Inhalt9 Abschnitte
- 01Was meint der Kontakt, wenn er Rücksprache ankündigt?
- 02Welche Frage klärt, wer in die Runde gehört?
- 03Wie bieten Sie den Termin zu dritt an?
- 04Wie bereiten Sie die Runde vor?
- 05Wann tragen Sie Entscheider offen ein?
- 06Welche Fehler machen Teams bei der Rücksprache?
- 07Wie sieht das in der Praxis aus?
- 08Wann passt dieser Leitfaden nicht?
- 09Wie geht es nach diesem Leitfaden weiter?
Was meint der Kontakt, wenn er Rücksprache ankündigt?
Der Einwand „Ich muss das intern abstimmen“ meint bei diesem Kontakt, dass er Einfluss hat, aber keine Freigabe. Er kennt das Thema, er hält es für wichtig genug, um es weiterzutragen, und er will nicht allein für eine Zusage stehen. Der Satz ist deshalb ein Zeichen von Ernsthaftigkeit, auch wenn er wie eine Absage klingt.
Es gibt drei typische Lagen dahinter. In der ersten sitzt der Kontakt in einer Fachabteilung und braucht das Okay der Leitung. In der zweiten teilt er die Entscheidung mit einem Kollegen aus dem Einkauf oder der Technik. In der dritten ist die Rücksprache eine Ausrede, weil er das Thema nicht will. Die Antwort unterscheidet sich je nach Lage, und die Frage nach dem Namen zeigt Ihnen meist, welche Lage vorliegt.
Der Unterschied ist wichtig, weil die Runde nur in den ersten beiden Lagen etwas bringt. In der dritten Lage kostet jede Runde Vertrauen, und Sie sollten den Stand offen lassen, statt weiter nachzufassen. Den Begriff des Kaufgremiums brauchen Sie hier nur, wenn mehrere Personen tatsächlich gemeinsam entscheiden.
Welche Frage klärt, wer in die Runde gehört?
Die Frage klärt, wer in die Runde gehört, wenn Sie nach dem Namen fragen, bevor Sie nach einem Termin fragen. Der Name gibt Ihnen den Maßstab, ob die Rücksprache eine echte Runde wird oder eine Verschiebung bleibt.
Die Reihenfolge ist klar. Erst bestätigen Sie, dass eine Rücksprache sinnvoll ist, dann fragen Sie nach dem Kollegen und seiner Rolle, dann nach dem Anlass, den die Runde klären soll. Wer zuerst den Termin anbietet, übergeht den Kontakt, der die Runde selbst zusammenstellt.
[Name], das ist vernünftig, dass Sie das gemeinsam ansehen. Wer wäre bei Ihnen für so eine Entscheidung noch dabei, und was soll die Runde am Ende wissen?
Die Antwort des Kontakts sagt viel über die Lage. Nennt er eine Rolle wie Einkaufsleitung oder Geschäftsführung, haben Sie einen Weg. Nennt er niemanden, ist die Rücksprache vage, und Sie sollten die Frage nach dem Namen einmal wiederholen, bevor Sie etwas anderes vorschlagen.
Wie bieten Sie den Termin zu dritt an?
Den Termin zu dritt bieten Sie an, indem Sie den Kontakt bitten, den Kollegen einzuladen, und den Anlass in zwei Sätzen beschreiben. Der Kontakt bleibt dabei der Absender der Einladung, und Sie bleiben der Ansprechpartner für den Inhalt.
Der Kollege bekommt damit einen Grund, zuzusagen. Er weiß, worum es geht, und er kann vorher entscheiden, ob er Zeit hat. Der Kontakt spart sich die Erklärung, die er sonst wiederholen müsste. Für beide Seiten ist das weniger Aufwand als zwei getrennte Gespräche.
Ich schlage vor, dass wir die Sache zu dritt in dreißig Minuten klären. Könnten Sie [Name des Kollegen] einladen? Ich nenne Ihnen zwei Zeiten: [Wochentag] um [Uhrzeit] oder [Wochentag] um [Uhrzeit].
