Inhalt8 Abschnitte
- 01Woraus besteht ein Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise?
- 02Wie legen Sie das Ziel des Anrufs fest?
- 03Wie bringen Sie den Leitfaden auf eine Seite?
- 04Wie passen Sie den Leitfaden an die Zielrolle an?
- 05Welche Fragen öffnen das Gespräch?
- 06Wie testen Sie den Leitfaden und verbessern ihn?
- 07Wann passt ein eigener Gesprächsleitfaden nicht?
- 08Ist Ihr Leitfaden fertig?
Woraus besteht ein Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise?
Ein Gesprächsleitfaden besteht aus fünf Bausteinen: Einstieg, Anlass, Frage, Terminvorschlag und Abschluss. Die Reihenfolge steht fest, die Wortwahl bleibt Ihnen überlassen.
Der Begriff ist im Glossar unter Gesprächsleitfaden erklärt. Hier schreiben Sie ihn. Die Sätze für jeden Schritt, vom Vorzimmer bis zum Einwand, stehen im Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie daraus Ihr eigenes Blatt machen, das zu Ihrer Zielgruppe und Ihrem Angebot passt.
| Baustein | Was auf der Seite steht | Wörtlich sprechen? |
|---|---|---|
| Einstieg | Name, Firma, Anlass in einem Halbsatz | Ja, der erste Satz sitzt |
| Anlass | Was beim Angerufenen passiert ist, in Stichworten | Nein |
| Frage | Zwei bis drei offene Fragen zur heutigen Lage | Nein, nur die Anfänge |
| Terminvorschlag | Ergebnis, Dauer, zwei Zeitfenster | Ja, der Wortlaut ist kurz |
| Abschluss | Wiederholung von Tag, Uhrzeit, Thema | Ja |
Dazu kommt ein sechster Teil, der nicht zum Gespräch gehört: die Vorbereitung. Sie schreiben sie auf die Rückseite, und sie enthält Anlass und Namen des Entscheiders, den Namen des Gatekeepers am Vorzimmer und die Notiz vom letzten Kontakt. Das Blatt vorn führt das Gespräch, das Blatt hinten liefert den Anlass.
Wie legen Sie das Ziel des Anrufs fest?
Sie legen ein Ziel für den Anruf fest und ein Mindestziel: Das Ziel ist ein bestätigter Termin, das Mindestziel eine Wiedervorlage mit Datum oder der Name des richtigen Ansprechpartners. Ohne Mindestziel zählt jedes Gespräch ohne Termin als Misserfolg.
Ein Ziel in einem Satz hält das Gespräch auf Kurs. Schreiben Sie es oben auf das Blatt, in der Form „Am Ende des Anrufs habe ich …“. Dazu gehört die Frage, was ein Termin für Ihren Außendienst sein soll. Bei KRAUSS ist es ein Gespräch, in dem der Entscheider Bedarf, Entscheidungsbefugnis und Zeitpunkt genannt hat, der sogenannte Kaufcheck (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Schreiben Sie die Bedingungen für Ihr Unternehmen auf, bevor Sie den ersten Anruf führen.
Ziel: Termin mit [Rolle] bei [Firma] über [Thema], bestätigt per Mail. Mindestziel: Wiedervorlage mit Datum, oder Name und Durchwahl des richtigen Ansprechpartners. Abbruch: Zweiter Einwand mit gleichem Grund, dann Wiedervorlage in [Zahl] Monaten.
Die Abbruchzeile klingt hart und schützt Ihren Ruf. Wer beim zweiten Nein weiterredet, verliert den Kontakt für jeden späteren Anlass. Wer freundlich beendet, kann in einem halben Jahr mit neuem Anlass wieder anrufen.
Wie bringen Sie den Leitfaden auf eine Seite?
Sie bringen den Leitfaden auf eine Seite, indem Sie jeden Baustein auf Stichworte und eine Frage verkürzen und die Seite in drei Spalten teilen: Baustein, Stichwort, nächster Schritt. Alles, was nicht auf die Seite passt, streichen Sie.
