Inhalt9 Abschnitte
- 01Wann zählt ein Verkaufstermin als vereinbart?
- 02Wie bitten Sie den Entscheider um den Termin?
- 03Wie nennen Sie den Nutzen des Termins in einem Satz?
- 04Warum bieten Sie zwei Zeitfenster an?
- 05Wie bestätigen Sie den Termin, damit er fest ist?
- 06Wie viele vereinbarte Termine finden wirklich statt?
- 07Was tun, wenn der Entscheider den Termin verschiebt?
- 08Wann passt die Terminvereinbarung am Telefon nicht?
- 09Welche Punkte prüfen Sie vor dem Auflegen?
Wann zählt ein Verkaufstermin als vereinbart?
Ein Verkaufstermin zählt als vereinbart, wenn Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Thema feststehen und der Entscheider den Termin bestätigt hat. Eine mündliche Zusage am Telefon genügt dafür nicht, denn sie hält keinen Terminplan stand.
Diese Grenze entscheidet über Ihre Zahlen. Wer jede Zusage als Termin zählt, meldet eine hohe Quote und führt am Ende leere Gespräche. Wer erst die Bestätigung zählt, hat weniger Termine und mehr stattgefundene Gespräche. Bei KRAUSS gilt das zweite: Wir bestätigen jeden Termin doppelt. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026)
Der Begriff Terminvereinbarung ist im Glossar erklärt. Dieser Leitfaden geht einen Schritt weiter und zeigt, was Sie im Telefonat sagen, damit aus einem Gespräch ein fester Termin wird. Die Säule zur B2B-Terminvereinbarung erklärt Ablauf und Kosten, hier finden Sie die Wortwahl.
| Angabe | Warum sie zählt | Typische Lücke |
|---|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Beide Seiten blocken den Kalender | „Nächste Woche irgendwann“ |
| Teilnehmer | Der Außendienst bereitet sich auf die Rollen vor | Der Einkäufer kommt unangekündigt dazu |
| Thema | Der Entscheider sagt zu, weil er weiß, was er bekommt | Ein „kurzes Kennenlernen“ |
| Ort oder Link | Nichts scheitert an der Technik | Kein Videolink, falsche Adresse |
| Schriftliche Bestätigung | Der Termin besteht auch ohne Ihr Gedächtnis | Nur ein Vermerk im Notizfeld |
Wie bitten Sie den Entscheider um den Termin?
Sie bitten um den Termin in drei Sätzen: Sie nennen das Ergebnis des Termins für den Entscheider, die Dauer und zwei Zeitfenster. Jeder Satz hat eine Aufgabe, und der dritte Satz ist die Frage, auf die der Entscheider mit einem Tag antwortet.
Den Anlass haben Sie im Einstieg genannt, die Bedarfsfragen sind gestellt. Jetzt braucht der Entscheider einen Grund, einen Termin im Kalender zu blocken. Dieser Grund ist nicht Ihr Produkt, sondern das, was er am Ende des Termins in der Hand hat: eine Rechnung, ein Muster, eine Einschätzung, ein Vergleich.
Aus dem, was Sie mir geschildert haben, sollte sich [Name des Außendienstlers] Ihre [Situation in zwei Wörtern] ansehen. Am Ende des Termins haben Sie [Ergebnis, zum Beispiel einen Vergleich mit Ihrem heutigen Lieferanten], das dauert [Dauer in Minuten]. Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] besser?
Die drei Sätze bilden Ihren Terminvorschlag. Der erste Satz knüpft an das Gespräch an, damit der Termin wie die logische Folge klingt. Der zweite Satz beantwortet die Frage, die der Entscheider im Kopf hat: Was habe ich davon, und wie lange kostet es mich? Der dritte Satz ist eine Alternativfrage, die die Wahl zwischen zwei Terminen lässt und nicht zwischen Termin und Nein.
In einem Projekt für einen Hersteller von Industriearmaturen baten die Anrufer am Ende des Gesprächs um „ein kurzes Kennenlernen“. Von 30 Entscheidern, mit denen ein Bedarfsgespräch stattfand, sagten 9 einem Termin zu. Nach der Umstellung auf die Terminbitte mit Ergebnis, Dauer und zwei Zeitfenstern sagten 14 von 30 zu. Der Rest des Gesprächs blieb gleich.
Sprechen Sie die Terminbitte nach einer kurzen Pause an. Der Entscheider hat gerade geantwortet, und er braucht einen Moment, um das Gesagte zu sortieren. Wer sofort weiterspricht, nimmt ihm diesen Moment und bekommt ein „Schicken Sie mir etwas“.