Die Einladung enthält keinen Anhang und keine lange Vorstellung. Sie nennt den Anlass, die Dauer und zwei Zeiten. Der Kollege sieht dann in der Einladung, was er bekommt, und der Kontakt sieht, dass Sie seine Zeit ernst nehmen.
Wie bereiten Sie die Runde vor?
Die Runde bereiten Sie vor, indem Sie drei Punkte festhalten: den Anlass in einem Satz, die Frage, die am Ende beantwortet sein soll, und die Angaben, die Sie vom Kontakt schon haben. Diese Notiz sehen Sie vor dem Termin noch einmal an, damit Sie im Gespräch nicht erst nach Zahlen suchen.
Der Anlass sagt, warum die Runde nötig ist. Die Frage am Ende sagt, was die Runde entscheiden soll, etwa ob ein Gespräch mit dem Außendienst stattfindet oder ob ein weiterer Termin nötig ist. Die Angaben vom Kontakt zeigen, was der Kollege schon weiß, damit Sie ihn nicht noch einmal befragen, was der Kontakt bereits gesagt hat.
Die Notiz hat drei Zeilen, und die Tabelle unten zeigt, wie Sie sie füllen.
| Punkt | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Anlass | Warum die Runde nötig ist | Angebot für die Telefonebene liegt vor |
| Frage am Ende | Was die Runde entscheiden soll | Ob ein Termin mit dem Außendienst folgt |
| Angaben vom Kontakt | Was schon geklärt ist | Zielmarkt und Rolle sind genannt |
Schicken Sie dem Kontakt diese Notiz nicht als Anhang, sondern sagen Sie sie ihm kurz am Telefon. Er kann sie dann in seinen Worten an den Kollegen weitergeben, und das wirkt glaubwürdiger als ein fertiges Dokument. Wenn der Kollege danach Fragen hat, beantworten Sie sie direkt im Termin.
Eine gute Runde dauert nicht länger als dreißig Minuten. Planen Sie die letzten fünf Minuten für die Vereinbarung des nächsten Schritts ein, denn dann verlässt die Runde das Gespräch mit einem Termin oder einer klaren Aufgabe. Ohne diesen Abschluss bleibt sie eine Diskussion ohne Ergebnis.
Wann tragen Sie Entscheider offen ein?
Sie tragen Entscheider offen ein, wenn der Kontakt keinen Namen nennt und die Rücksprache ein echter Schritt bleibt. Der Hinweis hält fest, dass eine Entscheidung noch aussteht, ohne dass ein Nein im System steht.
Der Eintrag braucht drei Dinge: das Datum des Gesprächs, den Satz, mit dem der Kontakt die Rücksprache angekündigt hat, und die Wiedervorlage für den nächsten Versuch. Ohne diese Angaben weiß der nächste Anrufer nichts und beginnt bei null. Mit ihnen kann er an den Stand anknüpfen.
Entscheider offen ist ein Zwischenstand und kein Termin. Er zählt nicht in die Terminquote, und er sollte nicht länger als vier Wochen offen stehen. Danach entscheiden Sie, ob der Kontakt aus der Liste fällt oder ob ein neuer Anlass den Weg öffnet. Den Begriff des Entscheiders kennen Sie aus Ihrer Vorbereitung: Der Entscheider muss nicht im Gespräch sein, aber er muss genannt werden.
Die Wiedervorlage ist das Werkzeug dafür. Setzen Sie sie auf den Tag, an dem Sie frühestens nachfragen können, und notieren Sie dazu, welche Frage Sie dann stellen.
Welche Fehler machen Teams bei der Rücksprache?
Der häufigste Fehler ist der Umweg. Teams rufen den Kollegen an, ohne den Kontakt zu fragen, oder setzen den Termin zu dritt an, ohne den Anlass vorher festzuhalten. Die Fehler unten zeigen, wo die Rücksprache scheitert.
- 01
Den Kollegen direkt anrufen, ohne den Kontakt zu fragen.
Folge: Der Kontakt fühlt sich übergangen, und der Kollege erfährt von einem Anruf, den er nicht eingeordnet bekommt.
