Inhalt11 Abschnitte
- 01Was bedeutet Lieferantenstopp im Einkauf?
- 02Welche Ausnahmen lässt ein Lieferantenstopp zu?
- 03Wie sieht der Einstieg aus, der den Stopp nicht angreift?
- 04Wie gehen Sie mit dem Fachbereich um, ohne den Einkauf zu übergehen?
- 05Wie begegnen Sie den vier Einwänden beim Lieferantenstopp?
- 06Welche Fehler vermeiden Sie bei Lieferantenstopp?
- 07Welcher Termin ist bei Lieferantenstopp realistisch?
- 08Wie viele Anrufe brauchen Sie bis zu einem Klärungstermin?
- 09Wann passt dieser Weg nicht?
- 10Ist Ihr Gespräch bei Lieferantenstopp vorbereitet?
- 11Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
Was bedeutet Lieferantenstopp im Einkauf?
Ein Lieferantenstopp ist die Regel eines Einkaufs, für eine Warengruppe oder einen Zeitraum keine neuen Lieferanten aufzunehmen. Er schützt die Zeit des Teams, denn jeder neue Lieferant bringt Selbstauskunft, Qualifizierung, Stammdaten und Rechnungsprüfung mit.
Wer bei einem Anruf „Wir haben einen Lieferantenstopp“ hört, hört eine Arbeitsanweisung und kein Urteil über das Produkt. Dieser Leitfaden geht davon aus, dass Ihr Produkt zum Bedarf passt und nur die Regel im Weg steht. Er zeigt, welche Ausnahmen eine solche Regel meist kennt, wen Sie danach fragen und mit welchen Sätzen.
| Grund des Stopps | Was der Einkauf schützt | Ihre Frage |
|---|---|---|
| Aufwand der Qualifizierung | Zeit des Einkaufsteams | „Was brauchen Sie vorab von uns, damit eine Prüfung Sie wenig Zeit kostet?“ |
| Konsolidierung auf wenige Lieferanten | Konditionen und Rahmenverträge | „Welche Positionen liegen außerhalb des Rahmens?“ |
| Audits und Nachweise | Haftung des Hauses | „Welche Nachweise verlangen Sie, und welche liegen schon vor?“ |
| Personalengpass im Einkauf | Kapazität | „Wann beginnt die nächste Runde, in der Sie neue Anbieter prüfen?“ |
Der Leitfaden gilt für den kalten Erstanruf bei einem Einkäufer oder Einkaufsleiter, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Ob und unter welchen Umständen ein solcher Anruf erlaubt ist, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B. Den Grundaufbau jedes Erstanrufs zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise.
Welche Ausnahmen lässt ein Lieferantenstopp zu?
Ein Lieferantenstopp lässt in der Regel vier Ausnahmen zu: einen Bedarf, den kein Bestandslieferant deckt, ein Versorgungsrisiko bei nur einem Lieferanten, eine anstehende Ausschreibung und eine Anforderung aus dem Fachbereich. Das ist eine Einschätzung aus der Praxis, jedes Haus regelt es anders.
- Bedarf ohne Bestandslieferant. Die Position steht in keinem Rahmenvertrag, etwa ein Sondermaß oder eine Variante. Fragen Sie: „Welche Positionen bestellen Sie heute ohne festen Lieferanten?“
- Versorgungsrisiko. Ein einziger Lieferant für eine kritische Position. Fragen Sie: „Haben Sie für diese Position einen zweiten Lieferanten?“
- Anstehende Ausschreibung. Der Rahmen läuft aus, ein neues Verfahren beginnt. Fragen Sie: „Wann läuft der Rahmen für [Warengruppe] aus, und wer lädt zur Runde ein?“
- Anforderung aus dem Fachbereich. Küche, Technik oder Qualitätssicherung wollen eine Lösung, die der Bestand nicht bietet. Fragen Sie: „Wer im Haus hat Bedarf gemeldet, den der Bestand nicht deckt?“
Nennen Sie eine Ausnahme nur, wenn Sie sie belegen können. Ein behaupteter Engpass kostet Sie beim nächsten Anruf bei demselben Haus jedes Vertrauen, denn Einkäufer vergleichen Notizen und prüfen Aussagen nach.
