Inhalt9 Abschnitte
- 01Was ist der Anlass eines Anrufs auf Empfehlung?
- 02Welche Regeln gelten für die Namensnennung?
- 03Wie beginnen Sie mit dem Namen des Empfehlers?
- 04Wie beginnen Sie ohne Namensnennung?
- 05Was tun, wenn der Kontakt den Empfehler nicht kennt?
- 06Wie halten Sie die Zustimmung des Empfehlers fest?
- 07Praxisbeispiel: Ein Hinweis aus dem Vertrieb mit Namen
- 08Praxisbeispiel: Die Empfehlung, die sich nicht erinnerte
- 09Wann passt der Empfehlungsanruf nicht?
Was ist der Anlass eines Anrufs auf Empfehlung?
Der Anlass ist die Empfehlung eines Dritten, der den Kontakt kennt und Ihnen den Hinweis gegeben hat. Der Anruf beginnt mit diesem Anlass, weil er dem Kontakt eine Erklärung gibt, warum er gerade jetzt angesprochen wird. Ohne diesen Satz klingt der Anruf wie ein Kaltkontakt.
Das Gespräch verfolgt ein Ziel: einen Termin für ein Gespräch über das Thema vereinbaren. Der Empfehlungsanruf verkauft nichts, er öffnet nur die Tür. Die Empfehlung trägt das Gespräch an den Anfang, danach zählt die Frage nach dem Bedarf.
Der Leitfaden unterscheidet zwei Einstiege, denn der Gesprächseinstieg richtet sich danach, ob der Empfehler der Nennung seines Namens zugestimmt hat. Die Hürde am Telefon ist meist der Gatekeeper, der den Weg zum Entscheider prüft.
Tabelle: Die zwei Einstiege im Vergleich
| Einstieg | Wann Sie ihn wählen | Erster Satz (Auszug) | Erste Frage | Quelle |
|---|---|---|---|---|
| Mit Namen | Der Empfehler hat zugestimmt | „Herr Vogel hat mir Ihren Namen genannt.“ | „Wie gestalten Sie den Erstkontakt gerade?“ | KRAUSS-Methode, Stand Oktober 2026 |
| Ohne Namen | Der Empfehler hat nicht zugestimmt | „Ich rufe an, weil in Ihrer Branche mehrere Betriebe neu ordnen.“ | „Wie gehen Sie dabei vor?“ | KRAUSS-Methode, Stand Oktober 2026 |
Quelle: KRAUSS-Methode, Stand Oktober 2026.
Die Tabelle zeigt die Wahl auf einen Blick. Den Ablauf erklärt der Text darunter, und die Checkliste zeigt, was vor dem Anruf zu klären ist. Wer den Namen ohne Zustimmung nennt, riskiert das Vertrauen des Empfehlers, und das ist die wertvollste Ressource eines Empfehlungsweges.
Welche Regeln gelten für die Namensnennung?
Der Name des Empfehlers darf nur genannt werden, wenn er zugestimmt hat. Die Zustimmung sollte vorher eingeholt werden, und zwar ausdrücklich: ein „Ja, Sie dürfen meinen Namen nennen“ genügt. Ein Schweigen oder ein „Mal sehen“ zählt nicht als Zustimmung.
Notieren Sie die Zustimmung mit Datum und dem Wortlaut im CRM, bevor Sie anrufen. Diese Notiz schützt Sie und den Empfehler, wenn der Kontakt später nachfragt, woher Sie den Namen haben. Ohne Notiz gilt die Zustimmung als nicht erteilt.
Fragen Sie den Empfehler auch, wie er genannt werden möchte: mit Vor- und Nachnamen, nur mit Nachnamen oder gar nicht. Manche Empfehler wollen nur als Hinweisgeber gelten. Diese Wahl respektieren Sie im Gespräch, auch wenn der Kontakt nachfragt.
Checkliste vor dem Empfehlungsanruf
- Der Empfehler hat der Nennung seines Namens ausdrücklich zugestimmt
- Der Wortlaut der Zustimmung und das Datum stehen im CRM
- Die Form der Nennung (Vor- und Nachname, Nachname, keine Nennung) ist geklärt
- Der Anlass für den Anruf steht in einem Satz
- Die Frage nach dem Bereich, der für das Thema zuständig ist, liegt bereit
Wie beginnen Sie mit dem Namen des Empfehlers?
Mit dem Namen beginnen Sie, wenn der Empfehler zugestimmt hat. Der Name nimmt dem Kontakt das Misstrauen, das er bei einem fremden Anruf hätte, und er gibt dem Gespräch einen Bezug, auf den Sie sich stützen.
