Inhalt12 Abschnitte
- 01Was misst der Auswertungsbogen im Pilot?
- 02Welche sechs Kriterien gehören in den Bogen?
- 03Wie legen Sie die Schwellen vor dem Start fest?
- 04Wie füllen Sie den Bogen in vier Wochen aus?
- 05Welche Entscheidungsregel gilt am Ende?
- 06Praxisbeispiel: Ein Pilot mit Nachbesserung
- 07Praxisbeispiel: Ein Pilot, der endet
- 08Rechenbeispiel: Wie rechnen Sie eine Woche nach?
- 09Welche Fehler verfälschen den Pilot?
- 10Wann passt der Bogen nicht?
- 11Wie hängt der Bogen mit dem Testprojekt zusammen?
- 12Was enthält der Bogen nicht, und warum?
Was misst der Auswertungsbogen im Pilot?
Der Bogen misst, ob ein Pilot in der Terminierung in vier Wochen die Ziele erreicht hat, die Sie vorher festgelegt haben. Er bewertet sechs Kriterien mit festen Schwellen und endet mit einer Entscheidung: fortsetzen, nachbessern oder beenden. Der Bogen gilt für jeden Anbieter gleich, damit Sie Zahlen statt Eindrücke vergleichen.
Der Pilot ist ein Test mit echten Anrufen und echten Terminen. Der Bogen trennt diesen Test von der Frage nach dem Preis, weil ein günstiger Pilot ohne Termine nichts wert ist.
Welche sechs Kriterien gehören in den Bogen?
Sechs Kriterien decken die Kette vom Anruf bis zur Entscheidung ab. Jedes hat eine Formel, eine Schwelle als Beispiel und eine Quelle für die Zahl. Die Schwellen unten sind Beispielwerte. Der Käufer setzt eigene Werte, bevor der Pilot startet.
| Kriterium | Formel | Schwelle als Beispiel | Quelle der Zahl |
|---|---|---|---|
| Terminquote | vereinbarte Termine / Gespräche | mindestens 8 Prozent | Anbieter-Bericht und Ihre Liste |
| Termintreue | stattgefundene Termine / vereinbarte Termine | mindestens 80 Prozent | Ihr Kalender |
| Qualität nach ABC | Termine mit A oder B / alle Termine | mindestens 60 Prozent | Bewertung nach dem ABC-Schema |
| Dokumentation | Gespräche mit vollständigem Eintrag / alle Gespräche | mindestens 95 Prozent | Stichprobe von 20 Einträgen |
| Reaktion | Stunden bis zur Antwort auf Ihre Rückfrage | höchstens 4 Stunden | Ihr Postfach |
| Rechtskonformität | Kontakte mit dokumentierter Grundlage / alle Kontakte | 100 Prozent | Liste mit Einwilligungs- oder Interessenvermerk |
Die Schwellen sind Annahmen dieses Beispiels, kein Marktwert. Ihr Vertrieb kennt die eigenen Werte besser als jede Branchenzahl.
Das Kriterium Rechtskonformität hat eine Sonderstellung. Es ist kein Ausgleichswert, sondern eine Bedingung. Ein Pilot, der bei den Terminen gut abschneidet und Kontakte ohne Grundlage anruft, bleibt nicht fortsetzungsfähig.
Wie legen Sie die Schwellen vor dem Start fest?
Die Schwellen legen Sie in einem Termin fest, bevor der Anbieter die erste Liste erhält. Fünf Punkte führen zu Werten, die in vier Wochen noch gelten.
- Schreiben Sie die sechs Kriterien in den Bogen und tragen Sie die Formel ein. Jede Formel muss sich mit Zahlen füllen lassen, die Sie beim Anbieter abfragen können.
- Legen Sie je Kriterium eine Schwelle fest. Nehmen Sie als Richtwert den Stand Ihrer letzten zwei Monate, plus einen Schritt, den Sie für realistisch halten.
- Benennen Sie je Kriterium den Menschen, der die Zahl liefert und prüft. Ohne Namen gibt es keine Prüfung.
- Unterschreiben Sie den Bogen mit Datum, bevor der erste Anruf läuft. Der Bogen gilt dann unverändert bis zur Entscheidung.
- Legen Sie den Termin der Entscheidung in Woche 4 fest, bevor der Pilot beginnt.
