Inhalt9 Abschnitte
- 01Wie sieht der Ablauf für das Nachtelefonieren über 10 Tage aus?
- 02Wie bewerten Sie die Kontakte schon am Stand?
- 03Was sagen Sie am Telefon zu einem A-Kontakt?
- 04Was ist der Nachfass nach der Messe wert?
- 05Wie sieht der Nachfass in der Praxis aus?
- 06Was tun Sie mit den C-Kontakten und mit denen, die nicht abnehmen?
- 07Wie teilen Sie die Anrufe im Team auf?
- 08Wann lohnt sich das Nachtelefonieren nicht?
- 09Welche Prüfliste gilt für den Nachfass?
Wie sieht der Ablauf für das Nachtelefonieren über 10 Tage aus?
Der Ablauf hat fünf Stationen vom Messetag bis zum zehnten Tag. Wer in diesem Takt arbeitet, ruft an, solange das Gespräch am Stand noch zählt. Die Tabelle zeigt die Stationen: Bewertung, Dank-Mail, Anrufe bei A- und B-Kontakten und den Abschluss.
| Tag | Schritt | Ziel |
|---|---|---|
| Messetag | Kontakt am Stand bewerten (A, B, C) und eine Zeile notieren | Bezug für den Anruf sichern |
| Tag 1 | Kurze Mail mit Dank und dem versprochenen Material | Den Namen in Erinnerung halten |
| Tag 3 bis 5 | Anruf bei A-Kontakten mit Terminvorschlag | Termin vereinbaren |
| Tag 6 bis 8 | Anruf bei B-Kontakten, nächster Schritt klein halten | Bedarf klären oder Wiedervorlage setzen |
| Tag 10 | Abschlussmail oder dritter Versuch bei A-Kontakten | Wiedervorlage mit Datum |
Der Plan hängt an einer Zahl, die Sie vor der Messe festlegen: Wer ruft an, und wie viele Anrufe schafft er am Tag? Bei 120 Kontakten und 25 Anrufen je Tag brauchen Sie fünf Werktage. Ohne diese Rechnung läuft der Nachfass in die dritte Woche, und dann ist er kein Nachfass mehr, sondern eine neue Ansprache.
Ob und in welchem Rahmen der Anruf bei Messekontakten erlaubt ist, hängt von Zielgruppe und Anlass ab. Den Rahmen beschreibt die Seite zum Recht der Kaltakquise. Dies ist keine Rechtsberatung. Dieser Leitfaden setzt voraus, dass Sie das für Ihre Messe geklärt haben.
Wie bewerten Sie die Kontakte schon am Stand?
Sie bewerten jeden Kontakt am Stand in drei Gruppen und notieren eine Zeile. Die ABC-Bewertung entscheidet später, wer wann angerufen wird.
| Gruppe | Merkmal | Nachfass |
|---|---|---|
| A | Bedarf genannt, Zeitpunkt oder Entscheider klar | Anruf an Tag 3 bis 5, Terminvorschlag |
| B | Interesse, aber ohne Zeitpunkt oder Entscheider | Anruf an Tag 6 bis 8, Frage nach dem Stand |
| C | Karte abgegeben, kein Gespräch über Bedarf | Mail, Wiedervorlage in drei Monaten |
Die Zeile am Stand entscheidet über den Anruf. Sie enthält vier Angaben: Name, Rolle, was der Besucher gesagt hat und was Sie zugesagt haben. Eine Vorlage, die Sie am Stand ausfüllen:
Name und Rolle: [Name, Rolle] Gruppe: [A, B oder C] Das hat er gesagt: [Satz in seinen Worten, zum Beispiel Bedarf oder Anlass] Das habe ich zugesagt: [Material, Muster, Rückruf bis Datum] Entscheider: [er selbst oder Name des Entscheiders]
„Das hat er gesagt“ ist die wertvollste Zeile. Beim Anruf nennen Sie den Satz des Besuchers wörtlich, und er erinnert sich sofort. Wer nur „Interesse“ notiert, ruft mit einem Allgemeinplatz an.
Machen Sie die Bewertung am Messetag, nicht danach. Nach fünf Tagen Messe verwechseln Sie die Kontakte, und am Abend des letzten Tags fehlt die Kraft, 120 Karten aus dem Gedächtnis zu sortieren. Ein Stapel mit einer Zeile je Karte ist in einer Stunde erfasst.
Was sagen Sie am Telefon zu einem A-Kontakt?
Zu einem A-Kontakt sagen Sie in drei Schritten: den Bezug zum Gespräch am Stand, die Frage nach dem Stand und einen konkreten Terminvorschlag. Der Anruf ist die Fortsetzung des Gesprächs und keine neue Ansprache.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Wir haben uns am [Tag] auf der [Messe] am Stand unterhalten, Sie hatten gesagt: [Satz des Besuchers]. Ich rufe an, weil [Zusage, zum Beispiel das Material, das ich Ihnen versprochen habe]. Wie ist der Stand bei Ihnen, und passt Ihnen ein kurzer Termin am [Tag A] oder am [Tag B]?
