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title: "Bestätigungsanruf am Vortag: Skript mit drei Wegen"
description: "Gesprächsleitfaden für den Bestätigungsanruf am Vortag: 45-Sekunden-Skript, drei Antwortwege und eine Regel für Ersatztermine."
canonical: https://www.krauss-gmbh.com/leitfaden/gespraechsleitfaden-terminbestaetigung-anruf-vortag
dateModified: 2026-10-10T00:00:00+02:00
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Leitfaden

# Gesprächsleitfaden für den Bestätigungsanruf am Vortag

[Jesse Klotz Geschäftsführer Performance Marketing](https://www.krauss-gmbh.com/author/jesse-klotz)

- Stand

  10.10.2026

- Erstveröffentlichung

  - 10.10.2026
  - 7 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Rufen Sie am Vortag eines vereinbarten Termins an und bestätigen Sie Zeit, Thema und Teilnehmer in einem kurzen Skript. Der Anruf dauert etwa 45 Sekunden und hat drei Antwortwege: bestätigt, verschoben oder abgesagt. Bei einer Verschiebung bieten Sie einen Ersatztermin an, bei einer Absage fragen Sie nach dem Grund.

Stand 10.10.2026 [Quellen](https://www.krauss-gmbh.com/leitfaden/gespraechsleitfaden-terminbestaetigung-anruf-vortag#quellen)

Dazu: [Gesprächs-Simulator](https://www.krauss-gmbh.com/werkzeuge#simulator), Simulator im Browser, ohne Formular.

Fakten

- Länge des Bestätigungsskripts

  Etwa 45 Sekunden Quelle: [KRAUSS GmbH](https://www.krauss-gmbh.com/methode), Stand 10/2026

- Antwortwege beim Bestätigungsanruf

  Drei: bestätigt, verschoben, abgesagt Quelle: [KRAUSS GmbH](https://www.krauss-gmbh.com/methode), Stand 10/2026

- Terminbestätigung

  Wir bestätigen jeden Termin doppelt. Quelle: [KRAUSS-Methode](https://www.krauss-gmbh.com/methode), Stand 10/2026

- Testprojekt

  Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest. Quelle: [Angabe der Geschäftsführung, 10/2026](https://www.krauss-gmbh.com/preise), Stand 10/2026

Nächster Schritt

Testprojekt an echten Terminen. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.

[Testprojekt konfigurieren](https://www.krauss-gmbh.com/book-call?quelle=leitfaden:gespraechsleitfaden-terminbestaetigung-anruf-vortag)

## Wie notieren Sie den Ausgang des Anrufs?

Den Ausgang notieren Sie noch am Telefon oder unmittelbar danach, mit Datum, Uhrzeit und dem Wortlaut der Antwort. Die Notiz ist die Grundlage für den nächsten Schritt, und sie zeigt im Team, ob der Termin steht. Ohne sie weiß der nächste Kollege nicht, ob der Kontakt bestätigt hat.

**Tabelle: Ausgang und Eintrag im Kundenverwaltungssystem**

| Ausgang              | Was Sie festhalten                | Nächster Schritt                        | Wiedervorlage               |
| -------------------- | --------------------------------- | --------------------------------------- | --------------------------- |
| Bestätigt            | Datum, Uhrzeit, Teilnehmer        | Keine, Termin steht                     | Keine                       |
| Verschoben           | Grund und zwei genannte Zeiträume | Ersatztermin nach Zustimmung            | Am genannten Tag            |
| Abgesagt, mit Grund  | Grund wörtlich                    | Prüfen, ob ein neuer Termin möglich ist | Nach dem genannten Zeitraum |
| Abgesagt, ohne Grund | Die Absage und das Datum          | Kontakt nicht weiter drängen            | Keine, Kontakt geschlossen  |

Quelle: KRAUSS-Methode, Stand Oktober 2026. Die Tabelle gilt für den Vortagsanruf, nicht für weitere Termine im Verlauf.

