Inhalt11 Abschnitte
- 01Welche Rolle entscheidet über Ihr Produkt?
- 02Was fragen Sie die Zentrale, um Rolle und Namen zu erfahren?
- 03Wo finden Sie den Namen ohne Anruf?
- 04Wie bestätigen Sie im Gespräch, dass Sie den Richtigen haben?
- 05Wie erfassen Sie den Kreis der Mitentscheider?
- 06Wie gehen Sie in einem Konzern vor: von oben oder vom Fachbereich?
- 07Wie halten Sie Ihre Entscheiderliste aktuell?
- 08Was tun, wenn der Entscheider nach drei Anrufen nicht erreichbar ist?
- 09Was kostet die Suche nach dem Entscheider an Zeit?
- 10Wann passt diese Methode nicht?
- 11Wie geht es nach der Entscheidersuche weiter?
Welche Rolle entscheidet über Ihr Produkt?
Über Ihr Produkt entscheidet die Rolle, die den Nutzen im Alltag spürt und das Budget dafür verantwortet. Das ist selten die Geschäftsführung. Wer zuerst die Rolle klärt, ruft den Menschen an, der Ihre Frage beantworten kann, und nicht den, der sie weitergibt.
Prüfen Sie an Ihren zehn besten Kunden, wer bei ihnen unterschrieben hat und wer die Auswahl vorbereitet hat. Das Muster trägt Sie weiter als jede Datenbank. Der Entscheider heißt in Ihrem Markt oft anders als im Lehrbuch.
| Art des Kaufs | Wer wählt aus | Wer gibt frei | Erste Frage an die Zentrale |
|---|---|---|---|
| Verbrauchsmaterial und Zukauf | Einkauf | Einkaufsleitung | „Wer verantwortet bei Ihnen den Einkauf von [Produktgruppe]?“ |
| Maschine oder Anlage | Technik oder Betriebsleitung | Geschäftsführung | „Wer plant bei Ihnen Investitionen in [Bereich]?“ |
| Dienstleistung für einen Fachbereich | Bereichsleitung | Bereichsleitung oder Geschäftsführung | „Wer leitet bei Ihnen [Bereich]?“ |
| Software | Fachbereich und IT | Geschäftsführung oder IT-Leitung | „Wer entscheidet bei Ihnen über [Softwarebereich]?“ |
Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt. Ersetzen Sie die Zeilen durch Ihre eigenen Kunden, sobald Sie zehn Fälle geprüft haben.
Was fragen Sie die Zentrale, um Rolle und Namen zu erfahren?
Sie fragen nach der Funktion und nach der Erreichbarkeit, nicht nach dem Namen. Die Zentrale kennt Zuständigkeiten, gibt Namen aber ungern heraus, weil ein falscher Name Ärger bringt. Eine Frage nach der Rolle beantwortet sie dagegen gern.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich suche die Person, die bei Ihnen [Produktgruppe] verantwortet. Wer ist das bei Ihnen, und wann ist sie am besten erreichbar?
Notieren Sie den Namen der Person in der Zentrale und das Gespräch in einem Satz. Beim nächsten Anruf beginnen Sie mit diesem Namen. Das öffnet Türen, die ein Fremder nicht öffnet. Fragen Sie nie nach der Durchwahl der Geschäftsführung, wenn Ihr Produkt in den Einkauf gehört.
Nennt die Zentrale keinen Namen, fragen Sie nach dem Namen der Funktion, etwa „Einkaufsleitung“, und bitten um die Durchstellung. Der Anruf geht dann an das Sekretariat dieser Funktion. Dieser Gatekeeper öffnet die Tür, wenn Sie respektvoll bleiben, und der Leitfaden zum Vorzimmer zeigt die Sätze dazu. Erreichen Sie niemanden, setzen Sie den Kontakt mit Datum auf Wiedervorlage.
Wo finden Sie den Namen ohne Anruf?
Den Namen finden Sie in öffentlichen Angaben des Unternehmens: Impressum, Teamseite, Pressemitteilungen, Stellenanzeigen, Messeunterlagen und das berufliche Netzwerk. Prüfen Sie jede Quelle auf das Datum, weil Besetzungen wechseln.
- Das Impressum nennt die Geschäftsführung, selten die Fachrolle.
