Eine Erinnerungsmail kann der Schlüssel sein, um wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigen zu lassen. Ob es darum geht, an eine bevorstehende Besprechung zu erinnern, eine Rechnung rechtzeitig zu begleichen, oder an einen wichtigen Termin zu denken—erinnerungsmails sind effektiv und nützlich.

Es ist wichtig, den richtigen Ton zu treffen, damit die Nachricht freundlich und professionell wirkt. Die Wahl der entsprechenden Worte und die Personalisierung der Nachricht spielen dabei eine große Rolle. Mit Tipps und Vorlagen gelingt es Ihnen, überzeugende Erinnerungsmails zu schreiben, die Ihre Ziele erreichen.

Key Takeaways

  • Erinnerungsmails helfen, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

  • Der richtige Ton und die Personalisierung sind entscheidend.

  • Tipps und Vorlagen unterstützen effektive Erinnerungsmails.

Die Grundlagen des Reminder Schreibens

Beim Schreiben von Erinnerungsemails ist es wichtig, klare und strukturierte Informationen bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile den Zweck der Mail exakt angibt und halten Sie einen freundlichen Ton im gesamten Text.

Wichtige Aspekte einer Reminder-E-Mail

Eine Erinnerungsemail sollte immer freundlich und höflich sein. Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung. Dies könnte einfach „Hallo [Name]“ sein. Dann erklären Sie kurz, warum Sie schreiben. Zum Beispiel: „Wir möchten Sie daran erinnern, dass [das Ereignis] bald bevorsteht.“

Verwenden Sie klare und präzise Sprache. Achten Sie darauf, dass Ihre Nachricht leicht verständlich ist. Fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu, wie z.B. Termine, Fristen oder benötigte Dokumente.

Schließen Sie mit einem höflichen Hinweis auf die erwünschte Aktion. Zum Beispiel: „Bitte senden Sie uns die fehlenden Unterlagen bis [Datum].“ Ein freundlicher Abschluss, wie „Mit freundlichen Grüßen,“ rundet die E-Mail ab.

Angemessene Betreffzeilen formulieren

Die Betreffzeile ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken. Sie sollte prägnant sein und den Hauptzweck der E-Mail klar machen. Beispiele für gute Betreffzeilen sind:

  • „Erinnerung: Wichtige Frist am [Datum]“

  • „Letzte Erinnerung: Bitte senden Sie Ihre Unterlagen“

  • „Erinnerung: [Ereignis] am [Datum]“

Vermeiden Sie zu lange Betreffzeilen. Halten Sie es kurz und aussagekräftig. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird.

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Typen von Reminder-E-Mails

Reminder-E-Mails sind wichtige Werkzeuge, um Empfänger an bevorstehende oder ausstehende Aufgaben zu erinnern. Sie können für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, wie zum Beispiel Zahlungserinnerungen, Terminerinnerungen für Meetings und Konferenzen sowie Bewerbungs- und Dokumentenerinnerungen.

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen sollen den Empfänger an offene Rechnungen erinnern. Diese Art von E-Mail ist besonders nützlich im Geschäftsbereich, um Zahlungsfristen einzuhalten und die Liquidität zu gewährleisten.

  • Die Betreffzeile sollte klar und deutlich sein, etwa: "Zahlungserinnerung: Rechnung Nr. 12345".

  • Beginnen Sie die E-Mail höflich und direkt.

  • Geben Sie die genaue Rechnungssumme und das Fälligkeitsdatum an.

  • Falls verfügbar, bieten Sie mehrere Zahlungsmethoden an.

Eine klare und dennoch respektvolle Sprache hilft dabei, eine gute Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.

Terminerinnerungen für Meetings und Konferenzen

Terminerinnerungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an geplanten Meetings und Konferenzen teilnehmen. Sie dienen dazu, die Beteiligung und Vorbereitung der Teilnehmer zu verbessern.

  • Der Betreff könnte lauten: "Erinnerung: Besprechung am 5. Juli".

  • Erwähnen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Meetings.

  • Geben Sie eine kurze Agenda an, damit die Teilnehmer sich vorbereiten und die notwendigen Dokumente mitbringen können.

  • Fügen Sie gegebenenfalls Kontaktinformationen hinzu, falls Fragen bestehen.

Eine gut formulierte Terminerinnerung sorgt für Klarheit und vermeidet Missverständnisse.

Bewerbungs- und Dokumentenerinnerungen

Bewerbungs- und Dokumentenerinnerungen helfen dabei, sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig eingereicht werden. Dies ist besonders wichtig bei Bewerbungen und anderen kritischen Dokumenten.

  • Die Betreffzeile könnte sagen: "Erinnerung: Fehlende Bewerbungsunterlagen".

