Inhalt10 Abschnitte
- 01Wie rechnen Sie vom Umsatzziel rückwärts bis zu den Anrufen?
- 02Welche sechs Zahlen brauchen Sie für den Vertriebsplan?
- 03Wie sieht die Rechnung mit Zahlen aus?
- 04Welche Quote bestimmt, wo Sie ansetzen?
- 05Wie teilen Sie das Jahresziel auf Monate und Quartale auf?
- 06Was kostet es, die Termine selbst zu führen oder extern zu beziehen?
- 07Wie gehen Sie mit Unsicherheit in den Quoten um?
- 08Wer trägt welche Zahl im Plan?
- 09Wann trägt die Rückwärtsrechnung nicht?
- 10Welche Prüfliste gilt für den fertigen Vertriebsplan?
Wie rechnen Sie vom Umsatzziel rückwärts bis zu den Anrufen?
Sie rechnen rückwärts in fünf Stufen: Umsatzziel, Aufträge, Angebote, Termine, Anrufe. An jeder Stufe teilen Sie durch die Quote, mit der die Stufe zur nächsten führt.
Das Verfahren ist einfach, weil der Vertrieb ein Trichter ist. Aus vielen Wählversuchen werden wenige Gespräche, aus wenigen Gesprächen Termine, aus Terminen Angebote, aus Angeboten Aufträge. Ein Plan, der nur das Ende nennt, sagt nicht, was am Anfang zu tun ist. Eine Rückwärtsrechnung macht aus dem Ziel eine Liste von Mengen, die ein Team bearbeiten kann.
| Stufe | Frage | Rechnung |
|---|---|---|
| Aufträge | Wie viele Aufträge ergeben das Ziel? | Umsatzziel geteilt durch Auftragswert |
| Angebote | Wie viele Angebote brauche ich? | Aufträge geteilt durch Abschlussquote |
| Termine | Wie viele Verkaufstermine? | Angebote geteilt durch Angebotsquote |
| Entscheider | Wie viele erreiche ich? | Termine geteilt durch Terminquote |
| Anrufe | Wie viele Wählversuche? | Entscheider geteilt durch Erreichquote |
Dieser Leitfaden plant den Neukundenvertrieb. Den Bestandskundenumsatz planen Sie getrennt, denn er folgt anderen Quoten. Die Begriffe stehen im Glossar unter Kennzahlen im Vertrieb.
Welche sechs Zahlen brauchen Sie für den Vertriebsplan?
Sie brauchen sechs Zahlen: das Umsatzziel, den durchschnittlichen Auftragswert und vier Quoten. Die Quoten ziehen Sie aus den letzten zwölf Monaten Ihrer Kundenverwaltung (CRM), fehlen sie, setzen Sie Annahmen.
| Zahl | Woher sie kommt | Ersatz, wenn sie fehlt |
|---|---|---|
| Umsatzziel mit Neukunden | Geschäftsplan der Geschäftsführung | Vorjahr plus ein Zuwachs, den Sie begründen |
| Auftragswert | Durchschnitt der letzten 20 Neukundenaufträge | Mittelwert Ihrer Angebotssummen |
| Abschlussquote der Angebote | Aufträge geteilt durch Angebote, zwölf Monate | Annahme, im ersten Quartal prüfen |
| Angebotsquote der Termine | Angebote geteilt durch geführte Termine | Annahme, im ersten Quartal prüfen |
| Terminquote der Entscheider | Termine geteilt durch erreichte Entscheider | Annahme, im ersten Quartal prüfen |
| Erreichquote der Wählversuche | Erreichte Entscheider geteilt durch Versuche | Annahme, im ersten Quartal prüfen |
Schreiben Sie jede Annahme als solche in den Plan. So sieht jeder, der ihn liest, welche Zahlen belegt sind und welche geschätzt, und Sie wissen im ersten Quartal, welche Zahl Sie zuerst durch einen Ist-Wert ersetzen. Die Terminquote und die Erreichquote kennt Ihr Team aus den Anrufen, die Abschlussquote steht im CRM.
Wie sieht die Rechnung mit Zahlen aus?
Die Rechnung braucht bei 900.000 Euro Neukundenumsatz, 18.000 Euro Auftragswert und vier angenommenen Quoten 333 Termine im Jahr, im Monat 28 Termine. Die Zahlen sind frei gewählt und zeigen den Rechenweg.
