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Telefonische Terminvereinbarung im B2B

Telefonische Terminvereinbarung B2B: Ein Anruf, der nur dann einen Termin macht, wenn der Kunde kaufen will.

Wir rufen Entscheider an, prüfen vier Punkte und vereinbaren den Termin in Ihrer Tour. Jeder Termin wird doppelt bestätigt, damit er auch stattfindet.
  • Seit 2011
  • 100.000+ Termine[1]
  • 480.000+ Entscheiderkontakte[1]
Testprojekt konfigurierenErst sprechen? Call mit Jesse buchen
  • Testprojekt an echten Terminen
  • Erste Termine in rund 14 Tagen
  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt

Warum viele Termine nicht stattfinden

Termine am Telefon zu machen ist keine Raketenwissenschaft, aber …

Termine fallen aus, wenn sie aus Höflichkeit zugesagt, nicht geprüft und nicht bestätigt werden.

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Tippen Sie an, was auf Sie zutrifft.

Drei Gründe aus dem Vertriebsalltag. Weitere stehen darunter.

So arbeitet KRAUSSCall mit Jesse buchen
Das hören wir ständig

Ihre Skepsis hat Gründe.

Niemand erinnert an den Termin

Zwischen Zusage und Termin vergehen Tage. Ohne Erinnerung geht der Termin im Alltag unter.

Der Außendienst erfährt zu spät vom Ausfall

Wer erst vor Ort merkt, dass niemand da ist, hat eine Stunde verloren. Frühe Absagen lassen sich neu besetzen.

Ehrlich gesagt

Wann KRAUSS nicht passt

  • Ihre Zielgruppe nimmt Termine online. Buchen Kunden Termine selbst im Kalender, braucht niemand einen Anruf. Dann spart ein Buchungslink Zeit und Geld.
  • Ihr Verkauf läuft über Ausschreibungen. Bei Ausschreibungen entscheidet das Angebot, nicht der Termin. Ein Anruf bringt dann wenig.
  • Sie haben zu wenige Zielkunden. Bei unter 20 Zielkunden reicht ein persönlicher Besuch. Ein Dienstleister braucht eine Mindestzahl an Kontakten.

Mehr Kriterien im Vergleich „Intern oder extern“.

So arbeitet KRAUSS

So läuft ein Terminanruf in fünf Schritten.

Fünf Schritte führen durch den Anruf: Einstieg mit Anlass, Entscheider bestätigen, Bedarf prüfen, Termin vorschlagen, Bestätigung festhalten.

Testprojekt konfigurieren

Der erste Schritt ist das Briefing mit Ihrem Vertrieb.

  1. 01Schritt 1
    Schritt 01

    Einstieg mit Anlass

    Der Anruf nennt in einem Satz Namen, Firma und den Grund des Anrufs, etwa eine Neueröffnung oder ein neues Sortiment.

    ErgebnisDer Angerufene weiß, warum Sie anrufen

  2. 02Schritt 2
    Schritt 02

    Entscheider bestätigen

    Der Anrufer klärt, wer für das Thema entscheidet, und führt das Gespräch mit dieser Person oder vereinbart einen Rückruf.

    ErgebnisGespräch mit dem Entscheider

  3. 03Schritt 3
    Schritt 03

    Bedarf prüfen (Kaufcheck)

    Zwei bis drei Fragen prüfen Kaufinteresse, konkreten Anlass und Zeitpunkt. Stimmt ein Punkt nicht, entsteht kein Termin.

    ErgebnisTermine nur mit Kaufabsicht

  4. 04Schritt 4
    Schritt 04

    Termin vorschlagen

    Der Anrufer schlägt zwei Termine in der Tour des Außendiensts vor. Die Wahl zwischen zwei Terminen führt schneller zur Zusage als die offene Frage.

    ErgebnisEin fester Termin im Kalender

  5. 05Schritt 5
    Schritt 05

    Doppelt bestätigen

    Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Beide Seiten erinnern sich vor dem Termin an Zeit, Ort und Thema.

    ErgebnisEin Termin, der stattfindet

Vergleich

Eigenes Team, Freelancer, Callcenter und KRAUSS bei der Terminvereinbarung.

Alle vier vereinbaren Termine, aber nur Prüfung vor dem Termin und doppelte Bestätigung senken die Zahl der Ausfälle.

