Termin vereinbaren für Chef: Effiziente Strategien für das Management

Einen Termin beim Chef bekommen Sie mit einer Nachricht, die vier Dinge nennt: den Anlass in einem Satz, die Entscheidung, die Sie brauchen, die Dauer in Minuten und zwei konkrete Zeiten. Wer nur "Haben Sie mal Zeit?" schreibt, verschiebt die Arbeit auf den Chef und wartet länger. Dieser Beitrag zeigt das Muster für die E-Mail, die Formulierungen für das Gespräch und den Weg durch das Vorzimmer, wenn Sie als Anbieter zum Geschäftsführer eines anderen Unternehmens wollen. Stand: Oktober 2026.

Wie bitte ich meinen Chef per E-Mail um ein Gespräch?

Sie bitten in drei Sätzen: Thema und gewünschte Entscheidung, Dauer, zwei Zeiten zur Wahl. Der Betreff nennt das Thema, nicht "Terminanfrage".

Betreff: [Thema]: 20 Minuten für eine Entscheidung

Guten Morgen [Name],

ich brauche Ihre Entscheidung zu [Thema], weil [Frist oder Folge].
Dafür reichen 20 Minuten, gern persönlich oder per Video.
Passt Ihnen [Dienstag, 14 Uhr] oder [Mittwoch, 9 Uhr] besser? Die Unterlagen schicke ich vorab.

[Name]

Die Zeiten wählen Sie aus dem Kalender, den Sie einsehen können. Damit nehmen Sie dem Chef das Suchen ab. Wie Sie Terminvorschläge im Detail aufbauen, steht im Beitrag Terminvorschläge formulieren.

Welche Formulierungen passen zur Situation?

Die Formulierung richtet sich danach, ob Sie die Entscheidung brauchen, eine Meinung oder eine Information geben wollen. Der Chef erkennt am ersten Satz, wie viel Zeit er einplanen muss.

Tabelle: Formulierungen für die Bitte um ein Gespräch, Stand 10/2026

Quelle: Praxisregeln der Redaktion.

Vermeiden Sie Konjunktivketten wie "Ich würde mich freuen, wenn sich vielleicht ein Termin finden ließe". Sie nennen weder Anlass noch Zeit.

Wie komme ich als Anbieter an den Chef eines anderen Unternehmens?

Als Anbieter erreichen Sie den Chef über das Vorzimmer, wenn Sie Anlass, Dauer und zwei Zeiten nennen und das Vorzimmer einen Termin eintragen kann, statt eine Nachricht auszurichten. Das Vorzimmer (Gatekeeper) entscheidet, ob Ihr Anliegen den Entscheider erreicht, und es hilft, wenn es dafür nur einen Eintrag braucht.

In einem Projekt für einen Maschinenbauer testeten die Anrufer zwei Sätze im Vorzimmer. Von je 50 Anrufen mit der Frage "Wann hat Herr [Name] Zeit?" ergaben 3 einen Termin. Von 50 Anrufen mit dem Satz "Ich möchte 20 Minuten zu [Thema] mit ihm besprechen, passt Dienstag um 10 oder Donnerstag um 14 Uhr?" ergaben 9 einen Termin. Das ist ein Beispiel aus der Praxis, die Gruppen sind zu klein für eine Marktaussage. Der Unterschied zeigt: Das Vorzimmer arbeitet mit dem, was Sie ihm geben.

Der Ablauf bei KRAUSS ist anders aufgebaut. Ein Termin entsteht dort erst nach dem Kaufcheck, der Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt prüft (Methode). Den ganzen Ablauf bis zum Termin zeigt die Seite Telefonakquise. Das Gespräch üben Sie im Gesprächs-Simulator.

Was kostet ein Termin beim Chef im Vorfeld an Arbeit?

Ein Termin beim Geschäftsführer eines Zielunternehmens kostet in der Beispielrechnung 4,5 Arbeitsstunden. Das ist eine Annahme. Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein, bevor Sie planen.

Tabelle: Beispielrechnung für 60 Zielfirmen, alle Werte Annahmen

Quelle: Annahmen der Redaktion, kein Marktwert.

