Inhalt8 Abschnitte
- 01Was prüft ein IT-Leiter, bevor er über den Preis spricht?
- 02Wie kommen Sie an Helpdesk und Assistenz vorbei?
- 03Was sagen Sie in den ersten Sätzen?
- 04Wie reagieren Sie auf „Wir haben unser Kassensystem erst eingeführt“?
- 05Wie wächst ein Auftrag vom Pilotstandort zum Rollout?
- 06Wie schlagen Sie den Termin mit dem IT-Leiter vor?
- 07Wann passt der Anruf beim IT-Leiter nicht?
- 08Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Was prüft ein IT-Leiter, bevor er über den Preis spricht?
Ein IT-Leiter prüft vor dem Preis, ob Ihr Produkt an die Systeme der Kette anbindet, wie es mit Daten umgeht und wer es im Betrieb unterstützt. Fällt eine dieser Prüfungen durch, ist der Preis nicht mehr wichtig.
Das unterscheidet ihn von der Betriebsleitung, die nach dem Nutzen im Service fragt, und vom Inhaber eines Einzelbetriebs, der über Monatskosten und Aufwand der Umstellung entscheidet. Der IT-Leiter einer Kette betreut viele Standorte mit denselben Systemen. Jedes neue Produkt ist für ihn zusätzliche Arbeit, und er stimmt zu, wenn die Arbeit klein ist und der Nutzen aus dem Betrieb kommt.
| Prüfpunkt | Seine Frage | Was Sie vorbereiten |
|---|---|---|
| Schnittstellen | Wie bindet das an Kasse, Warenwirtschaft, Reservierung an? | Eine Zeile je System mit Datenfluss und Aufwand |
| Datensicherheit | Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff? | Hosting, Datenschutzunterlagen, Auftragsverarbeitung |
| Betrieb | Wer unterstützt bei Störungen, in welcher Zeit? | Supportzeiten und Wege |
| Rollout | Wie kommt es an 40 Standorte ohne Stillstand? | Ein Pilotkonzept mit Zeitplan |
| Preis | Was kostet es je Standort und Monat? | Das Angebot, erst nach den vier Punkten davor |
Der IT-Leiter ist selten der alleinige Entscheider. Er sitzt im Kaufgremium neben Betriebsleitung und Geschäftsführung und hat ein Vetorecht, wenn Technik oder Daten nicht passen. Ein Anruf gewinnt seine Zustimmung, nicht den Auftrag, und das ist genug für den ersten Schritt.
Wie kommen Sie an Helpdesk und Assistenz vorbei?
Am Helpdesk und an der Assistenz kommen Sie vorbei, indem Sie eine technische Frage stellen statt eines Verkaufsanliegens und um die Leitung der IT bitten. Ein Helpdesk nimmt Störungen entgegen und leitet Verkaufsanfragen nicht weiter.
Rufen Sie die Zentrale oder die Assistenz der Geschäftsführung an und fragen Sie: „Wer verantwortet bei Ihnen die IT für die Standorte?“ Das ist sachlich, und es bekommt eine Antwort. Fragen Sie nach der Rolle, nicht nach der Abteilung „Einkauf“. Fragen Sie nach einer E-Mail-Adresse, wenn niemand durchstellt, und schicken Sie eine kurze Schnittstellenübersicht. Der Anruf am nächsten Tag bezieht sich auf die Mail.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Wer verantwortet bei Ihnen die IT für Kasse und Standorte? Ich habe eine Frage zur Anbindung von [Produktbereich, zum Beispiel Reservierung oder Bestellungen] an Ihr Kassensystem. Wie erreiche ich [ihn oder sie], und wann ist [er oder sie] im Büro?
Der IT-Leiter ist zu festen Zeiten in Besprechungen und bei Rollouts oder Störungen nicht erreichbar. Fragen Sie nach einer Zeit außerhalb von Wartungsfenstern und Montagmorgen. Das ist eine Einschätzung aus der Praxis, die Assistenz kennt die Zeiten.
Behandeln Sie die Person im Vorzimmer als Gatekeeper mit Wissen: Sie weiß, wer in der IT welches System verantwortet, und nennt Ihnen oft den richtigen Namen.
Was sagen Sie in den ersten Sätzen?
In den ersten Sätzen nennen Sie die Schnittstellen, die Ihr Produkt bedient, und den Anlass, der Sie auf diese Kette bringt. Ein IT-Leiter hört bei „Schnittstelle“ auf, bei „Lösung“ nicht.