- Stellenanzeigen nennen oft die Leitung, an die sich Bewerber wenden.
- Pressemitteilungen nennen Menschen, die neu im Amt sind, und geben Ihnen einen Anlass für den Einstieg.
- Das berufliche Netzwerk zeigt Rolle und Dauer im Amt, aber nicht, wer unterschreibt.
Eine Entscheiderdatenbank ersetzt diese Suche nicht, sie verkürzt sie. KRAUSS führt eine eigene Datenbank mit 480.000+. Auch dort bestätigt der erste Anruf jeden Namen neu. Wie Sie personenbezogene Daten dabei sauber behandeln, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B.
In einem Projekt für einen Hersteller von Gebäudetechnik rief der Vertrieb 30 Betriebe an und fragte die Zentrale nach dem Geschäftsführer. In 21 Fällen kam das Gespräch bei einer Person an, die für Gebäudetechnik nicht zuständig war. Nach der Umstellung auf die Frage nach der Rolle („Wer verantwortet bei Ihnen die technische Gebäudeausrüstung?“) nannte die Zentrale bei 30 Anrufen in 24 Fällen eine Funktion und in 9 Fällen sofort einen Namen.
Wie bestätigen Sie im Gespräch, dass Sie den Richtigen haben?
Sie bestätigen es mit einer Frage, wie die Entscheidung bei ihm fällt. Wer entscheidet, antwortet mit Kriterien, Zeitpunkt und Beteiligten. Wer nur empfiehlt, antwortet allgemein und verweist weiter.
Damit ich Ihnen nichts Unpassendes schicke: Wie läuft die Entscheidung bei Ihnen, wenn es um [Thema] geht? Entscheiden Sie das allein, oder reden andere mit?
Die Frage kostet zehn Sekunden und ersetzt Wochen falscher Gespräche. Drei Antworten kommen häufig vor.
| Antwort | Was sie zeigt | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| „Das entscheide ich.“ | Sie haben den Entscheider | Bedarfsfrage stellen, Termin vorschlagen |
| „Das entscheiden wir zu zweit.“ | Es gibt einen Kreis | Name und Rolle des zweiten Menschen erfragen, beide zum Termin einladen |
| „Das macht unsere Zentrale.“ | Der Mensch gehört nicht zum Kreis | Höflich nach der Funktion fragen, die vorbereitet, und Anruf beenden |
Bei KRAUSS gehört das zum Kaufcheck: Der Gesprächspartner muss als Entscheider oder als Teil des Kreises feststehen, sonst bucht KRAUSS keinen Termin (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).
Wie erfassen Sie den Kreis der Mitentscheider?
Sie erfassen ihn mit zwei Fragen im ersten Gespräch: wer mitredet und wer die Freigabe gibt. Das Kaufgremium besteht bei erklärungsbedürftigen Produkten selten aus einer Person, und wer es früh kennt, lädt die richtigen Menschen zum Termin ein.
Schreiben Sie Rolle und Haltung auf: Befürworter, Nutzer, Zahlenprüfer. Ein Außendienstler, der drei Rollen im Raum kennt, bereitet drei Gespräche vor. Einer, der nur den Namen kennt, führt ein Gespräch und wundert sich über den Gegenwind.
In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware fragte der Anrufer nach dem Gespräch mit dem Bereichsleiter jeweils: „Wer von Ihrer Seite sollte beim Termin dabei sein?“ Bei 18 von 25 vereinbarten Terminen kam damit eine zweite Person aus der IT hinzu. Die Abschlusswahrscheinlichkeit der Termine mit zwei Personen lag nach Einschätzung des Vertriebs höher, weil die technischen Einwände schon im ersten Termin fielen.
Wie gehen Sie in einem Konzern vor: von oben oder vom Fachbereich?
In einem Konzern beginnen Sie beim Fachbereich, der Ihr Problem spürt, und nicht bei der Spitze. Die Konzernspitze verweist Anrufe nach unten und nennt den Namen des Absenders im Weiterleitungsmail. Der Fachbereich dagegen holt sich Hilfe, wenn er den Nutzen kennt.
