Inhalt11 Abschnitte
- 01Welcher Anlass trägt den Anruf nach einem Webinar?
- 02Welcher der drei Wege passt zu Ihrem Teilnehmer?
- 03Wie beginnen Sie den Anruf, wenn der Teilnehmer live dabei war?
- 04Wie beginnen Sie, wenn er sich angemeldet, aber nicht teilgenommen hat?
- 05Wie beginnen Sie, wenn er nur die Aufzeichnung gesehen hat?
- 06Darf ich einen Teilnehmer ohne Weiteres anrufen?
- 07Welcher Zeitplan gilt nach dem Event?
- 08Praxisbeispiel: Ein Webinar mit 41 Anmeldungen und 17 Teilnehmern
- 09Praxisbeispiel: Die Aufzeichnung als Anlass
- 10Was sagen Sie, wenn der Teilnehmer ablehnt?
- 11Wann passt dieser Leitfaden nicht?
Welcher Anlass trägt den Anruf nach einem Webinar?
Der Anlass ist die Teilnahme an einer Veranstaltung, die der Teilnehmer selbst gewählt hat. Darauf stützt sich der Anruf, und der erste Satz nennt diesen Anlass ohne Umweg. Ein Anruf ohne Anlass wirkt wie Kaltakquise, obwohl der Teilnehmer schon Interesse gezeigt hat.
Der Leitfaden unterscheidet drei Wege. Sie hängen davon ab, was der Teilnehmer vom Event tatsächlich gesehen hat, und nicht davon, wie groß Ihr Interesse an ihm ist. Wer die falsche Einstiegsfrage stellt, verliert das Gespräch in den ersten fünfzehn Sekunden.
Der Anruf verfolgt ein einziges Ziel: einen Termin für ein Gespräch über das Problem des Teilnehmers vereinbaren. Ein Verkaufsgespräch führen Sie im Anruf nicht. Die Veranstaltung liefert den Grund, der Anruf liefert die nächste Verabredung. Wie Sie den Kontakt danach weiterführen, beschreibt das Stichwort Follow-up im B2B-Vertrieb.
Welcher der drei Wege passt zu Ihrem Teilnehmer?
Der Weg richtet sich danach, was der Teilnehmer von der Veranstaltung mitbekommen hat. Ihr Teilnehmerprotokoll zeigt, ob er live dabei war, sich nur angemeldet hat oder die Aufzeichnung später abrief.
Tabelle: Drei Wege nach dem Event
| Weg | Woran Sie ihn erkennen | Einstiegssatz (Auszug) | Erste Frage | Frist für das Gespräch |
|---|---|---|---|---|
| Live dabei | Anwesenheit im Teilnehmerprotokoll | „Sie haben am Vortrag zur Terminplanung teilgenommen.“ | „Welcher Punkt hat Sie am meisten beschäftigt?“ | Zwei Wochen |
| Angemeldet, nicht erschienen | Anmeldung ohne Anwesenheit | „Sie hatten sich für unser Webinar angemeldet.“ | „Was hat Sie damals zur Anmeldung bewogen?“ | Drei Wochen |
| Nur Aufzeichnung gesehen | Abruf der Aufnahme | „Sie haben sich die Aufzeichnung angesehen.“ | „Welche Stelle davon passt zu Ihrem Alltag?“ | Vier Wochen |
Quelle: KRAUSS-Methode, Richtwerte für die Frist, Stand Oktober 2026. Die Fristen sind Erfahrungswerte aus Gesprächen und keine Messung.
Checkliste vor dem ersten Anruf
- Anmeldung, Teilnahme und Abruf je Kontakt im CRM vermerkt
- Der Weg (live, angemeldet, Aufzeichnung) steht im Kontakt
- Die Stelle der Aufzeichnung ist notiert, falls der Weg es verlangt
- Die Rechtsfrage zur Anmeldung ist vor dem Anruf geklärt
- Der Gesprächstermin mit Tag und Uhrzeit liegt bereit
Die erste Frage zielt auf das Problem, das der Teilnehmer selbst benennt. Die Frist sagt, bis wann der Gesprächstermin stattfinden soll, und ist ein Vorschlag, den er annehmen oder ändern darf. Die Richtwerte passen Sie an Ihr Angebot an, denn ein erklärungsbedürftiges Produkt braucht oft mehr Zeit als eine einfache Dienstleistung.