Was Akquisestunden bei KRAUSS kosten und wie viele Stunden ein Termin in Ihrer Zielgruppe braucht, rechnet der Terminpreis-Rechner vor. Die Preise stehen auf der Seite Preise.

Wann ist ein Termin beim Chef nicht der richtige Weg?

Ein Termin ist nicht der richtige Weg, wenn eine E-Mail die Frage klärt, wenn der Chef nicht entscheidet oder wenn Sie nur Zeit für sich beanspruchen. Wer um "ein kurzes Gespräch" ohne Thema bittet, bekommt oft eine Absage oder einen Termin in vier Wochen. Entscheidet in der Zielfirma die Fachabteilung, bringt der Chef-Termin wenig. Fragen Sie im Vorzimmer, wer über das Thema entscheidet, bevor Sie um Zeit bitten.

Als Anbieter lohnt sich der Weg über den Chef bei Entscheidungen mit hohem Auftragswert. Bei kleinen Bestellungen führt der direkte Weg zum Einkauf schneller zum Ziel. Wer viele Termine braucht, lagert die Terminierung aus, statt sie neben dem Tagesgeschäft zu erledigen.

Was gehört in die Terminbestätigung?

In die Bestätigung gehören Anlass, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort oder Link, nichts weiter. Senden Sie sie sofort nach der Zusage an alle Beteiligten und erinnern Sie am Vortag.

Betreff: Bestätigung: [Thema], [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]

Guten Tag [Name],

hiermit bestätige ich unseren Termin zu [Thema]:
[Wochentag, Datum], [Uhrzeit], [Dauer], [Ort oder Link]

Bei Änderungen melde ich mich mit zwei neuen Zeiten.

[Name]

Nach dem Termin senden Sie innerhalb eines Tages eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und nächsten Schritten.

Was prüfen Sie im Kalender des Chefs?

Prüfen Sie den Kalender vor jeder Zusage mit diesen Punkten:

• Die Zeit ist im Kalender frei, auch für den Weg zum Termin.
• Zwischen zwei Terminen liegen mindestens 15 Minuten Puffer.
• Wiederkehrende Termine sind als Serie eingetragen.
• Vertrauliche Termine zeigen nur "belegt", nicht das Thema.
• Abgesagte Termine sind am selben Tag gelöscht.
• Zugriffsrechte auf den Kalender sind aktuell.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich per E-Mail um ein Gespräch mit dem Chef bitten?

Schreiben Sie das Thema in den Betreff und nennen Sie im Text die gewünschte Entscheidung, die Dauer und zwei Zeiten. Das Muster oben zeigt die drei Sätze.

Welche Formulierungen sind angemessen, um beim Chef einen Termin zu erbitten?

"Ich brauche Ihre Entscheidung zu [Thema]. Reichen 15 Minuten am Dienstag um 14 Uhr?" ist höflich und konkret. Die Tabelle oben enthält vier Formulierungen für typische Situationen.

Wie sollte eine professionelle Terminanfrage gestaltet sein?

Sie hat einen Betreff mit Thema, eine direkte Anrede, den Grund des Treffens, die Dauer und zwei Zeiten zur Wahl. Eine Anfrage ohne Zeitvorschlag schiebt die Planung dem Chef zu.

Mit welchen Sätzen vereinbare ich ein persönliches Gespräch beim Chef?

Nennen Sie den Anlass aus Sicht des Chefs: "Ich möchte Ihnen zeigen, wie wir die Reklamationsquote senken, und brauche dafür 20 Minuten." Danach folgen die zwei Zeiten.

Könnten Sie mir ein Muster für eine Terminanfrage zur Verfügung stellen?

Das Muster im ersten Abschnitt dürfen Sie übernehmen. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Werte.

Wie drücke ich den Wunsch nach einem Termin mit dem Chef höflich aus?

Höflich ist, was dem Chef Arbeit abnimmt. Nennen Sie das Thema, bieten Sie zwei Zeiten und bieten Sie an, Unterlagen vorab zu senden. Floskeln wie "Ich würde mich freuen, wenn Sie etwas Zeit schenken könnten" nennen weder Thema noch Zeit.