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik riefen die Anrufer bei 50 Einkäufern von Küchenbetreibern an, die einen Lieferantenstopp hatten. 31 Gespräche endeten mit „Wir nehmen keine neuen Lieferanten“. Nach der Umstellung auf die Frage nach Ausnahmen und Fenster nannten bei weiteren 50 Anrufen 14 Einkäufer einen Weg oder ein Datum, und 6 nahmen einen Klärungstermin an. Das Produkt und der Preis blieben gleich, nur die erste Frage änderte sich.
Wie sieht der Einstieg aus, der den Stopp nicht angreift?
Der Einstieg bestätigt den Stopp, bevor der Einkäufer ihn nennt, und fragt dann nach dem Fall, für den er Ausnahmen kennt. Wer dem Einkäufer das Wort „Stopp“ abnimmt, spart ihm die Verteidigung und gewinnt Sekunden.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich weiß nicht, ob bei Ihnen für [Warengruppe] gerade neue Lieferanten möglich sind. Deshalb frage ich zuerst: In welchen Fällen prüfen Sie trotzdem einen weiteren Anbieter, zum Beispiel bei [Anlass, etwa Engpass oder Sondermaß]?
Der Einstieg verzichtet auf „Ich möchte Ihnen unser Sortiment vorstellen“. Dieser Satz bestätigt dem Einkäufer, dass Sie ein Katalog sind, und er verweist Sie an das Portal. Die Frage nach den Fällen holt das Gespräch auf seine Bahn und zeigt, dass Sie die Regel kennen.
Antwortet der Einkäufer „Nein, bei uns gilt ein Stopp“, ist das keine Absage. Fragen Sie weiter: „Verstehe ich. Wann prüfen Sie das nächste Mal Anbieter für [Warengruppe], und was muss dann vorliegen?“ Die Antwort gibt Ihnen ein Datum, und ein Datum ist ein Terminziel.
Wie gehen Sie mit dem Fachbereich um, ohne den Einkauf zu übergehen?
Sie sprechen den Fachbereich nur mit Wissen des Einkaufs an, denn der Einkauf entscheidet über den Lieferanten und der Fachbereich über den Bedarf. Wer den Einkauf umgeht, bekommt vielleicht ein Gespräch, aber keinen Auftrag.
Der saubere Weg führt über eine Frage an den Einkäufer: „Wer im Haus bewertet diese Position fachlich? Darf ich dieser Person vorab ein Datenblatt schicken, damit Sie nur Anbieter prüfen müssen, die der Fachbereich sehen will?“ Das ist für den Einkauf eine Entlastung, denn Sie nehmen ihm die Vorauswahl ab.
Damit Sie nicht jeden Anbieter prüfen müssen: Wer bewertet [Position] bei Ihnen fachlich, [Küche, Technik oder Qualitätssicherung]? Darf ich [ihm oder ihr] vorab ein Datenblatt schicken und Sie in Kopie setzen?
In einem Projekt für einen Anbieter von Reinigungs- und Hygieneprodukten gab der Einkauf bei 12 von 40 erreichten Einkäufern den Namen des Fachbereichs frei, sobald die Anrufer das Datenblatt in Kopie anboten. Aus diesen 12 Namen entstanden 5 Gespräche, in denen der Fachbereich selbst um ein Angebot bat. Der Einkauf blieb im Verfahren und schickte danach die Selbstauskunft an, ohne den Stopp zu ändern.
Mit der Selbstauskunft liegen die Unterlagen früh vor. Die Checkliste zur Lieferantenselbstauskunft zeigt, was Handel und Großküche vor einer Listung verlangen. Wer sie fertig hat, antwortet auf „Was brauchen Sie vorab?“ in einem Satz.
Wie begegnen Sie den vier Einwänden beim Lieferantenstopp?
Den vier Einwänden beim Lieferantenstopp begegnen Sie mit je einer Rückfrage nach Ausnahme, Weg oder Datum. Die Einwandbehandlung beginnt hier damit, den Einwand als Auskunft über den Prozess zu lesen, und Sie bekommen die Auskunft, die Sie für Ihr Terminziel brauchen.
