Call Center KPIs

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Call Center KPI Leistungsindikatoren für effektives Kundenmanagement
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KRAUSS Neukundengewinnung

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Donnerstag, 11. Januar 2024

Donnerstag, 11. Januar 2024

5 Min. Lesezeit

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Inhaltsverzeichnis

In einem dynamischen Geschäftsumfeld sind Callcenter ein kritischer Berührungspunkt zwischen Unternehmen und Kunden. Um die Effektivität und Effizienz von Callcentern sicherzustellen, ist es wesentlich, Leistungsindikatoren oder Key Performance Indicators (KPIs) zu definieren und zu überwachen. KPIs ermöglichen es Managern von Callcentern, die operative Leistung zu messen, Servicequalität zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Die Auswahl relevanter Callcenter-KPIs sollte auf die spezifischen Ziele der Organisation abgestimmt sein. Dazu gehören agentenbezogene KPIs, die Leistung, Auslastung und Zufriedenheit des Personals messen, kundenorientierte Kennzahlen, die die Kundenerfahrung und -zufriedenheit abbilden, sowie Kennzahlen, die Effizienz und Produktivität des Callcenters darstellen. Durch regelmäßige Analyse und Management dieser KPIs können Callcenter ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig die Bedürfnisse ihrer Kunden kontinuierlich erfüllen.

Schlüsselerkenntnisse

  • KPIs sind entscheidend für die Bewertung und Verbesserung der Callcenter-Leistung.

  • Kundenzufriedenheit und Agenteneffizienz sind zentrale Messgrößen.

  • Regelmäßige Evaluation fördert eine kontinuierliche Serviceoptimierung.

Grundlagen der KPIs im Callcenter

Call Center KPI Leistungsindikatoren für effektives Kundenmanagement

Key Performance Indicators (KPIs) sind für Callcenter unerlässlich, um die Leistung zu bewerten und die Servicequalität zu verbessern. Diese Indikatoren bieten messbare Werte von zentraler Bedeutung für das operative Geschäft.

Definition von KPIs

KPIs, oder Leistungskennzahlen, sind quantifizierbare Metriken, die zur Bewertung des Erfolges einer Organisation in Bezug auf die Erreichung von Schlüsselzielen herangezogen werden. Im Kontext von Callcentern umfassen KPIs spezifische Messgrößen, die wichtige Aspekte wie Effizienz, Qualität des Kundenservice und die allgemeine Leistung des Callcenters reflektieren.

Wichtigkeit von Leistungsmessung

Die Messung von Leistung durch KPIs im Callcenter ist ausschlaggebend, um Kundenbedürfnisse effektiv zu befriedigen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Sie ermöglichen es Callcentern, Stärken und Schwächen zu identifizieren, was für die kontinuierliche Verbesserung und strategische Entscheidungsfindung notwendig ist. Hierdurch können Callcenter sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen optimal nutzen und die Kundenerfahrung stetig verbessern.

Leistungsindikatoren der Agenten

Leistungsindikatoren, oft als KPIs (Key Performance Indicators) bezeichnet, sind entscheidend für die Messung und Bewertung der Effektivität von Callcenter-Agenten. Sie liefern Aufschluss über die Qualität des Kundenservice und die Effizienz der einzelnen Mitarbeiter.

Durchschnittliche Bearbeitungszeit (AHT)

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit (AHT) ist eine Metrik, die die Zeit misst, die ein Agent benötigt, um einen Anruf oder eine Kundeninteraktion von Beginn bis Ende durchschnittlich zu bearbeiten. Dies beinhaltet Gesprächszeit, Wartezeit und Nachbearbeitungszeit.

  • Formel: AHT = (Gesamtgesprächszeit + Gesamtnachbearbeitungszeit) / Anzahl der Anrufe

  • Ziel: Niedrigere AHT signalisiert eine effiziente Bearbeitung, jedoch ohne die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen.

Servicelevel

Der Servicelevel gibt den Prozentsatz der Anrufe an, die innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens von den Agenten beantwortet werden.

  • Kennzahl: Prozentsatz von Anrufen, beantwortet in X Sekunden

  • Bedeutung: Ein hoher Servicelevel deutet darauf hin, dass Kundenanfragen zeitnah bearbeitet werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Erstkontaktlösungsrate (FCR)

Die Erstkontaktlösungsrate (FCR) ist eine zentrale Metrik, die misst, wie oft Anliegen der Kunden bereits im ersten Kontakt vollständig gelöst werden.

