Wie berechne ich die Kosten je Verkaufstermin?

Wie lautet die Formel für die Kosten je Verkaufstermin?

Die Formel lautet: alle Kosten der Terminierung im Zeitraum geteilt durch die Termine, die im selben Zeitraum stattfinden. Zwei Entscheidungen bestimmen das Ergebnis: Welche Kosten Sie zählen und welche Termine. Die Kosten je Termin sind nur vergleichbar, wenn beides gleich bleibt.

Zu den Kosten zählen Personal oder Dienstleister, Adressen, Telefonie, Software und Führung. Als Termin zählt, was stattfindet und einen Entscheider mit Kaufinteresse an den Tisch bringt. Ein vereinbarter Termin, der ausfällt (ein No-Show), kostet Sie Geld und bringt keinen Termin. Die Terminquote allein zeigt das nicht, denn sie zählt vereinbarte Termine.

Wie rechnen Sie die Kosten bei interner Terminierung?

Bei interner Terminierung addieren Sie den Anteil der Vollkosten der Stelle und die Werkzeuge und teilen durch die stattfindenden Termine. Der Anteil ist die Zeit, die die Stelle wirklich mit Terminierung verbringt, nicht ihre Soll-Stunden.

Die Werte sind Annahmen dieses Beispiels. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein: Vollkosten aus der Personalabteilung, Zeitanteil aus einer Woche Zeiterfassung, Termine aus Ihrem Kalender. Der Zeitanteil ist die unsicherste Zahl. Rechnen Sie auch die Vertriebskosten der Führung und der Abstimmung ein, sonst fehlt ein Posten. Eine Stelle, die zur Hälfte Angebote schreibt, hat einen kleineren Terminierungsanteil, als im Stellenplan steht.

In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen rechnete der Vertriebsleiter zunächst nur mit dem Gehaltsanteil und kam auf einen Terminpreis, der gut ein Drittel unter dem späteren Wert lag. Nach Zusatzkosten für Adressen, Telefonie und die Einarbeitung einer neuen Kraft stieg der Wert deutlich, weil im Quartal zwei Termine ausgefallen waren und der Zeitanteil höher war als geplant. Die erste Zahl hatte die Entscheidung für die interne Lösung getragen.

Wie rechnen Sie die Kosten bei einem externen Dienstleister?

Bei einem externen Dienstleister rechnen Sie Stunden mal Satz plus Prämie und teilen durch die stattfindenden Termine. Die KRAUSS GmbH rechnet nach Akquisestunden: Im Paket Start kostet eine Stunde 59 € im Modell mit Erfolgsprämie, dazu kommt die Prämie je Termin (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Die Stunden je Termin und die Show-Rate sind Annahmen dieses Beispiels. Der Wert im Preisblatt ist eine Prognose je Erreichbarkeitsstufe: unter 340 € bei gut erreichbarer Zielgruppe, um 640 € bei anspruchsvoller, ohne Garantie (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Ihre Zielgruppe entscheidet, wo Sie landen.

Wie vergleichen Sie intern und extern fair?

Sie vergleichen fair, wenn beide Wege dieselben Annahmen bekommen: gleicher Zeitraum, gleiche Definition des Termins, gleiche Zielgruppe. Setzen Sie zusätzlich ein, was nur bei einem Weg anfällt: Einarbeitung und Leerlauf intern, Briefing und Mindestlaufzeit extern.

Rechnen Sie drei Fälle durch: gute, mittlere und schlechte Erreichbarkeit. Bei guter Erreichbarkeit gewinnt oft der ausgelastete interne Mitarbeiter, bei schwieriger Zielgruppe der Dienstleister mit Erfahrung, weil er Stunden je Termin kennt. Entscheidend ist die Frage, wer das Risiko trägt. Im Modell mit Erfolgsprämie entfällt die Prämie für Termine, die nicht stattfinden (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026), ein eigener Mitarbeiter kostet dagegen auch an Tagen ohne Termin.

In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware verglich die Geschäftsführung eine zweite Innendienststelle mit einem externen Projekt. Bei guter Erreichbarkeit lag die interne Lösung nach der Rechnung unter dem externen Preis, bei schwierigen Entscheidern darüber. Das Unternehmen startete extern und wechselte nach sechs Monaten in ein gemischtes Modell: Der Dienstleister erschloss neue Branchen, die eigene Stelle pflegte Bestandskontakte. Der Vergleich zeigte, dass die Frage nicht intern oder extern lautete, sondern für welche Zielgruppe.

Eine ausführliche Gegenüberstellung steht auf der Seite Vertrieb intern oder extern.

Welchen Preis je Termin dürfen Sie höchstens zahlen?

Sie dürfen höchstens den Betrag zahlen, den ein Termin im Durchschnitt an Deckungsbeitrag zurückbringt, und besser deutlich weniger. Die Obergrenze rechnen Sie so: Abschlussquote je stattfindendem Termin mal Deckungsbeitrag je Abschluss. Alles darüber vernichtet Ertrag, auch wenn der Termin sich gut anfühlt.

Die Obergrenze ist die Break-even-Linie, nicht Ihr Ziel. Planen Sie mit einem Terminpreis, der die Hälfte der Obergrenze nicht übersteigt, weil Führung, Angebote und Nachfassen ebenfalls Geld kosten. Liegt Ihr Terminpreis darüber, prüfen Sie Zielgruppe und Abschlussquote, bevor Sie über den Preis verhandeln.

Umgekehrt rechnen Sie die nötige Abschlussquote: Terminpreis geteilt durch Deckungsbeitrag. Die Zahl sagt, ob Ihr Vertrieb sie schafft, nicht der Anbieter.

1. Was zählt bei Ihnen als Termin, und wer bestätigt ihn?
2. Entfällt die Prämie, wenn der Termin nicht stattfindet? Ab wann gilt der Termin als ausgefallen?
3. Welche Kosten stehen im Stundensatz, und was kommt für [Adressen, Telefonie, Bericht] hinzu?
4. Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und gibt es ein befristetes Testprojekt vor dem Vertrag?
5. Welche Erreichbarkeit unterstellen Sie bei [Zielgruppe], und was folgt, wenn sie schlechter ausfällt?