Terminanfrage per Mail im B2B: drei Vorlagen nach Anlass

Darf ich nach einem Telefonat eine Terminmail schicken?

Eine Terminmail mit Werbecharakter braucht eine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers. Das gilt auch im B2B, denn § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG nennt elektronische Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung Gesetzestext. Ein Telefonat ersetzt diese Einwilligung nicht. Stand 10.10.2026, keine Rechtsberatung. Die Freigabe durch den Inhaber steht aus.

Prüfen Sie deshalb vor jeder Mail drei Dinge, bevor Sie die Vorlage verwenden.

• Vorab prüfen: Liegt eine ausdrückliche Einwilligung für E-Mail vor? Wenn nein, rufen Sie an.
• Bestandskunden: Ein Verkauf einer Leistung an den Empfänger kann eine Ausnahme nach § 7 Absatz 3 UWG eröffnen. Die Voraussetzungen prüft Ihre Rechtsabteilung, nicht diese Liste.
• Abmeldung: Jede Mail trägt einen Weg, weitere Mails abzulehnen, ohne dass Kosten entstehen.

Wie lautet die Mail nach einem Telefonat?

Diese Mail nennt den Anlass im Betreff und schlägt zwei Termine vor. Sie setzt eine Zustimmung zur E-Mail voraus.

Betreff: Ihr Gespräch vom [TT.MM.]: zwei Termine

Guten Tag [Anrede Nachname],

danke für das Gespräch am [TT.MM.]. Wie besprochen schlage ich zwei Termine zu [Ziel in einem Satz] vor:

• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten
• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten

Welcher Termin passt besser? Eine kurze Antwort genügt.

Viele Grüße

[Name, Funktion, Telefon]

Wie lautet die Mail nach einer Messe?

Nach einem Standgespräch fehlt oft das Telefonat. Die Mail nennt die Messe im Betreff und den Punkt, über den Sie gesprochen haben. Die Zustimmung zur E-Mail prüfen Sie wie bei jeder anderen Mail.

Betreff: Ihr Gespräch auf der [Messe]: zwei Termine

Guten Tag [Anrede Nachname],

wir haben uns auf der [Messe] am Stand [Nummer] zu [Thema] unterhalten. Ich schlage zwei Termine vor, um [Ziel in einem Satz] zu besprechen:

• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten
• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten

Welcher passt Ihnen? Ein Wort genügt.

Viele Grüße

[Name, Funktion, Telefon]

Wie lautet die Mail nach einer Empfehlung?

Eine Empfehlung öffnet die Tür, ersetzt aber die Zustimmung nicht. Die Mail nennt den Empfehler im ersten Satz, damit der Empfänger den Zusammenhang sofort sieht.

Betreff: [Empfehler] hat mich empfohlen

Guten Tag [Anrede Nachname],

[Empfehler] hat mir geraten, mich bei Ihnen zu melden, weil es um [Thema] geht. Ich schlage zwei Termine vor:

• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten
• [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit], [Dauer] Minuten

Passt einer davon? Eine Antwort genügt.

Viele Grüße

[Name, Funktion, Telefon]

Welche Angaben gehören in jede Terminmail?

Die Punkte unten prüfen Sie vor dem Versand, nicht nach dem Versand. Eine Mail ohne Absender oder ohne Uhrzeit kostet eine zweite Runde.

• Genau zwei Termine mit Wochentag, Datum und Uhrzeit.
• Dauer und Ziel des Gesprächs in einem Satz.
• Anlass im Betreff: Telefonat, Messe oder Empfehlung.
• Ein Satz Bezug auf das Gespräch, keine Produktliste.
• Eine Frage am Ende, die mit einem Wort beantwortet ist.
• Absender mit Name, Funktion und Telefonnummer.
• Nach fünf Werktagen ohne Antwort: Wiedervorlage setzen.
• Bei der Nachfrage anrufen, statt eine zweite Mail zu schicken.
• Die Einwilligung für E-Mail im Kalender oder in der Liste dokumentieren.

Praxisbeispiel: Zwei Termine statt einem

In einem Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik beantworteten 9 von 40 Mails den Termin mit einem Ja, als die Mail nur einen Vorschlag enthielt. Mit zwei Vorschlägen stieg die Zahl auf 17 von 40. Die Zahlen sind anonymisiert und zeigen eine Größenordnung, keine Zusage.

Der Unterschied lag im Wortlaut der Frage, nicht im Anlass. Ein Termin fragt nach Zustimmung, zwei Termine fragen nach einer Auswahl.

Halten Sie die Zustimmung in der Liste fest, bevor die Mail rausgeht. Wer nach der Mail die nächste Ansprache plant, nutzt die Wiedervorlage.