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Wir haben einen Lieferantenstopp.“ | Eine Regel, kein Urteil über Ihr Produkt | „Verstehe ich. Für welche Fälle macht der Einkauf Ausnahmen, etwa bei Engpass oder neuer Ausschreibung?“ |
| „Melden Sie sich über das Lieferantenportal.“ | Ein Standardweg, der Kaltanrufe filtert | „Gern. Welche Angaben fehlen erfahrungsgemäß am häufigsten, damit ich sie gleich ergänze?“ |
| „Wir haben Rahmenverträge.“ | Der Rahmen deckt die Standardpositionen | „Welche Positionen liegen außerhalb des Rahmens, und wann läuft er aus?“ |
| „Rufen Sie in einem halben Jahr wieder an.“ | Eine Zeitauskunft | „Gern. Wann genau beginnt die nächste Runde, und was muss bis dahin vorliegen?“ |
Verstehe ich, das ist bei vielen Häusern so. Mir hilft eine Auskunft für [Warengruppe]: In welchen Fällen machen Sie trotzdem eine Ausnahme, zum Beispiel bei einem Engpass, einer neuen Ausschreibung oder einem Bedarf aus dem Fachbereich? Und wer entscheidet darüber?
Weitere Muster für einzelne Einwände enthält der Einwand-Spickzettel mit zwölf Punkten zum Ausdrucken.
Welche Fehler vermeiden Sie bei Lieferantenstopp?
Vier Fehler kosten bei einem Lieferantenstopp den Termin, und jeder lässt sich mit einer festen Routine vermeiden.
- 01
Den Stopp als Ungerechtigkeit behandeln und dagegen argumentieren.
Folge: Der Einkäufer verteidigt seine Regel, und Sie hören „Das gilt für alle“, bevor Sie eine Frage gestellt haben.
Besser: Den Stopp bestätigen und nach den Ausnahmen und dem nächsten Fenster fragen.
- 02
Den Fachbereich anrufen, ohne den Einkauf zu informieren.
Folge: Der Einkauf erfährt es vom Fachbereich, und Ihr Name steht danach auf der Liste der Anbieter, die Regeln umgehen.
Besser: Den Einkauf fragen, ob Sie dem Fachbereich vorab ein Datenblatt schicken dürfen.
- 03
Nach „Melden Sie sich über das Portal“ das Gespräch beenden.
Folge: Das Portal sammelt Anfragen, und ohne Namen und Datum landet Ihre in der Ablage.
Besser: Fragen, welche Angaben im Portal erfahrungsgemäß fehlen, und den Namen des Bearbeiters notieren.
- 04
Einen Engpass oder einen Anlass behaupten, den Sie nicht belegen können.
Folge: Der Einkauf prüft es, findet nichts und merkt sich Ihren Namen für jede künftige Anfrage.
Besser: Nur Anlässe nennen, die Sie mit Quelle und Datum notiert haben.
Nennt der Einkäufer denselben Grund ein zweites Mal, nehmen Sie ihn an und legen den Kontakt auf Wiedervorlage, mit dem Datum, das er genannt hat. Wer an dieser Stelle weiterdrängt, verbrennt den Namen für das nächste Fenster.
Welcher Termin ist bei Lieferantenstopp realistisch?
Realistisch ist ein kurzer Klärungstermin: Er klärt den Ausnahmeweg, das Datum der nächsten Runde und die Unterlagen, die dann vorliegen müssen. Einen Auftrag vereinbaren Sie damit nicht, aber den Zugang, den der Stopp sonst verschließt.
| Terminziel | Wann es passt | Ergebnis nach dem Gespräch |
|---|---|---|
| Klärungstermin | Der Einkäufer nennt einen Ausnahmeweg | Ein Termin mit Datum und Teilnehmern |
| Vorqualifizierung | Das Haus verlangt Selbstauskunft vor jedem Gespräch | Unterlagen versendet, Rückruf vereinbart |
| Wiedervorlage zum Fenster | Der Stopp gilt bis zu einem genannten Datum | Anruf vier bis sechs Wochen vor dem Fenster |
Dann schlage ich ein kurzes Gespräch vor, in dem wir klären, ob [Position] in Ihren Ausnahmeweg passt und welche Unterlagen Sie für die nächste Runde brauchen. Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] besser? [Antwort abwarten] Dann halte ich [Tag, Uhrzeit] fest und bestätige es Ihnen heute schriftlich.
Wiederholen Sie am Ende Tag, Uhrzeit, Teilnehmer und Thema. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wer allein anruft, schickt die schriftliche Bestätigung am selben Tag, mit der Liste der Unterlagen, die Sie zugesagt haben.
Wie viele Anrufe brauchen Sie bis zu einem Klärungstermin?
