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Vertrieb auslagern: Ablauf

Vertrieb auslagern in fünf Phasen: Was Sie wann tun und was Sie abgeben.

Sie liefern ein Briefing, geben Zielgruppe und Leitfaden frei und nehmen Termine an. Alles dazwischen läuft extern.
  • Seit 2011
  • 100.000+ Termine[1]
  • 480.000+ Entscheiderkontakte[1]
Testprojekt konfigurierenErst sprechen? Call mit Jesse buchen
  • Testprojekt an echten Terminen
  • Erste Termine in rund 14 Tagen
  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt

Warum der Ablauf beim Vertrieb auslagern oft scheitert

Auslagern klingt nach wenig Aufwand, aber …

Er scheitert selten am Partner und oft an fehlender Vorbereitung: unklare Zielgruppe, kein Leitfaden, kein Plan für die Termine.

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Tippen Sie an, was auf Sie zutrifft.

Drei Gründe aus dem Vertriebsalltag. Weitere stehen darunter.

So arbeitet KRAUSSCall mit Jesse buchen
Das hören wir ständig

Ihre Skepsis hat Gründe.

Die Auswertung fehlt

Ohne Wochenreport sehen Sie nicht, wie viele Gespräche, welche Einwände und welche Einstufungen hinter den Terminen stehen. Steuern ist dann Raten.

Der Zugang zu Systemen verzögert den Start

Ein Zugang zum CRM oder zum Kalender dauert in großen Häusern Wochen. Wer ihn zur Bedingung macht, verschiebt den ersten Anruf.

Ehrlich gesagt

Wann KRAUSS nicht passt

  • Sie können keine Freigaben geben. Ohne eine Person, die Zielgruppe und Leitfaden binnen weniger Tage freigibt, verzögert sich der Start. Klären Sie vorher, wer entscheidet.
  • Ihr Außendienst kann keine Termine annehmen. Wenn die Kapazität für zusätzliche Termine fehlt, verfallen sie. Planen Sie vor dem Start, wie viele Termine pro Woche Platz haben.
  • Sie brauchen den Anruf in Ihrem Haus. Bei Produkten, die im Erstgespräch Fachwissen verlangen, gehört der erste Anruf in Ihr Haus. Auslagern beginnt dann erst ab dem Termin.

Mehr Kriterien im Vergleich „Intern oder extern“.

So arbeitet KRAUSS

Der Ablauf beim Auslagern des Vertriebs Phase für Phase.

Fünf Phasen führen vom Briefing zu belegten Ergebnissen, und in jeder wissen Sie, was Sie liefern und was Sie prüfen.

Testprojekt konfigurieren

Der erste Schritt ist das Briefing mit Ihrem Vertrieb.

  1. 01Schritt 1
    Schritt 01

    Phase 1: Briefing

    Sie nennen Branche, Region, Unternehmensgröße, die Rolle des Entscheiders und Ihre drei wichtigsten Argumente. Das dauert im 15-Minuten-Gespräch und in einem kurzen Dokument. KRAUSS prüft, ob die Entscheiderdatenbank Ihre Zielgruppe abdeckt.

    ErgebnisBriefing und Prüfung der Datenbasis

  2. 02Schritt 2
    Schritt 02

    Phase 2: Freigabe von Zielgruppe und Leitfaden

    KRAUSS schlägt Zielgruppe und Gesprächsleitfaden vor. Sie ändern und geben frei. Ohne Ihre Freigabe läuft kein Anruf.

    ErgebnisFreigegebene Zielgruppe und Leitfaden

  3. 03Schritt 3
    Schritt 03

    Phase 3: Testprojekt mit Anrufen

    Das Testprojekt läuft befristet an echten Terminen. Geschulte Anrufer sprechen mit Entscheidern und prüfen im Kaufcheck Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt. Erste Termine in rund 14 Tagen nach dem Briefing stehen die ersten Termine.

    ErgebnisTermine mit Kaufcheck

  4. 04Schritt 4
    Schritt 04

    Phase 4: Übergabe der Termine

    Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Ihr Vertrieb bekommt jeden Termin mit Gesprächsnotiz: wer, warum, welcher Bedarf, welcher Zeitpunkt. Findet ein Termin nicht statt, startet ein neuer Kontaktversuch.

    ErgebnisGebriefte Termine in der Tour

  5. 05Schritt 5
    Schritt 05

    Phase 5: Auswertung und Entscheidung

    Der Wochenreport zeigt Gespräche, Einwände und Einstufungen nach A·B·C. Nach dem Test entscheiden Sie mit eigenen Zahlen, ob, mit welcher Zielgruppe und in welcher Menge das Projekt weiterläuft.

