Inhalt9 Abschnitte
- 01Warum beginnt die Ansprache vor dem Saisonstart?
- 02Welche vier Wellen tragen das Jahr?
- 03Wie viele Betriebe und Anrufe braucht eine Welle?
- 04Wie sieht der Anruf in der Vorsaison aus?
- 05Welche Rolle sprechen Sie in welcher Welle an?
- 06Wie passen Sie die Wellen an Gastronomie, Hotel und Gemeinschaftsverpflegung an?
- 07Wie schützen Sie den Termin bis zur Saison?
- 08Wann passt eine Saisonkampagne nicht?
- 09Was ist der nächste Schritt?
Warum beginnt die Ansprache vor dem Saisonstart?
Eine Saisonkampagne in der Foodservice-Akquise beginnt acht bis zwölf Wochen vor dem Saisonstart des Betriebs, weil die Küche in dieser Zeit ihre Karte plant. Ruft ein Hersteller zum Saisonstart an, steht die Karte, und der Küchenchef wählt nur noch nach.
Für Hersteller im Außer-Haus-Markt folgt daraus eine einfache Regel: Der Kalender des Betriebs bestimmt Ihren Anrufplan, nicht der Kalender Ihrer Produktion. Ein Spargelgericht steht im Frühjahr auf der Karte, aber die Küche entscheidet im Winter darüber. Ein Gänsemenü beginnt im Herbst, die Planung läuft im Spätsommer. Wer vom Saisonstart rückwärts rechnet, trifft den Entscheider in dem Moment, in dem er offen für Neues ist.
Die Neukundengewinnung im Foodservice folgt dem Jahr, und dieser Leitfaden schneidet das Thema danach. Wie Sie den Weg über Großhandel oder Direktansprache klären und die Rollen im Betrieb wählen, steht im Leitfaden Wie gewinne ich Neukunden im Außer-Haus-Markt?. Hier geht es darum, wann Sie anrufen und mit welchem Anlass.
Welche vier Wellen tragen das Jahr?
Vier Wellen tragen das Jahr: Frühjahr, Sommer, Herbst, Winter und Jahreswechsel. Jede Welle hat einen Vorlauf, eine Rolle, die entscheidet, und einen Anlass, der den Anruf trägt.
| Welle | Anruf (Vorlauf) | Wer plant | Anlass im Gespräch |
|---|---|---|---|
| Frühjahr | Januar bis Februar | Küchenleitung, Inhaber | Frühjahrskarte, Terrassenstart, erste Saisonprodukte |
| Sommer | März bis April | Küchenleitung, Betriebsleitung | Sommerkarte, Biergarten und Außenbereich, Catering im Sommer |
| Herbst | Juni bis Juli | Küchenleitung, Einkauf | Herbstkarte, Wildsaison, Betriebsrestaurants nach den Ferien |
| Winter und Jahreswechsel | August bis September | Einkauf, Küchenleitung, Veranstaltungsleitung | Weihnachtsmenüs, Firmenfeiern, Silvester |
Die Tabelle gilt für Betriebe mit saisonaler Karte. Gemeinschaftsverpflegung folgt eher dem Rhythmus von Schulferien und Vergaben, Hotels folgen der Buchungslage. Legen Sie für jede Betriebsart eine eigene Tabelle an, sobald Sie die erste Welle ausgewertet haben.
Eine Welle hat vier Schritte. Wiederholen Sie sie bei jeder Saison in derselben Reihenfolge:
- Liste erstellen: Betriebe der passenden Art, je ein Anlass in einer Zeile neben dem Namen.
- Anrufen: zwei feste Blöcke außerhalb der Servicezeiten, mit dem Anlass im ersten Satz.
- Verkosten: Der Außendienst bringt eine Probe mit und nimmt sich zwanzig Minuten.
- Nachfassen: Wer Interesse zeigte, aber noch keinen Termin wollte, kommt mit Datum auf Wiedervorlage.
In einem Projekt für einen Hersteller von Gewürzmischungen begann die Ansprache für die Grillsaison Mitte Mai. Von 120 Anrufen führten 5 zu einem Termin, weil die Küchenleitungen ihre Sommerkarte bereits gedruckt hatten. Im folgenden Jahr begann der Vertrieb Mitte März. Bei gleicher Anrufzahl stieg die Zahl der Termine auf 14, und 9 Betriebe nahmen eine Probe an.
Wie viele Betriebe und Anrufe braucht eine Welle?
