Inhalt10 Abschnitte
- 01Welche sechs Schritte hat Kaltakquise im B2B?
- 02Wie legen Sie die Zielgruppe fest, bevor Sie anrufen?
- 03Wie recherchieren Sie Entscheider und Anlass?
- 04Wie läuft der Anruf, und wie gehen Sie mit dem Einwand um?
- 05Wie viel Zeit kosten 100 Kontakte, und wie viele Termine entstehen?
- 06Wie sieht ein Wochenplan für eine Runde mit 100 Kontakten aus?
- 07Wie bestätigen Sie den Termin, und wann übergeben Sie an den Außendienst?
- 08Welche Kennzahlen zeigen nach der Runde, welcher Schritt zu schwach ist?
- 09Wann trägt dieser Ablauf nicht?
- 10Welche Prüfliste gilt für eine Runde?
Welche sechs Schritte hat Kaltakquise im B2B?
Kaltakquise im B2B hat sechs Schritte: Zielgruppe festlegen, Entscheider recherchieren, Gespräch vorbereiten, anrufen, Einwände klären, Termin bestätigen. Jeder Schritt liefert, was der nächste braucht.
Dieser Leitfaden betrachtet den Ablauf der Neukundengewinnung am Telefon als Plan aus Zeit und Menge. Die Grundlagen der Kaltakquise mit Kanälen, Kosten und Alternativen stehen auf der Säulenseite, die Sätze für das Gespräch im Gesprächsleitfaden. Hier rechnen wir, wie viele Kontakte durch die sechs Schritte gehen, wo sie ausfallen und was jeder Schritt an Zeit kostet.
| Nr. | Schritt | Ergebnis | Wer |
|---|---|---|---|
| 1 | Zielgruppe festlegen | Ein Satz, wer ein Kunde ist, und eine Liste | Vertriebsleitung |
| 2 | Entscheider recherchieren | Name und Funktion je Kontakt | Anrufer oder Assistenz |
| 3 | Gespräch vorbereiten | Anlass, Ziel und Einstieg je Kontakt | Anrufer |
| 4 | Anrufen | Ein Gespräch mit einem Entscheider | Anrufer |
| 5 | Einwände klären | Ein Ja, ein Rückruf mit Datum oder ein Ende | Anrufer |
| 6 | Termin bestätigen | Ein Termin mit Tag, Uhrzeit und Beteiligten | Anrufer, dann Außendienst |
Wie legen Sie die Zielgruppe fest, bevor Sie anrufen?
Sie legen die Zielgruppe in einem Satz fest: Branche, Größe, Rolle des Entscheiders und Anlass. Alles, was nicht in diesen Satz passt, steht nicht auf der Liste.
Ein Beispiel für den Satz: „Hersteller von Verpackungsmaschinen mit 50 bis 500 Beschäftigten, Ansprechpartner ist die Betriebsleitung, Anlass ist eine neue Produktionslinie.“ Wer diesen Satz nicht schreiben kann, hat noch keine Zielgruppe. Die Zielgruppenanalyse beschreibt, wie Sie ihn gewinnen.
Prüfen Sie die Liste mit drei Fragen: Kann jeder Kontakt kaufen, kann der Angerufene entscheiden oder mitentscheiden, und haben Sie für ihn einen Anlass? Streichen Sie jeden Kontakt, bei dem eine Antwort Nein heißt. Eine kürzere Liste mit passenden Kontakten bringt mehr Termine je Stunde als eine lange, in der jeder Zweite nicht passt.
Wie recherchieren Sie Entscheider und Anlass?
Sie recherchieren Entscheider und Anlass auf der Unternehmensseite, in Stellenanzeigen, Pressemitteilungen und beruflichen Netzwerken. Je Kontakt reichen fünf Minuten für Name, Funktion und eine Zeile Anlass.
Die Vorbereitung je Anruf hat einen eigenen Leitfaden: Akquise-Anruf in 15 Minuten vorbereiten. Für Serien rechnen wir hier mit fünf Minuten je Kontakt, weil die Zielgruppe gleich bleibt und die Einstiegssätze für alle gelten. Nur der Anlass ist je Kontakt neu.
