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Wie nutzen Sie die Vorlagen für die Bitte um Rückmeldung?
Sie füllen den Kopf einmal je Vorgang aus und planen damit Ihr Follow-up: Beim Versand der ersten Mail tragen Sie alle Folgetermine als Wiedervorlage ein. Danach nehmen Sie je Schritt den passenden Block, ersetzen die Felder in eckigen Klammern und haken die Prüfpunkte ab. Die Erklärung zu Formulierungen, Synonymen und Betreffzeilen steht im Beitrag Bitte um Rückmeldung: Formulierungen und Nachfass-Mails.
| Wann | Felder | |
|---|---|---|
| Bitte um Rückmeldung | Tag 0 | Vorgang, Frage, Frist, Grund |
| Erste Erinnerung | nach 3 Werktagen | Datum der ersten Mail |
| Zweite Erinnerung | nach weiteren 5 Werktagen | neuer Anlass, zwei Wege |
| Letzte Nachfrage | nach erfolglosem Anruf | Datum des Anrufs |
| Abschluss | nach 5 Werktagen ohne Antwort | Monat der Wiedervorlage, Gültigkeit |
Kopf des Bogens:
Vorgang: [Angebot, Entwurf, Termin, Unterlagen], Nummer [ ]
Empfänger: [Firma, Name, Rolle, Telefon]
Frage in einem Satz: [worauf er antworten soll]
Frist und Grund: [Datum], weil [Folge]
Wiedervorlagen eingetragen: [Datum Erinnerung 1], [Datum Erinnerung 2], [Datum Anruf]
Welche Felder füllen Sie für Bitte und Erinnerungen aus?
Für die Bitte füllen Sie Frage, Frist und Grund aus, für die Erinnerungen nur Bezug und neuen Anlass.
Betreff: [Vorgang] [Nummer]: Ihre Rückmeldung bis [Datum]?
[Anrede], [Bezug in einem Satz]. [Frage]? Für eine kurze Rückmeldung bis [Wochentag, TT.MM.] wäre ich Ihnen dankbar, weil [Grund]. Brauchen Sie länger, sagen Sie mir Bescheid. [Gruß, Name, Telefon]
Betreff: Re: [Betreff der Bitte]
[Anrede], ist meine Mail vom [TT.MM.] bei Ihnen angekommen? Mir hilft schon ein kurzes Ja oder Nein. [Gruß, Name]
Betreff: [Vorgang]: zwei Wege für den nächsten Schritt
[Anrede], zu [Vorgang] habe ich noch [neue Information]. Sollen wir [Weg 1], oder ist ein Telefonat von zehn Minuten einfacher? [Gruß, Name, Telefon]
Welche Felder füllen Sie für letzte Nachfrage und Abschluss aus?
Für die letzte Nachfrage tragen Sie das Datum des Anrufs ein, für den Abschluss den Monat der Wiedervorlage.
Betreff: [Vorgang]: Ja, Nein oder später?
[Anrede], ich habe Sie am [TT.MM.] telefonisch nicht erreicht. Ist [Vorgang] für Sie aktuell (1), nicht mehr aktuell (2) oder später ein Thema (3)? Eine Zahl genügt. [Gruß, Name]
Betreff: [Vorgang]: Ich schließe den Vorgang vorerst
[Anrede], da ich nichts von Ihnen gehört habe, schließe ich [Vorgang] vorerst und melde mich im [Monat] wieder. Ändert sich vorher etwas, erreichen Sie mich unter [Telefon]. [Gruß, Name]
Der Abschluss gehört in jede Wiedervorlage, damit der Vorgang nicht als offen in der Pipeline steht.
Was prüfen Sie vor jeder der fünf Mails?
Vor jeder Mail prüfen Sie die Punkte, die mit ihrem Namen beginnen, zusammen zehn.
- Bitte: Die Frage lässt sich in einem Satz beantworten.
- Bitte: Frist mit Wochentag und Datum, dazu der Grund.
- Bitte: Alle Wiedervorlagen stehen im Kalender.
- Erste Erinnerung: Sie geht im selben Verlauf raus.
- Zweite Erinnerung: Sie bringt eine neue Information.
- Anruf: Drei Versuche zu verschiedenen Tageszeiten sind notiert.
- Letzte Nachfrage: Die drei Antworten stehen als Zahlen in der Mail.
- Abschluss: Der Monat der Wiedervorlage steht in der Mail und im Kalender.
- Abschluss: Der Vorgang ist in Ihrer Kundenverwaltung (CRM) als geschlossen markiert.
- Jede Mail: Ihre Telefonnummer steht in der Signatur.
Wann hilft der Bogen nicht?
Der Bogen hilft nicht beim ersten Kontakt mit Unbekannten und nicht nach einem klaren Nein.
- Wenn der Empfänger Sie noch nicht kennt und keiner Mail zugestimmt hat, ist die erste Mail Werbung. Der erste Schritt ist dann ein Anruf.
- Wenn der Empfänger mit Nein geantwortet hat, endet die Folge. Jede weitere Mail wirkt dann wie Druck.
Wer die Anrufe zwischen den Mails nicht selbst führen will, findet bei KRAUSS die Telefonebene für offene Vorgänge und Termine. Den Ablauf vom Anruf bis zum bestätigten Termin beschreibt die Methode. Ob das für Ihre offenen Angebote passt, klären Sie in einem Gespräch mit Jesse Klotz.
Zum Mitnehmen
Bogen mit fünf Mails zum Nachfassen drucken oder als PDF speichern
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Bitte um Rückmeldung: Vorlagen zum Nachfassen, wenn keine Antwort kommt“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