Sie rechnen vom Gebiet aus: Betriebe der passenden Art, davon die erreichten Entscheider, davon die Termine. Die Rechnung zeigt, ob eine Welle für das Ziel Ihres Außendienstes reicht.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Betriebe, Anrufe und Termine einer Saisonwelle im Außer-Haus-Markt
- Annahme: Betriebe der passenden Art im Gebiet, die Ihr Saisonprodukt führen könnten600(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Betriebe, bei denen der Anruf einen Entscheider erreicht45 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der erreichten Entscheider, die einen Termin oder eine Verkostung zusagen12 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Wählversuche je erreichtem Entscheider4(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Erreichte Entscheider je Welle | 600 × 45 % ÷ 100 | 270 |
| Termine je Welle | 600 × 45 % ÷ 100 × 12 % ÷ 100 | 32 Termine |
| Termine im Jahr bei vier Wellen mit je anderen Betrieben | 4 × 600 × 45 % ÷ 100 × 12 % ÷ 100 | 130 Termine |
| Wählversuche je Welle | 600 × 45 % ÷ 100 × 4 | 1.080 |
Die Werte sind Annahmen dieses Beispiels. Setzen Sie nach der ersten Welle Ihre gezählten Werte ein. Reicht das Ergebnis nicht, vergrößern Sie das Gebiet oder schärfen den Anlass, statt mehr anzurufen. Vier Wellen mit je anderen Betrieben ergeben die Jahreszahl in der letzten Zeile. Wiederholen Sie dieselben Betriebe, sinkt die Zahl, weil Betriebe, die abgesagt haben, selten beim zweiten Mal zusagen.
Wer die Termine nicht selbst führt, rechnet zusätzlich, was ein Termin kosten darf. Der Leitfaden Wie berechne ich die Kosten je Verkaufstermin? zeigt den Rechenweg.
- 01
Zum Saisonstart des Betriebs anrufen.
Folge: Die Karte steht, der Küchenchef hat seine Lieferanten gewählt und sagt höflich ab.
Besser: Acht bis zwölf Wochen vor dem Start anrufen und eine Verkostung für die Kartenplanung anbieten.
- 02
Jede Welle mit denselben Betrieben und demselben Text fahren.
Folge: Die Küche hört im Sommer denselben Satz wie im Frühjahr und blockt ab.
Besser: Je Welle einen eigenen Anlass nennen und nur Betriebe der passenden Betriebsart anrufen.
- 03
Den Saisonkalender nach dem eigenen Produkt planen statt nach dem Betrieb.
Folge: Sie rufen an, wenn Ihre Ware bereitsteht, nicht wenn der Betrieb seine Karte schreibt.
Besser: Vom Saisonstart des Betriebs rückwärts rechnen und die Ansprache dorthin legen.
Wie sieht der Anruf in der Vorsaison aus?
Der Anruf in der Vorsaison nennt die kommende Saison als Anlass und bietet eine Verkostung für die Kartenplanung an. Er fragt nicht, ob der Betrieb Ihr Produkt braucht, sondern, wie er die Saison plant.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil Ihre Küche in wenigen Wochen mit [Saison] startet. Planen Sie die Karte dafür gerade, oder steht sie schon? Dann zeige ich Ihnen vorab [Produkt], damit Sie es beim Planen kennen.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Sie haben [Produkt] am [Datum] probiert. Kommt es auf die Karte für [Saison], oder fehlt Ihnen noch etwas für die Entscheidung, zum Beispiel Preis oder Liefertermin?
Die zweite Formulierung fragt nach dem fehlenden Stück. Der Betrieb sagt dann, ob der Preis, der Großhändler oder der Zeitpunkt im Weg steht, und Sie wissen, was als Nächstes zu klären ist.
In einem Projekt für einen Hersteller von Backwaren kam die Probe zu Weihnachtsgebäck im Oktober bei den Betrieben nicht an. Der Vertrieb stellte die Ansprache auf August und September um und fragte zuerst nach den Veranstaltungsplänen. Aus 60 erreichten Entscheidern wurden 11 Termine, 4 davon mit der Veranstaltungsleitung, die den Einkauf gleich mitbrachte.
Welche Rolle sprechen Sie in welcher Welle an?
Sprechen Sie in jeder Welle die Rolle an, die über die Saisonkarte entscheidet. Im Frühjahr und Sommer ist das meist die Küchenleitung, im Winter häufig die Veranstaltungsleitung oder der Einkauf, weil Menüs und Mengen vorab feststehen müssen.
| Welle | Rolle zuerst | Die eine Frage |
|---|---|---|
| Frühjahr | Küchenleitung | „Planen Sie die Karte gerade, oder steht sie schon?“ |
| Sommer | Küchenleitung, Betriebsleitung | „Wie viele Plätze bespielen Sie draußen, und wer entscheidet über das Sortiment dafür?“ |
| Herbst | Küchenleitung, Einkauf | „Wann geht die Herbstkarte in den Druck?“ |
| Winter | Veranstaltungsleitung, Einkauf | „Wer plant die Firmenfeiern, und bis wann stehen die Menüs?“ |
Klären Sie im Gespräch auch, wer mitentscheidet. Das Kaufgremium besteht im Betrieb meist aus Küche, Einkauf und Leitung. Wie Sie den Namen finden, zeigt der Leitfaden Wie finde ich den richtigen Entscheider im Unternehmen?.