Anlässe finden Sie in der Technik: ein Wechsel des Kassensystems, eine neue Lieferdienst-Anbindung, ein neues Konzept mit zusätzlichen Standorten, eine Pressemeldung zur Digitalisierung oder eine Stelle für einen Systemadministrator in der Stellenanzeige. Notieren Sie den Anlass in einer Zeile.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil [Anlass: neue Standorte, Wechsel des Kassensystems, Anbindung von Lieferdiensten]. Unser Produkt bindet an [System A, System B] an und tauscht [Daten] aus. Mich interessiert vor allem: Welche Schnittstellen fehlen Ihnen heute zwischen [Bereich] und Kasse? Haben Sie zwei Minuten?
Die Frage nach den fehlenden Schnittstellen ist der Kern. Sie zeigt, dass Sie die Lage verstehen, und der IT-Leiter nennt aus dem Kopf die Lücken, die ihn stören. Jede Lücke ist ein Anlass für den Termin.
Sprechen Sie technisch und kurz. Ein IT-Leiter hört Begriffe wie Schnittstelle, Datenfluss, Hosting oder Mandantenfähigkeit gern, wenn Sie sie richtig benutzen. Benutzen Sie nur die, die Sie sicher beherrschen, sonst folgt eine Nachfrage, die Sie nicht beantworten können.
Wie reagieren Sie auf „Wir haben unser Kassensystem erst eingeführt“?
Auf „Wir haben unser Kassensystem erst eingeführt“ reagieren Sie mit der Frage nach Schnittstellen und nach Lücken, die bleiben. Der Einwand ist berechtigt, denn eine Umstellung bindet Kräfte, und niemand tauscht ein System, das gerade läuft.
Das verstehe ich, eine Einführung kostet Kraft, und ich will nichts ersetzen. Mich interessiert, ob [Produktbereich] mit dem neuen System zusammenspielt. Welche Schnittstellen laufen heute, und welche Lücken sind geblieben, zum Beispiel bei [Lieferdienste, Reservierung, Warenwirtschaft]?
Ihr Produkt ersetzt das Kassensystem nicht, es ergänzt es. Der Einwand zeigt, dass der IT-Leiter die Lücken kennt, die nach einer Einführung bleiben. Sie fragen nach genau diesen Lücken.
In einem Projekt für einen Anbieter von Reservierungs- und Bestellsoftware für Restaurantketten riefen die Anrufer 28 IT-Leiter an. Der Einwand „Kassensystem erst eingeführt“ fiel in 12 Gesprächen, und alle 12 endeten ohne Termin, solange die Anrufer Funktionen erklärten. Nach der Umstellung auf die Frage nach Lücken nannten 7 von 12 IT-Leitern eine konkrete Lücke, und 3 nahmen einen technischen Webcall an.
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Wir haben unser Kassensystem erst eingeführt“ | Er will keine Umstellung | „Welche Schnittstellen laufen, und welche Lücken sind geblieben?“ |
| „Das entscheidet die Geschäftsführung“ | Die IT prüft nur | „Wer prüft bei Ihnen die Technik, bevor die Geschäftsführung freigibt?“ |
| „Wo liegen die Daten?“ | Er prüft die Datensicherheit | „Gern. Soll ich Ihnen Hosting und Datenschutzunterlagen vorab schicken?“ |
| „Wir bauen das selbst“ | Er hat Entwickler und Interesse am Eigenbau | „Welche Teile bauen Sie selbst, und wo würde Ihnen ein fertiges Produkt Zeit sparen?“ |
Mehr Muster stehen im Einwand-Spickzettel.
- 01
Dem IT-Leiter Funktionen und Preis nennen, bevor Sie die Schnittstellen klären.
Folge: Er prüft zuerst, ob Ihr Produkt an sein System passt, und hört den Rest nicht, wenn die Antwort offen bleibt.
Besser: Mit den Schnittstellen beginnen, die Ihr Produkt zu Kasse, Warenwirtschaft und Lieferdiensten bedient.
- 02
Den Datenschutz erst auf Nachfrage ansprechen.
Folge: Der IT-Leiter wertet das Schweigen als Lücke und verlangt Unterlagen, bevor es einen Termin gibt.
Besser: Im Termin Hosting, Datenschutzunterlagen und Auftragsverarbeitung als Gesprächspunkte nennen und Dokumente bereithalten.
- 03
Die Kette komplett vorschlagen statt eines Pilotstandorts.
Folge: Der IT-Leiter lehnt ab, weil ein Rollout mit 40 Standorten nicht an einem Telefonat hängt.
Besser: Einen oder drei Standorte als Pilot vorschlagen und den Rollout erst nach dem Test nennen.