Wie beginnen Sie den Anruf, wenn der Teilnehmer live dabei war?
Bei einem live anwesenden Teilnehmer beginnen Sie mit dem Vortrag und fragen nach dem Punkt, der ihn beschäftigt hat. Ein Satz genügt für den Anlass, danach gehört die Frage ihm.
„Guten Tag, Frau Hansen, hier spricht Ihr Name von KRAUSS. Sie haben am Vortrag zur Terminplanung teilgenommen, und ich wollte wissen, welcher Punkt Sie am meisten beschäftigt hat.“
Hören Sie zu, bevor Sie eine zweite Frage stellen. Die Antwort zeigt meist das Problem im Team: zu wenige Termine, lange Vorlaufzeiten oder ein Vertrieb, der keine Zeit für Erstgespräche hat. Notieren Sie seine Wörter wörtlich, denn sie tragen den Gesprächstermin.
Wenn er einen Punkt nennt, fragen Sie nach der Zahl dahinter. Eine Quote, eine Wartezeit oder eine Anzahl Kontakte macht das Problem greifbar. Danach schlagen Sie den Termin vor: „Ich schlage Ihnen dazu ein Gespräch von dreißig Minuten vor. Passt Ihnen der Dienstag der kommenden Woche?“ Den Ablauf eines solchen Gesprächs beschreibt der Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise.
Wie beginnen Sie, wenn er sich angemeldet, aber nicht teilgenommen hat?
Wenn er sich angemeldet, aber nicht teilgenommen hat, beginnen Sie mit der Anmeldung und fragen nach dem Grund, nicht nach dem Inhalt. Dieser Teilnehmer hat Interesse gezeigt, aber kein Wissen aus dem Vortrag mitgenommen.
„Guten Tag, Herr Brandt, Sie hatten sich für unser Webinar angemeldet, konnten dann aber nicht dabei sein. Was hat Sie damals zur Anmeldung bewogen?“
Der Grund zeigt, welches Problem der Teilnehmer hat. Wer sagt, er wollte den Vertrieb entlasten, beginnt mit einem Engpass. Wer nur neugierig war, hat selten ein Projekt im Kopf, und Sie sollten das Gespräch kurz halten und die Wiedervorlage setzen.
Erklären Sie danach in zwei Sätzen, was der Vortrag behandelt hat. Mehr Inhalt braucht er nicht, denn er hat ihn nicht gehört und will das Wichtigste in Kürze. Schlagen Sie dann vor, den Vortrag in einem Gespräch auf seinen Fall zu beziehen.
Wie beginnen Sie, wenn er nur die Aufzeichnung gesehen hat?
Wenn er nur die Aufzeichnung gesehen hat, nennen Sie eine konkrete Stelle, die zu seiner Lage passt. Der Teilnehmer kennt den Inhalt, aber nicht den Zusammenhang mit seinem Betrieb.
„Guten Tag, Frau Yildiz, Sie haben sich die Aufzeichnung unseres Webinars angesehen. Die Stelle ab Minute zwölf zum Thema Erstgespräch hat mich interessiert: Welche Stelle davon passt zu Ihrem Alltag?“
Die Stelle ist der Beweis, dass Sie den Inhalt kennen, und sie öffnet ein Gespräch über den Alltag. Eine allgemeine Frage nach dem Video, etwa „Hat Ihnen das Video gefallen?“, führt selten weiter. Der Teilnehmer antwortet mit einem Ja, und das Gespräch endet dort.
Wenn er die Stelle nicht erkennt, bieten Sie an, die Aufzeichnung gemeinsam in einem kurzen Gespräch durchzugehen. Das ist ein Termin mit Inhalt und ein klarer nächster Schritt, und er kostet den Teilnehmer nicht mehr als fünfzehn Minuten. Einen Gesprächstermin mit klarem Ziel vereinbaren Sie über den Weg zum Erstgespräch.