Rechenbeispiel
Rückwärtsrechnung vom Neukundenumsatz bis zu den Wählversuchen, mit externer Terminierung im Paket Start
- Annahme: Umsatzziel mit Neukunden im Jahr900.000 €(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Durchschnittlicher Auftragswert18.000 €(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Angebote, die zum Auftrag werden (0,25 entspricht 25 Prozent)0,25(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Termine, die zu einem Angebot führen (0,6 entspricht 60 Prozent)0,6(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der erreichten Entscheider, die einem Termin zustimmen (0,08 entspricht 8 Prozent)0,08(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Wählversuche, die einen Entscheider erreichen (0,2 entspricht 20 Prozent)0,2(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Akquisestunden je Termin bei externer Terminierung6 Akquisestunden(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Aufträge im Jahr | 900.000 € ÷ 18.000 € | 50 |
| Angebote im Jahr | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 | 200 |
| Verkaufstermine im Jahr | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 ÷ 0,6 | 333 Termine |
| Verkaufstermine je Monat | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 ÷ 0,6 ÷ 12 | 28 Termine |
| Erreichte Entscheider im Jahr | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 ÷ 0,6 ÷ 0,08 | 4.167 |
| Wählversuche im Jahr | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 ÷ 0,6 ÷ 0,08 ÷ 0,2 | 20.833 |
| Preis je Termin extern im Paket Start mit Erfolgsprämie | 6 × 59 € + 160 € | 514 € |
| Kosten der Terminierung im Jahr extern | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,25 ÷ 0,6 × (6 × 59 € + 160 €) | 171.333 € |
| Termine im Jahr bei einem Abschluss von 30 statt 25 Prozent | 900.000 € ÷ 18.000 € ÷ 0,3 ÷ 0,6 | 278 Termine |
Das Beispiel zeigt eine Eigenschaft des Trichters: Die Mengen wachsen mit jeder Stufe nach oben. Aus 50 Aufträgen werden 200 Angebote, 333 Termine, 4.167 erreichte Entscheider und 20.833 Wählversuche im Jahr. Wer so rechnet, sieht sofort, ob das Team das Volumen schafft.
Welche Quote bestimmt, wo Sie ansetzen?
Die schwächste Quote im Vergleich zu Ihrem Anspruch bestimmt, wo Sie ansetzen. Verbessern Sie dort, wo eine kleine Änderung die stärkste Entlastung am Anfang des Trichters bringt.
Im Beispiel braucht der Plan bei einer Abschlussquote von 25 Prozent 333 Termine im Jahr. Steigt die Abschlussquote durch bessere Angebote auf 30 Prozent, sinkt die Zahl auf 278 Termine. Das ist eine Entlastung um mehr als 50 Termine, ohne einen Anruf mehr. Eine Verbesserung am Ende des Trichters wirkt auf alles, was davor liegt.
In einem Projekt für einen Hersteller von Gebäudetechnik plante der Vertriebsleiter 40 Neukundenaufträge im Jahr und rechnete mit einem Abschluss je vier Angebote, also mit 160 Angeboten. Die Rückwärtsrechnung mit den echten Zahlen zeigte einen Abschluss je 5,5 Angebote, also 18 von 100. Der Plan brauchte damit 222 Angebote, 62 mehr, als der Innendienst schreiben konnte. Das Team setzte zuerst bei der Angebotsnachfassung an, hob die Quote im Jahr auf 23 von 100 und kam mit 174 Angeboten ans Ziel. Der Hebel lag am Ende des Trichters, nicht bei mehr Anrufen.
Wie teilen Sie das Jahresziel auf Monate und Quartale auf?
Teilen Sie das Jahresziel nach der Saison Ihres Geschäfts auf, nicht gleichmäßig durch zwölf. Aufträge folgen Planungs- und Budgetzyklen, und die Termine liegen zwei bis vier Monate davor.
Zwei Regeln helfen:
- Legen Sie die Termine auf den Monat, in dem das Gespräch stattfindet, die Aufträge auf den Monat, in dem der Kunde bestellt. Zwischen beiden liegt Ihr Angebotszyklus.
- Planen Sie das erste Quartal mit höherem Terminvolumen als das letzte, wenn der Zyklus länger als ein Quartal ist.
| Quartal | Termine (Annahme) | Aufträge (Annahme) |
|---|---|---|
| Q1 | 110 | 6 |
| Q2 | 100 | 12 |
| Q3 | 70 | 16 |
| Q4 | 53 | 16 |
Ein Tipp aus der Praxis: Planen Sie im Plan ein Polster von zehn Prozent mehr Terminen ein, denn nicht jeder vereinbarte Termin findet statt. Die doppelte Terminbestätigung senkt den Ausfall, sie ersetzt das Polster nicht.
Was kostet es, die Termine selbst zu führen oder extern zu beziehen?
Für die Terminierung im Beispiel brauchen Sie im Jahr 20.833 Wählversuche. Die Rechnung nennt auch die Kosten des externen Weges: Mit sechs Akquisestunden je Termin kostet ein Termin im Paket Start 514 € im Modell mit Erfolgsprämie, im Jahr 171.333 € für die gerechneten Termine.
Die Zahl hängt an der Annahme von sechs Akquisestunden je Termin, die im Beispiel gesetzt ist. Ob Ihre Zielgruppe mehr oder weniger braucht, zeigt ein Testprojekt. Der Vergleich mit einer eigenen Stelle steht auf der Seite Vertriebsoutsourcing im B2B mit einer eigenen Rechnung. Hier gilt nur: Ein Plan, der die Kosten je Termin kennt, kennt auch den Wert eines Termins.
- 01
Das Umsatzziel aus dem Vorjahr plus zehn Prozent setzen, ohne die Quoten zu prüfen.