Guten Tag [Name], [Ihr Name] von [Firma]. Wir haben uns auf der [Messe] kurz gesprochen, es ging um [Thema]. Ich wollte fragen, ob das Thema bei Ihnen in den nächsten Monaten konkret wird, oder ob ich mich später melde.
Guten Tag [Name], danke für das Gespräch auf der [Messe]. Anbei [Material], wie besprochen. Ich melde mich am [Tag] telefonisch bei Ihnen, um den Stand zu besprechen.
Die Mail an Tag 1 kündigt den Anruf an. Das senkt die Schwelle, weil der Besucher weiß, wer anruft und warum. Hält er den angekündigten Zeitpunkt nicht ein, haben Sie die Lizenz, ihn freundlich darauf anzusprechen.
Erreichen Sie niemanden, hinterlassen Sie eine kurze Nachricht mit dem Bezug zum Stand. Der Leitfaden zur Mailbox-Nachricht zeigt den Aufbau. Setzen Sie nach drei Versuchen eine Wiedervorlage mit Datum, und nutzen Sie dazu einen neuen Anlass.
Zum Terminvorschlag: Bieten Sie zwei Zeitfenster an, wie im Leitfaden zum Vereinbaren von Verkaufsterminen beschrieben. Ein Terminvorschlag mit Datum bekommt eine Antwort, eine offene Frage nach Zeit nicht.
Was ist der Nachfass nach der Messe wert?
Der Nachfass senkt im Beispiel die Messekosten je Termin auf einen Bruchteil, weil er aus einem Stapel Karten Termine macht. Die Rechnung ist ein Rahmen, den Sie mit Ihren Zahlen füllen.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Kosten je Termin aus der Messe, ohne und mit Nachfass am Telefon
- Annahme: Gesamtkosten der Messe (Stand, Reise, Personal, Material)18.000 €(frei gewählt, kein Marktwert, setzen Sie Ihre Kosten ein)
- Annahme: Kontakte mit Gespräch am Stand120(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Termine ohne systematischen Nachfass (Rückmeldungen auf die Mail)4 Termine(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Kontakte, die durch den Nachfass am Telefon zu einem Termin werden12 %(frei gewählt, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Termine mit Nachfass am Telefon | 120 × 12 % ÷ 100 | 14,4 Termine |
| Messekosten je Termin ohne Nachfass | 18.000 € ÷ 4 | 4.500 € |
| Messekosten je Termin mit Nachfass | 18.000 € ÷ (120 × 12 % ÷ 100) | 1.250 € |
Im Beispiel kostet die Messe 18.000 Euro. Ohne systematischen Nachfass entstehen 4 Termine, das sind 4.500 € Euro je Termin. Mit dem Nachfass entstehen 14,4 Termine Termine, das sind 1.250 € Euro je Termin. Alle Zahlen sind frei gewählt und zeigen den Rechenweg. Setzen Sie die Kosten Ihrer Messe und Ihre Zahl der Kontakte ein. Ob die Quote bei Ihnen 12 Prozent erreicht, zeigt erst die nächste Messe mit Zählung.
Die Messekosten sind versunkene Kosten, der Nachfass kostet nur Arbeitszeit. Das macht ihn zum günstigsten Teil der Messe: Der Besucher kam, das Gespräch fand statt, und nur der letzte Schritt fehlt.
Wie sieht der Nachfass in der Praxis aus?
In der Praxis entscheidet der Zeitpunkt des Anrufs. In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik standen nach einer Messe 140 Karten auf dem Tisch. Die Dank-Mail ging an alle, und der Vertrieb rief nach drei Wochen die ersten Kontakte an. Es entstanden 6 Termine. Auf der nächsten Messe bewerteten die Mitarbeiter am Stand, riefen die 28 A-Kontakte binnen fünf Tagen an und vereinbarten 11 Termine.
In einem Projekt für einen Anbieter von Software für die Gastronomie gab der Vertrieb die Messekontakte nach der Veranstaltung an ein externes Team ab. Das Team rief 95 B-Kontakte innerhalb von zehn Tagen an und erreichte 41 Ansprechpartner. 9 davon wollten eine Vorführung. Der Vertrieb selbst behielt die 22 A-Kontakte und holte daraus 10 Termine.
Beide Beispiele zeigen, dass die Schnelligkeit und die Trennung nach A, B und C den Ertrag bestimmen. Sie zeigen nicht, dass Ihre Messe dieselben Werte erreicht. Zählen Sie bei sich.
Was tun Sie mit den C-Kontakten und mit denen, die nicht abnehmen?
C-Kontakte bekommen eine Mail und eine Wiedervorlage in drei Monaten, nicht einen Anruf in der Messewoche. Wer nur eine Karte abgegeben hat, erinnert sich kaum an den Stand, und ein Anruf in der ersten Woche kostet Zeit, die bei den A-Kontakten fehlt.
Guten Tag [Name], schön, dass Sie am Stand vorbeigeschaut haben. Anbei [Material] zu [Thema], über das wir kurz gesprochen haben. Ich melde mich im [Monat] noch einmal, wenn [neuer Anlass]. Wenn Sie früher sprechen möchten, erreichen Sie mich unter [Rufnummer].