Darf ich einen Teilnehmer ohne Weiteres anrufen?
Eine Anmeldung allein beantwortet die Frage nicht, ob ein Anruf zulässig ist. Die Rechtsfrage ist offen, und dieser Leitfaden gibt dazu keine Rechtsauskunft. Die Freigabe des Inhabers steht aus.
Nach der Einschätzung der Redaktion regelt § 7 UWG die Telefonwerbung gegenüber Unternehmen. Dort gilt eine Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer als unzumutbare Belästigung, wenn keine zumindest mutmaßliche Einwilligung vorliegt (gesetze-im-internet.de, Stand 10/2026). Ob eine Anmeldung zu einem Event diese mutmaßliche Einwilligung trägt, hängt vom Einzelfall ab und ist noch nicht geklärt. Stand 10.10.2026, keine Rechtsberatung.
Dokumentieren Sie je Teilnehmer, wann er sich angemeldet hat, ob er teilnahm und welche Angaben er bei der Anmeldung machte. Dieser Nachweis hilft, wenn die Frage später zu klären ist. Der Anruf beginnt erst, wenn diese Angaben im CRM stehen und die Rechtsfrage für Ihren Fall geklärt ist. Weitere Hinweise zur Kaltakquise im Recht finden Sie im Glossar zur Kaltakquise.
Welcher Zeitplan gilt nach dem Event?
Der Zeitplan hat drei Schritte: der erste Anruf, die Wiedervorlage und der Abschluss des Kontakts. Die Tage zählen ab dem Ende der Veranstaltung und sind Richtwerte, die Sie an Ihr Angebot anpassen.
Am ersten bis zweiten Werktag rufen Sie an, wie im Einstieg beschrieben. Hat der Teilnehmer einen Termin angenommen, schicken Sie innerhalb eines Tages eine Bestätigung. Hat er keinen Termin, setzen Sie die Wiedervorlage auf den genannten Tag oder auf den Tag der Frist.
Am vierten bis sechsten Werktag folgt der zweite Anruf, sofern der erste eine Frist oder einen Grund für das Schweigen ergeben hat. Ohne jede Reaktion beenden Sie den Kontakt nach dem zweiten Anruf. Die Tür bleibt für das nächste Event offen, aber keine weitere Stufe folgt. Eine Vorlage für die Bestätigung nach einem Termin finden Sie auf der Seite zur Terminvereinbarung.
Praxisbeispiel: Ein Webinar mit 41 Anmeldungen und 17 Teilnehmern
In einem Projekt für einen Hersteller von Spülmaschinen für die Großküche meldeten sich 41 Personen für ein Webinar an, 17 nahmen live teil. Das Team rief die 17 Live-Teilnehmer am folgenden Werktag an und nannte jeweils den Punkt aus dem Vortrag, den der Teilnehmer selbst gewählt hatte.
Die Anrufe führten bei 6 der 17 Teilnehmer zu einem Termin. Von den 24 Angemeldeten ohne Teilnahme erreichte das Team 9, und 2 davon vereinbarten ein Gespräch. Der Unterschied liegt im Einstieg: Die Live-Teilnehmer kannten den Vortrag, die anderen hörten zuerst den Grund ihrer Anmeldung.
Das Beispiel zeigt, dass der Anlass den Ausschlag gibt und nicht die Zahl der Anrufe. Die Zahlen gehören zu diesem einen Projekt und sind kein Marktwert.
Praxisbeispiel: Die Aufzeichnung als Anlass
In einem Projekt für einen Anbieter von Reinigungstechnik für Krankenhäuser sahen sich 30 Personen die Aufzeichnung innerhalb einer Woche an. Das Team wählte für jeden Abruf die Stelle, die zum Alltag des Krankenhauses passte, und rief in den ersten zwei Werktagen an.
Von den 30 Abrufen erreichte das Team 12 Personen am Telefon. Vier davon nannten eine konkrete Stelle der Aufzeichnung, die sie beschäftigte, und 3 vereinbarten daraufhin ein Gespräch von dreißig Minuten.