Wie läuft der Anruf, und wie gehen Sie mit dem Einwand um?
Der Anruf folgt einem festen Muster: Einstieg mit Anlass, Frage nach dem Bedarf, Rückfrage beim Einwand, Termin mit zwei Zeitfenstern. Ein Gespräch mit Einwand dauert im Beispiel acht Minuten.
Die Sätze dazu stehen im Gesprächsleitfaden, die zwei häufigsten Einwände in Antworten auf „keine Zeit“ und „kein Bedarf“. Hier zählt nur: Die Einwandbehandlung ist ein Schritt mit eigenem Zeitbedarf und eigener Quote, und Sie messen ihn getrennt vom Einstieg.
Wie viel Zeit kosten 100 Kontakte, und wie viele Termine entstehen?
Im Rechenbeispiel brauchen 100 Kontakte 31,5 Arbeitsstunden und ergeben 3,5 Termine, davon finden 3,0 Termine statt. Das sind 9,0 Arbeitsstunden je vereinbartem Termin. Die Zahlen sind frei gewählt und zeigen den Rechenweg, nicht Ihr Ergebnis.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
100 Kontakte durch sechs Schritte: Gespräche, Termine und Arbeitsstunden
- Annahme: Kontakte der Runde100(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Kontakte, bei denen ein Entscheider ans Telefon kommt (0,35 entspricht 35 Prozent)0,35(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der erreichten Entscheider, die einem Termin zustimmen (0,1 entspricht 10 Prozent)0,1(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Termine, die stattfinden (0,85 entspricht 85 Prozent)0,85(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Wählversuche je Kontakt3(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Kontakt für Zielgruppe und Liste3(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Kontakt für Entscheider, Anlass und Vorbereitung5(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Wählversuch2(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je erreichtem Entscheider für das Gespräch mit Einwand8(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je erreichtem Entscheider für Notiz und Nachfassen5(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Termin für die Bestätigung10(frei gewählt, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Erreichte Entscheider | 100 × 0,35 | 35 |
| Vereinbarte Termine | 100 × 0,35 × 0,1 | 3,5 Termine |
| Stattfindende Termine | 100 × 0,35 × 0,1 × 0,85 | 3,0 Termine |
| Stunden für Zielgruppe und Liste | 100 × 3 ÷ 60 | 5,0 |
| Stunden für Entscheider und Vorbereitung | 100 × 5 ÷ 60 | 8,3 |
| Stunden für das Wählen | 100 × 3 × 2 ÷ 60 | 10,0 |
| Stunden für Gespräche und Einwände | 100 × 0,35 × 8 ÷ 60 | 4,7 |
| Stunden für Notizen und Nachfassen | 100 × 0,35 × 5 ÷ 60 | 2,9 |
| Stunden für die Terminbestätigung | 100 × 0,35 × 0,1 × 10 ÷ 60 | 0,6 |
| Arbeitsstunden der Runde | (100 × 3 + 100 × 5 + 100 × 3 × 2 + 100 × 0,35 × 8 + 100 × 0,35 × 5 + 100 × 0,35 × 0,1 × 10) ÷ 60 | 31,5 |
| Arbeitsstunden je vereinbartem Termin | (100 × 3 + 100 × 5 + 100 × 3 × 2 + 100 × 0,35 × 8 + 100 × 0,35 × 5 + 100 × 0,35 × 0,1 × 10) ÷ 60 ÷ (100 × 0,35 × 0,1) | 9,0 |
Der größte Block ist die Vorbereitung, nicht der Anruf: 8,3 Stunden für Entscheider und Anlass gegen 4,7 Stunden für alle Gespräche. Wer die Vorbereitung abkürzt, spart den größten Posten, aber der Anruf trifft dann den falschen Menschen oder den falschen Zeitpunkt. Wer sie verlängert, bezahlt mit Stunden, die keine Quote heben.