Die Mail hält die Tür offen, ohne zu drängen. Die Wiedervorlage mit Datum macht daraus einen Termin im Kalender. Wer in drei Monaten anruft und einen neuen Anlass hat, ruft nicht kalt an, sondern setzt ein Gespräch fort.
Erreichen Sie A-Kontakte nicht, wechseln Sie den Zeitpunkt, wie im Leitfaden zur besten Anrufzeit beschrieben, und rufen Sie dreimal an. Der dritte Versuch ist der Anruf, den viele Teams streichen, und er bringt oft den Termin.
Wie teilen Sie die Anrufe im Team auf?
Sie teilen die Anrufe so auf, dass derjenige anruft, der am Stand gesprochen hat. Er kennt den Besucher, die Zeile in der Standnotiz und das Thema. Wer den Besucher nicht kennt, ruft schlechter an, selbst wenn er die Notiz liest.
Die Aufteilung folgt der Bewertung. A-Kontakte rufen die Mitarbeiter an, die am Stand waren, oder der Außendienst, der den Termin später führt. B-Kontakte übernimmt der Innendienst, der den Bogen nach der Messe zusammen durchgeht. Die Menge der übrigen Kontakte lässt sich auslagern, wenn niemand Kapazität hat. Das Briefing besteht dann aus den Standnotizen, den Texten aus diesem Leitfaden und einer klaren Übergabe: Wer bekommt den Termin, wenn er entsteht?
Die Übergabe folgt der Checkliste zur Terminübergabe. Sie stellt sicher, dass der Außendienst das Gespräch am Stand, den Anruf und die Zusagen kennt, bevor er zum Besucher fährt.
Wann lohnt sich das Nachtelefonieren nicht?
Das Nachtelefonieren lohnt sich nicht, wenn es kein Gespräch am Stand gab oder wenn nach der Messe niemand Termine annehmen kann.
- Wenn Ihre Besucher nur Karten abgegeben haben, ohne mit Ihnen zu sprechen, ist der Anruf Kaltakquise und folgt anderen Regeln. Klären Sie den Rahmen zuerst.
- Wenn Sie weniger als 30 Kontakte haben, genügt eine persönliche Mail mit Terminvorschlag, und der Anruf ist nur bei den A-Kontakten nötig.
- Wenn Ihr Vertrieb nach der Messe keine Kapazität für Termine hat, verlieren die Kontakte Wert, bis der Termin möglich ist.
Bei Karten ohne Gespräch fehlt der Anlass, der den Anruf trägt. Dann ist die Mail der bessere Kanal, und die Karten gehen in die Wiedervorlage. Bei Kontakten, die Sie nicht kennen, hilft der Leitfaden zum Einstieg in einen Kaltanruf.
- 01
Nach der Messe zwei Wochen warten, bis die Kontakte erfasst sind.
Folge: Der Besucher hat Ihr Gespräch vergessen, und Ihr Anruf kommt als kalter Anruf an.
Besser: Am Messetag bewerten und am nächsten Werktag eine kurze Mail senden.
- 02
Alle Kontakte mit demselben Text anrufen.
Folge: Der Besucher mit Bedarf hört dasselbe wie der Besucher, der nur eine Giveaway-Tasche wollte.
Besser: Nach A, B und C trennen und je Gruppe einen eigenen Text nutzen.
- 03
Das Gespräch am Stand nicht notieren.
Folge: Beim Anruf fehlt der Bezug, und der Anruf klingt wie eine Massenansprache.
Besser: Am Stand eine Zeile notieren: Bedarf, Zeitpunkt, Name des Entscheiders.
Welche Prüfliste gilt für den Nachfass?
Für den Nachfass prüfen Sie sieben Punkte, bevor die Messe beginnt. Sie legen den Ablauf fest, solange noch Zeit ist.
- Ich habe festgelegt, wer nach der Messe anruft und wie viele Anrufe am Tag möglich sind.
- Der Bewertungsbogen mit der Zeile je Kontakt liegt am Stand bereit.
- Das versprochene Material liegt digital vor, die Dank-Mail ist vorbereitet.
- Die Texte für A-, B- und C-Kontakte sind laut gesprochen.
- Der Außendienst hat nach der Messe Termine frei.
- Ich weiß, welche Anrufe ich auslagere und welche ich selbst führe.
- Die Rechtsgrundlage für den Anruf bei Messekontakten ist geklärt.
Den Anruf bei Angeboten, die nach der Messe entstehen, behandelt der Leitfaden zum Nachfassen von Angeboten, die Checkliste fasst ihn zusammen. Wenn Sie die Anrufe nach der Messe nicht selbst führen möchten, übernimmt das die Telefonakquise von KRAUSS, und die Methode zeigt den Weg bis zum bestätigten Termin. Ihr Angebot stellen Sie im Angebotskonfigurator zusammen. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest. Rechnen Sie den Wert eines Termins im Wirtschaftlichkeits-Rechner. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
