfälle. Für einen ausgefallenen Termin zahlen Auftraggeber im Modell mit Erfolgsprämie keine Prämie, die Akquisestunden rechnet KRAUSS weiter ab (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).

Ob sich ein Termin rechnet, zeigt der Vergleich seiner Kosten mit dem Umsatz, den er im Schnitt bringt: Abschlussquote mal Wert des ersten Auftrags. Der Wirtschaftlichkeits-Rechner setzt Termine, Ihre Abschlussquote und den Wert des ersten Auftrags ein und zeigt den Umsatz abzüglich der Kosten für die Termine. Eine Marge rechnet er nicht ein. Der Beitrag „Kosten pro Termin im B2B“ vertieft die Preisfrage.

Beispielfall, fiktiv: Ein Hersteller rechnet rückwärts von der Zahl der Termine, die stattfinden sollen, auf vereinbarte Termine, Kosten und Budget.

Wie senken Sie das Ausfallrisiko eines Termins?

Nach Einschätzung der Redaktion können drei Maßnahmen das Ausfallrisiko senken: eine ausdrückliche Bestätigung des Gesprächspartners, ein bekannter Anlass und eine Erinnerung vor dem Termin. Belegt ist hier nur die Erinnerung, und nur für Textnachrichten im Gesundheitswesen (BMJ Open, Stand 10/2016).

KRAUSS bestätigt jeden Termin doppelt, telefonisch beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026), damit beide Seiten den Termin fest eingeplant haben. Die doppelte Terminbestätigung gehört zum Termin, nicht zum Nachfassen. Was bei einem Ausfall mit der Erfolgsprämie passiert, steht im Abschnitt zu den Kosten.

Wie viele Termine fallen aus?

Laut RevenueHero sind 6,5 % der Meetings No-Shows (RevenueHero, Stand 12/2024), laut Bethke und Partner finden 70 bis 80 % der gelegten Termine statt und 20 bis 30 % fallen aus (Bethke und Partner, Stand 08/2026).

Die Auswertung von RevenueHero umfasst laut Anbieter 6.428 Meetings einer Woche in 15 Branchen (RevenueHero, Stand 12/2024), einige davon lagen noch in der Zukunft, und No-Show definiert die Seite nicht näher. Laut Bethke und Partner zählen zu den Terminen, die nicht stattfinden, Absagen, Verschiebungen und No-Shows (Bethke und Partner, Stand 08/2026). Die beiden Werte messen deshalb Verschiedenes und lassen sich nicht gleichsetzen. Beide sind Eigenangaben von Anbietern und Einzelmesspunkte, keine Branchenwerte.

Die No-Show-Quote ist der Anteil der Termine ohne Erscheinen und ohne Absage an allen vereinbarten Terminen, die Show-Rate der Anteil der stattfindenden Termine. Laut Bethke und Partner sollten Sie mit der Show-Rate planen, denn ein Termin, der nicht stattfindet, bringt keinen Umsatz (Bethke und Partner, Stand 08/2026). Der Beitrag „No-Show im Vertrieb“ stellt die Marktzahlen gegenüber und zeigt, wie Sie beide Quoten mit eigenen Zahlen berechnen.

Wie senken Bestätigung und Erinnerung das Ausfallrisiko?

Bestätigung und Erinnerung können das Ausfallrisiko senken, belegt ist das hier nur für Textnachrichten im Gesundheitswesen: Dort erschienen in 13 Studien 67 % der Patienten mit Erinnerung und 54 % ohne (BMJ Open, Stand 10/2016).

Die Primäranalyse der Meta-Analyse umfasst 21 Studien mit Textnachrichten, die Teilnahmequote beruht auf 13 und die No-Show-Quote auf 16 davon, und die Suche erfasste Veröffentlichungen von Januar 2005 bis April 2015 (BMJ Open, Stand 10/2016). In den 16 Studien lag die No-Show-Rate bei 15 % mit Erinnerung gegenüber 21 % ohne (BMJ Open, Stand 10/2016). Mehrere Erinnerungen erhöhten die Teilnahme stärker als eine, senkten die No-Show-Rate aber nicht signifikant weiter (BMJ Open, Stand 10/2016). Ob dieses Muster für B2B-Verkaufstermine gilt, haben die Studien nicht untersucht. Vorlagen für Bestätigung und Erinnerung folgen im Beitrag „Terminbestätigung im B2B“.

Was ist ein Bleistifttermin?