| Stufe | Anzahl | Was fällt aus |
|---|---|---|
| Kontakte auf der Liste | 100 | Nummern ohne Entscheider, falsche Rolle |
| Entscheider erreicht | 35 | Keine Antwort, Vorzimmer, kein Rückruf |
| Termin vereinbart | 3,5 | Einwand ohne Rückfrage, kein Anlass |
| Termin findet statt | 3,0 | Verschiebung, Absage, fehlende Bestätigung |
In einem Projekt für einen Anbieter von Branchensoftware startete die erste Runde mit 100 Kontakten ohne feste Vorbereitung. Von 100 Kontakten kamen 22 Entscheider ans Telefon, 1 Termin entstand. Nach der Umstellung auf Zielgruppensatz, Liste mit Anlass und feste Wiedervorlage kamen in der zweiten Runde 31 Entscheider ans Telefon, und 3 Termine standen im Kalender. Die Stunden blieben ungefähr gleich, nur ihre Verteilung änderte sich: mehr Zeit für Liste und Anlass, weniger für Wählversuche bei falschen Kontakten.
- 01
Mit dem Anruf beginnen, bevor Zielgruppe und Liste stehen.
Folge: Sie rufen Kontakte an, die nicht kaufen können, und die Quote sinkt, ohne dass Sie den Grund sehen.
Besser: Erst die Zielgruppe in einem Satz festlegen und die Liste daran prüfen.
- 02
Nur die Zahl der Anrufe zählen.
Folge: Sie sehen nicht, in welchem Schritt die Kontakte ausfallen, und verbessern den falschen.
Besser: Je Schritt zählen: erreicht, im Gespräch, Termin, stattgefunden.
- 03
Termine ohne Bestätigung stehen lassen.
Folge: Ein Teil der Termine fällt aus, und der Außendienst fährt umsonst.
Besser: Jeden Termin am selben Tag schriftlich bestätigen und einen Tag vorher erinnern.
Wie sieht ein Wochenplan für eine Runde mit 100 Kontakten aus?
Ein Wochenplan teilt die Runde auf fünf Arbeitstage: Montag Zielgruppe und Liste, Dienstag Entscheider und Anlass, Mittwoch und Donnerstag Anrufe, Freitag Nachfassen, Bestätigung und Auswertung.
| Tag | Aufgabe | Ergebnis am Abend |
|---|---|---|
| Montag | Zielgruppensatz und Liste prüfen, 100 Kontakte festlegen | Eine Liste ohne Kontakte, die nicht passen |
| Dienstag | Entscheider und Anlass für 100 Kontakte recherchieren | Name, Funktion und eine Zeile Anlass je Kontakt |
| Mittwoch | Erster Anrufblock vormittags, zweiter nachmittags | Gespräche, Rückrufe und Termine notiert |
| Donnerstag | Zweite Wählrunde bei Nichterreichten, Rückrufe | Zweiter Versuch je Kontakt abgeschlossen |
| Freitag | Wiedervorlagen setzen, Termine bestätigen, Zahlen je Schritt zählen | Auswertung der Runde in einer Tabelle |
Zählen Sie am Freitag je Schritt: erreicht, im Gespräch, Termin, stattgefunden. Diese vier Zahlen zeigen, in welchem Schritt die Kontakte ausfallen, und damit, wo Sie in der nächsten Runde ansetzen. Setzen Sie die zweite Wiedervorlage für Nichterreichte auf den Mittwoch der Folgewoche.
Wie bestätigen Sie den Termin, und wann übergeben Sie an den Außendienst?
Bestätigen Sie den Termin am selben Tag schriftlich und erinnern Sie einen Tag vorher. Danach übergeben Sie an den Außendienst mit einer Notiz, die Anlass, Antworten auf die Bedarfsfrage und Beteiligte enthält.
Die Übergabe entscheidet, ob der Termin gelingt. Der Außendienstler, der ohne Vorwissen ins Gespräch geht, fragt, was der Anrufer schon gefragt hat, und der Entscheider fühlt sich ein zweites Mal befragt. Fünf Zeilen genügen: Name und Funktion, Anlass, Antwort auf die Bedarfsfrage, Einwände, offene Fragen.