Besser: Den Kontakt fragen, ob er den Kollegen zu dritt einlädt, und den Weg ihm überlassen.
- 02
Den Termin mit dem Kollegen ohne Vorbereitung ansetzen.
Folge: Die Runde kennt den Anlass nicht, und der Termin endet mit der Bitte um eine Zusammenfassung.
Besser: Den Anlass in zwei Sätzen vorab festhalten und dem Kontakt für die Runde mitgeben.
- 03
Die Rücksprache als Nein eintragen.
Folge: Ein Nein schließt den Weg zur Runde, obwohl der Kontakt die Sache noch weitergeben wollte.
Besser: Den Stand als Rücksprache offen führen, mit Datum und dem Namen des Kontakts.
Wie sieht das in der Praxis aus?
In der Praxis sah es bei einem Anbieter von Fördertechnik so aus: In 26 Gesprächen nannte der Kontakt eine interne Rücksprache. 14 davon nannten einen Kollegen, und 9 dieser Gespräche führten zu einem Termin zu dritt. Die übrigen 12 nannten keinen Namen, und das Team trug dort den Hinweis Entscheider offen ein.
Vorher hatte das Team die Rücksprache als Nein gezählt, und die Liste war mit verlorenen Kontakten gefüllt. Nach der Umstellung klärte es im Gespräch zuerst den Namen und lud den Kollegen über den Kontakt ein. Die Liste der offenen Kontakte wurde kürzer, weil jeder Eintrag ein Datum und einen Namen trug.
Diese Zahlen stammen aus einem Projekt mit einem Kunden. Sie gelten für dessen Zielgruppe und Gesprächsführung und sind kein Maßstab für jeden Vertrieb.
Wann passt dieser Leitfaden nicht?
Der Leitfaden passt nicht, wenn der Kontakt nur weiterleitet und keinen Einfluss hat, oder wenn die Entscheidung zentral in einem Konzern fällt. In diesen Fällen bringt eine Runde wenig, und Sie sollten den Weg zur richtigen Stelle suchen.
- Wenn der Kontakt weder Einfluss noch Interesse hat und nur weiterleitet, bringt eine Runde wenig. Bedanken Sie sich, tragen Sie den Grund ein und lassen Sie die Rücksprache fallen.
- Wenn die Entscheidung in einem Konzern zentral fällt, reicht ein Termin zu dritt nicht. Fragen Sie nach dem Ansprechpartner der Zentrale und dem Weg dorthin, bevor Sie eine Runde planen.
Bei einem Kontakt ohne Einfluss bedanken Sie sich und tragen den Grund ein. Bei einer Zentrale fragen Sie nach dem Ansprechpartner dort und bitten um eine Vorstellung des Anlasses in einer kurzen Mail, bevor Sie einen Termin planen.
Wie geht es nach diesem Leitfaden weiter?
Nach diesem Leitfaden brauchen Sie den Namen der Runde, eine Einladung zu dritt und einen Eintrag, der die Rücksprache sichtbar hält. Wer die Runde vorher üben will, nutzt das kurze Erstgespräch mit einem Berater. Der Einwand-Spickzettel fasst die Formulierungen zusammen. Wie die Rollen in einem Einkauf zusammenwirken, zeigt das Buying Center.
Die Grundlagen der Einwandbehandlung am Telefon stehen im Leitfaden zur Einwandbehandlung am Telefon. Dort geht es um den Ablauf des Gesprächs, hier um den einen Satz zur Rücksprache.
Für den Einstieg in die Telefonakquise lesen Sie die Seite zur Telefonakquise bei KRAUSS. Sie zeigt, welche Ebene KRAUSS übernimmt, nämlich die Telefonebene und die Terminierung, und welche Ebene bei Ihrem Vertrieb bleibt.
Testen Sie die Einladung zu dritt in Ihrem nächsten Gespräch und zählen Sie, wie oft der Kontakt den Kollegen tatsächlich einlädt. Nach vier Wochen wissen Sie, ob die Frage nach dem Namen trägt.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