„Guten Tag, Frau Berger, hier spricht Ihr Name von KRAUSS. Herr Vogel hat mir Ihren Namen genannt, weil Sie in Ihrem Haus die Einkaufsentscheidungen für Reinigungstechnik begleiten. Ich wollte fragen, wie Sie den Erstkontakt mit neuen Lieferanten gerade gestalten.“
Der Satz nennt den Empfehler, den Anlass und eine Frage, die der Kontakt beantworten kann. Mehr braucht der Einstieg nicht. Je kürzer der erste Satz, desto eher hört der Kontakt bis zur Frage zu.
Nach der Frage hören Sie zu. Die Antwort zeigt, ob der Anlass trägt. Antwortet der Kontakt mit einer Gegenfrage nach dem Empfehler, beantworten Sie sie kurz und mit dem Wortlaut, den er erlaubt hat, und kehren zur Frage zurück.
Wie beginnen Sie ohne Namensnennung?
Ohne Namensnennung beginnen Sie mit dem Anlass und lassen den Empfehler weg. Der Anlass muss dann ohne Personenbezug auskommen und trotzdem konkret klingen. Eine Formulierung wie „Ich habe von einem Kollegen aus Ihrer Branche gehört“ wirkt unbestimmt, deshalb nennen Sie das Thema.
„Guten Tag, Herr Jaeger, hier spricht Ihr Name von KRAUSS. Ich rufe an, weil in Ihrer Branche gerade mehrere Betriebe ihre Erstkontakte neu ordnen. Ich wollte fragen, wie Sie dabei vorgehen.“
Der Satz nennt den Anlass, ohne eine Person zu nennen, und er gibt dem Kontakt eine Frage zum eigenen Betrieb. Wichtig ist, dass Sie keine Verbindung behaupten, die nicht besteht. Eine erfundene Empfehlung wäre ein Vertrauensbruch und ein Grund für eine Beschwerde.
Die Regeln für den ersten Kontakt im B2B-Vertrieb erklärt das Glossar zum Erstkontakt. Achten Sie darauf, dass die Formulierung ehrlich bleibt. Wenn der Kontakt fragt, woher Sie seine Nummer haben, nennen Sie die Quelle nur im erlaubten Umfang. Das ist der Punkt, an dem viele Gespräche kippen, und darum prüfen Sie den Umfang vorher.
Was tun, wenn der Kontakt den Empfehler nicht kennt?
Kennt der Kontakt den Empfehler nicht, sagen Sie den Anlass in einem Satz und fragen nach dem zuständigen Bereich. Wenn ein Assistent oder ein Vorzimmer den Anruf annimmt, nennen Sie denselben Satz und bitten um den passenden Ansprechpartner. Einen Termin mit dem Entscheider vereinbaren Sie danach über einen Rückruf auf Wunsch, zum Beispiel über den Weg zum Erstgespräch. Der Kontakt muss den Empfehler nicht kennen, um mit Ihnen zu sprechen. Entscheidend ist, dass er den Anlass versteht.
Wer zögert, bekommt eine ehrliche Auskunft über den Anlass. Sie sagen, dass Sie von einem Dritten einen Hinweis erhalten haben, und Sie nennen die Art des Hinweises, aber nicht die Person, wenn sie nicht zugestimmt hat. Eine Vertraulichkeit, die Sie nicht einhalten können, geben Sie nicht zu.
Fragen Sie nach einer Minute, ob das Thema für den Kontakt passt. Lautet die Antwort Nein, bedanken Sie sich, notieren den Grund und setzen eine Wiedervorlage, wenn der Kontakt sie erlaubt. Ein Gespräch ohne Bedarf ist kein Verlust, sondern eine Auskunft für die Liste.
Wie halten Sie die Zustimmung des Empfehlers fest?
Die Zustimmung halten Sie schriftlich fest, auch wenn der Empfehler sie mündlich gegeben hat. Eine kurze Notiz mit Datum, Wortlaut und der Form der Nennung reicht. Der Empfehler sollte die Notiz nicht erst erhalten, wenn ein Streit entsteht, sondern sie sollte Teil Ihres Vorgehens sein.
Halten Sie außerdem fest, wer die Zustimmung gegeben hat und ob sie sich auf einen einzelnen Anruf oder auf mehrere Kontakte bezieht. Ein Empfehler, der einen Namen für einen Anruf freigibt, hat damit nicht allen Anrufen zugestimmt. Die Notiz verhindert, dass ein Name in einem Gespräch auftaucht, das nicht vereinbart war.
Die Form der Nennung gehört in die Notiz. Ob der Vorname genannt werden darf, ob nur das Unternehmen erwähnt wird und ob der Empfehler als Quelle sichtbar bleibt, entscheidet der Empfehler. Ihre Aufgabe ist es, diese Wahl zu respektieren und im Gespräch genau das zu sagen, was erlaubt ist.