    ErgebnisEntscheidung mit eigener Zahl

Vergleich

Ablauf beim Auslagern des Vertriebs: Eigenaufbau, Freelancer, Agentur.

Der Ablauf unterscheidet sich vor allem im Anlauf: Wer selbst aufbaut, startet bei der Stellenanzeige, wer auslagert, startet beim Briefing.

Anlauf und Ablauf beim Vertrieb auslagern: eigene Stelle, Freelancer, Callcenter und KRAUSS in sieben Kriterien
KriteriumEigener InnendienstFreelancerCallcenterKRAUSS
Erster SchrittStelle ausschreiben und Bewerber prüfen.Person suchen, Briefing schreiben.Skript und Adressliste liefern.Briefing im 15-Minuten-Gespräch.
Zeit bis zum ersten AnrufMonate bis zur Einarbeitung.Tage bis Wochen.Wenige Tage nach Skript.Erste Termine in rund 14 Tagen bis zu den ersten Terminen.
Freigabe des LeitfadensSie schreiben ihn selbst.Oft nicht vorgesehen.Skript des Anbieters.Sie geben Leitfaden und Zielgruppe vor dem ersten Anruf frei.
Prüfung vor dem TerminNach Schulung des Teams.Nach Gefühl der Person.Selten, Kontakt zählt mehr als Bedarf.Kaufcheck mit vier Punkten vor jedem Termin.
Übergabe der TermineDirekt im eigenen CRM.Per Mail oder Liste.Als Datei, oft ohne Gesprächsnotiz.Importfertiger Wochenreport mit Gesprächsnotiz (0 Schnittstellen: Termine kommen als importfertiger Wochenreport).
BestätigungJe nach Prozess.Meist keine.Meist einmal, beim Kunden.Wir bestätigen jeden Termin doppelt.
AuswertungEigene Berichte.Selten.Standardreport über Anrufmenge.Wochenreport mit Gesprächen und A·B·C-Einstufung.

Einschätzung von KRAUSS, keine Marktstudie, Stand Oktober 2026. Mehr Kriterien im Vergleich intern oder extern.

Rechnung

Wann sich der Ablauf beim Auslagern für Sie lohnt.

Der Ablauf lohnt sich, wenn die Zeit bis zum ersten Termin kürzer ist als der Aufbau einer eigenen Stelle. Jede Woche ohne Termin kostet Sie Auftragschancen.

Der Ablauf lohnt sich, wenn der Weg zum ersten Termin kurz ist. Jede Woche ohne Termin kostet Auftragschancen, die Sie erst bei einem externen Start nach rund 14 Tagen wieder aufbauen.

Rechenweg im Detail

Ein eigener Aufbau dauert nach Projekterfahrung Monate: Stelle besetzen, einarbeiten, Leitfaden bauen, Daten beschaffen. Der Unterschied ist der Vorlauf, nicht der Preis je Stunde.

Wie viel ein Termin wert ist, rechnen Sie unten mit Ihren Zahlen aus. Die Kosten je Termin bei KRAUSS nennt Ihr Angebot. Das Angebot richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Menge.

Rechner: Was ist ein Verkaufstermin für Sie wert?

Die Startwerte sind frei gewählte Annahmen, keine Messwerte und kein Preis. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis rechnet sofort neu.

Was ein neuer Auftrag nach Material und Lieferung übrig lässt, im ersten Jahr. Annahme.

Anteil der vereinbarten Termine, die stattfinden. Annahme.

Anteil der stattgefundenen Termine, aus denen ein Auftrag wird. Annahme.

Wert je vereinbartem Termin
1.800 €
Termine je Auftrag
5
Break-even je Termin
Ein Termin trägt sich, solange er weniger als 1.800 € kostet.

Formel: Wert je Termin = Deckungsbeitrag × Erscheinungsquote × Abschlussquote. Termine je Auftrag = 1 ÷ (Erscheinungsquote × Abschlussquote). Der Deckungsbeitrag zählt nur das erste Jahr, Folgeaufträge stehen nicht in der Rechnung.

Wann sich ein Termin nicht rechnet

  • Die 14 Tage gelten für das erste Projekt in einer Zielgruppe, die in der Datenbank steht. Neue Märkte brauchen Recherche.
  • Folgeaufträge stehen nicht in der Rechnung. Ein Kunde, der wiederkehrend kauft, ist mehr wert, als der Rechner zeigt.