  • Zielsetzung: Eine hohe FCR-Quote zeigt an, dass Agenten effektiv und lösungsorientiert agieren.

  • Einfluss: Direkter Einfluss auf die Kundenzufriedenheit und Effizienz im Callcenter.

Kundenbindungsrate

Die Kundenbindungsrate reflektiert, wie gut ein Callcenter darin ist, die Loyalität der Kunden sicherzustellen.

  • Messung: Die Rate beschreibt den Prozentsatz der Kunden, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg weiterhin Geschäfte mit dem Unternehmen tätigen.

  • Relevanz: Ein direkter Indikator für die langfristige Kundenzufriedenheit und Qualität der Agenteninteraktion.

Kundenorientierte Kennzahlen

Ein gutes Callcenter muss die Kundenbindung regelmäßig überprüfen und messen

Die Messung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung ist für Call Center von entscheidender Bedeutung. Diese Kennzahlen bieten Einblicke in die Kundenerfahrung und helfen, die Servicequalität kontinuierlich zu verbessern.

Kundenzufriedenheit (CSAT)

Die Kundenzufriedenheit (CSAT) spiegelt direkt wider, wie zufrieden Kunden mit einem Service sind. Typischerweise wird die CSAT anhand einer Umfrage gemessen, bei der Kunden ihre Zufriedenheit auf einer Skala bewerten. Höhere Werte sind ein Indikator für eine positive Kundenerfahrung und Dienstleistungsqualität.

Net Promoter Score (NPS)

Der Net Promoter Score (NPS) misst die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden das Call Center bzw. das Unternehmen weiterempfehlen. Kunden werden klassifiziert als Promotoren, Passiv-Zufriedene oder Kritiker. Ein hoher NPS weist auf eine starke Kundenloyalität hin und ist ein wesentlicher Treiber für organisches Wachstum.

Customer Effort Score (CES)

Der Customer Effort Score (CES) erfasst, wie viel Aufwand Kunden betreiben müssen, um eine Anfrage zu klären oder ein Problem zu lösen. Ein niedriger CES bedeutet, dass Kunden ihre Ziele leicht erreichen können, was zu höherer Kundenzufriedenheit und Bindung führt.

Effizienz und Produktivität des Callcenters

Effizienz und Produktivität des Callcenters

Effizienz und Produktivität sind zwei entscheidende Faktoren in der Leistungsbewertung eines Callcenters. Sie beeinflussen unmittelbar die Kundenzufriedenheit und die operative Leistungsfähigkeit. Gezielte Kennzahlen, die sogenannten Key Performance Indicators (KPIs), erlauben es, diese beiden Aspekte genau zu messen und zu steuern.

Anrufabandonmentrate

Die Anrufabandonmentrate spiegelt den Prozentsatz der Anrufe wider, die von Anrufern aufgelegt werden, bevor sie mit einem Agenten verbunden werden können. Eine hohe Abandonmentrate kann auf eine unzureichende Personalbesetzung oder auf ineffiziente Arbeitsabläufe hinweisen und somit die Produktivität des Callcenters negativ beeinflussen.

Durchschnittliche Geschwindigkeit der Anrufannahme (ASA)

Die durchschnittliche Geschwindigkeit der Anrufannahme (ASA) ist ein Maß für die Effizienz, mit der Anrufe entgegengenommen werden. Sie berechnet sich aus der durchschnittlichen Wartezeit, die ein Anrufer verbringt, bevor er mit einem Agenten verbunden wird. Eine niedrigere ASA deutet auf eine höhere Effizienz und bessere Erreichbarkeit hin.

Auslastungsrate der Agenten

Die Auslastungsrate der Agenten beschreibt, wie viel Zeit Agenten mit aktiven Gesprächen oder nachgelagerten Aufgaben im Verhältnis zu ihrer gesamten Arbeitszeit verbringen. Eine optimale Auslastung ist entscheidend, da sie direkt die Produktivität des Callcenters beeinflusst und dazu beiträgt, sowohl Über- als auch Unterbeanspruchung des Personals zu vermeiden.

Management und Evaluierung

Die effektive Management und Evaluierung von Call Centern stützt sich auf eine ausgereifte Datenanalyse und -auswertung. Sie ermöglicht es Callcenter-Managern, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Leistung der Mitarbeiter konsequent zu verbessern.

Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung in Call Centern ist für die Aufrechterhaltung hoher Servicestandards und Kundenzufriedenheit unentbehrlich. Sie beinhaltet die regelmäßige Überprüfung der Interaktionen zwischen Kunden und Agenten sowie die Sicherstellung, dass alle Vorgaben und Standards eingehalten werden. Effektive Qualitätssicherungsprogramme nutzen dabei bewährte Metriken wie die First Contact Resolution (FCR), welche die Fähigkeit misst, Anliegen beim ersten Kontakt zu klären.

Schulung und Weiterbildung

Die Schulung und Weiterbildung der Agenten sind kritische Komponenten für die Verbesserung der Callcenter-Performance. Ein fortlaufendes Trainingsprogramm erhöht nicht nur die Effizienz und Effektivität der Mitarbeiter, sondern trägt auch zur Mitarbeiterbindung bei. Zu den Schlüsselelementen gehören:

  • Produktschulungen: zur Sicherstellung, dass die Agenten über das nötige Wissen verfügen, um Kundenanfragen präzise zu beantworten.

  • Soft Skills Training: für den Aufbau starker kommunikativer Fähigkeiten und einer positiven Kundenerfahrung.

Callcenter-Dashboards und -Software

Moderne Callcenter-Dashboards und -Software bieten Managern Echtzeit-Einblicke in Schlüsselmetriken und betriebliche Abläufe. Die Verwendung eines Dashboards erleichtert die Überwachung von KPIs wie Anrufvolumen und durchschnittliche Antwortzeit, wodurch Manager in die Lage versetzt werden, sofort auf Veränderungen zu reagieren und die Leistung dynamisch anzupassen. Zu den weiteren Vorteilen zählen:

  • Anpassbare Berichte: die eine tiefgehende Analyse ermöglichen und fundierte Entscheidungen unterstützen.

  • Integrationen: um eine reibungslose Funktionsweise mit anderen Geschäftssystemen sicherzustellen.

Häufig Gestellte Fragen

In diesem Abschnitt werden Schlüsselkennzahlen und Methoden zur Bewertung und Steuerung von Callcenter-Leistungen behandelt, die für das Verständnis des Beitrags eines Callcenters zum Unternehmenserfolg entscheidend sind.

Welche Kennzahlen sind für Outbound-Callcenter entscheidend?

Für Outbound-Callcenter sind die Conversion Rate, also die Umwandlungsquote von Anrufen in Verkäufe oder Leads, und die Hitrate, die angibt, wie oft ein Kontakt erfolgreich hergestellt wurde, von großer Bedeutung. Ebenfalls entscheidend sind die Anzahl der Anrufe pro Agent und die Einhaltung vorgegebener Skripte.

Wie kann die Anzahl der Anrufe pro Stunde in einem Callcenter bewertet werden?

Die Anzahl der Anrufe pro Stunde, auch als Anrufvolumen bezeichnet, wird gemessen, um die Arbeitsleistung eines Callcenters zu bewerten. Dabei werden die Gesamtanzahl der Anrufe mit der verfügbaren Arbeitszeit der Agents ins Verhältnis gesetzt.

Welche Methoden gibt es, um die tägliche Anrufmenge in einem Callcenter effektiv zu messen?

Zur Messung der täglichen Anrufmenge können Callcenter historische Daten analysieren, um Trends und Spitzenzeiten zu erkennen. Der Einsatz von Echtzeit-Dashboard-Ansichten ermöglicht es, das Anrufaufkommen live zu überwachen und darauf basierend Ressourcen anzupassen.

Auf welche Weise lässt sich die Auslastung eines Callcenters präzise kalkulieren?

Die Auslastung eines Callcenters lässt sich über die Erreichbarkeitsrate und die Zeit, die Agents im Gespräch verbringen, kalkulieren. Eine hohe Auslastung deutet auf eine effektive Nutzung der Ressourcen hin, während eine zu hohe Auslastung zu einer Verschlechterung der Servicequalität führen kann.

Wie trägt ein Callcenter zum Umsatz eines Unternehmens bei?

Ein Callcenter trägt zum Umsatz eines Unternehmens bei, indem es durch Verkaufsanrufe direkt Umsatz generiert oder durch Kundenservice die Kundenbindung stärkt, was zu wiederholten Käufen und Weiterempfehlungen führt.

Welche Rolle spielen durchschnittliche Gesprächszeiten als Leistungsindikator im Callcenter?

Die durchschnittliche Gesprächszeit gibt an, wie lange ein Agent typischerweise für ein Telefonat benötigt. Sie ist ein Indikator für die Effizienz sowie die Problemlösungskompetenz und trägt zur Optimierung der Personaleinsatzplanung bei.

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