ROI Telefonakquise berechnen: Formel, Amortisation und Rechenbeispiel

Wie verändern Folgeaufträge das Ergebnis?

Folgeaufträge heben den ROI stärker als jede andere Stellgröße, weil die Kosten der Akquise nur einmal anfallen und der Deckungsbeitrag mehrfach. Der Faktor hängt von Ihrem Geschäft ab: Wer Verbrauchsmaterial liefert, hat einen hohen Faktor, wer eine Maschine alle zehn Jahre verkauft, einen niedrigen.

Leiten Sie den Faktor aus Ihren Daten ab. Nehmen Sie Neukunden von vor drei Jahren, summieren Sie deren Deckungsbeiträge seitdem und teilen Sie durch den Deckungsbeitrag des ersten Auftrags. Das Ergebnis ist Ihr Faktor. Er gilt für Kunden, die Sie kennen, und er sinkt, wenn Sie eine neue Zielgruppe öffnen, in der Sie noch keine Erfahrung haben.

In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware sah der erste Auftrag nach der Rechnung knapp nach Verlust aus. Die Geschäftsführung wollte das Projekt nach dem ersten Quartal beenden. Der Blick auf die Bestandskunden zeigte, dass ein Neukunde in den ersten drei Jahren im Schnitt gut das Doppelte des ersten Auftrags an Deckungsbeitrag brachte. Mit diesem Faktor lag der ROI klar im Plus. Das Unternehmen führte das Projekt weiter und prüfte den Faktor nach einem Jahr an den neuen Kunden.

Das Beispiel zeigt auch die Grenze. Ein Faktor, der aus Bestandskunden stammt, gilt nicht automatisch für Neukunden aus einer anderen Branche. Weisen Sie ihn darum immer getrennt aus und prüfen Sie ihn nach einem Jahr an den Kunden, die das Projekt gebracht hat.

Welche drei Szenarien rechnen Sie durch?

Sie rechnen ein schwaches, ein mittleres und ein starkes Szenario durch und entscheiden nach dem schwachen. Das mittlere Szenario enthält Ihre Planzahlen, die beiden anderen verändern vor allem die Abschlussquote und den Faktor der Folgeaufträge.

Im schwachen Szenario verliert das Projekt rund zwei Fünftel der eingesetzten Kosten. Das ist der Betrag, den Sie als Risiko akzeptieren oder nicht. Ein befristetes Testprojekt begrenzt diesen Betrag, weil Sie nach wenigen Wochen sehen, ob Termine stattfinden und Kaufinteresse zeigen. Wie das Testprojekt bei KRAUSS abläuft, beschreibt die Seite Telefonakquise.

Wählen Sie die Quote des schwachen Szenarios nicht aus Pessimismus, sondern aus Ihren Daten: die schlechteste Quote der letzten vier Quartale. Dann hat das Szenario eine Quelle, die sich prüfen lässt.

Wie legen Sie die Regel fürs Stoppen vor dem Start fest?

Sie legen die Regel fürs Stoppen vor dem Start fest und schreiben sie auf: Schwelle, Zeitpunkt und wer entscheidet. Eine Regel, die erst im Projekt entsteht, bewertet das Ergebnis nach Gefühl.

Projekt: [Zielgruppe und Region]
Erster Prüfzeitpunkt: [Datum]
Mindestzahl stattfindender Termine bis dahin: [Zahl]
Mindestanteil mit Kaufinteresse laut Außendienst: [Anteil]
Zweiter Prüfzeitpunkt: [Datum]
Rückmeldung des Außendienstes: [Zahl der Angebote, Zahl der Termine ohne Bedarf]
Entscheidung bei Unterschreitung: [Stopp, Zielgruppe wechseln oder Einstieg ändern]
Entscheider: [Name und Rolle]

Die Regel trennt zwei Ursachen. Fehlen Termine, liegt es an Erreichbarkeit oder Liste. Fehlt das Kaufinteresse, liegt es am Einstieg oder an der Zielgruppe. Beide Ursachen verlangen verschiedene Gegenmaßnahmen, und der ROI zeigt sie erst Monate später. Das Testprojekt von KRAUSS prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt, und der Umfang folgt aus dem Gespräch mit Jesse Klotz. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026)

Wie berichten Sie den ROI an Geschäftsführung und Controlling?

Sie berichten den ROI auf einer Seite mit fünf Zahlen, einer Annahmenliste und einer Empfehlung. Controlling liest die Annahmen zuerst, die Geschäftsführung die Empfehlung. Beide vertrauen der Zahl nur, wenn jede Annahme eine Quelle im Haus hat.

Projekt: [Zielgruppe, Region, Zeitraum]
Kosten bisher: [Honorar plus Außendienstzeit]
Termine bisher: [Zahl vereinbart, Zahl stattgefunden]
Aufträge bisher: [Zahl, Deckungsbeitrag]
ROI mit erstem Auftrag: [Wert und Rechenweg]
ROI mit Folgeaufträgen: [Wert, Faktor und Herkunft des Faktors]
Annahmen: [Abschlussquote, Verkaufszyklus, Marge mit je einer Quelle]
Empfehlung: [weiterführen, ändern oder stoppen, mit Begründung in einem Satz]

Zwei Regeln halten den Bericht ehrlich. Erstens steht neben jedem Wert, ob er gemessen oder geschätzt ist. Ein geschätzter Wert trägt in den ersten Monaten fast jede Rechnung, ein gemessener Wert nimmt der Debatte die Schärfe. Zweitens trennt der Bericht Ergebnis und Hoffnung: Aufträge, die bereits vorliegen, stehen in einer anderen Zeile als Angebote, die noch offen sind. Wer beides mischt, gibt dem Controlling einen Grund, die ganze Rechnung zu bezweifeln.

Welche Fehler verfälschen den ROI der Telefonakquise?

Vier Fehler verfälschen den ROI am stärksten: Umsatz statt Deckungsbeitrag ansetzen, die Außendienstzeit weglassen, zu früh messen und Folgeaufträge ohne Beleg einrechnen.

Ein weiterer Fehler betrifft die Zurechnung. Ein Auftrag, der nach einem Anruf, einer Messe und einer Empfehlung entsteht, hat mehrere Väter. Legen Sie vorab fest, welcher Auftrag zur Telefonakquise zählt: Der Termin muss aus dem Anruf entstanden sein, den das Projekt geführt hat. Alles andere bleibt in der Rechnung des Kanals, der es brachte.

Wann passt die Rechnung nicht?

Die Rechnung passt nicht, wenn der Deckungsbeitrag unbekannt ist, der Außendienst keine Kapazität hat oder nur ein einziger Großauftrag das Jahr bestimmt.

Klären Sie in diesen Fällen zuerst die Voraussetzung. Ohne bekannte Marge und freie Außendienstzeit bringt auch ein gut gerechneter ROI keinen Ertrag.

Was ist der nächste Schritt?

Der nächste Schritt ist der Preis je Termin mit Ihren Zahlen als Honorar in dieser Rechnung. Der Angebotskonfigurator fragt Zielmarkt, Zielrolle, Region und Terminmenge ab, danach erstellen wir Ihr Angebot. Wie sich die Akquise in Ihre gesamten Vertriebskosten einfügt, zeigt der Leitfaden Vertriebskosten berechnen.

Die Telefonakquise von KRAUSS beschreibt Ablauf und Leistung. Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.