Die Rechnung mit Ihren Zahlen steht in Ihrem Angebot. Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und gewünschter Terminmenge. Die Konfiguration dauert 2 Minuten, danach erstellen wir Ihr Angebot.

Ihre Kosten je Termin stehen im Angebot. Zielmarkt, Zielrolle, Region und Terminmenge wählen, dann rechnen Sie beide Zahlen gegeneinander.

Testprojekt konfigurieren

Branchen und Rollen

Wer im Ablauf beim Auslagern mitarbeitet.

Im Ablauf arbeiten Vertriebsleitung, Geschäftsführung und Außendienst mit, jede Rolle an einer anderen Phase.

Rollen, die wir anrufen

  • Geschäftsführung

    Die Geschäftsführung gibt Zielgruppe und Budget frei und liest den Wochenreport. Mehr Zeit kostet sie das Projekt nicht.

  • Vertriebsleitung

    Die Vertriebsleitung liefert das Briefing, gibt den Leitfaden frei und verteilt die Termine auf die Außendienstler.

  • Außendienst

    Der Außendienst nimmt die Termine an, liest die Gesprächsnotiz und gibt Rückmeldung zur Qualität.

  • Marketing

    Das Marketing liefert Material für die Argumente und passt Botschaften an die Rückmeldungen des Wochenreports an.

Branchenseiten mit Rollen, Anlässen und Rechenbeispiel

Leitfäden und Checklisten für Ihr Team (4)

Beleg

Wie der Ablauf des Auslagerns in der Praxis aussieht.

Die Zeiten stammen aus der Projekterfahrung von KRAUSS. Das Praxisbeispiel zeigt die Phasen mit Datum.

  • 100.000+

    Vereinbarte Verkaufstermine seit 2011

    Quelle: KRAUSS-Projektdaten, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Rund 14 Tage

    Zeit bis zu den ersten Terminen

    Quelle: KRAUSS-Projekterfahrung, Stand 10/2026. Fakten-Seite

  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt.

    Terminbestätigung

    Quelle: KRAUSS-Methode, Stand 10/2026. Fakten-Seite

Praxisbeispiel

Hersteller von Pumpen: vom Briefing zu den ersten Terminen in zwölf Tagen

In einem Projekt für einen Hersteller von Pumpen für die Wasserwirtschaft gab die Vertriebsleitung am ersten Tag Zielgruppe, Region und Rolle vor. Am dritten Tag lag der Leitfaden zur Freigabe vor, am fünften Tag war er mit zwei Änderungen freigegeben.

Ganzes Beispiel lesen

Die Anrufe liefen ab Tag sechs. Am zwölften Tag standen die ersten vier Termine im Kalender des Außendiensts, alle mit Gesprächsnotiz und Einstufung. Der Wochenreport zeigte, dass die Einkaufsleitung mehr Einwände nannte als die technische Leitung.

Die Vertriebsleitung stellte den Leitfaden auf die technische Leitung um und führte den Test mit dieser Rolle weiter. Der Aufwand der Vertriebsleitung lag bei dem Briefing und zwei Freigaben.

Anonymisiert, ohne Namen. Das Beispiel zeigt eine Größenordnung, keine Zusage für Ihre Zielgruppe. Was Ihr Markt hergibt, zeigt das Testprojekt an echten Terminen.

Zum Mitnehmen

Vertrieb auslagern: Entscheidungshilfe

Fünf Ja-Nein-Fragen und die Kriterien für und gegen eine externe Telefonakquise.

PDF · 2 Seiten

Pflichtfelder: E-Mail

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Wir senden Ihnen die PDF einmal per E-Mail.

Fragen und Antworten

Fragen zum Ablauf beim Vertrieb auslagern.

Antworten zu Dauer, Aufwand, Freigaben, Zugang zu Systemen und dem Ende des Projekts.

01Wie läuft das Auslagern des Vertriebs ab?

In fünf Phasen: Briefing, Freigabe von Zielgruppe und Leitfaden, Testprojekt mit Anrufen, Übergabe der Termine, Auswertung. Bei KRAUSS stehen erste Termine in rund 14 Tagen nach dem Briefing die ersten Termine. Ihr Aufwand liegt beim Briefing, bei den Freigaben und bei der Annahme der Termine. So läuft ein Projekt in fünf Schritten

02Wie lange dauert es, bis der erste Termin steht?

