Kosten pro Termin: intern oder extern?

Die Kennzahl beantwortet eine Frage: Zahlen Sie für denselben Termin im eigenen Team mehr oder weniger als bei einem externen Anbieter? Die Antwort hängt an vier Größen: den Vollkosten einer Telefonstunde, den Stunden bis zum Termin, dem Preis im Angebot und dem Aufwand, den Sie für die Steuerung des Anbieters selbst tragen.

Die meisten Vergleiche scheitern an der ersten Größe. Wer nur den Stundenlohn eines Mitarbeiters ansetzt, rechnet das eigene Team zu günstig. Anlernen, Fluktuation, Führung, Technik und Ausfallzeiten gehören zu den Kosten einer Telefonstunde. Im Rechner steht deshalb ein Wert von 80 Euro als Annahme. Wie er entsteht, zeigt der Stundenkosten-Rechner.

Die zweite Größe wird gern unterschätzt: Stunden bis zum Termin. Aus den Telefonstunden eines Monats geteilt durch die gebuchten Termine ergibt sich Ihr eigener Wert. Er schwankt mit der Erreichbarkeit der Zielgruppe von unter vier bis über zwölf Stunden.

Schritt eins ist die interne Rechnung: Vollkosten je Telefonstunde mal Stunden je Termin. Schritt zwei addiert beim externen Anbieter zum Angebotspreis Ihre eigene Zeit für Briefing, Rückmeldungen und Terminübergabe. Diese Zeit bewerten Sie mit denselben Vollkosten, weil sie von Ihrem Team kommt und nicht gratis ist.

Schritt drei teilt die externen Gesamtkosten durch die Termine des Monats. Erst jetzt stehen interne und externe Kosten je Termin auf derselben Grundlage. Schritt vier ist ihr Unterschied, Schritt fünf die Ersparnis oder Mehrkosten im Monat. Der Rechner zeigt zusätzlich den Höchstpreis: den Angebotspreis, bis zu dem der externe Weg günstiger bleibt.

Das Beispiel rechnet mit 80 Euro Vollkosten und neun Stunden je Termin: Ein interner Termin kostet 720 Euro. Der externe Anbieter nimmt 450 Euro je Termin, dazu kommen sechs Steuerungsstunden zu je 80 Euro, verteilt auf zwölf Termine. Das ergibt 490 Euro je Termin. Der Unterschied liegt bei 230 Euro je Termin, im Monat bei 2.760 Euro. Die Zahlen sind Annahmen. Ersetzen Sie jede durch Ihren eigenen Wert.

Die Anbieterangaben stammen von Unternehmen, die Telefonakquise verkaufen. Sie belegen die Größenordnung, nicht den Preis, den Sie zahlen. Fordern Sie von jedem Anbieter ein Angebot mit klarer Abrechnung an und rechnen Sie es mit Ihren Zahlen durch.

Die Tabelle verschiebt jede Eingabe einzeln um 20 Prozent und zeigt die Ersparnis im Monat. Sie sehen, welche Zahl Sie vor einer Entscheidung am genauesten prüfen sollten.

Ein kleines Team mit wenigen Terminen trägt den Steuerungsaufwand auf wenigen Terminen. Das drückt den Vorteil des externen Wegs. Bei größeren Mengen verteilt sich der feste Aufwand, und der Preis je Termin entscheidet.

Bei schwer erreichbaren Zielgruppen wie Konzernen und Zentralen steigen die Stunden je Termin im eigenen Team stark. Externe Anbieter nehmen dafür höhere Preise, aber der Anstieg intern fällt meist größer aus. Genau hier lohnt der Vergleich am meisten.

Laden Sie jedes Szenario über die Knöpfe im Rechner und ändern Sie danach einzelne Werte auf Ihre Zahlen.

Der Preis je Termin ist nur ein Kriterium. Prüfen Sie zusätzlich, wie der Anbieter Termine definiert, wie er sie bestätigt und was bei Absagen passiert. Die Scorecard im Angebotsvergleich hilft, das in Zahlen zu fassen.

Kein Weg ist immer richtig. Ein ausgelastetes eigenes Team mit stabiler Zielgruppe rechnet sich oft intern. Wer neue Zielgruppen testet, saisonal schwankt oder schnell skalieren muss, rechnet extern meist besser.