**Checkliste nach dem Anruf**

- Ausgang und Wortlaut im Kundenverwaltungssystem (CRM) notiert
- Bei einer Verschiebung der Ersatztermin mit Zustimmung im Kalender
- Bei einer Absage der Grund vermerkt oder die Absage ohne Grund festgehalten
- Die schriftliche Bestätigung für den Termin ist versandt, wenn der Termin steht
- Die [Wiedervorlage](https://www.krauss-gmbh.com/glossar/wiedervorlage) ist auf den Tag gesetzt, den der Kontakt genannt hat

Die Checkliste verhindert, dass ein Termin im Kalender steht, obwohl der Kontakt längst abgesagt hat. Sie prüft den Eintrag, bevor Sie zum nächsten Anruf übergehen.

## Warum rufen Sie am Vortag an?

Am Vortag rufen Sie an, weil der Termin dann noch im Kalender des Kontakts steht und er ihn umplanen kann. Der Anruf sichert den Termin, bevor er ausfällt, und er gibt dem Kontakt die Chance, sich vorzubereiten. Ein Anruf am Tag des Termins kommt zu spät, um eine Verschiebung ohne Reibung zu ermöglichen.

Das Skript hat ein Ziel: den Termin bestätigen oder eine Verschiebung in einem Satz klären. Es dauert etwa 45 Sekunden und gehört zur Terminierung, die KRAUSS für seine Kunden durchführt. Der Anruf ersetzt keine schriftliche Bestätigung, er ergänzt sie.

Die Gründe für ausfallende Termine erklärt der Leitfaden zu [No-Show-Terminen](https://www.krauss-gmbh.com/glossar/no-show). Hier geht es um den Anruf selbst, der einen Termin am Vortag absichert.

## Wie lautet das Skript für 45 Sekunden?

Das Skript hat vier Teile: Begrüßung, Termin, Frage und Verabschiedung. Jeder Teil hat einen Satz, und die Frage ist die einzige, auf die der Kontakt antworten muss. Lesen Sie das Skript nicht ab, sondern sprechen Sie es in Ihren eigenen Worten.

„Guten Tag, Herr Winter, hier spricht Ihr Name von KRAUSS. Wir sprechen morgen um zehn Uhr über die Terminplanung. Passt Ihnen der Termin noch?“

Der Satz nennt den Termin mit Tag und Uhrzeit und fragt nach der Bestätigung. Mehr Text braucht der Anruf nicht. Wer den Termin bestätigt, bekommt den Dank und die Verabschiedung, und der Anruf ist nach etwa 45 Sekunden beendet.

Die Verabschiedung bleibt kurz: „Vielen Dank, bis morgen um zehn.“ Ein längerer Abschluss zieht den Anruf in die Länge und hilft dem Kontakt nicht.

## Wie reagieren Sie, wenn der Termin bestätigt wird?

Wenn der Termin bestätigt wird, danken Sie und verabschieden sich. Der Anruf ist dann erledigt, und Sie schreiben die Bestätigung ins Kundenverwaltungssystem (CRM) mit Datum und Uhrzeit.

Die Bestätigung ist ein Zeichen, dass der Kontakt den Termin ernst nimmt. Sie öffnet kein neues Gespräch, und Sie sollten keinen zusätzlichen Punkt besprechen, der den Termin verlängert. Das Thema des Termins gehört in das Gespräch selbst.

Sollte der Kontakt eine Frage zu dem Termin stellen, beantworten Sie sie in einem Satz und verweisen auf die schriftliche Bestätigung. Eine lange Antwort im Vortagsanruf verschiebt den Fokus vom Termin auf das Thema.

## Wie führen Sie die Verschiebung durch?

Wenn der Termin verschoben werden soll, fragen Sie nach dem Grund und nach einem Zeitraum. Bieten Sie dann zwei Ersatztermine in den folgenden zehn Werktagen an. Die Verschiebung ist kein Nein, sondern eine Änderung des Zeitpunkts.

„Verstehe, dann verschieben wir gern. Passt Ihnen am Dienstag um vierzehn Uhr oder am Donnerstag um neun Uhr?“

Die Frage nach zwei Terminen gibt dem Kontakt eine Wahl, ohne dass er einen Termin nennen muss, den er nicht hat. Nennt er keinen Termin, notieren Sie den Zeitraum und setzen die Wiedervorlage auf den Tag, den er genannt hat.