Der Weg führt in drei Schritten zum Entscheider: Sie sprechen mit dem Nutzer, fragen ihn, wer das Budget freigibt, und bitten ihn um eine Verbindung oder einen Namen. Ein Nutzer, der Ihr Anliegen versteht, nennt Ihnen den Namen aus eigenem Antrieb, weil es seine Arbeit erleichtert.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe Sie an, weil Sie bei [Konzern] [Bereich] verantworten und ich eine Frage zu [Thema] habe. Bevor ich Ihnen etwas schicke: Wer entscheidet bei Ihnen, ob ein Anbieter für [Thema] in Frage kommt, Sie selbst oder der zentrale Einkauf?
In einem Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik rief der Vertrieb zuerst die zentrale Einkaufsleitung eines Konzerns an. Von 12 Anrufen führte keiner zu einem Termin, 9 Anrufe endeten mit „Schicken Sie uns Unterlagen“. Nach der Umstellung auf den Fachbereich führten von 20 Anrufen 4 zu einem Gespräch, und 2 davon nannten den Einkäufer, der den Termin dann mit einlud.
Dieser Weg dauert länger als ein Direktanruf, und er passt zu Produkten, die ein Fachbereich fordert. Bei Standardware mit Rahmenvertrag führt der Weg über den zentralen Einkauf schneller, weil Fachbereiche dort nicht entscheiden.
Wie halten Sie Ihre Entscheiderliste aktuell?
Sie halten sie aktuell, indem Sie jedem Namen ein Prüfdatum geben und Namen nach sechs Monaten neu bestätigen. Menschen wechseln die Stelle, und ein Name, der vor einem Jahr stimmte, bringt heute einen peinlichen Anruf.
| Feld | Inhalt | Prüfschritt |
|---|---|---|
| Name und Rolle | Wie auf der Quelle | Beim Anruf nachfragen: „Sind Sie weiterhin für [Thema] zuständig?“ |
| Quelle | Impressum, Pressemitteilung, Netzwerk, Zentrale | Datum der Quelle notieren |
| Geprüft am | Datum der letzten Bestätigung | Nach sechs Monaten neu prüfen |
| Anlass | Eine Zeile, warum jetzt | Bei Wechsel in der Leitung neu schreiben |
| Weg zum Kontakt | Durchwahl, Zentrale, Vorzimmer | Nach jedem Anruf eintragen |
Eine Liste ohne Prüfdatum veraltet unbemerkt. Zählen Sie bei jedem zehnten Anruf nach, wie oft der Name nicht mehr stimmte. Liegt die Zahl hoch, kürzen Sie die Frist. Wer die Kontakte nach Konzernebene führt, trennt Standort und Zentrale in zwei Spalten, damit ein Wechsel am Standort nicht die Zentrale überschreibt.
In einem Projekt für einen Hersteller von Förderanlagen stimmte bei 40 geprüften Kontakten, die älter als ein Jahr waren, der Name in 28 Fällen nicht mehr. Die Liste, die der Vertrieb vom Vorjahr übernommen hatte, kostete drei Anrufblöcke, bevor jemand nachzählte.
Was tun, wenn der Entscheider nach drei Anrufen nicht erreichbar ist?
Wenn der Entscheider nach drei Anrufen nicht erreichbar ist, wechseln Sie den Zugang, nicht die Lautstärke. Nach drei Anrufen ohne Erfolg ändern Sie die Uhrzeit, den Kanal oder den Einstieg, und Sie setzen den Kontakt nach dem vierten Versuch auf Wiedervorlage.
Die Reihenfolge, die sich bewährt, lautet: Zuerst das Zeitfenster wechseln (früh am Morgen oder spät am Nachmittag), dann eine kurze Mail mit Anlass und Frage und dem genannten nächsten Anruf, dann den Weg über eine zweite Rolle, etwa die Assistenz oder die Fachabteilung. Wer nur öfter anruft, wird als Störung gespeichert. Die Sätze für das Vorzimmer stehen im Leitfaden zum Vorzimmer, den Sie oben verlinkt finden.
Dokumentieren Sie jeden Versuch mit Datum, Uhrzeit und Ergebnis. Aus fünf Versuchen sehen Sie, ob der Kontakt grundsätzlich erreichbar ist. Eine Wiedervorlage in drei Monaten kostet fast nichts und holt Kontakte zurück, bei denen sich der Anlass ändert.
