Inhalt11 Abschnitte
- 01Was entscheidet ein Betriebsleiter in der Großküche selbst?
- 02Wann erreichen Sie den Betriebsleiter zwischen den Mahlzeiten?
- 03Wie sieht der Einstieg aus, der die Küche vor den Vertrag stellt?
- 04Wie kommen Sie am Küchenbüro vorbei?
- 05Welche Frage zum Bedarf passt zum Betriebsleiter?
- 06Wie begegnen Sie dem Einwand, die Zentrale entscheidet?
- 07Wie schließen Sie den Termin ab?
- 08Wie fassen Sie nach der Verkostung nach?
- 09Was kostet eine Musterverkostung die Küche?
- 10Wann passt dieser Anruf nicht?
- 11Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
Was entscheidet ein Betriebsleiter in der Großküche selbst?
Der Betriebsleiter einer Großküche entscheidet, was in seiner Küche täglich zum Einsatz kommt, und hat über Verträge, Preise und Rahmenbedingungen meist nichts zu sagen. Das trifft Caterer, Kliniken, Betriebsrestaurants und Träger von Schulen und Pflegeheimen. Er kennt Mengen, Rezepturen, Lieferzeiten und Personaleinsatz auswendig, und er merkt in einem Satz, ob Sie seine Küche kennen.
Daraus folgt die Regel dieses Leitfadens: Sie führen zwei getrennte Gespräche. Das erste gehört dem Produkt in der Küche, das zweite dem Vertrag in der Zentrale. Wer beides in einen Anruf packt, bekommt vom Betriebsleiter den Satz „Das läuft über die Zentrale“ und hat kein Gespräch mehr.
| Frage | Betriebsleiter | Zentrale oder Einkauf |
|---|---|---|
| Passt das Produkt in die Rezeptur? | Ja, er prüft | Nein |
| Läuft es mit dem vorhandenen Gerät und Personal? | Ja | Nein |
| Welcher Lieferant wird vertraglich gebunden? | Nein, er empfiehlt | Ja |
| Welche Konditionen und Mengen gelten? | Nein | Ja |
| Wann ist die nächste Ausschreibung? | Weiß es oft ungefähr | Ja |
Dieser Gesprächsleitfaden gilt für den kalten Erstanruf bei einem Betriebsleiter, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Er ist der Entscheider über das Produkt in der Küche, nicht über den Vertrag. Ob und unter welchen Umständen ein solcher Anruf erlaubt ist, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B. Die Märkte und Rollen im Außer-Haus-Markt beschreibt die Seite zur Gemeinschaftsverpflegung. Den Grundaufbau jedes Erstanrufs zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise, und für den Küchenchef gilt ein eigener Zuschnitt im Leitfaden für den Anruf in der Küche.
Wann erreichen Sie den Betriebsleiter zwischen den Mahlzeiten?
Sie erreichen den Betriebsleiter am ehesten nach dem Ende der Mittagsausgabe und vor der Vorbereitung des Abendessens oder des Folgetages. Zwischen elf und vierzehn Uhr steht er in der Küche, und morgens liegen Warenannahme und Dienstplan auf seinem Tisch.
Das ist eine Erfahrung aus der Telefonakquise und keine Erhebung. Prüfen Sie sie an Ihrer eigenen Liste: Notieren Sie bei jedem Anruf Uhrzeit und Ergebnis, und nach 50 Anrufen sehen Sie, in welchem Fenster Ihre Küchen abnehmen. Wer in diesem Fenster anruft und den Anruf mit „Haben Sie gerade Luft, oder rufe ich nach der Ausgabe an?“ beginnt, hat die Küche auf seiner Seite.
Der Speiseplan hilft bei der Planung. Viele Küchen arbeiten in Zyklen von mehreren Wochen. Ein Muster passt in den Plan, wenn es den Zyklus vor seinem Beginn erreicht, nicht mittendrin. Fragen Sie deshalb nicht „Haben Sie Interesse?“, sondern „Wann beginnt Ihr nächster Speiseplan, und wann entscheiden Sie über neue Zutaten dafür?“.
