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Wie nutzen Sie die Terminvereinbarung Vorlagen zum Ausfüllen?
Die Terminvereinbarung Vorlagen zum Ausfüllen füllen Sie je Termin Feld für Feld aus, bevor Sie eine Mail schreiben. Der Bogen hat einen Kopf mit den Angaben zum Kontakt und fünf Mails mit leeren Feldern in eckigen Klammern. Erst wenn die Prüfpunkte unten abgehakt sind, geht eine Mail raus. Die Erklärung zu Betreff, Terminvorschlag und Wortwahl steht im Beitrag Termin per E-Mail vereinbaren.
| Wann | Felder | |
|---|---|---|
| Anfrage | Nach Kontakt oder Anfrage | Thema, Minuten, Kanal, zwei Zeiten |
| Bestätigung | Sofort nach der Zusage | Datum, Uhrzeit, Link oder Adresse, Teilnehmer |
| Erinnerung | Am Vortag bis 16 Uhr | Uhrzeit, Zugang, Telefon |
| Verschiebung | Sobald die Änderung feststeht | Grund als Halbsatz, zwei neue Zeiten |
| Nachfassen | Nach drei Werktagen ohne Antwort | Bezug auf die Anfrage |
Kopf des Bogens:
Kontakt: [Firma, Name, Rolle]
Anlass in einem Satz: [warum jetzt, was der Kontakt davon hat]
Kanal und Dauer: [Telefon / Video / vor Ort], [Minuten]
Zustimmung zur Mail oder laufender Kontakt: [ja, Datum] / [nein: anrufen]
Welche Felder füllen Sie für Anfrage und Bestätigung aus?
Für die Anfrage füllen Sie Thema, Minuten, Kanal und zwei Zeiten aus, für die Bestätigung alles, was der Empfänger am Termintag braucht.
Betreff: [Thema]: [Minuten] Minuten, [Wochentag] oder [Wochentag]?
[Anrede],
[Anlass in einem Satz]. Ich schlage [Minuten] Minuten per [Kanal] vor: [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit] oder [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit]. Passt keine Zeit, nenne ich zwei neue.
Welche Zeit nehmen Sie?
[Gruß, Name, Telefon]
Betreff: Bestätigung: [Thema] am [Wochentag, TT.MM.], [Uhrzeit]
[Anrede], danke für Ihre Zusage. Termin: [Wochentag, TT.MM.], [Uhrzeit], [Minuten] Minuten, [Link oder Adresse]. Teilnehmer: [Namen]. Thema: [Satz]. Rückfragen: [Telefon]. [Gruß, Name]
Bei Verkaufsterminen bestätigt KRAUSS zusätzlich per Anruf, das Verfahren heißt doppelte Terminbestätigung.
Welche Felder füllen Sie für Erinnerung, Verschiebung und Nachfassen aus?
Diese drei Mails sind kurz: Uhrzeit und Zugang für die Erinnerung, zwei Ersatzzeiten für die Verschiebung, eine Zeile für das Nachfassen.
Betreff: Morgen [Uhrzeit]: [Thema]
[Anrede], morgen um [Uhrzeit] per [Kanal]: [Link oder Adresse]. Rückfragen unter [Telefon]. [Gruß, Name]
Betreff: Neuer Termin für [Thema]
[Anrede], unseren Termin am [TT.MM.] muss ich verschieben, weil [Halbsatz]. Passt [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit] oder [Wochentag, TT.MM., Uhrzeit]? [Gruß, Name]
Betreff: Re: [Betreff der Anfrage]
[Anrede], passt eine der zwei Zeiten vom [Wochentag]? Sonst nenne ich zwei neue. [Gruß, Name]
Die Erinnerung am Vortag senkt das Risiko eines No-Show, also eines Termins, zu dem eine Seite nicht erscheint.
Was prüfen Sie vor jeder der fünf Mails?
Vor jeder der fünf Mails prüfen Sie die Punkte, die mit ihrem Namen beginnen, zusammen zwölf.
- Anfrage: Beide Zeiten liegen auf verschiedenen Tagen und sind im Kalender geblockt.
- Anfrage: Der Anlass betrifft den Empfänger, nicht Ihr Produkt.
- Anfrage: Im Kopf steht bei Zustimmung oder laufendem Kontakt ein Ja.
- Bestätigung: Die Kalendereinladung mit Anlass im Titel ist verschickt.
- Bestätigung: Link oder Adresse stimmen und sind getestet.
- Bestätigung: Die Erinnerung für den Vortag steht im eigenen Kalender.
- Erinnerung: Die Uhrzeit stimmt mit der Bestätigung überein.
- Erinnerung: Bei einem Termin vor Ort stehen Anfahrt oder Empfang in der Mail.
- Verschiebung: Bei weniger als 24 Stunden Vorlauf rufen Sie zusätzlich an.
- Verschiebung: Der alte Kalendereintrag ist gelöscht oder geändert.
- Nachfassen: Die Mail geht im selben Verlauf raus, nicht als neue Mail.
- Nachfassen: Bleibt sie fünf Werktage ohne Antwort, steht ein Anruf im Kalender.
Wann hilft der Bogen nicht?
Der Bogen hilft nicht, wenn der Kontakt noch nie mit Ihnen gesprochen hat oder wenn Sie sehr viele Termine mit bekannten Kunden abstimmen.
- Wenn Sie einen Kontakt zum ersten Mal ansprechen und er keiner Mail zugestimmt hat, nützt keine der fünf Mails. Der erste Schritt ist dann ein Anruf.
- Wenn Sie täglich viele Termine mit bekannten Kunden abstimmen, spart ein Buchungslink mehr Zeit als jeder ausgefüllte Bogen.
Wer den ersten Kontakt am Telefon nicht selbst führen will, findet bei KRAUSS die Terminvereinbarung durch Anrufer. Den Ablauf vom Anruf bis zum bestätigten Termin beschreibt die Methode. Ob das für Ihre Zielgruppe passt, klären Sie in einem Gespräch mit Jesse Klotz.
Zum Mitnehmen
Bogen mit fünf Terminmails drucken oder als PDF speichern
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Terminvereinbarung Vorlagen: fünf Mails zum Ausfüllen und Drucken“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
