Einwand: Schicken Sie mir einfach einen Terminvorschlag per Mail

Woran erkennen Sie den Wunsch nach einem Terminvorschlag per Mail?

Der Satz „Schicken Sie mir einfach einen Terminvorschlag per Mail“ heißt meistens: Ich will heute keine Zusage geben. Der Kontakt ist nicht gegen den Termin, er möchte sich aber am Telefon nicht festlegen, weil er dafür einen Kalender öffnen müsste, den er gerade nicht vor sich hat. Die Mail wirkt wie ein Ausweg. Sie verschiebt die Entscheidung auf einen Zeitpunkt, an dem niemand mehr daran denkt.

Drei Anzeichen zeigen, dass der Wunsch eine Verschiebung ist. Der Kontakt nennt keinen Tag und keine Uhrzeit, die ihm passt. Er fragt nicht, was in der Mail steht, sondern nur, ob sie kommt. Und er gibt keine Mailadresse an, sondern verweist auf das Kontaktformular der Website. Wer zwei dieser Zeichen hört, hat keinen Terminwunsch gehört, sondern eine höfliche Absage auf Raten.

Nicht jeder Wunsch nach einer Mail ist eine Absage. Manche Kontakte lesen Termine nur am Schreibtisch, führen einen eigenen Kalender oder müssen eine Vertretung einbinden. Für sie ist die Mail der richtige Weg, und sie verdient eine saubere Antwort mit Datum, Uhrzeit und Bestätigung. Der Unterschied liegt in der Rückfrage, die Sie gleich stellen. Wie Sie grundsätzlich mit Einwänden umgehen, erklärt die Einwandbehandlung im Glossar.

Welche Rückfrage stellen Sie zuerst?

Sie stellen zuerst die Rückfrage nach zwei freien Zeiten und machen aus dem Vorschlag damit einen konkreten Termin. Die Mail ist damit nicht abgelehnt, sie bekommt nur einen Inhalt.

Die Reihenfolge zählt. Erst bestätigen Sie, dass die Mail sinnvoll ist, dann nennen Sie zwei Zeiten, dann schweigen Sie. Wer zuerst eine Mailadresse abfragt und erst danach nach einer Zeit fragt, hat die Mail angenommen und den Termin aus der Hand gegeben.

Gern schicke ich Ihnen den Vorschlag. Damit er stimmt, nenne ich Ihnen zwei Zeiten: [Wochentag], [Uhrzeit] oder [Wochentag], [Uhrzeit]. Welche passt Ihnen besser?

Stellen Sie die Frage in einem Satz und ohne Füllwort. Ein Kontakt, der „Mail“ sagt, hat den Termin nicht abgelehnt. Er braucht nur eine Entscheidung, die er nicht selbst formulieren möchte. Wenn er auch die zweite Zeit ablehnt, fragen Sie einmal offen nach dem Grund und akzeptieren die Antwort, auch wenn sie unbequem ist.

Wie antworten Sie auf drei typische Varianten?

Auf den Wunsch nach einer Mail antworten Sie je nach Variante anders: mit zwei Zeiten, mit einer Frist oder mit einer Rückfrage zur Zuständigkeit. Die drei Varianten kommen in der Praxis am häufigsten vor.

Variante eins: Der Kontakt nennt keine Zeit. Bieten Sie zwei Zeiten an und fragen Sie nach der Mailadresse erst, wenn er eine Zeit gewählt hat.

Ich verstehe, dass Sie sich nicht festlegen möchten. Ich biete Ihnen [Wochentag] um [Uhrzeit] oder [Wochentag] um [Uhrzeit] an, damit die Mail etwas Konkretes enthält. Welcher Termin passt Ihnen?

Variante zwei: Der Kontakt will erst in seinen Kalender schauen. Geben Sie ihm eine Frist: „Dann melde ich mich am [Tag], passt das?“ Nennen Sie den Tag, an dem Sie sich melden, und tragen Sie ihn sofort in die Wiedervorlage ein.