Wie wächst ein Auftrag vom Pilotstandort zum Rollout?
Ein Auftrag wächst vom Pilotstandort zum Rollout, wenn der Pilot klein bleibt und der IT-Leiter sieht, dass der Aufwand beherrschbar ist. Die Rechnung unten zeigt das Verhältnis für eine Kette mit 40 Standorten.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Vom Pilotstandort zum Rollout in einer Gastronomie-Kette
- Annahme: Standorte der Kette40(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Pilotstandorte3(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Preis je Standort und Monat in Euro49 €(Annahme dieses Beispiels für ein Softwareprodukt, kein Marktwert)
- Annahme: Vertragsmonate im ersten Jahr12 Monate(Annahme dieses Beispiels)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Anteil der Pilotstandorte an der Kette | 3 ÷ 40 × 100 | 7,5 % |
| Jahreswert des Piloten | 3 × 49 € × 12 | 1.764 € |
| Jahreswert des Rollouts auf alle Standorte | 40 × 49 € × 12 | 23.520 € |
Für Ihren Anruf heißt das: Bieten Sie dem IT-Leiter den kleinen Schritt an. Er trägt ein kleines Risiko, und Sie bekommen den Zugang. Der Rollout folgt aus dem Test und nicht aus dem Gespräch.
Wie schlagen Sie den Termin mit dem IT-Leiter vor?
Den Termin schlagen Sie als technischen Webcall von dreißig Minuten vor, mit Schnittstellenbeschreibung und dem Vorschlag eines Pilotstandorts. Ein IT-Leiter sagt Ja zu einem Termin, bei dem er Dokumente bekommt und eine konkrete Frage klärt.
Dann schlage ich einen technischen Webcall von dreißig Minuten vor. Ich schicke Ihnen vorab die Schnittstellenbeschreibung und die Datenschutzunterlagen, und wir klären, ob ein Pilot an [ein bis drei Standorten] für Sie Sinn ergibt. Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit]? [Antwort abwarten] Wer von Ihrer Seite sollte dabei sein, zum Beispiel aus der Betriebsleitung?
Das ist ein Terminvorschlag mit zwei Zeitfenstern und einem konkreten Ergebnis. Die Frage nach der Betriebsleitung zeigt, wer den Nutzen trägt. Schicken Sie die Unterlagen vorab, sie sind Teil der Zusage. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).
Setzen Sie eine Wiedervorlage, wenn der IT-Leiter erst intern klären will: Datum, Name und die Frage, die er klären wollte.
Wann passt der Anruf beim IT-Leiter nicht?
Der Anruf beim IT-Leiter passt nicht, wenn die Betriebsleitung oder Geschäftsführung die Entscheidung trifft und die IT nur prüft, oder wenn Ihr Produkt keine Schnittstelle zu den Systemen der Kette hat. Dann spricht er mit Ihnen, aber er kann nichts freigeben.
- Wenn die Entscheidung bei der Betriebsleitung oder Geschäftsführung der Kette liegt und die IT nur prüft, ist der IT-Leiter Ihr Prüfer und nicht Ihr Entscheider.
- Wenn Ihr Produkt keine Schnittstelle zu Systemen der Kette hat, fehlt dem IT-Leiter der erste Grund für ein Gespräch.
- Wenn Sie keinen Pilotstandort anbieten können, ist der erste Termin zu groß und zu riskant für die Kette.
In diesen Fällen beginnen Sie bei der Betriebsleitung mit dem Nutzen im Service und gewinnen die IT später für die Prüfung. Die Telefonakquise von KRAUSS klärt im Briefing, welche Rolle in Ihrem Markt den Termin zusagen kann und welche prüft.
Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Sie üben mit drei Probeanrufen bei Kontakten außerhalb Ihrer Kernzielgruppe und mit dem Gesprächs-Simulator. Danach prüfen Sie diese Punkte:
- Habe ich die Schnittstellen genannt, bevor ich Funktionen oder Preis genannt habe?
- Habe ich nach Lücken gefragt, nicht nach Problemen?
- Habe ich Datenschutzunterlagen und Hosting bereit?
- Habe ich einen Pilotstandort statt der ganzen Kette vorgeschlagen?
- Steht am Ende ein technischer Termin mit Teilnehmern oder eine Wiedervorlage mit Datum?
Mit dem Gesprächs-Simulator spielen Sie ein Gespräch in Ihrer Branche durch, ohne Formular. Das Grundmuster steht im Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise im B2B.
Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und die Preise stehen auf der Seite Preise. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