  • Listen Sie die fehlenden Dokumente klar auf.

  • Geben Sie eine Frist an, bis wann die Unterlagen eingereicht werden sollen.

  • Bieten Sie Unterstützung oder Kontaktmöglichkeiten an, falls der Empfänger Fragen hat.

Eine präzise und freundliche Ansprache motiviert den Empfänger, die erforderlichen Schritte rechtzeitig zu unternehmen.

Formulierung und Personalisierung

Um eine effektive Erinnerungsmail zu schreiben, ist es wichtig, die richtigen Formulierungen zu wählen und die Nachricht zu personalisieren. Du möchtest höflich, professionell und verständlich sein, ohne aufdringlich zu wirken.

Konkrete Formulierungen für diverse Anlässe

Verschiedene Anlässe erfordern unterschiedliche Formulierungen. Bei einer Zahlungserinnerung könnte die Formulierung beispielsweise lauten:

Sehr geehrte/r [Name], wir möchten Sie freundlich an Ihre ausstehende Rechnung [Rechnungsnummer] erinnern. Wir bitten Sie, den Betrag bis zum [Datum] zu begleichen.

Für eine Meeting-Erinnerung ist folgender Text passend:

Hallo [Name], dies ist eine Erinnerung an unser bevorstehendes Meeting am [Datum] um [Uhrzeit]. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

Ein neutraler und höflicher Ton ist entscheidend, um den Empfänger nicht unfreundlich wirken zu lassen.

Personalisierung ohne Aufdringlichkeit

Personalisierung kann deine Erinnerungsmail effektiver machen. Beginne mit dem Namen des Empfängers, was die Nachricht persönlicher erscheinen lässt:

Liebe/r [Name], wir möchten Ihnen eine schnelle Erinnerung an...

Vermeide Du-Botschaften wie "Du hast vergessen...", da sie aufdringlich wirken können. Stattdessen benutze neutralere Formulierungen:

Wir haben bemerkt, dass...

Verwende spezifische Details wie frühere Kommunikationen oder relevante Aktionen des Empfängers, aber halte die Nachricht kurz und präzise. Eine maßvolle Personalisierung zeigt Respekt und erhöht die Bereitschaft zur Antwort.

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Handlungsaufforderung und Schlussteil

Ein klarer Handlungsaufruf und eine höfliche Verabschiedung sind entscheidend in Erinnerungsmails. Diese Elemente machen den Empfänger deutlich, was gewünscht ist und hinterlassen einen professionellen Eindruck.

Effektive Call-to-Action Elemente

Der Handlungsaufruf sollte immer deutlich und präzise formuliert sein. Verwenden Sie aktive Verben, wie "bitte senden", "registrieren" oder "beantworten". Diese motivieren den Empfänger, sofort zu handeln.

  • Klare Sprache: Vermeiden Sie komplizierte Sätze. Halten Sie es einfach.

  • Konkrete Deadline: Geben Sie ein genaues Datum oder eine Uhrzeit, bis wann die Aktion erledigt sein soll.

  • Kontaktmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen leicht zugänglich sind. Das könnte eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse sein.

Ein Beispiel:"Bitte senden Sie die fehlenden Unterlagen bis zum 10. Juli an uns."

Höfliche und professionelle Verabschiedung

Eine freundliche und professionelle Verabschiedung rundet Ihre Erinnerungsmail ab und zeigt Respekt gegenüber dem Empfänger. Beginnen Sie mit einem dankbaren Ton und enden Sie mit einer höflichen Abschiedsformel.

  • Dank und Anerkennung: Zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Ein einfaches "Vielen Dank für Ihre Mithilfe" kann viel bewirken.

  • Höflichkeit: Vermeiden Sie aggressive oder anklagende Formulierungen. Halten Sie den Ton stets respektvoll und freundlich.

  • Standard-Abschlüsse: Nutzen Sie gängige Abschiedsformeln wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße".

Ein Beispiel:"Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]"

Tipps, Vorlagen und Beispiele

Beim Schreiben einer Erinnerungsmail ist es wichtig, klare und prägnante Botschaften zu formulieren. Das Ziel ist es, den Empfänger höflich und effektiv an eine Aufgabe oder ein Ereignis zu erinnern.

Praktische Tipps für effektive Reminder-E-Mails

  1. Klarer Betreff: Der Betreff sollte den Zweck der E-Mail deutlich machen. Zum Beispiel: „Erinnerung: Abgabe Ihrer Unterlagen bis Freitag“.

  2. Freundlicher Ton: Halten Sie die Nachricht höflich und respektvoll. Ein freundlicher Ton erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion.

