Wann lohnt es sich, den Vertrieb auszulagern?

Wann lohnt es sich, den Vertrieb auszulagern?

Auslagern lohnt sich, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Ihr Außendienst kann mehr Erstgespräche führen, ein Termin ist Ihnen mehr wert, als er kostet, und Ihre Zielgruppe ist telefonisch erreichbar. Fehlt eine, spart das Auslagern kein Geld.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen drei Prüfungen, in dieser Reihenfolge. Er geht von einem Teil des Vertriebs aus, der sich gut abgeben lässt: Erstansprache und Terminierung. Angebot, Verhandlung und Abschluss bleiben bei Ihnen. Die Seite zum Vertriebsoutsourcing erklärt Modelle, Anbieterarten und Risiken, der Vergleich intern oder extern stellt beide Wege gegenüber. Hier rechnen Sie Ihre Entscheidung.

Hat Ihr Außendienst Kapazität für mehr Termine?

Ihr Außendienst hat Kapazität, wenn jeder Außendienstler im Monat zusätzliche Erstgespräche mit Neukunden führen kann, ohne dass Bestandskunden oder laufende Angebote leiden. Zählen Sie die Tage, nicht die Wünsche.

Rechnen Sie so: Wie viele Tage im Monat ist der Außendienst beim Kunden? Wie viele davon gehören Bestandskunden und laufenden Angeboten? Der Rest ist frei für Neukunden. Teilen Sie den Rest durch die Dauer eines Erstgesprächs inklusive Anfahrt und Nachbereitung, und Sie haben die Zahl der Termine, die Sie zusätzlich brauchen können.

• Wissen Sie, wie viele Tage im Monat jeder Außendienstler frei hat?
• Kennen Sie die Dauer eines Erstgesprächs mit Anfahrt und Nachbereitung?
• Haben Sie die Zahl der Neukundentermine, die Sie heute ohne Auslagerung erreichen?
• Ist jemand dafür benannt, die Termine zu übernehmen und nachzufassen?
• Liegt für jeden Termin ein Angebot oder Muster bereit?

Wer mehr als zwei Punkte nicht beantworten kann, hat noch kein Kapazitätsproblem, sondern ein Planungsproblem. Beheben Sie es zuerst. Zusätzliche Termine landen sonst in einem Kalender, den niemand führt.

Was ist ein Verkaufstermin Ihnen wert?

Ein Verkaufstermin ist Ihnen den erwarteten Auftragswert wert: Wert eines ersten Auftrags mal Abschlussquote je Termin. Mit 12.000 Euro und 25 Prozent sind das 3.000 Euro je Termin. Beide Zahlen sind Annahmen dieses Beispiels, ersetzen Sie sie durch Ihre.

Der Wert eines Termins hängt von zwei Zahlen ab, die Sie kennen oder in den ersten Terminen messen. Die erste ist der Wert eines ersten Auftrags, die zweite die Abschlussquote je Termin. Nehmen Sie Ihre eigenen Zahlen, auch wenn sie schlechter aussehen als die Annahme. Eine ehrliche Rechnung trägt eine Entscheidung, eine geschönte nicht.

Der Rest dieses Leitfadens rechnet den Wert und den Preis eines Termins gegeneinander, zeigt, wann die Rechnung kippt, und führt durch das Testprojekt als Entscheidung. Sie öffnen ihn mit Ihrer E-Mail-Adresse.

Was kostet derselbe Termin extern?

Im Paket Start kostet ein Termin nach dem Preisblatt 2026 (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026) bei sechs Akquisestunden 514 € im Modell mit Erfolgsprämie, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Sechs Stunden sind eine Annahme dieses Beispiels, die Zahl hängt von Ihrer Zielgruppe ab.

Die Rechnung nimmt den Stundensatz 59 € und die Erfolgsprämie je Termin aus dem Preisblatt (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Das Mindestbudget im Paket Start beträgt 6.000 € im Monat. Was ein Termin bei Ihrem Budget und Ihrer Zielgruppe kostet, rechnet der Terminpreis-Rechner mit Ihren Einstellungen.

Mit diesen Annahmen schafft das Mindestbudget 11,7 Termine im Monat, und jeder Termin bringt im Mittel 3.000 € erwarteten Auftragswert. Ein gewonnener Auftrag kostet im mittleren Fall 2.056 € an Terminen. Beim Mindestbudget ergibt das einen erwarteten Auftragswert von 35.019 € im Monat. Das ist Umsatz und nicht Gewinn: Ihre Marge, Ihr Aufwand im Angebot und die Laufzeit bis zum Auftrag fehlen in dieser Rechnung. Der Wirtschaftlichkeits-Rechner setzt Ihre Zahlen für Marge und Umsatz ein.

Wann kippt die Rechnung gegen das Auslagern?

Die Rechnung kippt, wenn die Abschlussquote je Termin deutlich unter Ihre Annahme fällt oder der erste Auftrag klein bleibt. Ein gewonnener Auftrag kostet dann so viel Termine, dass der Auftragswert den Preis nicht mehr trägt.

Das zeigen die drei Fälle der Rechnung. Im schwachen Fall kostet ein gewonnener Auftrag 3.427 € an Terminen, im mittleren Fall 2.056 €, im starken Fall 1.469 €. Der erste Auftrag ist in allen drei Fällen gleich viel wert, nämlich 12.000 €. Im mittleren und im starken Fall liegen die Terminkosten unter einem Fünftel davon, im schwachen Fall landen Sie im Grenzfall der Tabelle unten. Sinkt der Wert des ersten Auftrags, rutschen alle drei Fälle eine Zeile nach unten.

Daraus folgt eine Regel für Ihre Entscheidung. Ist ein Termin den erwarteten Auftragswert wert, den Sie rechnen, und liegt der Preis eines gewonnenen Auftrags unter einem Fünftel des Auftragswerts, tragen sich die Termine. Die Fünftel-Grenze ist eine Einschätzung der Redaktion, keine Marktregel, und sie ersetzt nicht Ihre Marge.

In einem Projekt für einen Hersteller von Dosiertechnik hatten zwei Außendienstler zusammen 4 Neukundentermine im Monat. Im Testprojekt entstanden in acht Wochen 21 Termine, 15 fanden statt. Daraus wurden 4 Angebote und 1 Auftrag, 2 weitere Angebote waren nach acht Wochen offen. Der Hersteller entschied nach dem Testprojekt für die Fortsetzung, weil die Zahl der Gespräche die Kapazität der Außendienstler ausschöpfte.

In einem anderen Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik stoppte der Auftraggeber nach vier Wochen. Von 12 Terminen konnte sein Außendienst nur 5 wahrnehmen, weil er Bestandskunden betreute. Das Testprojekt zeigte nicht, dass Termine fehlten, sondern dass Kapazität fehlte. Der Hersteller stellte zuerst einen Innendienstmitarbeiter ein.

Zeitraum des Tests: [Wochen]
Zahl bestätigter Termine, die genügt: [Zahl]
Anteil der Termine, die stattfinden müssen: [Prozent]
Kosten je stattgefundenem Termin, bis zu denen ich weitermache: [Betrag in Euro]
Wer führt die Gespräche, und wann sind sie spätestens geführt: [Name, Datum]
Entscheidung am: [Datum], Teilnehmer: [Namen]