Bei KRAUSS kommen erste Termine in rund 14 Tagen nach dem Briefing, so die Projekterfahrung (Stand Oktober 2026). Dazwischen liegen Auswahl der Zielgruppe, Freigabe des Leitfadens und die ersten Anrufblöcke. Ein eigener Aufbau braucht dafür meist Monate. Wie viele Termine Ihre Zielgruppe hergibt, zeigt das Testprojekt. Vertrieb auslagern: Kosten der Modelle

03Was muss ich selbst liefern?

Sie liefern ein Briefing mit Branche, Region, Größe, Rolle des Entscheiders und Ihren wichtigsten Argumenten, geben Zielgruppe und Gesprächsleitfaden frei und planen Kapazität für die Termine ein. Zugänge zu Ihren Systemen sind nicht nötig, die Termine kommen als importfertiger Wochenreport. Checkliste: Briefing für die Terminierung

04Brauche ich Zugang zu meinem CRM oder Kalender?

Nein. 0 Schnittstellen: Termine kommen als importfertiger Wochenreport. Sie importieren den Report in Ihr CRM oder lesen die Termine direkt. Das verkürzt den Start, weil kein Zugang freigegeben und keine Schnittstelle gebaut werden muss. Wer das später will, kann es nachrüsten. Methode von KRAUSS

05Was passiert, wenn ein Termin nicht stattfindet?

Findet ein Termin nicht statt, starten wir einen neuen Kontaktversuch und setzen den Kunden auf Wiedervorlage. Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Die doppelte Bestätigung senkt die Zahl der Ausfälle, weil Ihr Vertrieb und der Kunde den Termin vorab bestätigen, spätestens am Werktag vor dem Termin. Doppelte Terminbestätigung im Glossar

06Kann ich den Ablauf jederzeit stoppen?

Im befristeten Testprojekt ja: Es läuft nach Aufwand mit wöchentlicher Abrechnung und endet zum vereinbarten Termin. Danach entscheiden Sie mit den Zahlen aus dem Wochenreport, ob, mit welcher Zielgruppe und in welcher Menge das Projekt weiterläuft. Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum. Vertrag mit Terminierungsagentur prüfen

07Wer führt die Gespräche am Telefon?

Geschulte Anrufer von KRAUSS sprechen in Ihrem Namen mit Entscheidern und kennen Ihr Produkt aus dem Briefing und aus gemeinsamen Trainings. Sie prüfen Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt. Der Leitfaden dazu ist Ihre Freigabe, und der Wochenreport zeigt jedes Gespräch. Telefonakquise bei KRAUSS

08Wann ist der Ablauf nicht sinnvoll?

Er ist nicht sinnvoll, wenn niemand Freigaben geben kann, wenn der Außendienst keine Termine annehmen kann oder wenn der Erstkontakt Fachwissen verlangt, das nur Ihr Haus hat. KRAUSS sagt das im Briefing, wenn Ihr Markt oder Ihr Produkt nicht passt, statt ein Projekt zu starten. Vertrieb intern oder extern

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Der Prompt geht an den Anbieter, den Sie wählen. Antworten einer KI können Fehler enthalten: Prüfen Sie Zahlen auf der Fakten-Seite.

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Jesse Klotz antwortet persönlich, in 15 Minuten.

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Weiterführend

Ablauf geklärt: nächste Schritte.

Starten Sie mit dem Briefing. Wir übernehmen den Rest.

Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.

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  • Testprojekt an echten Terminen
  • Erste Termine in rund 14 Tagen
  • Wir bestätigen jeden Termin doppelt

Nach der Konfiguration erhalten Sie Ihr Angebot binnen 1 Werktag. Sie müssen nichts vorbereiten.

Ihr nächster Schritt

Startklar
  1. 01Testprojekt konfigurieren60 Sekunden
  2. 02Gespräch mit Jesse Klotz15 Minuten
  3. 03Zielgruppe und Leitfadengemeinsam
  4. 04Erste bestätigte Termineim Kalender

Kurz gesagt

Das Auslagern des Vertriebs läuft in fünf Phasen: Briefing, Freigabe von Zielgruppe und Leitfaden, Testprojekt mit Anrufen, Übergabe der Termine, Auswertung. Die KRAUSS GmbH aus Landsberg am Lech startet damit seit 2011, erste Termine in rund 14 Tagen nach dem Briefing. Ihr Aufwand liegt beim Briefing und bei den Freigaben.

Stand Oktober 2026 · Quelle: Fakten-Seite

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Erste Termine in rund 14 Tagen
Ihr Aufwand
Briefing, Freigaben, Termine annehmen
Terminbestätigung
Wir bestätigen jeden Termin doppelt.
Datenhoheit
Ihre Daten gehören Ihnen
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Testprojekt an echten Terminen