Wie viele Telefonstunden brauchen Ihre Termine?

Die meisten Terminziele entstehen von oben: Der Außendienst soll zwölf neue Termine im Monat haben. Selten hat jemand durchgerechnet, was das am Telefon bedeutet. Der Rechner übersetzt das Ziel in Arbeitszeit. Das zeigt, ob das Ziel mit dem Team erreichbar ist.

Drei Quoten bestimmen die Rechnung: wie viele Wahlversuche Sie pro Stunde schaffen, wie oft dabei ein Entscheider am Apparat ist, und wie oft dieses Gespräch zu einem Termin führt. Aus ihnen folgt, wie viele Stunden ein Termin braucht.

Die wichtigste Zahl ist die Erreichbarkeit. Wer Entscheider nur in einem von 14 Versuchen erreicht, braucht doppelt so viele Stunden wie jemand, der jeden siebten Versuch durchstellen kann. Genau diese Zahl unterscheidet gut erreichbare von schwer erreichbaren Zielgruppen.

Zuerst die Gespräche: Wahlversuche je Stunde mal Anteil Entscheider. Danach die Termine je Stunde: Gespräche mal Terminquote. Der Kehrwert ist die Zahl der Stunden, die ein Termin braucht. Mit dem Terminziel multipliziert ergibt er die Telefonstunden im Monat.

Die Stellen folgen aus den Stunden, geteilt durch die produktiven Telefonstunden einer Stelle. Die Wahlversuche im Monat sind Stunden mal Wahlversuche je Stunde. Geteilt durch 21 Arbeitstage ergeben sie den Tagesbedarf, den Ihr Team schaffen muss.

Im Beispiel führen 22 Wahlversuche je Stunde bei sieben Prozent Entscheider zu 1,54 Gesprächen je Stunde. Bei acht Prozent Terminquote sind das 0,123 Termine je Stunde, also 8,1 Stunden je Termin. Für zwölf Termine brauchen Sie 97,4 Telefonstunden und etwa 2.140 Wahlversuche im Monat. Bei 90 produktiven Stunden je Stelle sind das 1,08 Stellen und rund 100 Wahlversuche pro Arbeitstag.

Es gibt keine einheitliche amtliche Statistik für Erreichbarkeit und Terminquote in der B2B-Telefonakquise. Seriöse Werte entstehen aus Ihren eigenen Anrufen. Zählen Sie vier Wochen Wahlversuche, Entscheidergespräche und Termine und tragen Sie das Ergebnis ein.

Die Tabelle verschiebt jede Eingabe um 20 Prozent und zeigt die benötigten Telefonstunden. Die Quoten wirken gegenläufig zum Terminziel: Mehr Quote spart Stunden, mehr Termine kosten sie.

Eine kleine Zielgruppe mit gepflegten Durchwahlen liefert Entscheider schon bei jedem siebten Versuch. Zwölf Termine im Monat brauchen dort weniger als eine halbe Stelle.

Konzerne mit Zentrale und Vorzimmer drücken die Erreichbarkeit unter vier Prozent. Dieselben zwölf Termine verlangen dann mehr als zwei Stellen, obwohl Ihr Team gleich gut telefoniert.

Laden Sie die Szenarien im Rechner, vergleichen Sie die Stellen und prüfen Sie, wo Ihre Zielgruppe liegt.

Qualitätshebel wirken zuerst, weil sie ohne neue Stelle auskommen. Doch sie haben eine Grenze: Eine schlecht erreichbare Zielgruppe bleibt schlecht erreichbar. Dann entscheidet die Menge der Telefonstunden.

Rechnen Sie die Zusatzkapazität im Kosten-pro-Termin-Rechner gegen die Stelle im Haus. Beide Rechner verwenden dieselben Stunden je Termin.