Eine Schwelle, die Sie nach zwei Wochen senken, verfälscht den Pilot. Auch ein Ausreißer in Woche 1 rechtfertigt keine Änderung. Nehmen Sie den Wert, wie er ist, und lesen Sie ihn im Kontext der Wochen.
Wie füllen Sie den Bogen in vier Wochen aus?
Der Bogen wird wöchentlich ausgefüllt und in Woche 4 final bewertet. Die Tabelle zeigt, wann welche Zahl fällig ist. Jede Woche bekommt eine Zeile mit den Rohzahlen und eine Zeile mit dem Zwischenstand je Kriterium.
| Woche | Was Sie erfassen | Wer prüft | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 | Rohzahlen, Dokumentation Stichprobe 20 | Vertriebsleiter | Zwischenstand, keine Entscheidung |
| 2 | Rohzahlen, Reaktionszeit, Rechtskonformität | Käufer und Anbieter gemeinsam | Liste mit offenen Punkten |
| 3 | Termintreue, Qualität nach ABC | Vertriebsleiter | Zwischenstand und Gegenmaßnahme |
| 4 | Alle Kriterien, finale Auswertung | Geschäftsleitung | Entscheidung nach Regel |
Die Zwischenstände dienen dem Lernen, nicht der Entscheidung. Eine Gegenmaßnahme in Woche 3 ist erlaubt, wenn sie ausdrücklich im Protokoll steht und die Schwelle unverändert bleibt.
Welche Entscheidungsregel gilt am Ende?
Die Regel hat drei Fälle. Erstens: Mindestens fünf der sechs Kriterien erreichen die Schwelle, und die Rechtskonformität ist vollständig erfüllt. Dann setzen Sie den Pilot fort. Zweitens: Fünf oder sechs Kriterien erreichen die Schwelle, aber die Rechtskonformität fehlt. Dann folgt eine Nachbesserung. Drittens: Weniger als fünf Kriterien erreichen die Schwelle. Dann beenden Sie den Pilot.
Die dritte Regel ist hart, und sie soll es sein. Ein Pilot mit vier von sechs Treffern hat mehr Schwächen als Stärken, und ein Ja aus Mitleid kostet Zeit und Budget.
Die Nachbesserung dauert zwei Wochen und hat genau einen Punkt, der sich verändern lässt, etwa die Liste oder die Dokumentation. Danach gilt dieselbe Regel, ohne weitere Verlängerung.
Vor der Entscheidung lesen Sie die Protokolle der vier Wochen noch einmal. Sie suchen nach Mustern: Fallen Termine immer am gleichen Wochentag aus? Stammen fehlende Rückmeldungen aus einer bestimmten Abteilung? Solche Muster erklären eine Zahl, ändern aber die Entscheidung nicht. Die Regel gilt auch dann, wenn das Bauchgefühl am Ende anders ausfällt.
Praxisbeispiel: Ein Pilot mit Nachbesserung
In einem Projekt für eine Industriewäscherei lag die Terminquote nach zwei Wochen bei 6 Prozent. Die Termintreue erreichte 84 Prozent, die Dokumentation 97 Prozent. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026) Der Bogen zeigte fünf von sechs Treffern und eine offene Rechtskonformität, weil zwölf Kontakte ohne vermerkte Grundlage angerufen worden waren.
Die Nachbesserung setzte an der Liste an. Die zwölf Kontakte wurden entfernt, die Grundlage für jeden neuen Kontakt wurde im Bogen vermerkt. In Woche 4 erreichte die Terminquote 9 Prozent, die Rechtskonformität 100 Prozent, und der Pilot wurde fortgesetzt. Die Zahlen sind anonymisiert und zeigen eine Größenordnung, keine Zusage. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026)
Praxisbeispiel: Ein Pilot, der endet
Ein zweiter Anbieter lieferte in Woche 4 eine Terminquote von 11 Prozent, aber eine Termintreue von 52 Prozent. Die Termine kamen zustande, fanden aber nicht statt. Der Bogen zeigte vier Treffer, die Entscheidung fiel auf beenden. Die Zahlen sind anonymisiert. (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026)
Der Fall zeigt, warum der Bogen Termintreue und Terminquote getrennt bewertet. Eine hohe Quote ohne Termintreue sieht im Bericht gut aus, verbrennt aber Vertriebszeit.
Rechenbeispiel: Wie rechnen Sie eine Woche nach?
