Inhalt10 Abschnitte
- 01Welche drei Dinge brauchen Sie vor jedem Akquise-Anruf?
- 02Wie läuft die Vorbereitung in 15 Minuten ab?
- 03Wo finden Sie in fünf Minuten einen Anlass und den Namen?
- 04Was gehört in Einstieg und Rückfrage?
- 05Wie viel Vorbereitung lohnt sich: Rechnung für einen Vormittag?
- 06Wie bereiten Sie das Vorzimmer vor?
- 07Was notieren Sie nach dem Anruf, damit die nächste Vorbereitung kürzer wird?
- 08Wann lohnt eine längere Vorbereitung?
- 09Wann passt der Bogen nicht?
- 10Welche zehn Punkte hat der Vorbereitungsbogen?
Welche drei Dinge brauchen Sie vor jedem Akquise-Anruf?
Sie brauchen vor jedem Anruf drei Dinge: den Anlass, den Namen des Entscheiders und ein Ziel, das Sie in einem Satz sagen können. Fehlt eines davon, ist der Anruf noch nicht bereit.
Der Anlass ist etwas, das beim Angerufenen passiert ist: eine neue Halle, eine Stellenanzeige, eine Messe, eine Ausschreibung, ein Wechsel in der Geschäftsführung. Der Name gehört einem Menschen, der über Ihr Thema entscheidet oder mitentscheidet. Das Ziel ist das Ergebnis, das Sie am Ende des Gesprächs haben wollen: ein Termin, ein Rückruf mit Datum oder der Name des richtigen Ansprechpartners.
| Pflichtangabe | Woran Sie erkennen, dass sie steht | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Anlass | Eine Zeile, die den Angerufenen betrifft und nicht Ihr Produkt | „Wir bieten Lösungen für Unternehmen wie Ihres“ |
| Name des Entscheiders | Vor- und Nachname mit Funktion | Nur die Abteilung oder „der Einkauf“ |
| Ziel in einem Satz | Ein Ergebnis mit Verb: „Termin am Donnerstag vereinbaren“ | „Mal sehen, was sich ergibt“ |
Alles darüber hinaus verlängert die Vorbereitung, ohne die Chance auf einen Termin merklich zu erhöhen. Der Rahmen für das Gespräch selbst steht im Gesprächsleitfaden, dieser Leitfaden beschränkt sich auf die Zeit davor.
Wie läuft die Vorbereitung in 15 Minuten ab?
Die Vorbereitung läuft in vier Schritten ab: fünf Minuten für Anlass und Name, drei Minuten für das Ziel, vier Minuten für Einstieg und Rückfrage, drei Minuten für das Vorzimmer und das Danach.
| Minuten | Schritt | Ergebnis auf dem Bogen |
|---|---|---|
| 1 bis 5 | Anlass und Name recherchieren | Eine Zeile Anlass, Name und Funktion |
| 6 bis 8 | Ziel festlegen | Ein Satz mit Ergebnis |
| 9 bis 12 | Einstieg und Rückfrage formulieren | Zwei Sätze Einstieg, eine Frage zum Bedarf |
| 13 bis 15 | Vorzimmer und Danach planen | Satz für den Empfang, Wiedervorlage vorbereitet |
Stoppen Sie die ersten fünf Anrufe mit der Uhr. Wer in zehn Minuten fertig ist, kürzt den Plan, wer 25 Minuten braucht, sucht den Anlass an der falschen Stelle. Die Zeit sinkt mit der Übung: Ein Anrufer, der dieselbe Zielgruppe zum zehnten Mal bearbeitet, braucht für den Anlass oft nur noch zwei Minuten.
Wo finden Sie in fünf Minuten einen Anlass und den Namen?
Sie finden beides auf der Unternehmensseite, in Presseinformationen, im Impressum und in beruflichen Netzwerken. Der Anlass steht oft in den Neuigkeiten der Seite, der Name im Team oder im Impressum.
Suchen Sie in dieser Reihenfolge:
- Neuigkeiten und Pressebereich der Unternehmensseite: neue Standorte, Produkte, Aufträge.
- Stellenanzeigen: Wer sucht, wächst oder baut um, und der Name der Personalverantwortlichen führt oft zur Geschäftsführung.
- Team- oder Kontaktseite und Impressum: Name und Funktion des Entscheiders.
- Berufliche Netzwerke: Beitrag oder Funktionswechsel der letzten Wochen.