Beginnen Sie mit dem Blatt, nicht mit dem Text. Legen Sie ein leeres Blatt quer und ziehen Sie fünf Zeilen für die Bausteine. Tragen Sie in jede Zeile höchstens fünf Stichworte ein. Dann prüfen Sie jede Zeile mit einer Frage: Würde ich das Stichwort im Gespräch brauchen, oder beruhigt es nur mich? Das zweite streichen Sie.
EINSTIEG: Name, Firma, Anlass [Stichwort], „Haben Sie zwei Minuten?“
ANLASS: [Was beim Angerufenen passiert ist: Halle, Ausschreibung, Messe, neue Stelle]
FRAGEN: „Wie läuft [Thema] bei Ihnen heute?“
„Wer entscheidet bei Ihnen darüber?“
„Wann steht die nächste Entscheidung an?“
TERMIN: Ergebnis [Was bekommt er?], Dauer [Minuten], Fenster A [Tag, Uhrzeit], Fenster B [Tag, Uhrzeit]
ABSCHLUSS: Tag, Uhrzeit, Teilnehmer, Thema wiederholen, Mail ankündigen
EINWÄNDE: „Kein Bedarf“ → [Rückfrage] | „Keine Zeit“ → [Rückfrage] | „Haben schon einen Lieferanten“ → [Rückfrage]Die Einwandzeile hat nur Stichworte und Rückfragen. Mehr braucht der Anrufer nicht, denn die Einwandbehandlung lebt von Zuhören. Der Einwand-Spickzettel liefert die Rückfragen für die vier häufigsten Einwände.
In einem Projekt für einen Hersteller von Sanitärtechnik nutzte das Team einen Leitfaden mit drei Seiten Fließtext. Von 40 Anrufen in der ersten Woche erreichten die Anrufer 11 Entscheider, 2 davon sagten einem Termin zu. Nach der Kürzung auf eine Seite mit Stichworten erreichten sie im selben Umfang 13 Entscheider, und 5 sagten zu. Die Anrufer sagten, sie hätten dem Gesprächspartner wieder zugehört.
Wie passen Sie den Leitfaden an die Zielrolle an?
Sie passen drei Dinge an: den Anlass, die erste Frage und den Nutzen des Termins. Der Aufbau bleibt gleich, die Inhalte folgen dem, was die Rolle beschäftigt.
Ein Geschäftsführer entscheidet nach Wirkung auf Umsatz und Risiko, ein Einkaufsleiter nach Preis, Liefersicherheit und Aufwand, ein technischer Leiter nach Funktion und Normen. Wer allen dasselbe erzählt, spricht an jedem vorbei. Der Rest dieses Leitfadens zeigt die Varianten je Zielrolle, eine Rechnung zur Stichprobe und die Checkliste für das fertige Blatt. Sie öffnen ihn mit Ihrer E-Mail-Adresse.
| Zielrolle | Anlass, der zählt | Erste Frage | Nutzen des Termins |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | Wachstum, neuer Standort, neues Produkt | „Wie gewinnen Sie heute neue Kunden?“ | Eine Einschätzung, was der Weg kostet und bringt |
| Einkaufsleitung | Ausschreibung, Lieferengpass, neue Rahmenverträge | „Wie bewerten Sie heute Ihre Lieferanten?“ | Ein Vergleich mit Zahl und Muster |
| Technische Leitung | Neue Anlage, Normänderung, Ausfall | „Welche Anforderung hat Sie zuletzt am meisten Aufwand gekostet?“ | Eine Prüfung der Eignung vor Ort |
Rolle: [Geschäftsführung, Einkauf oder Technik] Anlass in einem Halbsatz: [was bei dieser Rolle passiert ist] Erste Frage: [offene Frage, die diese Rolle in eigenen Worten beantwortet] Nutzen des Termins: [Ergebnis, das diese Rolle am Ende in der Hand hat] Rückfrage bei „Kein Bedarf“: [Frage nach der heutigen Lösung dieser Rolle]
Legen Sie je Rolle ein Blatt an und beschriften Sie es mit der Rolle. Wenn Sie anrufen, liegt das Blatt der Rolle vor Ihnen, der Sie gleich gegenüberstehen. Schreiben Sie nichts Rollenfremdes auf das falsche Blatt, denn dann kehren Sie zum Einheitsblatt zurück.