Der Ersatztermin gilt erst als vereinbart, wenn der Kontakt zustimmt. Schreiben Sie ihn danach sofort in den Kalender und schicken die schriftliche Bestätigung nach dem Gespräch.

## Wie gehen Sie mit einer Absage um?

Bei einer Absage fragen Sie zuerst nach dem Grund. Eine Absage ohne Grund bekommt eine Notiz im Kundenverwaltungssystem (CRM), eine Absage mit Grund bekommt eine Wiedervorlage. Bieten Sie keinen Ersatztermin an, bevor der Grund geklärt ist.

„Schade, dass es morgen nicht passt. Was war der Grund, damit ich den Termin richtig notiere?“

Die Antwort zeigt, ob die Absage am Termin liegt oder am Thema. Liegt sie am Termin, ist eine Verschiebung möglich. Liegt sie am Thema, geben Sie dem Kontakt den Raum, nein zu sagen, und notieren den Grund für die Zukunft.

Bei einer Absage ohne jede Angabe beenden Sie den Anruf höflich. Ein zweiter Versuch innerhalb desselben Tages verschlechtert den Eindruck, den der Kontakt vom Termin hat.

Leitfaden

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## Welche Fehler passieren beim Bestätigungsanruf am häufigsten?

Der häufigste Fehler ist ein Anruf, der länger dauert als das Skript vorsieht. Wer dem Kontakt Details zum Thema nennt, nimmt dem Termin die Neugier und gibt dem Kontakt einen Grund, ihn zu verschieben. Das Gespräch gehört in den Termin, der Anruf am Vortag bestätigt nur den Rahmen.

Der zweite Fehler ist eine fehlende Notiz. Wer den Ausgang nicht festhält, ruft am nächsten Tag ein zweites Mal an, ohne den ersten zu kennen. Das wirkt unprofessionell und kostet die Geduld des Kontakts, die für den Termin nötig ist.

Der dritte Fehler ist die Verwechslung von Bestätigung und Verkauf. Der Anruf bestätigt einen Termin, den der Kontakt bereits zugesagt hat. Ein Angebot oder eine Preisfrage gehören nicht in diesen Anruf, auch wenn der Kontakt danach fragt. Verweisen Sie auf den Termin, in dem Sie das klären.

## Wie passen Sie das Skript an unterschiedliche Termine an?

Das Skript bleibt gleich, aber Zeit und Thema wechseln. Ein Termin mit der Einkaufsleitung nennt das Thema der Beschaffung, ein Termin mit der Geschäftsleitung nennt den Zeitrahmen. Der Satz mit dem Termin sollte so viel Kontext tragen, dass der Kontakt sich sofort erinnert.

Bei Terminen mit mehreren Teilnehmern nennen Sie die Zahl der Personen und frühen Teilnehmer im Satz. Das hilft dem Kontakt, die Einladung im Kalender wiederzufinden. Fehlt eine Teilnehmerangabe, fragen Sie nach, wer am Termin dabei sein soll, und notieren die Antwort.

Bei Terminen über Video nennen Sie die Plattform, aber keinen Link im Telefonat. Der Link kommt mit der schriftlichen Bestätigung, damit der Kontakt ihn im Postfach findet. So bleibt der Anruf kurz, und der Termin ist trotzdem vorbereitet.

## Praxisbeispiel: Ein Vortagsanruf mit 24 Terminen

In einem Projekt für einen Hersteller von Kühlgeräten für den Lebensmittelhandel hatte das Team im Quartal 24 Termine vereinbart. Das Team rief alle 24 am Vortag an, und 19 Kontakte bestätigten den Termin ohne Rückfrage.

Bei den 5 übrigen nannten 3 eine Verschiebung, und 2 sagten ab. Die 3 Verschiebungen führten zu neuen Terminen in der folgenden Woche, bei den 2 Absagen notierte das Team den Grund.

Das Beispiel zeigt, dass der Vortagsanruf die meisten Termine sichert und die übrigen früh sichtbar macht. Die Zahlen gehören zu diesem einen Projekt und sind kein Marktwert.