- Eine Zeile zum Wettbewerb oder zur Branche, nur wenn die anderen Quellen keinen Anlass liefern.
Finden Sie in fünf Minuten keinen Anlass, ist das ein Ergebnis: Der Kontakt eignet sich für die Serienansprache der Zielgruppe, nicht für den persönlichen Anruf. Legen Sie ihn in die Serie und gehen Sie zum nächsten. Wie Sie Anlässe aus Signalen gewinnen, erklärt das Glossar unter signalbasierte Ansprache.
Was gehört in Einstieg und Rückfrage?
In den Einstieg gehören zwei Sätze: wer Sie sind und der Anlass. Die Rückfrage zum Bedarf folgt gleich danach und öffnet das Gespräch.
Guten Tag [Name des Entscheiders], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil [Anlass beim Angerufenen]. Haben Sie zwei Minuten? [Bei Ja] Wie läuft [Thema] bei Ihnen heute?
Schreiben Sie nur diese Sätze auf, nicht den ganzen Anruf. Alles weitere ergibt sich aus der Antwort. Wer ein ganzes Drehbuch schreibt, liest im Gespräch mit und hört nicht mehr zu.
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik bereiteten die Anrufer anfangs jeden Anruf 35 Minuten vor, mit Firmenprofil, Umsatzschätzung und Wettbewerbsvergleich. Sie schafften 9 Anrufe je Vormittag. Nach der Umstellung auf den 15-Minuten-Bogen mit drei Pflichtangaben lag die Zahl bei 17 Anrufen je Vormittag, und der Anteil der Anrufe mit einem Gespräch blieb bei etwa 2 von 10. Die frühere Tiefe hatte kaum Termine gebracht, nur Zeit gekostet.
Wie viel Vorbereitung lohnt sich: Rechnung für einen Vormittag?
Die Rechnung zeigt: Die Zahl der Gespräche steigt mit der Zahl der Anrufe stärker als mit der Tiefe der Vorbereitung, solange die drei Pflichtangaben stehen. Die Tabelle rechnet einen Vormittag von 180 Minuten mit frei gewählten Annahmen.
| Größe | Lange Vorbereitung | Bogen in 15 Minuten |
|---|---|---|
| Vorbereitung je Anruf (Annahme) | 35 Minuten | 15 Minuten |
| Anruf und Notiz je Kontakt (Annahme) | 10 Minuten | 10 Minuten |
| Zeit je Kontakt gesamt | 45 Minuten | 25 Minuten |
| Kontakte je Vormittag | 4 | 7 |
| Gespräche mit Entscheider (Annahme: 2 von 10) | 0,8 | 1,4 |
Die Tabelle bildet nur den Zeitgewinn ab. Ob eine tiefere Vorbereitung bei Ihren Kontakten die Quote hebt, wissen Sie erst nach Ihren ersten 50 Anrufen mit beiden Varianten. Teilen Sie die Liste in zwei Hälften und zählen Sie Gespräche je Hälfte.
- 01
Eine Stunde recherchieren und dann einen Anruf führen.
Folge: Die Recherche kostet mehr als der Anruf bringt, und die Zahl der Anrufe sinkt.
Besser: Die Recherche auf drei Pflichtangaben und eine Zeile Anlass begrenzen.
- 02
Ohne Ziel anrufen und das Gespräch laufen lassen.
Folge: Das Gespräch endet freundlich und ohne Ergebnis, und niemand hat den nächsten Schritt.
Besser: Ein Ziel in einem Satz notieren: ein Termin, ein Rückruf mit Datum oder der Name des Entscheiders.
- 03
Die Notizen nach dem Anruf weglassen.
Folge: Beim nächsten Anruf beginnt die Recherche von vorn, und der Kontakt weiß nicht mehr, wer Sie sind.
Besser: Nach jedem Anruf einen Satz mit Ergebnis und nächstem Schritt eintragen.
Wie bereiten Sie das Vorzimmer vor?
Sie bereiten das Vorzimmer mit einem Satz vor, der den Namen des Entscheiders, den Anlass in einem Halbsatz und die Bitte um die Verbindung enthält. Das Vorzimmer filtert Anrufe, und der Gatekeeper hört Verkaufssprache in der ersten Sekunde.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich möchte [Name des Entscheiders] sprechen, es geht um [Anlass in einem Halbsatz]. Ist [er oder sie] gerade erreichbar, oder wann erreiche ich [ihn oder sie] am besten?