Die Stelle aus der Aufzeichnung trug das Gespräch, nicht der Anruf selbst. Wer keine Stelle nennen konnte, beendete das Gespräch nach zwei Minuten und setzte die Wiedervorlage.
Was sagen Sie, wenn der Teilnehmer ablehnt?
Ein Nein nach dem Event beantworten Sie mit einer Rückfrage nach dem Grund, bevor Sie den Kontakt schließen. Zwei Sätze genügen: eine Rückfrage und eine Wiedervorlage, mehr braucht es nicht.
„Verstehe. Was müsste im Team passieren, damit das Thema in einem halben Jahr passt?“
Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen eine Wiedervorlage mit Inhalt. Ein Nein wegen Zeitmangels bekommt ein Datum, ein Nein wegen fehlendem Bedarf bekommt eine Notiz über den Anlass, der sich ändern könnte. Eine Mehrfachanfrage ohne Antwort nach dem zweiten Anruf wird geschlossen.
Schreiben Sie den Grund sofort ins Kundenverwaltungssystem (CRM), wörtlich und mit dem Datum. Im nächsten Anruf nach dem nächsten Event fragen Sie dann an der richtigen Stelle nach. Typische Fehler beim Nachfassen zeigt die Liste:
- 01
Jeden Teilnehmer mit demselben Satz anrufen, als hätte er die ganze Veranstaltung gesehen.
Folge: Wer nur die Aufzeichnung kennt, versteht den Bezug nicht, und das Gespräch bleibt bei einer Höflichkeit stehen.
Besser: Den Weg nach der Teilnahme wählen und mit dem Satz beginnen, der zu diesem Weg passt.
- 02
Den Anruf einen Monat nach dem Event führen.
Folge: Das Thema ist verblasst, und der Teilnehmer erinnert sich nur noch an den Veranstalter, nicht an das Problem.
Besser: Innerhalb von zwei Werktagen anrufen und die Frist für das Gespräch gleich im Anruf festlegen.
- 03
Den Teilnehmer nach dem Termin fragen, ob er interessiert ist.
Folge: Die Frage lässt ein Nein oder ein Vielleicht zu, ohne dass Sie erfahren, was dahintersteckt.
Besser: Nach dem konkreten Problem fragen, das er in der Veranstaltung gehört hat.
Wann passt dieser Leitfaden nicht?
Der Anruf nach dem Event passt nicht, wenn kein Anlass aus der Veranstaltung stammt. Der Entscheider ist dann nicht vorbereitet, und Sie wissen nicht, warum Sie anrufen. Ein Teilnehmer, der sich nicht angemeldet hat, braucht einen anderen Einstieg, etwa die Empfehlung eines Kontakts oder einen Bezug zu einem Messegespräch.
Er passt auch nicht, wenn das Event nur der Verkauf eines Produkts war und der Teilnehmer keinen Bezug zu seinem Betrieb sehen kann. Dann hilft ein Gespräch über den Bedarf mehr als ein Anruf zum Event. Ein Gespräch, das sich nur um das Event dreht, endet meist ohne Termin.
Schließlich passt er nicht ohne Dokumentation der Anmeldung. Ohne diese Angaben fehlt die Grundlage, und das Gespräch gerät in eine Lage, die Sie vorher klären sollten. Der Abschnitt zur Rechtsfrage zeigt, was vorher zu klären ist. Für Ihre Lage gilt:
- Wenn der Teilnehmer eine Veranstaltung nicht besucht und sich auch nicht angemeldet hat, fehlt der Anlass. Dann beginnen Sie mit einem anderen Einstieg.
- Wenn der Teilnehmer ausdrücklich um keinen Anruf gebeten hat, rufen Sie nicht an. Vermerken Sie den Wunsch und setzen Sie den Kontakt auf keine Liste für Anrufe.
- Wenn das Event für eine Gruppe von mehr als hundert Personen lief, lohnt sich ein Anruf je Person kaum. Dann passt eine Nachricht mit einer Aufzeichnung besser als ein Gespräch.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