In einem Projekt für einen Anbieter von Verpackungsmaschinen unterschied das Team erst nach vier Wochen zwischen Produktionsleitung und Geschäftsführung. Mit einem Blatt je Rolle stieg der Anteil der Gespräche, in denen der Angerufene mehr als eine Minute sprach, von etwa jedem vierten auf etwa jedes zweite Gespräch. Die Termine folgten mit etwas Abstand.
Welche Fragen öffnen das Gespräch?
Offene Fragen zur heutigen Lage öffnen das Gespräch, geschlossene Fragen beenden es. Eine offene Frage beginnt mit „Wie“, „Was“, „Wer“ oder „Wann“, und der Entscheider antwortet in eigenen Worten.
Planen Sie höchstens drei Fragen. Jede Frage hat ein Ziel, und Sie schreiben das Ziel hinter die Frage. Dann merken Sie beim Üben, welche Frage nur Ihre Neugier beruhigt und dem Termin nichts bringt.
| Frageart | Beispiel | Wirkung |
|---|---|---|
| Offene Lagefrage | „Wie läuft die Anfrage neuer Betriebe bei Ihnen heute?“ | Der Entscheider beschreibt Bedarf und Aufwand |
| Entscheiderfrage | „Wer entscheidet bei Ihnen über diesen Bereich?“ | Der Kreis der Beteiligten wird sichtbar |
| Zeitfrage | „Wann steht die nächste Entscheidung dazu an?“ | Der Zeitpunkt für den Termin steht fest |
| Geschlossene Frage | „Haben Sie Bedarf an Verpackung?“ | „Nein“ beendet das Gespräch |
Die drei ersten Fragen decken Bedarf, Entscheider und Zeitpunkt ab, drei der vier Punkte des Kaufchecks (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Das Kaufinteresse spüren Sie an der Länge und Wärme der Antworten, dafür braucht es keine eigene Frage.
Wie testen Sie den Leitfaden und verbessern ihn?
Sie testen den Leitfaden in Blöcken von 20 Anrufen, ändern je Block eine Sache und notieren die Version auf dem Blatt. Drei Zahlen genügen: erreichte Entscheider, Gespräche über eine Minute, Termine oder Wiedervorlagen.
Ein Block von 20 Anrufen ist klein. Zwei Gespräche mehr oder weniger sind Zufall und noch kein Beleg. Ändern Sie darum nichts nach drei Anrufen, und prüfen Sie erst nach zwei Blöcken, ob eine Änderung wirkt. Die Rechnung unten zeigt, wie viele Anrufe das sind. Alle Zahlen sind Annahmen.
| Posten | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Anrufe je Block | Annahme | 20 |
| Anrufblöcke je Woche | Annahme | 3 |
| Anrufe je Woche | 20 × 3 | 60 |
| Entscheider erreicht | Annahme 25 % von 60 | 15 |
| Zeit bis zu zwei Blöcken je Version | 2 × 20 Anrufe ÷ 60 Anrufe je Woche | rund 0,7 Wochen |
| Entscheider je Version nach zwei Blöcken | 40 Anrufe × 25 % | 10 |
Zehn erreichte Entscheider je Version reichen für einen ersten Eindruck und nicht für eine Aussage. Ändern Sie darum immer nur eine Sache. Haben Sie mehrere Dinge zugleich geändert, wissen Sie nicht, welche gewirkt hat.
- 01
Den Leitfaden als Drehbuch mit ausformulierten Sätzen schreiben.
Folge: Der Anrufer liest ab, der Angerufene hört es in der ersten Sekunde und beendet das Gespräch.