  3. Direkter Einstieg: Beginnen Sie direkt mit der Erinnerung. Zum Beispiel: „Ich möchte Sie daran erinnern, dass Ihre Präsentation am Mittwoch fällig ist“.

  4. Relevante Informationen: Fügen Sie alle relevanten Details hinzu. Das kann Datum, Uhrzeit oder spezifische Anforderungen umfassen.

  5. Call-to-Action: Geben Sie dem Empfänger klare Handlungsanweisungen, wie „Bitte senden Sie die Unterlagen bis Donnerstag an mich.“

  6. Kontaktinformationen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten leicht zugänglich sind, falls der Empfänger Fragen hat.

Nutzung von Mustervorlagen

Vorlage 1: Höfliche Erinnerung

Betreff: Erinnerung: Abgabe Ihrer Unterlagen bis Freitag

Sehr geehrter Herr Müller,

ich möchte Sie daran erinnern, dass Ihre Unterlagen für das Projekt X bis Freitag, den 5. Juli, eingereicht werden müssen. Sollten Sie Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Anna Schmidt

Vorlage 2: Dringende Erinnerung

Betreff: Dringende Erinnerung: Präsentation am Mittwoch

Liebe Frau Meier,

dies ist eine dringende Erinnerung, dass Ihre Präsentation für das Meeting am Mittwoch, den 3. Juli, vorbereitet sein muss. Bitte senden Sie mir die Folien bis spätestens Dienstagabend.

Vielen Dank und beste Grüße,

Thomas Bauer

Vorlage 3: Erinnerung an ein bevorstehendes Ereignis

Betreff: Reminder: Team-Meeting am Donnerstag

Hallo Team,

ich möchte daran erinnern, dass unser nächstes Team-Meeting am Donnerstag, den 4. Juli, um 10:00 Uhr stattfindet. Bitte stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Unterlagen vorbereitet sind.

Beste Grüße,

Maria Weber

Diese Vorlagen helfen Ihnen, strukturierte und effektive Erinnerungsnachrichten zu verfassen. Verwenden Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

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Frequently Asked Questions

Hier erfahren Sie, wie Sie eine professionelle Reminder-E-Mail verfassen, die Bestandteile eines höflichen Erinnerungsschreibens, und sehen freundliche Beispiele. Zudem erhalten Sie praktische Tipps und Anregungen für die effektive Gestaltung.

Wie verfasse ich eine professionelle Reminder-E-Mail?

Eine professionelle Reminder-E-Mail sollte stets klar und präzise sein. Verwenden Sie eine höfliche Anrede, einen direkten Betreff und vermeiden Sie es, zu drängend zu klingen. Es ist wichtig, den Leser freundlich an die bevorstehende Aufgabe oder das bevorstehende Ereignis zu erinnern.

Welche Bestandteile sollte ein höfliches Erinnerungsschreiben enthalten?

Ein höfliches Erinnerungsschreiben sollte die folgenden Bestandteile aufweisen:

  • Betreffzeile: Deutlich und präzise.

  • Anrede: Höflich und persönlich.

  • Hauptteil: Klare und freundliche Erinnerungen an das anstehende Ereignis.

  • Abschluss: Dankesworte und eine freundliche Verabschiedung.

Könnten Sie ein Beispiel für eine freundliche Erinnerung geben?

Sehr geehrte Frau Müller,

wir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre Rückmeldung zu unserem Angebot bis zum 10. Juli erwartet wird. Falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Wie kann ich eine höfliche Erinnerung effektiv formulieren?

Eine höfliche Erinnerung sollte positiv formuliert und auf die Bedürfnisse des Empfängers zugeschnitten sein. Vermeiden Sie es, vorwurfsvoll zu klingen. Nutzen Sie stattdessen eine einladende und freundliche Sprache, die den Leser motiviert, der Aufforderung nachzukommen.

Welche Tipps gibt es für das Verfassen eines kurzen Erinnerungsschreibens?

  • Halten Sie die E-Mail kurz und prägnant.

  • Verwenden Sie klare und verständliche Sprache.

  • Geben Sie dem Empfänger eine klare Handlungsempfehlung.

  • Fügen Sie gegebenenfalls relevante Details oder Links hinzu.

Auf welche Weise kann ich eine Erinnerungs-Nachricht professionell gestalten?

Gestalten Sie Ihre Nachricht professionell, indem Sie eine klare Struktur einhalten und auf Rechtschreibung sowie Grammatik achten. Verwenden Sie Firmenbriefpapier oder eine professionelle E-Mail-Signatur. Dies hinterlässt einen guten Eindruck und verstärkt die Ernsthaftigkeit Ihrer Erinnerung.