Eigenes Team, Freelancer, Callcenter und KRAUSS in sieben Kriterien der Terminvereinbarung
KriteriumEigenes TeamFreelancerCallcenterKRAUSS
Prüfung vor dem TerminNach eigenen Regeln.Nach eigenen Regeln.Nach Skript.Kaufcheck mit vier Punkten.
BestätigungMeist keine feste Regel.Selten.Je nach Vertrag.Doppelt bestätigt.
Umgang mit AusfällenAd hoc.Selten geregelt.Je nach Vertrag.Neuer Kontaktversuch bei Ausfall.
AnlaufzeitWochen für Suche und Einarbeitung.Kurz.Briefing und Leitfaden.Erste Termine in rund 14 Tagen nach dem Briefing.
KostenFixkosten, auch bei Leerlauf.Je Stunde oder Termin.Je Stunde oder Mindestmenge.Das Angebot richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Menge.
Übergabe an den AußendienstKalendereintrag.Mail oder Liste.Je nach Vertrag.Importfertiger Wochenreport mit Briefing.
MessgrößeAnrufe und Termine.Stunden.Stunden oder Anrufe.Stattgefundene Termine mit Einordnung.

Einschätzung von KRAUSS, keine Marktstudie, Stand Oktober 2026. Mehr Kriterien im Vergleich intern oder extern.

Rechnung

Was ausgefallene Termine kosten.

Bei 100 Terminen kosten 20 Ausfälle im Beispiel 4.800 Euro, bei 10 Ausfällen halbiert sich der Verlust auf 2.400 Euro.

Ein ausgefallener Termin kostet Ihren Außendienst Fahrt und Vorbereitung. Im Beispiel sind es 3 Stunden zu 80 Euro. Bei 100 Terminen und 20 Ausfällen sind das 4.800 Euro. Mit doppelter Bestätigung halbiert sich die Zahl der Ausfälle im Beispiel auf 10, und der Verlust sinkt auf 2.400 Euro.

Rechenweg im Detail

Die Ausfallquoten sind frei gewählte Annahmen, keine Marktstatistik. Messen Sie Ihre Quote vier Wochen lang: ausgefallene geteilt durch vereinbarte Termine.

Was ein Termin wert ist, zeigt der Deckungsbeitrag: Bei 8.000 Euro, 80 Prozent Erscheinungsquote und 20 Prozent Abschlussquote ist ein Termin rund 1.280 Euro wert.

Beispiel: 100 Termine, Ausfälle und Verlust ohne und mit doppelter Bestätigung (Annahmen)
KriteriumOhne BestätigungDoppelt bestätigtGrundlage
Vereinbarte Termine100100Annahme
Ausfälle2010Annahme
Verlorene Stunden je Ausfall33Annahme
Kosten je Stunde80 Euro80 EuroAnnahme: Vollkosten intern
Verlust durch Ausfälle4.800 Euro2.400 EuroErgebnis der Beispielrechnung

Rechner: Was ist ein Verkaufstermin für Sie wert?

Die Startwerte sind frei gewählte Annahmen, keine Messwerte und kein Preis. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis rechnet sofort neu.

Was ein neuer Auftrag nach Material und Lieferung übrig lässt, im ersten Jahr. Annahme.

Anteil der vereinbarten Termine, die stattfinden. Annahme.

Anteil der stattgefundenen Termine, aus denen ein Auftrag wird. Annahme.

Wert je vereinbartem Termin
1.280 €
Termine je Auftrag
6,2
Break-even je Termin
Ein Termin trägt sich, solange er weniger als 1.280 € kostet.

Formel: Wert je Termin = Deckungsbeitrag × Erscheinungsquote × Abschlussquote. Termine je Auftrag = 1 ÷ (Erscheinungsquote × Abschlussquote). Der Deckungsbeitrag zählt nur das erste Jahr, Folgeaufträge stehen nicht in der Rechnung.

Wann sich ein Termin nicht rechnet

  • Die Ausfallquote hängt von Zielgruppe, Vorlauf und Terminart ab. Termine in der folgenden Woche fallen seltener aus als Termine in drei Wochen.
  • Die Rechnung ist eine Beispielrechnung. Ein niedriger Auftragswert trägt auch einen Außendienst mit wenigen Ausfällen nicht.