Guten Tag [Name], danke für das Gespräch. Wir sehen uns am [Tag] um [Uhrzeit], [Ort oder Link]. Dabei sind [Name Außendienst] und von Ihrer Seite [Beteiligte]. Thema ist [Thema in einem Satz]. Falls sich etwas ändert, melden Sie sich bitte hier oder unter [Rufnummer].
KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber. Wer allein arbeitet, setzt die Erinnerung am Vortag in den Kalender und ruft bei Terminen mit hohem Auftragswert zusätzlich an.
Welche Kennzahlen zeigen nach der Runde, welcher Schritt zu schwach ist?
Vier Quoten zeigen es: der Anteil erreichter Entscheider, der Anteil der Gespräche mit Termin, der Anteil der Termine, die stattfinden, und die Stunden je Termin. Die schwächste Quote im Vergleich zur letzten Runde nennt den Schritt, an dem Sie arbeiten.
| Quote | Schwach bedeutet oft | Wo Sie ansetzen |
|---|---|---|
| Erreichte Entscheider je Kontakt | Falsche Nummern, falsche Rolle, ungünstige Zeit | Liste prüfen, Anrufzeit wechseln |
| Termine je erreichtem Entscheider | Einstieg ohne Anlass, Einwand ohne Rückfrage | Einstieg und Rückfragen üben |
| Stattfindende Termine je vereinbartem Termin | Bestätigung fehlt, Termin zu weit weg | Bestätigung am selben Tag, Termin näher legen |
| Stunden je Termin | Zu lange Vorbereitung oder zu viele Fehlversuche | Zeit je Schritt messen |
Messen Sie jede Runde gleich, dann sehen Sie nach drei Runden, welche Quote sich bewegt. Ändern Sie pro Runde nur eine Sache, sonst wissen Sie nicht, was gewirkt hat.
Wann trägt dieser Ablauf nicht?
Der Ablauf trägt nicht, wenn Ihre Zielgruppe zu klein ist für eine Serie, wenn Ihr Außendienst die Termine nicht aufnehmen kann oder wenn Sie keinen Anlass für die Ansprache haben.
- Wenn Ihr Außendienst keine freie Kapazität hat, füllen zusätzliche Termine nur den Kalender.
- Wenn Ihre Zielgruppe unter 50 Unternehmen umfasst, lohnt kein Ablauf für Serien, dann braucht jeder Kontakt eine persönliche Ansprache.
- Wenn Ihr Angebot ohne Anlass nicht erklärbar ist, bricht der Ablauf im dritten Schritt ab.
Ein Plan für 100 Kontakte setzt voraus, dass ähnliche Kontakte ähnliche Sätze vertragen. Bei wenigen großen Kunden ruft niemand mit einem Serieneinstieg an, sondern mit einer Frage, die nur zu diesem Kunden passt. Dort ersetzt die persönliche Vorbereitung den Ablauf. Ob und unter welchen Bedingungen Anrufe bei Unternehmen zulässig sind, klärt die Säulenseite zur Kaltakquise, und dieser Leitfaden setzt voraus, dass Sie das für Ihre Liste geklärt haben.
Welche Prüfliste gilt für eine Runde?
Prüfen Sie vor dem Start der Runde diese Punkte:
- Die Zielgruppe steht in einem Satz.
- Jeder Kontakt auf der Liste kann kaufen und hat einen Entscheider.
- Zu jedem Kontakt gehört eine Zeile Anlass.
- Ich habe den Einstieg und die Rückfrage für die zwei häufigsten Einwände geübt.
- Ich habe zwei Zeitfenster für Termine notiert.
- Ich bestätige jeden Termin am selben Tag schriftlich.
- Ich zähle am Ende der Woche jeden Schritt.
Ihr Gespräch üben Sie im Gesprächs-Simulator, ohne Formular. Wenn Sie die Runden nicht selbst führen möchten, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner zeigt, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
