Vertriebsteam aufbauen: SDR einstellen, einarbeiten und führen

Wann lohnt es sich, ein Vertriebsteam aufzubauen?

Ein Vertriebsteam lohnt sich, wenn Ihr Bedarf an Neukundenterminen dauerhaft ist und mehr Zeit füllt, als der vorhandene Vertrieb neben Kunden und Angeboten hat. Dauerhaft heißt: mindestens zwölf Monate mit ähnlichem Bedarf.

Drei Zeichen zeigen, dass der Zeitpunkt da ist. Erstens: Der Außendienst nennt Neukunden als Ziel, kommt aber nicht zum Telefonieren. Zweitens: Der Kalender ist in einzelnen Wochen leer und in anderen überfüllt. Drittens: Der Vertriebsleiter telefoniert selbst, weil sonst niemand es tut. Wer diese Zeichen kennt, sollte die Lücke rechnen, bevor er einstellt. Der Leitfaden Vertriebskonzept erstellen zeigt die Rechnung der Terminlücke.

Ein Team ist nicht die einzige Antwort. Eine Stelle bindet Kosten, Führungszeit und Wochen bis zur Leistung. Der Vergleich Terminierung intern oder extern nennt neun Kriterien, nach denen Sie entscheiden. Fällt die Wahl auf ein eigenes Team, folgt die Frage nach der Reihenfolge.

Welche Stelle besetzen Sie zuerst?

Sie besetzen zuerst die Stelle, die den Engpass im Vertrieb löst, und das ist im B2B-Mittelstand meist der Erstkontakt. Der Engpass sitzt dort, wo die Wartezeit im Prozess am längsten ist.

Ein SDR führt den Erstkontakt, prüft den Bedarf und übergibt Termine an den Außendienst. Er verkauft nicht selbst. Das trennt ihn von der klassischen Innendienststelle und erlaubt eine klare Kennzahl. Wie sich die Rollen in einer Organisation zueinander verhalten, zeigt der Leitfaden Vertriebsorganisation aufbauen.

Wer zwei Stellen gleichzeitig besetzt, verliert die Führung. Besetzen Sie die erste Stelle, führen Sie sie 90 Tage und entscheiden Sie dann über die zweite.

Welches Profil braucht ein SDR?

Ein SDR braucht Eigenschaften, die sich am Telefon zeigen: Gesprächsfreude, Frustrationstoleranz, Genauigkeit in der Notiz und Lernbereitschaft. Branchenwissen und Telefonroutine lernt er in den ersten Wochen.

Berufserfahrung im Verkauf hilft, entscheidet aber selten. Wer aus der Gastronomie, der Pflege oder dem Handwerk kommt, hat oft die Gesprächsfreude, die Sie brauchen. Schreiben Sie die Stelle daher nach Eigenschaften aus und nicht nach Jahren im Vertrieb. Prüfen Sie die rechtlichen Fragen der Einstellung mit Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Anwalt, dieser Leitfaden gibt keine Rechtsberatung.

Wie wählen Sie einen SDR aus?

Sie wählen mit einem Probeanruf aus, den jede Bewerbung in gleicher Form führt. Ein Probeanruf dauert 15 Minuten und zeigt in fünf Punkten, was ein Lebenslauf nicht zeigt.

Rolle für den Bewerber: Sie rufen [Rolle] bei [Zielbetrieb] an, Anlass: [Anlass].
Rolle des Prüfers: skeptisch, aber freundlich. Drei Einwände nacheinander:
"Wir haben schon einen Lieferanten." / "Schicken Sie mir eine Mail." / "Dafür habe ich keine Zeit."
Ziel des Bewerbers: ein Termin oder eine genannte Wiedervorlage.
Bewertung (Punkte je Zeile): Einstieg, Fragen, Umgang mit Einwänden, Ton, Abschluss.

Bewerten Sie jeden Probeanruf mit demselben Raster und zwei Personen, am besten dem Vertriebsleiter und einem Außendienstler. Die Bewertung nach dem Gespräch zählt, nicht der erste Eindruck. Geben Sie nach dem Probeanruf eine kurze Rückmeldung und lassen Sie die Person denselben Anruf noch einmal führen. Wer die Rückmeldung umsetzt, lernt in 90 Tagen schneller als jemand, der den ersten Anruf perfekt führte.

Dazu kommen zwei Fragen im Gespräch: „Was hat Sie bei Ihrem letzten Anruf geärgert?“ und „Was haben Sie danach geändert?“. Die Antworten zeigen, ob jemand aus Fehlern lernt.

Wie arbeiten Sie die neue Person in 90 Tagen ein?

Sie arbeiten sie in drei Abschnitten ein: Training in den ersten zwei Wochen, begleitete Anrufe bis Tag 45 und selbständige Blöcke mit wöchentlicher Rückmeldung bis Tag 90. Der Plan steht vor dem ersten Arbeitstag.

1. Tage 1 bis 14: Training. Produkt, Zielmarkt, Gesprächsleitfaden, Einwandkarte, Notizvorlage. Die Person hört Anrufe des Außendiensts mit und führt Rollenspiele. Der Einwand-Spickzettel liegt am Platz.
2. Tage 15 bis 45: Begleitete Anrufe. Die Person ruft in Blöcken von 90 Minuten an, ein Kollege oder der Vertriebsleiter hört mit und gibt nach jedem Block drei Punkte Rückmeldung.
3. Tage 46 bis 90: Selbständige Blöcke. Die Rückmeldung kommt wöchentlich, die Kennzahlen stehen im Wochenreport, und die Person übernimmt die Wiedervorlagen.

Jeder Abschnitt endet mit einer Prüfung: Nach Tag 14 ein Rollenspiel, nach Tag 45 eine Auswertung der Anrufe, nach Tag 90 ein Gespräch über Zahlen und nächste Ziele. Der Leitfaden Onboarding im Vertrieb enthält eine Vorlage für den Plan.

Planen Sie die Ressourcen ein. In den ersten sechs Wochen bindet die Einarbeitung etwa einen halben Tag je Woche beim Vertriebsleiter. Wer diese Zeit nicht hat, sollte keine Stelle schaffen, sondern die Anrufe extern vergeben.

Was kostet die Rampenzeit bis zum ersten vollen Monat?

Die Rampenzeit kostet die vollen Monatskosten der Stelle bei einem Teil der späteren Leistung. Rechnen Sie sie aus, bevor Sie ausschreiben, damit die Kosten je Termin nicht erst im vierten Monat überraschen.

Die Werte sind Annahmen dieses Beispiels. Setzen Sie Ihre Gesamtkosten der Stelle ein, die Rampenzeit aus Ihrer Erfahrung mit anderen Stellen und Ihre Erwartung an die Termine bei voller Leistung. Die Rechnung zeigt zwei Dinge: Die Kosten je Termin in der Rampe liegen deutlich über denen bei voller Leistung, und sie fallen nur, wenn die Person bleibt und die Führung trägt. Ein Austritt in den ersten sechs Monaten kostet die Rampe doppelt.

Ergänzen Sie in der Planung die Kosten, die Sie nicht in der Stelle sehen: Recruiting, Führungszeit, Arbeitsplatz, Telefonanlage, Daten und das CRM. Der Leitfaden Kosten je Termin berechnen zeigt, welche Posten Sie einbeziehen, um intern und extern gleich zu rechnen.