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Welche Angaben gehören in jede Terminbestätigung?
Fünf Angaben gehören in jede Bestätigung: Wer kommt, wann findet der Termin statt, wo, welches Ziel hat das Gespräch und wie sagt der Empfänger ab. Fehlt eine davon, ruft der Empfänger zurück, und die Bestätigung hat ihren Zweck verfehlt.
- Wer: Name, Funktion und Firma des Gesprächspartners.
- Wann: Wochentag, Datum, Uhrzeit und Dauer in Minuten.
- Wo: Adresse, Videolink oder Zugang zur Liveshow.
- Ziel: ein Satz, was am Ende des Gesprächs entschieden sein soll.
- Absage-Weg: eine Telefonnummer und eine Mailadresse, beides mit Namen.
- Erinnerung: ein Eintrag im Kalender am Vortag mit dem Absage-Weg.
- Kalendereintrag: Titel mit Firma und Ziel, Ort, Telefon und Verweis auf das Briefing.
- Rückmeldung: den Eingang der Bestätigung im Kalender notieren.
- Ohne Rückmeldung am selben Tag: Wiedervorlage setzen und einmal nachfassen.
Wie lang sind die Texte für drei Kanäle?
Jeder Kanal hat eine Grenze. Die Mail trägt die volle Information, SMS und Kalender nur das Nötigste. Die Tabelle zeigt, was in welchen Kanal gehört.
| Kanal | Länge | Enthält | Enthält nicht |
|---|---|---|---|
| bis 120 Wörter | alle fünf Pflichtangaben, Anlass, Bitte um Rückmeldung | Preise, Produktlisten, Anhänge ohne Hinweis | |
| SMS | bis 160 Zeichen | Datum, Uhrzeit, Absage-Nummer | Ziel, Adresse, Begrüßung mit Namen |
| Kalendereintrag | bis 200 Zeichen | Titel mit Firma, Ort, Telefon, Ziel | lange Notizen, die beim Termin stören |
Welcher Text steht in der Mail?
Die Mail ist der Hauptträger der Bestätigung. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und lassen Sie den Rest unverändert.
Betreff: Termin am [TT.MM.JJJJ] um [Uhrzeit] Uhr
Guten Tag [Anrede Nachname],
ich bestätige unseren Termin am [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [Uhrzeit] Uhr. Wir sprechen [Dauer] Minuten über [Ziel in einem Satz]. Der Termin findet [vor Ort in Ort, per Video oder als Liveshow] statt.
Passt der Termin nicht, sagen Sie bitte bis [Tag, Uhrzeit] unter [Telefon] oder per Mail an [Adresse] ab.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Telefon]
Welcher Text steht in der SMS und im Kalender?
Die SMS nennt Datum, Uhrzeit und Absage-Nummer. Der Kalendereintrag wiederholt die Mail in kurzer Form und hängt das Briefing an.
SMS: [Firma], Termin [TT.MM.] um [Uhrzeit] Uhr. Absage bitte an [Telefon]. Details in Ihrer Mail.
Kalender: [Firma], [Ziel in drei Wörtern], [Ort], [Telefon], Briefing im Anhang
Was steht in der Erinnerung am Vortag?
Die Erinnerung ist kürzer als die Bestätigung. Sie wiederholt nur, was der Empfänger braucht, um abzusagen. Sie schicken sie am Vortag vor Geschäftsbeginn des Gesprächspartners.
Praxisbeispiel: Ausfälle nach der Erinnerung
In einem Projekt für einen Hersteller von Förderbändern lag die Ausfallquote bei 31 Prozent, bevor die Erinnerung am Vortag eingeführt wurde. Danach sank sie auf 19 Prozent, weil Gesprächspartner den Absage-Weg kannten und ihn nutzten. Die Zahlen sind anonymisiert und zeigen eine Größenordnung, keine Zusage. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026)
Die Erinnerung kostet wenige Minuten je Termin. Sie verhindert, dass ein vergessener Termin am Morgen des Gesprächs als Ausfall in der Auswertung landet.
Die Kennzahl dahinter beschreibt der Glossareintrag zu No-show. Wie die Bestätigung in den Ablauf passt, zeigt die Methode.
Zum Mitnehmen
Druckfassung mit drei Texten speichern
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Terminbestätigung im B2B: Texte für Mail, SMS und Kalender“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