Wie nennen Sie den Nutzen des Termins in einem Satz?
Der Nutzen des Termins besteht aus einem Ergebnis, das der Entscheider am Ende in der Hand hält, und aus der Zeit, die es kostet. Ein Satz mit beidem reicht, ein Satz über Ihr Unternehmen reicht nicht.
Die Frage hinter jeder Zusage lautet: „Warum soll ich mir dafür Zeit nehmen?“ Beantworten Sie sie mit einem Ergebnis, das auf die Lage des Entscheiders zielt, nicht auf Ihr Angebot. Die Bedarfsfragen vor der Terminbitte liefern Ihnen das Material: Was er über seine heutige Lage gesagt hat, wiederholen Sie als Anlass für den Termin.
| Schwacher Satz | Starker Satz | Was sich ändert |
|---|---|---|
| „Wir würden Ihnen gern unser Unternehmen vorstellen.“ | „Sie sehen in 20 Minuten, was Ihre Verpackung im Vergleich zu Ihrer heutigen Lösung pro Palette kostet.“ | Ein Ergebnis statt einer Vorstellung |
| „Ich möchte Ihnen unsere Lösung zeigen.“ | „Sie bekommen eine Einschätzung, ob sich der Wechsel bei Ihrer Menge lohnt, und gehen mit einer Zahl aus dem Termin.“ | Eine Zahl für ihn |
| „Dürfen wir uns einmal austauschen?“ | „[Name] bringt zwei Muster mit, Sie entscheiden am Tisch, welches passt.“ | Etwas zum Anfassen |
Ein starker Nutzensatz verspricht nichts, was der Außendienst nicht liefert. Fragen Sie vor dem ersten Anruf Ihren Außendienstler, was er im Termin zeigen kann: einen Vergleich, ein Muster, eine Berechnung oder eine Einschätzung vor Ort. Setzen Sie nur ein Ergebnis in den Satz, das er wirklich mitbringt. Ein Termin, der das Versprochene nicht hält, kostet beim zweiten Mal den Kontakt.
Warum bieten Sie zwei Zeitfenster an?
Zwei Zeitfenster zwingen zu einer Wahl zwischen zwei Terminen, und diese Wahl fällt leichter als die Entscheidung über das Ob. Ein einziges Fenster lädt zu „Passt leider nicht“ ein, drei Fenster lassen den Entscheider rechnen und schieben die Antwort auf.
Wählen Sie die Fenster mit Bedacht:
- Nennen Sie zwei verschiedene Tage, nicht zwei Uhrzeiten am selben Tag.
- Setzen Sie beide innerhalb der nächsten zehn Arbeitstage, denn je weiter ein Termin entfernt liegt, desto eher geht er unter.
- Nennen Sie die Uhrzeit mit, nicht nur den Tag.
- Prüfen Sie vor dem Anruf den Kalender des Außendienstlers, damit beide Fenster frei sind.
- Legen Sie ein Fenster auf den Vormittag und eines auf den Nachmittag, wenn Sie die Gewohnheiten des Entscheiders nicht kennen.
Sagt der Entscheider „Beides geht nicht“, fragen Sie nach dem Grund und bieten zwei neue Fenster an: „Dann schauen wir die Woche danach an. Passt Ihnen eher Anfang oder Ende der Woche?“ Eine Absage an beide Fenster ist oft eine Terminfrage, selten ein Nein zum Thema.
Kein Problem, dann schauen wir die Woche danach an. Passt Ihnen eher [Tag C, Uhrzeit] oder [Tag D, Uhrzeit]?
Wie bestätigen Sie den Termin, damit er fest ist?
Sie bestätigen den Termin am selben Tag schriftlich mit Datum, Uhrzeit, Teilnehmern, Thema und Ort oder Videolink, und Sie bitten den Entscheider, die Mail kurz zu beantworten. Erst dann hat der Termin zwei Seiten, die ihn tragen.
Bei KRAUSS ist das Standard, die doppelte Terminbestätigung: Wir bestätigen jeden Termin doppelt. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026) Der Gesprächspartner bekommt die Bestätigung, und der Auftraggeber bekommt dieselben Angaben. Wer allein anruft, schickt sie an den Entscheider und legt die Angaben im Kalender des Außendienstlers ab.
Der Rest dieses Leitfadens zeigt die Bestätigung als Vorlage, die Erinnerung am Vortag, den Umgang mit Verschiebungen und die Rechnung, wie viele vereinbarte Termine tatsächlich stattfinden. Sie öffnen ihn mit Ihrer E-Mail-Adresse.