Die Formeln aus der Tabelle lassen sich mit wenigen Zahlen nachrechnen, und das sollten Sie tun. Ein Beispiel: In Woche 2 führt der Anbieter 60 Gespräche und 5 vereinbarte Termine auf. Die Terminquote beträgt 5 geteilt durch 60, also rund 8,3 Prozent. Liegt die Schwelle bei 8 Prozent, erreicht die Woche das Ziel knapp. Die Termintreue rechnen Sie genauso: stattgefundene Termine geteilt durch vereinbarte Termine. Haben vier von fünf Terminen stattgefunden, sind es 80 Prozent, also genau die Schwelle. Rechnen Sie jede Zahl nach, bevor Sie sie in den Bogen übernehmen, denn eine Rundung kann eine Schwelle kippen.
Welche Fehler verfälschen den Pilot?
Fünf Fehler kommen in Piloten immer wieder vor, und jeder davon macht den Bogen wertlos.
- Schwellen werden nach dem Start gesenkt. Dann misst der Bogen nur noch den Anbieter, nicht den Pilot.
- Der Anbieter liefert die Zahlen allein. Eine Stichprobe von 20 Dokumentationseinträgen gehört in die Hand des Käufers.
- Ein Ausfall wird der Kundenseite zugeschrieben. Trennen Sie im Bogen Ausfälle, die beim Kontakt liegen, von solchen, die beim Termin liegen.
- Die Rechtskonformität wird als Randthema behandelt. Sie ist eine Bedingung, keine Note.
- Eine Feiertagswoche wird wie eine normale Woche gewertet. Vermerken Sie Feiertage im Bogen, bevor Sie werten.
Kennzahlen wie No-show und Kosten je Termin erklären die Glossare zu No-show und Kosten je Termin. Die Grundlage der Dokumentation halten Sie in der Liste fest, die Sie mit dem Bogen führen.
Wann passt der Bogen nicht?
Der Bogen passt nicht, wenn es keinen Pilot gibt, sondern nur ein Angebot mit Probezeit. Dann fehlen die Schwellen, und die Entscheidung folgt dem Eindruck. Er passt ebenfalls nicht, wenn der Vertrieb keine Zeit hat, die Stichprobe zu ziehen, oder wenn der Anbieter die Rohzahlen nicht herausgibt. Ohne Rohzahlen gibt es keine Formel, die sich nachrechnen lässt.
- Wenn der Pilot nur einen Monat dauern darf, reichen die Zahlen nicht für eine Entscheidung. Verlängern Sie den Zeitraum oder verschieben Sie die Entscheidung.
- Wenn Sie vor dem Start keine Zielzahlen festlegen können, ist der Pilot noch nicht reif. Der Bogen wertet nur Schwellen aus, die vorher feststehen.
Wie hängt der Bogen mit dem Testprojekt zusammen?
Ein Testprojekt ist der Ablauf, den ein Anbieter für einen Pilot anbietet. Der Bogen ist das Werkzeug des Käufers, um die Ergebnisse zu bewerten. Beide Seiten brauchen beides: den Ablauf für den Start und den Bogen für die Entscheidung.
Für KRAUSS gilt der Ablauf im Leitfaden zum Testprojekt. Der Bogen gilt unabhängig davon für jeden Anbieter, auch für KRAUSS. Ein Anbieter, der den Bogen ablehnt, hat damit eine Antwort auf die Frage gegeben, ob er den Pilot messen lässt.
Was enthält der Bogen nicht, und warum?
Der Bogen enthält keinen Preis, keine Rechnung und keine Laufzeit. Das ist Absicht. Der Pilot misst Termine, Qualität und Rechtskonformität. Konditionen vergleichen Sie getrennt, mit einem Angebotsvergleich, der dieselben Leistungen gegenüberstellt.
Ein Angebot ist nur dann vergleichbar, wenn es denselben Umfang beschreibt. Prüfen Sie vor dem Vergleich, ob jeder Anbieter die sechs Kriterien messen kann und welche Zahlen er dafür liefert. Fragen Sie nach den Rohzahlen, nicht nach einer Zusammenfassung, und legen Sie die Antworten neben den Bogen.
Stand 10/2026. Die Schwellen dieses Bogens sind Beispielwerte und müssen vor dem Start durch den Käufer festgelegt werden.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