Ein Bleistifttermin ist ein vorläufig eingetragener Termin, den der Gesprächspartner noch ändern kann. Als Verkaufstermin zählt bei KRAUSS ein bestätigter, gebriefter Termin mit bestandenem Kaufcheck (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Nach dieser Definition erfüllt ein nur vorläufig eingetragener Termin die Anforderung nicht, solange der Gesprächspartner ihn nicht bestätigt hat. Die Technik behandelt der Beitrag Bleistifttermin im Telefonvertrieb.

Intern oder extern terminieren: Was lohnt sich wann?

Extern terminieren lohnt sich, wenn der Außendienst Termine braucht, bevor ein eigenes Team aufgebaut und eingearbeitet ist, intern lohnt es sich bei dauerhaft hoher Auslastung und Produktwissen im Haus.

Wer die Terminvereinbarung auslagert (Outsourcing), beauftragt einen Terminierungsservice für Zielgruppe, Anrufe und Terminbestätigung, und die Tabelle stellt diesen Weg dem Innendienst gegenüber.

Wann die Alternative besser ist: Der Innendienst gewinnt, wenn Ihr Vertrieb dauerhaft viele Termine mit gleichbleibender Zielgruppe braucht und das Wissen im Haus halten will. Er gewinnt auch, wenn das Produkt so erklärungsbedürftig ist, dass nur eigene Fachleute das Interesse prüfen können, oder wenn Kontaktdaten das Haus nicht verlassen sollen.

Die Kosten je Termin intern ergeben sich, wenn Sie sechs Posten addieren und durch die Termine teilen, die Ihr Innendienst im Monat schafft: Gehalt, Nebenkosten, Einarbeitung, Telefonie und Werkzeuge, Führung und Ausfallzeiten. Nur diese Zahl lässt sich mit einem externen Angebot vergleichen. Den Vergleich mit Callcentern erklärt die Seite Callcenter oder spezialisierte Terminvereinbarung, die Auswahl externer Anbieter die Säule „Telefonakquise-Agentur“.

Welche Fehler vermeiden Sie bei der Terminvereinbarung?

Fünf Fehler gefährden Termine: Quoten ohne Nenner vergleichen, vereinbarte mit stattgefundenen Terminen gleichsetzen, den Anlass nicht festhalten, Termine ohne Kaufcheck buchen und den Termin nur im Kalender des Vertriebs eintragen.

Wann ist externe Terminvereinbarung nicht die richtige Lösung?

Externe Terminvereinbarung passt nicht, wenn Kunden ohne Gespräch online bestellen, der Außendienst keine freie Kapazität hat, der Vertrieb jeden Betrieb persönlich kennt oder nur wenige Termine im Jahr anfallen.

Welche Checkliste hilft vor der Entscheidung für einen Anbieter?

Eine Checkliste mit zehn Prüfpunkten zu Definition, Zahlen und Abrechnung zeigt, ob das Angebot eines Anbieters für Terminvereinbarung belastbar ist.

• Der Anbieter nennt zu jeder Quote den Nenner: Wählversuch, erreichter Entscheider oder geführtes Gespräch.
• Das Angebot definiert schriftlich, was als Termin zählt und was der Anbieter vor der Buchung prüft.
• Der Bericht trennt gelegte und stattgefundene Termine.
• Sie wissen, woher die angerufenen Kontakte stammen.
• Hinter jeder Kennzahl stehen Fallzahl und Zeitraum.
• Die Abrechnung nennt, wofür Sie zahlen, und was bei einem Ausfall passiert.
• Mindestlaufzeit, Kündigung und Einrichtungskosten stehen im Angebot.
• Ein befristeter Test mit klarem Umfang ist möglich.
• Der Anbieter nennt, ob er Wettbewerber im selben Zielmarkt betreut.
• Sie geben den Gesprächsleitfaden frei, bevor der erste Anruf läuft.

Bei KRAUSS gilt zum Wettbewerbsschutz: Pro Kategorie im Zielmarkt betreuen wir nur einen Auftraggeber gleichzeitig. Den nächsten Schritt wählen Sie selbst: Im Gesprächs-Simulator spielen Sie ein Akquisegespräch bis zum Termin durch, und im Gespräch mit Jesse Klotz klären Sie Zielgruppe und Budget. Ein Gespräch dauert 15 Minuten, Sie buchen es im Kalender, oder Sie konfigurieren gleich ein Testprojekt.