Betreff: Ihr Termin mit [Name des Außendienstlers] am [Datum], [Uhrzeit] Guten Tag [Name], vielen Dank für das Gespräch eben. Ich bestätige unseren Termin: Datum und Uhrzeit: [Tag, Datum, Uhrzeit] Ort oder Link: [Adresse oder Videolink] Teilnehmer: [Name des Außendienstlers] und Sie, auf Wunsch gern auch [Kollege aus Technik oder Einkauf] Thema: [Ergebnis des Termins in einem Satz] Passt das so? Eine kurze Antwort genügt. Falls etwas dazwischenkommt, nennen Sie mir bitte zwei andere Zeiten. Freundliche Grüße, [Ihr Name]
Die Bitte um eine kurze Antwort hat zwei Gründe. Sie sehen, ob die Mail angekommen ist, und der Entscheider legt sich ein zweites Mal auf den Termin fest. Wer nicht antwortet, bekommt am nächsten Vormittag einen kurzen Anruf mit der Frage, ob der Termin so steht.
Guten Tag [Name], eine kurze Erinnerung an unseren Termin morgen um [Uhrzeit] mit [Name des Außendienstlers]. [Ort oder Link] steht unverändert. Falls es eng wird, sagen Sie mir bitte heute Bescheid, dann finden wir einen neuen Termin.
In einem Projekt für einen Anbieter von Gebäudetechnik fanden von 24 vereinbarten Terminen im ersten Monat 16 statt, die übrigen sagten kurzfristig ab. Nach der Bestätigung am selben Tag und der Erinnerung am Vortag fanden im zweiten Monat 22 von 26 statt. Der Aufwand war eine Mail und eine Nachricht je Termin.
Wie viele vereinbarte Termine finden wirklich statt?
Der Anteil hängt von Zielgruppe und Qualität der Terminbitte ab, eine allgemeine Quote wäre geraten. Rechnen Sie darum mit Ihren eigenen Zahlen und zählen Sie vereinbarte und stattgefundene Termine getrennt. Der Unterschied ist der Preis, den schwache Bestätigung kostet.
Die Rechnung nimmt Paket Start aus dem Preisblatt 2026 (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026) und rechnet mit sechs Akquisestunden je vereinbartem Termin. Die Mengen und die Quoten stehen als Annahmen offen.
Rechenbeispiel
Kosten je stattgefundenem Termin bei 20 vereinbarten Terminen im Paket Start, mit zwei Absagequoten
- Annahme: Vereinbarte Termine im Monat20 Termine(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Akquisestunden je vereinbartem Termin6 Akquisestunden(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Termine, die stattfinden (0,8 entspricht 80 Prozent)0,8(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil nach Bestätigung und Erinnerung (0,9 entspricht 90 Prozent)0,9(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Preis je vereinbartem Termin im Modell mit Erfolgsprämie | 6 × 59 € + 160 € | 514 € |
| Kosten für alle vereinbarten Termine | 20 × (6 × 59 € + 160 €) | 10.280 € |
| Termine, die stattfinden, bei 80 Prozent | 20 × 0,8 | 16 Termine |
| Kosten je stattgefundenem Termin bei 80 Prozent | 20 × (6 × 59 € + 160 €) ÷ (20 × 0,8) | 643 € |
| Termine, die stattfinden, bei 90 Prozent | 20 × 0,9 | 18 Termine |
| Kosten je stattgefundenem Termin bei 90 Prozent | 20 × (6 × 59 € + 160 €) ÷ (20 × 0,9) | 571 € |
Bei 16 Termine stattgefundenen von 20 Termine vereinbarten Terminen kostet ein stattgefundener Termin 643 €. Finden durch Bestätigung und Erinnerung 18 Termine von 20 Termine Terminen statt, sinkt der Preis je stattgefundenem Termin sinkt auf 571 €. Die Kosten für alle vereinbarten Termine bleiben bei 10.280 €, nur die Zahl der Gespräche steigt.
Bei KRAUSS gilt im Modell mit Erfolgsprämie: Findet ein Termin nicht statt, entfällt die Erfolgsprämie für diesen Termin. Das ändert nichts daran, dass jeder ausgefallene Termin Zeit im Außendienst kostet. Die Rechnung zeigt zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, was ein Termin im Paket kostet, und sie ersetzt nicht den Terminpreis-Rechner, der mit Ihrem Budget und Ihrer Zielgruppe rechnet.
Was tun, wenn der Entscheider den Termin verschiebt?
Bei einer Verschiebung nennen Sie im selben Gespräch zwei neue Zeitfenster und halten den neuen Termin schriftlich fest. Wer „Ich melde mich wieder“ stehen lässt, verliert den Kontakt in aller Regel.