Wie passen Sie die Wellen an Gastronomie, Hotel und Gemeinschaftsverpflegung an?
Sie legen je Betriebsart einen eigenen Kalender an, weil jede Betriebsart ihre Karte zu einem anderen Zeitpunkt festlegt. Die Wellentabelle oben gilt für die Gastronomie mit saisonaler Karte. Hotels und Gemeinschaftsverpflegung folgen anderen Takten.
| Betriebsart | Was den Takt setzt | Wann Sie anrufen | Wer zuerst |
|---|---|---|---|
| Gastronomie | Saisonkarte und Terrassenstart | Acht bis zwölf Wochen vor dem Kartenwechsel | Küchenleitung, Inhaber |
| Hotel | Buchungslage, Bankett- und Weihnachtsgeschäft | Vor der Hauptsaison und vor dem Veranstaltungsplan | Küchenchef, F&B-Leitung |
| Gemeinschaftsverpflegung | Ferienplan, Speiseplan im Quartal, Ausschreibungen | Vor dem Speiseplan des Quartals | Betriebsleitung, Einkauf |
Mischen Sie die Betriebsarten nicht in einem Anrufblock. Ein Anrufer, der Hotels und Kantinen in einer Stunde wechselt, trägt mal den Saisonanlass, mal den Speiseplan vor und trifft keinen der beiden Töne. Zwei Blöcke je Woche mit einer Betriebsart halten die Ansprache scharf und machen Ihre Zählung vergleichbar.
Für Küchen in Catering und Kantinen trägt der Leitfaden Gespräch mit dem Betriebsleiter einer Großküche die Wortlaute. Er setzt auf die Musterverkostung als Terminziel, die zum Speiseplan passt.
Wie schützen Sie den Termin bis zur Saison?
Sie schützen den Termin mit einer doppelten Bestätigung und einem Datum, das vor dem Kartendruck liegt. Ein Termin nach dem Druck der Karte hat kaum noch Einfluss, und der Betrieb sagt ihn eher ab.
Im Betrieb nimmt oft ein Gatekeeper den Anruf an, etwa das Küchenbüro. Fragen Sie dort, wann die Karte in den Druck geht, und legen Sie bei der Terminvergabe fest, bis wann die Karte steht. Bieten Sie dann zwei Zeitfenster davor an. Bestätigen Sie schriftlich und rufen Sie einen Tag vor dem Termin kurz an, denn die Fahrt zum Betrieb kostet den Außendienst Zeit. KRAUSS bestätigt jeden Termin doppelt (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).
Prüfen Sie vor der Welle diese Punkte:
- Steht der Saisonstart des Betriebs je Betriebsart fest?
- Liegt der erste Anruf acht bis zwölf Wochen davor?
- Hat jeder Betrieb auf der Liste einen Anlass in einer Zeile?
- Liegt der Anrufblock außerhalb der Servicezeiten?
- Steht ein Termin vor dem Druck der Karte zur Wahl?
- Gibt es für Interessenten ohne Termin ein Datum auf Wiedervorlage?
Wann passt eine Saisonkampagne nicht?
Eine Saisonkampagne passt nicht, wenn Ihr Sortiment ohne Saison verkauft wird oder wenn Ihr Produkt den Betrieb nicht erreichen kann. Dann kostet jede Welle Anrufe ohne Auftrag.
- Wenn Ihr Sortiment keine Saison hat, trägt ein Jahresrhythmus nicht, und eine laufende Ansprache nach Anlass passt besser.
- Wenn Ihr Produkt nur über den Großhandel bestellbar ist und dort noch nicht gelistet ist, bringt die Saisonwelle keinen Auftrag.
- Wenn Ihr Außendienst im Saisonfenster keine Termine aufnehmen kann, verfallen die Termine mit der Saison.
Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Produkt beim Großhändler des Betriebs gelistet ist und ob Ihr Außendienst im Fenster der Saison Termine aufnehmen kann. Trifft beides zu, lohnt sich die Welle schon ab einem Gebiet.
Was ist der nächste Schritt?
Der nächste Schritt ist eine Welle: ein Gebiet, eine Betriebsart, eine Saison. Beginnen Sie zwölf Wochen vor dem Start, zählen Sie Anrufe, erreichte Entscheider und Termine, und planen Sie die nächste Welle mit Ihren Zahlen. Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS: Die Telefonakquise von KRAUSS beschreibt den Ablauf, die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird. Was eine Welle für Ihr Gebiet kostet, richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit der Entscheider und Terminmenge: Mit dem Angebot-Konfigurator stellen Sie Ihre Welle in 2 Minuten zusammen. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