Wie sieht der Einstieg aus, der die Küche vor den Vertrag stellt?
Der Einstieg nennt ein Produkt, eine Rezeptur und eine Menge, die der Betriebsleiter aus seiner Küche kennt, und er bittet um eine Verkostung statt um einen Vertrag. So bleibt das Gespräch in seiner Zuständigkeit.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Wir liefern [Produkt] in Großgebinden für Küchen mit [Zahl] Essen am Tag. Ich rufe an, weil [Anlass, etwa eine neue Speisekarte, ein Saisonstart oder ein neuer Standort]. Hätten Sie Lust, es in der Küche auszuprobieren? Ob und wie Sie später bestellen, ist eine andere Frage und läuft bei Ihnen über die Zentrale.
Der letzte Satz entkoppelt Muster und Vertrag und nimmt den Einwand vorweg. Er zeigt dem Betriebsleiter, dass Sie seine Organisation kennen. Er kann ein Muster zusagen, ohne sich zu binden.
In einem Projekt für einen Hersteller von Würzmitteln und Backwaren riefen die Anrufer 24 Küchenleitungen bei Caterern an und begannen mit dem Rahmenvertrag. 22 Gespräche endeten mit dem Verweis auf die Zentrale, 2 führten zu einem Muster. Nach der Umstellung auf die Musterverkostung ohne Vertragsfrage sagten bei weiteren 24 Anrufen 9 Küchen ein Muster zu, und bei 5 davon nannte die Küche später selbst den Zeitpunkt der nächsten Ausschreibung.
Wie kommen Sie am Küchenbüro vorbei?
Am Küchenbüro kommen Sie vorbei, indem Sie nach dem Betriebsleiter oder der Küchenleitung fragen und das Thema Muster nennen, nicht den Verkauf. Das Büro oder die Zentrale der Küche ist der Gatekeeper, und in vielen Küchen nimmt tagsüber ein Küchenhelfer oder eine Schichtleitung ab.
Behandeln Sie die Person am Telefon wie jemanden aus dem Team. Kurzer Satz, Name, Anliegen, Frage nach der Zeit. Wer in der Küche abnimmt, hat keine Zeit für drei Sätze Vorstellung.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich möchte der Küchenleitung ein Muster von [Produkt] anbieten, für die Küche und nicht für den Einkauf. Wer ist dafür bei Ihnen zuständig, und wann ist [Name oder Funktion] nach der Mittagsausgabe zu sprechen?
Wenn die Person abwehrt mit „Das macht die Zentrale“, fragen Sie nicht nach der Zentrale, sondern: „Darf die Küche ein Muster annehmen, wenn die Zentrale nichts bestellen muss?“ Die Antwort verrät, ob die Küche entscheiden darf, was in der Küche probiert wird. Meistens darf sie.
Welche Frage zum Bedarf passt zum Betriebsleiter?
Fragen Sie nach einer Zeile im Speiseplan, die ihm Mühe macht: „Welche Zutat oder welches Gericht kostet Sie derzeit am meisten Aufwand oder Ausschuss?“ Der Betriebsleiter nennt ein Problem aus dem Alltag, und Sie sehen, ob Ihr Produkt daran etwas ändert.
Planen Sie drei Fragen und hören Sie die Antworten zu Ende:
- „Wie viele Essen kochen Sie am Tag, und wie viele davon mit [Produktgruppe]?“ (Menge)
- „Was stört Sie an der heutigen Zutat oder dem heutigen Lieferanten?“ (Leidensdruck)
- „Wann beginnt der nächste Speiseplan, und wann entscheiden Sie über neue Zutaten?“ (Zeitpunkt)
Die zweite Frage klärt, ob ein Muster eine Chance hat. Antwortet der Betriebsleiter „Nichts, läuft“, ist der Anlass zu schwach, und Sie vereinbaren ein Nachfassen zum Beginn des nächsten Speiseplans.
Wie begegnen Sie dem Einwand, die Zentrale entscheidet?