Das ist sinnvoll. Ich trage mir einen Anruf für [Tag] ein. Dann nehmen wir die Zeit gemeinsam fest, und Sie müssen nichts mehr suchen.

Variante drei: Der Kontakt verweist auf eine Assistenz oder die Zentrale. Fragen Sie, wer den Kalender für solche Termine führt, und bitten Sie um den direkten Weg zu dieser Person. Die Mail geht dann an sie, mit einem Betreff, der den Termin nennt, und zwei Zeiten im Text.

Dann sprechen wir gleich mit der richtigen Person. Wer führt bei Ihnen den Kalender für solche Termine, und wie erreiche ich [Name] direkt?

Alle drei Antworten haben denselben Kern: Sie wechseln von der Mail zu einer Zeit, die im Gespräch steht. Die Mail folgt danach, nie davor.

Wie formulieren Sie die Mail nach dem Gespräch?

Die Mail nach dem Gespräch enthält nur drei Dinge: den Termin mit Datum und Uhrzeit, die Einwahl oder den Ort und den Satz, dass der Termin mit einer Bestätigung gilt. Mehr braucht sie nicht, denn jede Zeile mehr gibt dem Kontakt einen Grund zu zögern.

Schicken Sie die Mail innerhalb von 24 Stunden. Wer am nächsten Tag wartet, verliert den Eindruck, dass das Gespräch etwas bewirkt hat. Dazu gehört die Doppelte Terminbestätigung, mit der KRAUSS jeden Verkaufstermin zweimal absichert, beim Kunden und beim Auftraggeber. Der Kontakt antwortet mit einem Wort, und der Termin steht.

Die Tabelle zeigt, dass eine Mail mehr Antworten braucht als eine Zusage am Telefon. Sie ersetzt das Gespräch nicht, sie hält die Zusage fest.

Wann lassen Sie den Vorschlag fallen?

Lassen Sie den Terminvorschlag fallen, wenn zwei Vorschläge per Mail ohne Antwort bleiben. Dann gilt der Termin als nicht vereinbart, und er zählt nicht als Termin.

Das klingt hart, ist aber ehrlich. Ein Termin, auf den niemand antwortet, belegt nichts. Er füllt den Kalender mit einem Versprechen, das der Kontakt nie gegeben hat. Wer zwei Mails schreibt und keine Antwort bekommt, notiert den Stand, wie er ihn gesehen hat: Vorschlag gesendet, keine Rückmeldung, Wiedervorlage in zwei Wochen. Das ist sauberer als ein Termin, der im nächsten Gespräch wieder auftaucht. Die Wiedervorlage ist dafür das richtige Werkzeug.

Lassen Sie auch dann los, wenn der Kontakt den Vorschlag annimmt, aber keine Zeit nennt und keine Mailadresse angibt. Dann fehlt die Grundlage für die Mail, und Sie beenden das Gespräch mit einem höflichen Schluss. Ein offenes Ja ohne Zeit ist kein Termin.

Wie halten Sie die Zusage im CRM fest?

Die Zusage gehört in das CRM, bevor Sie das Telefon auflegen oder kurz danach. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Ansprechperson, Einwahl und den Satz, mit dem der Kontakt zugestimmt hat. Ohne diesen Satz gilt der Termin als offen. Ein Eintrag wie „Termin ok“ reicht nicht, denn er zeigt im Monatsbericht nicht, ob der Kontakt geantwortet hat oder nur freundlich war.

Setzen Sie den Status in drei Stufen: Vorschlag gesendet, Zusage per Mail, Termin bestätigt. Erst die letzte Stufe zählt als Verkaufstermin. Wer die Stufen sauber führt, sieht nach vier Wochen, wie viele Mails in eine Zusage münden, und kann die Rückfrage im Gespräch gezielt schärfen. Offene Vorschläge sollten dabei nie mehr sein, als Ihr Team in der laufenden Woche nachfassen kann.