## Praxisbeispiel: Die Verschiebung mit zwei Vorschlägen

In einem Projekt für einen Anbieter von Reinigungsmaschinen für Hotels verschob ein Kontakt einen Termin nach einem Anruf am Vortag. Das Team bot zwei Ersatztermine an, und der Kontakt wählte den zweiten.

Der Ersatztermin fand statt, und der Kontakt sagte am Ende des Gesprächs einen weiteren Termin zu. Die Verschiebung kostete den Vertrieb einen Tag, und der Termin hatte danach einen Ausgang.

Das Beispiel zeigt, dass eine Verschiebung kein Verlust sein muss, wenn die Frage nach den zwei Terminen klar bleibt. Die Zahlen gehören zu diesem einen Projekt und sind kein Marktwert.

Auch der Ton entscheidet über den Erfolg des Anrufs. Sprechen Sie ruhig, nennen Sie den Termin klar und lassen Sie dem Kontakt nach der Frage eine kurze Pause. Wer sofort nachschiebt, wirkt drängend. Wer die Pause lässt, hört meist die Antwort, die er wirklich geben will, und kann darauf im Rahmen des Skripts reagieren.

## Wann passt der Vortagsanruf nicht?

Der Vortagsanruf passt nicht, wenn der Termin mehr als eine Woche entfernt ist. Dann wirkt der Anruf wie eine Erinnerung zur falschen Zeit, und der Kontakt vergisst den Anlass bis dahin. Eine schriftliche Erinnerung passt besser.

Er passt auch nicht, wenn der Kontakt nur eine Pflicht erfüllt. Ein Termin, der aus einer Verpflichtung entsteht, braucht einen Anlass im Gespräch, nicht einen Anruf am Vortag. Sprechen Sie das Thema vorher an.

Schließlich passt er nicht, wenn der Termin ohne Zustimmung des Kontakts vereinbart wurde. Dann klären Sie zuerst, wie der Termin zustande kam, bevor Sie anrufen.

- Wenn der Termin mehr als eine Woche entfernt ist, passt ein Vortagsanruf nicht. Setzen Sie stattdessen eine Erinnerung per Nachricht, die der Kontakt selbst beantworten kann.
- Wenn der Kontakt im Termin nur eine Pflicht erfüllt, etwa eine Vorführung für seinen Vorgesetzten, sprechen Sie das Thema vorher an, bevor Sie anrufen.
- Wenn der Termin ohne Einverständnis des Kontakts zustande kam, rufen Sie nicht an. Klären Sie zuerst den Grund des Termins und die Rechtsgrundlage.

1. 01

   Den Bestätigungsanruf am Tag des Termins führen.

   Folge: Der Kontakt hat den Termin schon verplant, und eine Verschiebung wird zur Störung, die er vermeiden will.

   Besser: Am Vortag anrufen, möglichst am Vormittag, und Zeit und Thema nennen.

2. 02

   Den Anruf mit einer Rechtfertigung beginnen, warum Sie anrufen.

   Folge: Der Kontakt hört zuerst eine Entschuldigung und bekommt den Eindruck, der Termin sei unsicher.

   Besser: Mit dem Termin beginnen, den der Kontakt selbst vereinbart hat, und in einem Satz bestätigen.

3. 03

   Bei einer Absage sofort einen neuen Termin verlangen.

   Folge: Der Kontakt fühlt sich gedrängt, und der nächste Termin fällt aus, auch wenn er ursprünglich zusagte.

   Besser: Den Grund erfragen und erst danach einen Ersatztermin anbieten, wenn der Grund dies zulässt.

Vom Wissen zum Termin

Was kostet das in Ihrem Markt?

Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.