In der Einwandbehandlung antworten Sie auf „Die Ausschreibung läuft über die Zentrale“ mit der Trennung von Muster und Vertrag und fragen nach dem Zeitpunkt der nächsten Vergabe. Der Betriebsleiter hat recht, und Sie stimmen zu. Dann holen Sie sich, was er geben darf: eine Verkostung und eine Auskunft über die Vergabe.
Das ist verständlich, [Name], und darum rufe ich Sie an und nicht die Zentrale: Ob es in Ihre Küche passt, entscheiden Sie. Dürfen wir ein Muster schicken, mit dem Sie testen? Und wissen Sie, wann die nächste Ausschreibung ansteht, damit wir der Zentrale rechtzeitig Unterlagen geben?
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Die Ausschreibung läuft über die Zentrale.“ | Er darf keinen Vertrag schließen | „Darf die Küche trotzdem ein Muster testen, wenn nichts bestellt wird?“ |
| „Bei der Ausschreibung zählt nur der Preis.“ | Die Zentrale vergleicht Zahlen | „Was müsste die Küche der Zentrale sagen, damit sie mehr als den Preis prüft?“ |
| „Wir haben einen Rahmenvertrag mit dem Großhandel.“ | Das Produkt kommt aus dem Katalog des Großhändlers | „Welche Artikel liefert der Großhandel für [Produktgruppe] nicht oder nur unzufrieden?“ |
| „Ein Wechsel mitten im Vertrag geht nicht.“ | Fristen und Bindung | „Wann endet der Vertrag, und wann beginnt die nächste Planung?“ |
- 01
Beim Betriebsleiter über Konditionen und Rahmenvertrag sprechen.
Folge: Er verweist an die Zentrale, und das Gespräch endet, bevor Ihr Produkt eine Chance hatte.
Besser: Über das Produkt in der Küche sprechen und die Konditionen der Zentrale überlassen.
- 02
Zwischen 11 und 14 Uhr anrufen.
Folge: Die Küche steht in der Ausgabe, der Anruf wird abgewürgt oder gar nicht angenommen.
Besser: Nachmittags nach dem Ende der Mittagsausgabe anrufen und nach einer passenden Zeit fragen.
- 03
Ein Muster ohne Mengenangabe und Rezepturbezug schicken.
Folge: Die Küche kann nicht beurteilen, ob es in ihre Rezeptur passt, und lässt das Päckchen liegen.
Besser: Das Muster mit einem Rezepturvorschlag und der Portionsangabe für den Küchenalltag schicken.
Merken Sie sich das Datum der nächsten Vergabe oder des Vertragsendes. Auf dieses Datum legen Sie die Wiedervorlage, und mit diesem Datum beginnt Ihr zweites Gespräch bei der Zentrale: „Die Küche in [Ort] testet unser Muster, Ihre Ausschreibung beginnt im [Monat]. Dürfen wir Ihnen vorab Unterlagen schicken?“
Wie schließen Sie den Termin ab?
Der Termin ist die Musterverkostung in der Küche, die Sie mit zwei Tagen im Speiseplan anbieten. Der Betriebsleiter wählt den Tag, an dem seine Küche Zeit hat, und Sie bestätigen ihn schriftlich mit Produkt, Menge und Rückrufnummer.
Dann schicke ich Ihnen [Menge] von [Produkt] mit einem Rezepturvorschlag für [Gericht]. Passt Ihnen die Verkostung am [Tag A] oder am [Tag B] besser? [Antwort abwarten] Dann liefere ich das Muster am [Tag] bis [Uhrzeit] an die Warenannahme und rufe am [Tag nach Verkostung] an, damit wir Ihre Erfahrung besprechen. Wer kostet außer Ihnen mit?
Die Frage „Tag A oder Tag B?“ ist eine Alternativfrage: Sie lässt die Wahl zwischen zwei Terminen und nicht zwischen Termin und Nein. Die Frage nach den weiteren Verkostern klärt das Kaufgremium der Küche: Küchenchef, Diätassistenz, Einkauf vor Ort. Wer das Muster nur an den Betriebsleiter richtet, erfährt das Urteil nicht, das später zählt.