Die Rechnung mit Ihren Zahlen steht in Ihrem Angebot. Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot.

Ihre Kosten je Termin stehen im Angebot. Zielmarkt, Zielrolle, Region und Terminmenge wählen, dann rechnen Sie beide Zahlen gegeneinander.

Testprojekt konfigurieren

Branchen und Rollen

Wo die Terminvereinbarung am meisten bringt.

Sie bringt am meisten bei Außendienst mit langen Fahrzeiten, hohem Auftragswert und Zielgruppen mit wenig Zeit.

Rollen, die wir anrufen

  • Vertriebsleitung

    Plant die Tour und will weniger Leerzeiten.

  • Außendienst

    Fährt nur zu Terminen, die bestätigt sind.

  • Geschäftsführung

    Prüft die Kosten je stattgefundenem Termin.

  • Assistenz

    Pflegt den Kalender und braucht einen klaren Eingang der Termine.

Branchenseiten mit Rollen, Anlässen und Rechenbeispiel

Leitfäden und Checklisten für Ihr Team (4)

Beleg

Was belegt ist und was Annahme bleibt.

Belegt sind die Projektdaten von KRAUSS, die Zahlen der Rechnung sind frei gewählte Annahmen, die Sie durch Ihre Werte ersetzen.

  • 100.000+

    Vereinbarte Verkaufstermine seit 2011

    Quelle: KRAUSS-Projektdaten, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Rund 14 Tage

    Zeit bis zu den ersten Terminen

    Quelle: KRAUSS-Projekterfahrung, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt.

    Terminbestätigung

    Quelle: KRAUSS-Methode, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.

    Testprojekt

    Quelle: Angabe der Geschäftsführung, 10/2026, Stand 10/2026. Fakten-Seite

Praxisbeispiel

Gleiche Termine, weniger Leerfahrten

Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Ein Außendienst meldete jede fünfte Fahrt als Leerfahrt, weil niemand mehr an den Termin dachte. Als jeder Termin einen Tag vorher bestätigt wurde, halbierte sich die Zahl der Leerfahrten.

Ganzes Beispiel lesen

Prüfen Sie deshalb zuerst Ihre Ausfallquote, bevor Sie die Zahl der Termine erhöhen.

Anonymisiert, ohne Namen. Das Beispiel zeigt eine Größenordnung, keine Zusage für Ihre Zielgruppe. Was Ihr Markt hergibt, zeigt das Testprojekt an echten Terminen.

Zum Mitnehmen

Gesprächsleitfaden Erstansprache nach Rolle

Fünf Schritte für den ersten Anruf und je Rolle die Frage, die der Entscheider im Kopf hat, mit Feldern für Ihren Anlass.

PDF · 4 Seiten

Pflichtfelder: E-Mail

Mit dem Absenden verarbeiten wir Ihre Angaben gemäß unserer Datenschutzerklärung, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Wir senden Ihnen die PDF einmal per E-Mail.

Fragen und Antworten

Fragen zur telefonischen Terminvereinbarung.

Antworten zu Ablauf, Vorlage, Ausfällen, Kosten und Einstieg für Vertriebsleiter und Geschäftsführer.

01Wie läuft eine telefonische Terminvereinbarung im B2B ab?

Ein Terminanruf hat fünf Schritte: Einstieg mit Anlass, Entscheider bestätigen, Bedarf prüfen, zwei Termine vorschlagen und beide Seiten bestätigen. Zwischen Einstieg und Termin liegen meist wenige Minuten. Entscheidend ist, dass der Anruf nur dann einen Termin macht, wenn Kaufinteresse, Anlass, Entscheider und Zeitpunkt stimmen. B2B-Terminvereinbarung im Ratgeber

02Gibt es eine Vorlage für ein Terminvereinbarungsgespräch?

Ja. Eine Vorlage hat vier Teile: Einstieg mit Anlass in einem Satz, Frage nach dem Entscheider, zwei bis drei Fragen zum Bedarf und ein Vorschlag mit zwei Terminen. Passen Sie Wortlaut und Anlass an Ihre Zielgruppe an. Der Leitfaden zum Verkaufstermin zeigt Formulierungen, die Checkliste zur Terminbestätigung den Abschluss. Verkaufstermin vereinbaren: Leitfaden

03Wie reduziere ich Terminausfälle?