[Angebot konfigurieren](https://www.krauss-gmbh.com/preise?quelle=leitfaden:gespraechsleitfaden-terminbestaetigung-anruf-vortag#konfigurator) [Testprojekt konfigurieren](https://www.krauss-gmbh.com/book-call?quelle=leitfaden:gespraechsleitfaden-terminbestaetigung-anruf-vortag)

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Glossar

## Begriffe in diesem Leitfaden.

- [Doppelte Terminbestätigung KRAUSS-Begriff Jeder Verkaufstermin wird vorab beim Kunden und beim Auftraggeber bestätigt.](https://www.krauss-gmbh.com/glossar/doppelte-terminbestaetigung)
- [Terminbestätigung Die ausdrückliche Zusage, dass ein vereinbarter Termin steht, mit fünf Pflichtangaben.](https://www.krauss-gmbh.com/glossar/terminbestaetigung)
- [No-Show Vereinbarter Termin, zu dem der Gesprächspartner ohne Absage nicht erscheint.](https://www.krauss-gmbh.com/glossar/no-show)

[Das ganze Glossar der Neukundengewinnung](https://www.krauss-gmbh.com/glossar)

Fragen und Antworten

## Häufige Fragen kurz beantwortet.

### 01 Wann rufe ich zur Terminbestätigung an?

Rufen Sie am Werktag vor dem Termin an, möglichst am Vormittag, damit der Kontakt den Tag noch planen kann. Ein Anruf am Morgen des Termins wirkt drängend. Ein Anruf zwei Tage vorher verliert den Bezug, und der Kontakt erinnert sich nicht mehr an das Thema des Gesprächs.

### 02 Was sage ich in den ersten Sekunden?

Nennen Sie Ihren Namen, das Unternehmen und den Termin mit Tag und Uhrzeit in einem Satz. Danach fragen Sie, ob der Termin noch passt. Der Satz dauert etwa zehn Sekunden und lässt dem Kontakt Raum für die Antwort, ohne ihn in eine Rechtfertigung zu drängen.

### 03 Wann biete ich einen Ersatztermin an?

Bieten Sie einen Ersatztermin an, wenn der Kontakt den Termin verschieben will und einen Grund nennt, der die Verschiebung erlaubt. Nennen Sie zwei Vorschläge in den folgenden zehn Werktagen. Ohne Grund fragen Sie zuerst nach dem Anlass der Absage und notieren ihn im Kundenverwaltungssystem (CRM).

### 04 Wie viele Anrufe sind bei einem Termin sinnvoll?

Der Bestätigungsanruf am Vortag ist der zweite Kontakt nach der Terminzusage. Ein dritter Anruf braucht einen Grund, etwa eine Verschiebung oder eine Absage ohne Antwort. Dieser Leitfaden führt nur den Vortagsanruf aus, weitere Schritte beschreibt die doppelte Terminbestätigung im Glossar.

### 05 Passt der Anruf auch bei einem Termin per Videokonferenz?

Ja, der Ablauf bleibt gleich. Nennen Sie den Zugang oder die Plattform im Satz zur Bestätigung und fragen Sie, ob der Kontakt den Link hat. Fehlt der Link, schicken Sie ihn nach dem Gespräch zusammen mit der schriftlichen Bestätigung.

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- [Gemini](https://gemini.google.com/app)
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Belege

## Woher die Angaben stammen.

Diese Seite nennt keine Tatsachen über die Welt, die eine fremde Quelle brauchen. Die Angaben zu KRAUSS stammen von den eigenen Seiten.

1. 01

   KRAUSS GmbH: [Methode: So entsteht ein Verkaufstermin mit Kaufinteresse](https://www.krauss-gmbh.com/methode) (krauss-gmbh.com)

   Stand Oktober 2026 abgerufen am 10.10.2026 KRAUSS-Angabe

Geschrieben von

[Jesse Klotz](https://www.krauss-gmbh.com/author/jesse-klotz)

Geschäftsführer Performance Marketing

Jesse Klotz verantwortet Performance Marketing und die KI-Funktionen der Seite. Er ist Geschäftsführer der KRAUSS AND FRIENDS GmbH (KRAUSS Training) und Ihr Ansprechpartner im 15-Minuten-Call.

[Profil und alle Beiträge von Jesse](https://www.krauss-gmbh.com/author/jesse-klotz) [LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/jesseklotz/)

Mit KI-Unterstützung erstellt. Zahlen und Quellen automatisch geprüft.

Veröffentlicht 10.10.2026 Nächste Prüfung Januar 2027

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