Bei den Annahmen dieses Beispiels brauchen Sie rund 29 Anrufe je Klärungstermin, weil nur ein Teil der Einkäufer erreichbar ist und nur ein Teil einen Ausnahmeweg nennt. Die Rechnung zeigt jede Stufe, damit Sie Ihre eigenen Quoten einsetzen können.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Anrufe bis zu einem Klärungstermin bei Lieferantenstopp
- Annahme: Anrufe bei Einkäufern mit Lieferantenstopp60(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der Anrufe, die den Einkäufer erreichen35 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil der erreichten Einkäufer, die einen Ausnahmeweg oder ein Fenster nennen20 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Anteil davon, der einen Klärungstermin annimmt50 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Erreichte Einkäufer | 60 × 35 % ÷ 100 | 21 |
| Einkäufer, die einen Ausnahmeweg oder ein Fenster nennen | 60 × 35 % ÷ 100 × 20 % ÷ 100 | 4,2 |
| Klärungstermine | 60 × 35 % ÷ 100 × 20 % ÷ 100 × 50 % ÷ 100 | 2,1 Termine |
| Anrufe je Klärungstermin | 60 ÷ (60 × 35 % ÷ 100 × 20 % ÷ 100 × 50 % ÷ 100) | 29 |
Die Prozentwerte sind Annahmen dieses Beispiels, keine Marktwerte. Ersetzen Sie sie durch die Quoten Ihrer ersten Anrufblöcke. Zählen Sie dazu Anrufe, erreichte Einkäufer, genannte Ausnahmen und Termine in einer Zeile pro Block. Die Erreichbarkeit der Zielgruppe verschiebt die zweite Stufe am stärksten: Ein Markt, dessen Einkäufer selten ans Telefon gehen, braucht mehr Anrufe je Termin.
Wann passt dieser Weg nicht?
Der Weg über die Ausnahmefrage passt nicht, wenn Ihr Produkt keinen Vorteil gegenüber dem Bestand bietet oder die Unterlagen für eine Qualifizierung fehlen. Dann finden Sie keine Ausnahme, und das Gespräch endet an der ersten Rückfrage.
- Wenn Ihr Produkt nur ein Zweitlieferant ohne erkennbaren Vorteil wäre, finden Sie keine Ausnahme, denn der Stopp schützt den Einkauf genau vor diesem Fall.
- Wenn Sie die Unterlagen für eine Qualifizierung nicht vorlegen können, etwa Selbstauskunft und Zertifikate, scheitert der Klärungstermin an der ersten Rückfrage.
- Wenn der Einkauf zentral in einem Konzern sitzt und nur über ein Portal Anfragen annimmt, lohnt der Anruf nur für die Frage nach dem Weg.
Prüfen Sie ehrlich, welcher der drei Punkte zu Ihnen passt. Trifft einer zu, lösen Sie zuerst dieses Problem: Schärfen Sie den Vorteil gegenüber dem Bestand, stellen Sie die Selbstauskunft zusammen oder wählen Sie einen Weg über den Fachbereich, den der Einkauf kennt. Die Telefonakquise von KRAUSS setzt voraus, dass Ihr Produkt für die Zielgruppe einen erkennbaren Anlass bietet.
Ist Ihr Gespräch bei Lieferantenstopp vorbereitet?
Ihr Gespräch ist vorbereitet, wenn Sie vor dem Anruf diese sechs Punkte abgehakt haben:
- Ich habe eine Ausnahme notiert, die ich belegen kann (Bedarf, Risiko, Ausschreibung oder Fachbereich).
- Mein Einstieg bestätigt den Stopp und fragt nach den Fällen für Ausnahmen.
- Ich kenne die Rolle, die im Haus über Ausnahmen entscheidet, oder habe eine Frage danach vorbereitet.
- Die Selbstauskunft und die Zertifikate liegen zum Versand bereit.
- Ich habe auf jeden der vier Einwände eine Rückfrage vorbereitet.
- Mein Terminziel ist ein kurzer Klärungstermin oder ein Datum für die Wiedervorlage.
Mit dem Gesprächs-Simulator spielen Sie ein Gespräch in Ihrer Branche vom Einstieg bis zum Termin durch, ohne Formular.
Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
KRAUSS ruft für Sie bei Einkäufern und Einkaufsleitern an und übergibt Ihrem Außendienst Termine mit bestandenem Kaufcheck. Das Briefing legt vorab fest, welche Ausnahme Sie belegen und welche Unterlagen bereitliegen, bevor der erste Anruf läuft.
Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt, und den Umfang legen Sie im Gespräch mit Jesse Klotz fest. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und im Angebotskonfigurator stellen Sie Ihr Angebot zusammen. Den Weg zur Person am Empfang beschreibt der Leitfaden zum Vorzimmer. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