Planen Sie zwei Ausgänge ein: Der Entscheider ist da, dann beginnen Sie mit dem Einstieg. Der Entscheider ist nicht da, dann fragen Sie nach der besten Zeit, notieren den Namen der Person am Empfang und setzen die Wiedervorlage. Bei einem zweiten Versuch beginnen Sie mit diesem Namen, das öffnet die Tür erfahrungsgemäß besser als jeder neue Satz.
Was notieren Sie nach dem Anruf, damit die nächste Vorbereitung kürzer wird?
Notieren Sie nach jedem Anruf einen Satz mit dem Ergebnis, den Namen, die Antwort auf die Bedarfsfrage und den nächsten Schritt mit Datum. Diese Notiz spart beim nächsten Versuch rund ein Drittel der Vorbereitungszeit.
Vier Angaben reichen: Ergebnis (Termin, Rückruf mit Datum, Wiedervorlage mit Grund, Ende), Name und Funktion der Person, die Antwort auf die Bedarfsfrage in einem Satz und der Anlass für den nächsten Anruf. Wer nach zwei Wochen wieder anruft, beginnt mit dem Stand des letzten Gesprächs und nicht mit einem neuen Anlass. Das zeigt dem Angerufenen, dass jemand zugehört hat, und senkt die Zahl der Anrufe, die an der Frage „Wer sind Sie noch mal?“ scheitern. Eine Wiedervorlage ohne Grund ist wertlos, denn in drei Wochen weiß niemand mehr, warum der Kontakt auf der Liste steht.
Wann lohnt eine längere Vorbereitung?
Eine längere Vorbereitung lohnt bei wenigen großen Kontakten, bei denen ein Termin einen hohen Auftragswert trägt und der Entscheider schwer erreichbar ist. Dort planen Sie 45 Minuten mit Wettbewerbsbild, Anlass-Zeitleiste und einem zweiten Einstieg.
Ein Hinweis für diese Kontakte: Rufen Sie nie mit der gleichen Vorbereitung an, mit der Sie 40 Kontakte am Tag bearbeiten. Ein Konzern, bei dem Sie nur einen Versuch haben, verdient einen persönlichen Anruf mit einer Frage, die nur auf diesen Kontakt passt. Alles andere ist die Serie.
Wann passt der Bogen nicht?
Der Vorbereitungsbogen passt nicht, wenn der Anruf keinen Gesprächspartner findet, der zusagen kann, oder wenn Ihr Vertrieb die Termine nicht aufnehmen kann.
- Wenn Ihr Außendienst keine freie Kapazität für Termine hat, verlängert eine gute Vorbereitung nur die Warteliste.
- Wenn Sie hunderte Kontakte in einem Block anrufen, passt ein Vorbereitungsbogen je Anruf nicht, dann brauchen Sie eine Vorbereitung je Zielgruppe.
- Wenn Ihr Angebot ohne Anlass erklärungsbedürftig bleibt, bringen auch 15 Minuten Vorbereitung keinen guten Einstieg.
Prüfen Sie diese Punkte vor der ersten Vorbereitung. Wenn einer zutrifft, lösen Sie zuerst dieses Problem: Schaffen Sie Kapazität, finden Sie einen Anlass oder wählen Sie einen anderen Kanal.
Welche zehn Punkte hat der Vorbereitungsbogen?
Der Bogen hat zehn Punkte und passt auf eine Seite. Haken Sie ihn vor jedem Erstanruf ab.
- Ich habe den Namen des Entscheiders mit Funktion notiert.
- Ich habe den Anlass in einer Zeile notiert.
- Ich habe das Ziel in einem Satz notiert.
- Ich habe zwei Sätze Einstieg formuliert.
- Ich habe eine Rückfrage zum Bedarf formuliert.
- Ich habe den Satz für das Vorzimmer bereit, den ich dem Gatekeeper sage.
- Ich habe den Namen der Person am Empfang vorbereitet, falls ich schon einmal dort war.
- Ich habe die Wiedervorlage mit Datum vorbereitet.
- Ich habe zwei Zeitfenster für den Termin notiert.
- Ich habe die Zeit der Vorbereitung gestoppt und eingetragen.
Mit dem Gesprächs-Simulator üben Sie den Einstieg, ohne Formular. Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird. Was ein Termin bei Ihrem Budget kostet, rechnet der Terminpreis-Rechner. Die Preise stehen auf der Seite Preise, und ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