Wiederholen Sie am Ende Tag, Uhrzeit, Menge und Ansprechpartner. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wer allein anruft, schickt die Bestätigung per E-Mail an die Küche und an sich selbst.
Wie fassen Sie nach der Verkostung nach?
Sie fassen am Tag nach der Verkostung nach und beginnen mit einer Frage zum Ergebnis in der Küche, nicht zum Auftrag. Der Betriebsleiter hat probiert, und sein Urteil ist das Kapital für das Gespräch mit der Zentrale.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Sie hatten gestern [Produkt] in der Küche. Wie hat es sich in [Gericht] verhalten, bei Garzeit, Ausbeute und Geschmack? Und wenn es passt: Wen in der Zentrale sollte ich ansprechen, und dürfen Sie mich dort nennen?
Die letzte Frage macht aus der Küche eine Empfehlung, wenn das Urteil gut ist, und aus einem schlechten Urteil eine Auskunft, was zu verbessern ist. Beides hilft Ihnen mehr als Schweigen. Notieren Sie das Urteil wörtlich, denn die Zentrale fragt es später ab.
Was kostet eine Musterverkostung die Küche?
Eine Musterverkostung kostet die Küche nach einer Annahme etwa 45 Minuten Zeit von zwei Personen, und diese Zeit gibt sie nur frei, wenn der Nutzen klar ist. Je besser das Muster auf die Rezeptur abgestimmt ist, desto geringer ist der Aufwand.
| Posten | Annahme | Rechnung |
|---|---|---|
| Vorbereitung und Zubereitung | 25 Minuten, 1 Person | 25 Minuten |
| Verkostung und Bewertung | 10 Minuten, 2 Personen | 20 Minuten |
| Rückmeldung an Sie | 5 Minuten, 1 Person | 5 Minuten |
| Summe Arbeitszeit | 50 Minuten, gerundet 1 Stunde | |
| Wert bei 40 Euro Stundenkosten | rund 40 Euro je Muster |
Die Zahl zeigt, warum ein Muster ohne Rezepturvorschlag verfällt: Die Küche investiert eine Stunde in etwas, das sie nicht einordnen kann. Mit Rezepturvorschlag, Portionsangabe und Hinweis zur Zubereitung sinkt der Aufwand, und die Zusage wird einfacher. Fragen Sie nie nach „fünf Minuten für ein Muster“, denn das ist falsch und der Betriebsleiter weiß es.
Wann passt dieser Anruf nicht?
Der Anruf beim Betriebsleiter passt nicht, wenn Ihr Produkt nur über eine laufende Vergabe erhältlich ist oder wenn Ihre Menge nicht zur Großküche passt. Dann bringt das Gespräch keinen Termin und kostet beiden Seiten Zeit.
- Wenn Ihr Produkt nur über eine laufende Vergabe zu haben ist, hilft kein Küchentermin, bis die Vergabe offen ist.
- Wenn Sie ohne Muster oder Probemenge nicht zeigen können, was Ihr Produkt leistet, fehlt der Anlass für ein Gespräch in der Küche.
- Wenn Ihre Lieferfähigkeit auf die Menge einer Großküche nicht ausgelegt ist, kostet jedes Gespräch Vertrauen.
Prüfen Sie vor dem ersten Anruf, ob Sie eine Probemenge liefern können und ob Ihre Lieferfähigkeit zur Größe der Küche passt. Fehlt eine von beiden Voraussetzungen, beginnen Sie bei der Zentrale und warten auf die Ausschreibung. Ein Anruf bei der Küche ist dann zu früh.
Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
KRAUSS ruft für Sie in Küchen und Zentralen an und übergibt Ihrem Außendienst bestätigte Termine, bei denen der Kaufcheck bestanden ist. Das Briefing legt Betreibertypen, Regionen, Muster und Ausschlusskriterien fest, bevor der erste Anruf läuft.
Wir rechnen das Testprojekt nur nach Aufwand ab, bei 0 € Setup. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner rechnet, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Die Seite zur Telefonakquise beschreibt das Angebot im Ganzen, und die Sätze dieses Leitfadens üben Sie vorher im Gesprächs-Simulator. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