Fragen Sie kurz nach dem Grund: „Kommt etwas dazwischen, oder hat sich am Thema etwas geändert?“ Der Grund entscheidet, was Sie tun. Liegt es am Kalender, bieten Sie zwei neue Fenster an. Hat sich das Thema geändert, klären Sie das im Gespräch, denn der Termin lohnt sich nur, wenn er den neuen Bedarf trifft. Sagt der Entscheider zum zweiten Mal ab, setzen Sie den Kontakt auf Wiedervorlage mit Datum und prüfen, ob der Anlass noch trägt.
- 01
Den Termin mit „Wann passt es Ihnen?“ erfragen.
Folge: Der Entscheider schaut in einen vollen Kalender und schiebt die Antwort auf, ein Termin entsteht nicht.
Besser: Zwei konkrete Zeitfenster nennen und zwischen beiden wählen lassen.
- 02
Den Nutzen des Termins weglassen und nur um „ein kurzes Gespräch“ bitten.
Folge: Der Entscheider weiß nicht, was er gewinnt, und sagt nur zu, um das Gespräch zu beenden. Solche Termine fallen später aus.
Besser: Das Ergebnis des Termins für ihn in einem Satz nennen.
- 03
Den Termin nur mündlich festhalten.
Folge: Niemand hat Datum, Uhrzeit und Thema schriftlich. Verwechslungen fallen erst am Termintag auf.
Besser: Eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Teilnehmern und Thema am selben Tag senden.
- 04
Nach einer Verschiebung nicht sofort einen neuen Termin festlegen.
Folge: Aus „Ich melde mich“ wird ein stilles Ende des Kontakts.
Besser: Bei der Verschiebung zwei neue Zeitfenster nennen und die Wiedervorlage mit Datum setzen.
Setzen Sie nach einem No-Show keinen Vorwurf in die Nachricht. Schreiben Sie: „Wir hatten uns heute um [Uhrzeit] verabredet, und ich habe Sie nicht erreicht. Passt Ihnen [Tag A] oder [Tag B] besser?“ Der Entscheider hat meist etwas Dringendes erwischt, und ein Angebot mit zwei neuen Zeiten macht den Neustart leicht.
Wann passt die Terminvereinbarung am Telefon nicht?
Die Terminvereinbarung am Telefon passt nicht, wenn der Außendienst die Termine nicht wahrnehmen kann oder wenn die Zielgruppe ohne Gespräch kauft. Dann steht ein Kalender voller Termine, die niemand führt, und jeder Anruf kostet Zeit ohne Ergebnis.
- Wenn Ihr Außendienst die Termine nicht innerhalb von zwei Wochen wahrnehmen kann, verliert der vereinbarte Termin seinen Anlass.
- Wenn Ihr Angebot ohne persönliches Gespräch verkauft wird, etwa im Webshop, bringt die Terminbitte wenig.
- Wenn Sie den Entscheider nicht am Telefon erreichen, hilft auch eine gute Terminbitte nicht, dann lösen Sie zuerst den Weg am Vorzimmer vorbei.
Prüfen Sie diese drei Punkte, bevor Sie anrufen. Wenn einer zutrifft, schaffen Sie zuerst Kapazität im Außendienst, wählen Sie einen anderen Weg zum Entscheider oder verkaufen Sie über einen anderen Kanal. Die Seite Telefonakquise von KRAUSS setzt voraus, dass Ihr Außendienst die Termine führt und die Zielgruppe am Telefon erreichbar ist.
Welche Punkte prüfen Sie vor dem Auflegen?
Vor dem Auflegen prüfen Sie sechs Punkte. Wenn einer fehlt, holen Sie ihn im selben Gespräch nach, denn nach dem Auflegen kostet jede Rückfrage einen neuen Anruf.
- Habe ich Datum und Uhrzeit des Termins genannt und der Entscheider hat sie wiederholt?
- Wissen wir beide, wer teilnimmt?
- Hat der Entscheider verstanden, was er im Termin bekommt?
- Habe ich Ort oder Videolink genannt?
- Habe ich die Bestätigung per Mail angekündigt?
- Steht das Ergebnis des Anrufs in einem Satz im Kalender oder im Kontaktvermerk?
Wenn Sie die Terminbitte vor dem ersten Anruf üben möchten, spielen Sie im Gesprächs-Simulator ein Gespräch in Ihrer Branche bis zum Termin durch, ohne Formular.
Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner rechnet, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Wir rechnen das Testprojekt nur nach Aufwand ab, bei 0 € Setup. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