Besser: Nur Stichworte und Fragen notieren, die Sätze beim Üben in eigenen Worten sprechen.
- 02
Einen einzigen Leitfaden für alle Zielrollen verwenden.
Folge: Der Geschäftsführer hört Technik, der Einkäufer hört Strategie. Beide fühlen sich nicht angesprochen.
Besser: Den Anlass, die erste Frage und den Nutzen je Zielrolle als Variante schreiben.
- 03
Nach drei schlechten Anrufen den ganzen Leitfaden umschreiben.
Folge: Sie wissen nicht mehr, welche Änderung gewirkt hat, und sammeln keine Erfahrung.
Besser: Je Block von 20 Anrufen eine Sache ändern und die Version notieren.
- 04
Kein Ziel für den Fall, dass der Termin nicht klappt.
Folge: Jedes Gespräch ohne Termin zählt als Misserfolg, obwohl eine Wiedervorlage mit Datum viel wert ist.
Besser: Ein Mindestziel festlegen: Wiedervorlage mit Datum oder der Name des richtigen Ansprechpartners.
Üben Sie das Blatt vor dem ersten Anruf laut. Der Gesprächs-Simulator spielt ein Akquisegespräch in Ihrer Branche vom Einstieg bis zum Termin durch, ohne Formular. Danach rufen Sie zwei bis drei Kontakte an, die nicht zu Ihrer Kernzielgruppe gehören, und passen die Stichworte an.
Wann passt ein eigener Gesprächsleitfaden nicht?
Ein eigener Gesprächsleitfaden passt nicht, wenn Ihre Zielgruppe zu klein ist oder Ihre Gespräche nur Kontaktpflege sind. Dann kostet das Schreiben mehr, als es bringt.
- Wenn Ihre Zielgruppe aus unter 30 Personen besteht, die Sie persönlich kennen, trägt ein Telefonleitfaden wenig, denn jedes Gespräch braucht seine eigene Vorbereitung.
- Wenn Sie ausschließlich Bestandskunden anrufen, ist die Pflege des Kontakts das Ziel und nicht die Terminbitte.
- Wenn Ihr Angebot so erklärungsbedürftig ist, dass ein Termin nur nach einer Vorabinformation Sinn ergibt, brauchen Sie zuerst einen anderen Kanal.
Prüfen Sie, welcher Punkt auf Sie zutrifft. Für kleine Zielgruppen bereiten Sie jedes Gespräch einzeln vor und halten den Anlass pro Kontakt in einer Zeile fest. Für Bestandskunden genügt eine Liste mit Fragen zur Zufriedenheit. Ein Leitfaden lohnt sich bei Gesprächen, die sich wiederholen: viele Entscheider, gleiche Rolle, ähnlicher Anlass.
Ist Ihr Leitfaden fertig?
Ihr Leitfaden ist fertig, wenn Sie alle acht Punkte mit Ja beantworten. Fehlt ein Punkt, holen Sie ihn vor dem ersten Anruf nach.
- Steht oben ein Ziel und ein Mindestziel?
- Passt der Leitfaden auf eine Seite?
- Sind nur der erste Satz und der Terminvorschlag ausformuliert?
- Hat jede Zielrolle ein eigenes Blatt?
- Gibt es höchstens drei offene Fragen mit einem Ziel je Frage?
- Steht je häufigem Einwand eine Rückfrage auf dem Blatt?
- Haben Sie das Blatt laut geübt?
- Trägt das Blatt eine Versionsnummer?
Wenn Sie den Leitfaden nicht selbst schreiben möchten, übernimmt das KRAUSS im Briefing. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und die Anrufer holen vor dem ersten Anruf Ihre Freigabe für jeden Leitfaden ein (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Was ein Termin bei Ihrem Budget kostet, rechnet der Terminpreis-Rechner. Wir rechnen das Testprojekt nur nach Aufwand ab, bei 0 € Setup. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten. Die Seite Telefonakquise von KRAUSS beschreibt den Ablauf.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