Was kostet die Suche nach dem Entscheider an Zeit?
Die Suche kostet je Kontakt zwischen 8 und 14 Minuten, wenn Sie die Rolle vorher klären, und deutlich mehr, wenn Sie Namen raten. Die Rechnung unten nimmt 100 Kontakte im Monat an.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Zeitaufwand für 100 Kontakte, mit und ohne Rolle vorab
- Annahme: Zielkontakte im Monat100(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Kontakt ohne geklärte Rolle (Name suchen, falsche Person anrufen, neu suchen)14(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Minuten je Kontakt mit geklärter Rolle (gezielte Suche, Bestätigung im Gespräch)8(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Stunden im Monat ohne geklärte Rolle | 100 × 14 ÷ 60 | 23,3 Akquisestunden |
| Stunden im Monat mit geklärter Rolle | 100 × 8 ÷ 60 | 13,3 Akquisestunden |
| Stunden, die die Rollenklärung spart | 100 × (14 − 8) ÷ 60 | 10,0 Akquisestunden |
Die Zahlen sind Annahmen dieses Beispiels. Messen Sie Ihre eigenen Minuten über eine Woche, bevor Sie planen. Das Ergebnis zeigt, wie viele Stunden Sie auslagern oder sparen können, wenn die Rolle vorab feststeht.
- 01
Die Zentrale nach dem Geschäftsführer fragen.
Folge: Die Zentrale stellt zur Geschäftsführung durch, und der Anruf endet im Vorzimmer eines Menschen, der für Ihr Produkt nicht zuständig ist.
Besser: Nach der Rolle fragen, die über Ihr Produkt entscheidet, etwa Einkauf, Betriebsleitung oder Technik.
- 02
Dem ersten genannten Namen glauben.
Folge: Sie führen ein Gespräch mit jemandem, der nur Empfehlungen gibt, und erfahren nicht, wer unterschreibt.
Besser: Im Gespräch fragen, wer über Auswahl und wer über Freigabe entscheidet.
- 03
Namen aus der Recherche nie neu prüfen.
Folge: Die Liste enthält Menschen, die das Unternehmen verlassen haben, und jeder Anruf verbrennt Zeit.
Besser: Jeden Namen beim ersten Anruf bestätigen und die Liste danach korrigieren.
Wann passt diese Methode nicht?
Die Methode passt nicht, wenn kein einzelner Mensch über den Kauf entscheidet oder wenn Ihr Markt so klein ist, dass Sie jeden Entscheider kennen.
- Wenn Ihr Produkt über einen Webshop oder einen Rahmenvertrag der Zentrale bestellt wird, entscheidet kein einzelner Ansprechpartner, und die Suche bringt wenig.
- Wenn Ihr Zielmarkt aus wenigen hundert Betrieben besteht, die Ihr Vertrieb persönlich kennt, brauchen Sie keine Recherche nach dem Muster dieses Leitfadens.
- Wenn Ihr Angebot für die Zielgruppe keinen Anlass hat, erreichen Sie den richtigen Menschen und verlieren ihn im ersten Satz.
Prüfen Sie ehrlich, welcher Punkt auf Sie zutrifft. Bei einem Rahmenvertrag der Zentrale hilft ein anderer Weg: Sie bewerben sich beim Einkauf der Zentrale und nicht bei jedem Standort.
Wie geht es nach der Entscheidersuche weiter?
Nach der Entscheidersuche folgen Einstieg, Bedarfsfrage und Terminabschluss. Den Ablauf mit Sätzen zum Übernehmen zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise, die Rückfragen zu Einwänden der Einwand-Spickzettel.
Prüfen Sie vor dem ersten Anruf diese Punkte:
- Steht die Rolle fest, die über Ihr Produkt entscheidet?
- Haben Sie den Anlass für diese Rolle in einer Zeile notiert?
- Liegt die Frage an die Zentrale als Satz bereit?
- Steht neben jedem Namen, woher er stammt und wann Sie ihn geprüft haben?
- Haben Sie die Bestätigungsfrage geübt?
Wenn Sie die Recherche und die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, die Telefonakquise von KRAUSS beschreibt Ablauf und Konditionen. Den Gesprächs-Simulator probieren Sie ohne Formular im Werkzeugbereich, und ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
