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Welche sechs Spalten trägt die Wiedervorlage?
Sechs Spalten reichen aus, damit jede offene Ansprache eindeutig ist: Kontakt, Datum, Grund, Aktion, Besitzer und Status. Die Platzhalter stehen in eckigen Klammern, Sie ersetzen sie beim Eintragen.
| Kontakt | Datum | Grund | Aktion | Besitzer | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| [Firma, Ansprechpartner, direkte Nummer] | [TT.MM.JJJJ] | [Rückruf nach Gespräch, Angebot offen, Termin verschoben] | [anrufen, Mail senden, Termin bestätigen] | [Name] | [offen, erledigt, verworfen] |
| [zweiter Kontakt, Ansprechpartner] | [TT.MM.JJJJ] | [Rückfrage ausstehend] | [Angebot senden] | [Name] | [offen] |
Welche Schritte gehören zu jeder Zeile? Diese acht Punkte prüfen Sie beim Eintragen:
- Kontakt mit Firma und direkter Nummer eintragen, nicht nur mit der Zentrale.
- Grund in einem Wort oder einer kurzen Phrase festhalten, etwa "Angebot offen".
- Genau ein Datum je Zeile, das nächste, nicht das letzte.
- Aktion als Verb schreiben: anrufen, senden, bestätigen.
- Besitzer mit Namen eintragen, damit niemand die Zeile für einen anderen hält.
- Status nach jedem Kontakt sofort ändern, nicht am Wochenende.
- Erledigte Zeilen nicht löschen, sondern auf erledigt setzen. Die Auswertung braucht sie.
- Verworfene Zeilen mit einem Grund versehen, damit der Grund in der Auswertung auftaucht.
Welche Farben zeigen die Fälligkeit?
Drei Farben genügen, damit die Liste ohne Lesen sortiert wirkt: Rot für ein Datum in der Vergangenheit, Gelb für heute oder morgen, Grün für alles, was in mehr als zwei Tagen fällig ist. Setzen Sie die Regel auf die Spalte Datum, nicht auf die ganze Zeile, sonst färbt sich die Liste bei jedem Statuswechsel um.
Eine Zeile mit Status erledigt bleibt ungefärbt. Wer das nicht trennt, sieht rote Zeilen, die längst gelaufen sind, und übersieht die echten Überfälligen.
Wie lange darf ein Eintrag offen bleiben?
Ein Eintrag bleibt höchstens 21 Tage offen. Nach dem dritten Verschieben oder spätestens nach 21 Tagen entscheidet der Besitzer: Termin vereinbaren, Eintrag streichen oder mit Grund absagen. Die Frist liegt in der Tabelle als Zahl in der Spalte Datum, damit jeder sie sieht.
Welche Fehler machen die Liste wertlos?
Die häufigsten Fehler sind schnell gefunden. Eine Liste ohne Besitzer wird von niemandem gepflegt. Ein Datum je Zeile fehlt, und die Farbe zeigt dann nichts. Und ein Grund wie "später" sagt beim nächsten Blick nichts mehr.
Praxisbeispiel: Eine Liste mit 212 Zeilen
In einem Projekt für einen Maschinenbauer mit Ersatzteilgeschäft hatte die Liste 212 offene Zeilen, davon 74 ohne Datum. Nach einer Woche mit der Farbregel waren alle Zeilen datiert, 19 Einträge wurden gestrichen und sieben Termine vereinbart. Die Zahlen sind anonymisiert und zeigen die Größenordnung, nicht ein Versprechen.
Der Gewinn lag nicht in der Tabelle, sondern in der täglichen Prüfung der roten Zeilen.
Die Bedeutung des Begriffs klärt der Glossareintrag zur Wiedervorlage. Wie Sie die Zahlen zur Liste auswerten, zeigt der Leitfaden zu Akquise-Kennzahlen. Den Ablauf dahinter beschreibt die Methode.
Zum Mitnehmen
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Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Wiedervorlage-System ohne CRM: Tabelle mit sechs Spalten“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