Folge: Der Plan nennt eine Zahl, aber keinen Weg, und im dritten Quartal fehlt der Ansatzpunkt.
Besser: Vom Ziel rückwärts rechnen und je Stufe die Quote der letzten zwölf Monate einsetzen.
- 02
Mit Durchschnittsquoten aus dem Netz rechnen.
Folge: Der Plan passt zu keinem Ihrer Märkte, und die Abweichung fällt erst auf, wenn die Termine fehlen.
Besser: Nur eigene Quoten aus dem CRM oder eine Annahme einsetzen, die der Plan als Annahme ausweist.
- 03
Den Plan einmal im Jahr schreiben und nie mehr öffnen.
Folge: Abweichungen bleiben Monate unbemerkt, und die Korrektur kommt zu spät.
Besser: Monatlich Ist gegen Plan vergleichen und die schwächste Quote benennen.
Wie gehen Sie mit Unsicherheit in den Quoten um?
Rechnen Sie jeden Plan mit drei Fällen: einem vorsichtigen, einem erwarteten und einem guten. Die Quoten schwanken im Jahr stärker als jede Rundung, und ein Plan mit nur einer Zahl täuscht Genauigkeit vor.
Setzen Sie für jede Quote einen unteren und einen oberen Wert ein, zum Beispiel für die Abschlussquote 20, 25 und 30 Prozent. Rechnen Sie dann die Termine für den vorsichtigen Fall. Dieser Wert ist die Zahl, die Sie im Außendienst absichern müssen, denn er schützt das Ziel auch dann, wenn die Quoten schwächer ausfallen. Im erwarteten Fall planen Sie das Budget, im guten Fall prüfen Sie, ob die Kapazität für den Erfolg reicht.
Ein Warnzeichen für zu optimistische Planung: Alle vier Quoten liegen über dem Wert der letzten zwölf Monate. Dann stimmt die Rechnung nur, wenn gleichzeitig alles besser läuft. Verbessern Sie lieber eine Quote, an der Sie wirklich arbeiten, und lassen Sie die anderen auf dem Ist-Wert.
Wer trägt welche Zahl im Plan?
Jede Zahl braucht einen Verantwortlichen, sonst bleibt der Plan ein Papier. Die Geschäftsführung trägt das Umsatzziel, der Vertriebsleiter die Quoten ab dem Angebot, wer die Anrufe führt, die Erreichquote und die Terminquote.
| Zahl | Verantwortlich | Prüfung |
|---|---|---|
| Umsatzziel mit Neukunden | Geschäftsführung | Einmal im Jahr, bei Marktänderung früher |
| Auftragswert und Abschlussquote | Vertriebsleitung | Monatlich aus dem CRM |
| Angebotsquote der Termine | Außendienst | Monatlich im Teamgespräch |
| Terminquote und Erreichquote | Anrufer oder Terminierung | Wöchentlich aus der Anrufliste |
Wann trägt die Rückwärtsrechnung nicht?
Die Rückwärtsrechnung trägt nicht, wenn Ihr Geschäft aus wenigen großen Projekten besteht, wenn Ihre Daten fehlen oder wenn Ihr Markt sich im Jahr stark ändert.
- Wenn Ihr Geschäft von wenigen Großprojekten lebt, trägt eine Quotenrechnung nicht, denn dort entscheidet der einzelne Auftrag und nicht der Durchschnitt.
- Wenn Ihnen Daten aus den letzten zwölf Monaten fehlen, rechnet der Plan mit Annahmen, und Sie überprüfen sie nach dem ersten Quartal.
- Wenn Ihr Außendienst keine zusätzlichen Termine aufnehmen kann, hilft der Plan beim Zählen, aber nicht beim Wachsen.
Ein Plan ist ein Werkzeug zum Entscheiden, nicht zum Vorhersagen. Er sagt Ihnen, wie viele Termine Sie brauchen, wenn die Quoten stimmen. Stimmen sie nicht, zeigt der Vergleich im ersten Quartal die Abweichung, und Sie korrigieren, bevor das Jahr gelaufen ist. Ohne Plan merken Sie die Abweichung erst im Dezember.
Welche Prüfliste gilt für den fertigen Vertriebsplan?
Prüfen Sie den fertigen Plan mit diesen Punkten, bevor Sie ihn freigeben:
- Das Umsatzziel steht getrennt für Neukunden und Bestandskunden.
- Jede der sechs Zahlen ist belegt oder als Annahme markiert.
- Die Rückwärtsrechnung steht auf einer Seite und liefert Mengen je Monat.
- Die Stufe mit der stärksten Wirkung steht fest, und jemand ist dafür zuständig.
- Der Plan rechnet ein Polster für ausgefallene Termine ein.
- Der Monatsvergleich ist im Kalender eingetragen, mit Datum und Verantwortlichem.
- Die Kosten je Termin stehen im Plan, intern wie extern.
Den Wert Ihrer Termine rechnet der Wirtschaftlichkeits-Rechner, ohne Formular. Wenn Sie die Termine nicht selbst vereinbaren möchten, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner zeigt, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