Praxisbeispiel: Ein Hinweis aus dem Vertrieb mit Namen
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchengeräten nannte ein Kunde des Vertriebs drei Kontakte in Einkaufsabteilungen von Hotelketten. Der Kunde stimmte bei zweien der Nennung zu und bei einem nicht. Das Team rief die beiden mit Namen am zweiten Werktag an und den dritten ohne Namen am dritten Werktag.
Die beiden Anrufe mit Namen führten zu 2 Terminen, der Anruf ohne Namen zu einem Gespräch, das nach zehn Minuten endete. Die Zustimmung war in allen drei Fällen im CRM vermerkt, bevor der Anruf erfolgte.
Das Beispiel zeigt, dass die Zustimmung den Einstieg trägt. Der Anruf ohne Namen war nicht schlechter, aber er brauchte eine bessere Frage zum Anlass. Die Zahlen gehören zu diesem einen Projekt und sind kein Marktwert.
Praxisbeispiel: Die Empfehlung, die sich nicht erinnerte
In einem Projekt für einen Anbieter von Verpackungsmaschinen gab ein Partner 14 Empfehlungen weiter. Das Team rief in den folgenden zwei Werktagen 11 Kontakte an, drei wurden nicht erreicht. Von den 8 erreichten Kontakten kannten 4 den Empfehler nicht.
Die 4 Kontakte ohne Bezug zum Empfehler führten zu 1 Termin, die anderen 4 mit Bezug zu 3. Ein Teil der Kontakte konnte also den Empfehler nicht zuordnen, und der Unterschied lag im Anlass, nicht im Namen.
Der Empfehler wollte nach dem Gespräch wissen, wie es lief. Das Team gab nur den Stand weiter, den der Kontakt erlaubt hatte. Das Beispiel zeigt, dass Vertraulichkeit mehr ist als eine Floskel im Gespräch.
Wann passt der Empfehlungsanruf nicht?
Der Empfehlungsanruf passt nicht, wenn der Empfehler nie Kontakt zum Angerufenen hatte. Dann fehlt der Anlass, und der Anruf wirkt wie eine Behauptung. Ein Erstkontakt ohne Bezug braucht einen anderen Einstieg, etwa einen Anlass aus dem Markt.
Er passt auch nicht, wenn der Empfehler selbst nicht will, dass Sie anrufen. Ein Hinweis, der mit einem Widerspruch endet, ist kein Auftrag. Die Empfehlung ist dann verbrannt, und der Kontakt sollte nicht auf Umwegen erreicht werden.
Schließlich passt er nicht, wenn Sie im Gespräch keinen Bezug zum Empfehler herstellen können und keinen eigenen Anlass haben. In diesem Fall rufen Sie nicht an, sondern suchen den Anlass zuerst.
- Wenn der Empfehler der Nennung seines Namens nicht zugestimmt hat, nennen Sie ihn nicht. Der Anruf beginnt dann mit dem Anlass ohne Namen.
- Wenn der Kontakt bereits erklärt hat, dass er keine Gespräche dieser Art wünscht, rufen Sie nicht an und vermerken den Wunsch im CRM.
- Wenn der Kontakt in einem Bereich sitzt, der nicht zu Ihrem Angebot passt, hilft kein Einstieg. Klären Sie zuerst, wer im Unternehmen über das Thema entscheidet.
Der Leitfaden hilft Ihnen, den richtigen Einstieg zu wählen, aber die Entscheidung über den Anruf liegt bei Ihnen. Prüfen Sie vor jedem Anruf, ob die Zustimmung vorliegt und ob der Anlass trägt.
- 01
Den Namen des Empfehlers nennen, ohne ihn vorher gefragt zu haben.
Folge: Der Empfehler verliert das Vertrauen zu Ihnen, und der Kontakt fragt sich, wer noch von dem Gespräch weiß.
Besser: Vorab fragen, ob der Name genannt werden darf, und den Wortlaut der Erlaubnis notieren.
- 02
Dem Kontakt sagen, dass er unbedingt zurückrufen soll, weil der Empfehler es wünscht.
Folge: Der Druck wirkt wie ein Gefallen, den er zurückgeben müsste, und das Gespräch wird kurz und abwehrend.
Besser: Den Anlass nennen und dem Kontakt die Wahl lassen, ob und wann er antwortet.
- 03
Den Empfehlungsanruf wie einen Erstkontakt ohne Bezug führen.
Folge: Der Kontakt hört eine fremde Stimme und fragt, woher Sie seine Nummer haben. Das Gespräch endet bei der Herkunft der Daten.
Besser: Im ersten Satz den Empfehler oder den Anlass nennen, sofern er zugestimmt hat.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