Prüfen Sie vor dem Termin den Bedarf, bestätigen Sie ihn bei Kunde und Außendienst und erinnern Sie einen Tag vorher. Nennen Sie im Termin einen Zweck und einen Zeitpunkt für die Entscheidung. Im Beispiel halbiert die doppelte Bestätigung die Ausfälle von 20 auf 10 je 100 Termine, eine frei gewählte Annahme. Termine nicht absagen lassen

04Was kostet die telefonische Terminvereinbarung?

Intern kostet ein Termin Telefonzeit, Leerlauf und Ausfälle. Im Beispiel kosten 20 Ausfälle je 100 Termine rund 4.800 Euro. Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot. Kaltakquise Agentur Kosten

05Wann lohnt sich ein Dienstleister für Terminvereinbarung?

Er lohnt sich bei schwankendem Bedarf, kurzer Anlaufzeit und neuen Zielgruppen. Er lohnt sich nicht, wenn Ihre Kunden Termine online buchen, Ausschreibungen den Verkauf tragen oder die Zielgruppe sehr klein ist. Rechnen Sie in Kosten je stattgefundenem Termin und vergleichen Sie diese mit dem Wert eines Termins. Intern oder extern

06Wie qualifiziert KRAUSS einen Termin?

Der Anruf prüft vier Punkte: Kaufinteresse, konkreter Anlass, Entscheider und Zeitpunkt. Nur wenn alle vier stimmen, entsteht ein Termin. Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Danach liegen Briefing und Einordnung A, B oder C vor. So fährt Ihr Außendienst nur zu Terminen mit einem Ziel. Kaufcheck im Glossar

07Ist der Anruf bei Unternehmen rechtlich zulässig?

B2B-Telefonakquise ist mit mutmaßlicher Einwilligung des Angerufenen zulässig (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Entscheidend ist ein sachlicher Anlass, der die mutmaßliche Einwilligung stützt. Bei Privatpersonen gelten strengere Regeln. Prüfen Sie Ihre Kampagne und Ihre Listen vorab rechtlich. Wir klären das im Briefing mit Ihnen. Kaltakquise und Recht

08Wie starte ich ohne langes Risiko?

Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest. So prüfen Sie an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt, bevor Sie sich länger binden. Stand der Kennzahlen: Oktober 2026, bisher 100.000+ Termine. Testprojekt im Glossar

Frag deine KI zu KRAUSS

Lieber selbst prüfen? Stellen Sie die Frage Ihrer KI.

Prompt ansehen und anpassen

Der Prompt geht an den Anbieter, den Sie wählen. Antworten einer KI können Fehler enthalten: Prüfen Sie Zahlen auf der Fakten-Seite.

Ihre Frage fehlt?

Jesse Klotz antwortet persönlich, in 15 Minuten.

Call mit Jesse buchen+49 8191 93759-00

Weiterführend

Ablauf geklärt: nächste Schritte.

Vereinbaren Sie Termine mit Grund. Testen Sie es.

Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.

Testprojekt konfigurierenCall mit Jesse buchen
  • Testprojekt an echten Terminen
  • Erste Termine in rund 14 Tagen
  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt

Nach der Konfiguration erhalten Sie Ihr Angebot binnen 1 Werktag. Sie müssen nichts vorbereiten.

Ihr nächster Schritt

Startklar
  1. 01Testprojekt konfigurieren60 Sekunden
  2. 02Gespräch mit Jesse Klotz15 Minuten
  3. 03Zielgruppe und Leitfadengemeinsam
  4. 04Erste bestätigte Termineim Kalender

Kurz gesagt

Die telefonische Terminvereinbarung im B2B ruft Entscheider an, prüft Kaufinteresse, Anlass, Entscheider und Zeitpunkt und legt dann den Termin fest. Die KRAUSS GmbH aus Landsberg am Lech bestätigt jeden Termin doppelt, bei Ihnen und beim Kunden. Bisher sind so 100.000+ Termine entstanden (KRAUSS-Projektdaten).

Stand Oktober 2026 · Quelle: Fakten-Seite

Ablauf
Anruf, Kaufcheck, Terminvorschlag, Bestätigung
Prüfung
Kaufinteresse, Anlass, Entscheider, Zeitpunkt
Bestätigung
Doppelt: bei Ihnen und beim Kunden
Einstieg
Testprojekt an echten Terminen