Wie sprechen Dienstleister einen Vertriebsleiter bei einem Hersteller am Telefon an?

Was bewertet ein Vertriebsleiter an einem Dienstleister?

Ein Vertriebsleiter bewertet einen Dienstleister an dem, was dessen Arbeit im Kalender seines Außendienstes verändert: mehr Termine mit Entscheidern, weniger Zeit für die Erstansprache und weniger Aufwand für ihn selbst. Wer ihn anruft, spricht mit jemandem, der jeden Anbieter an seiner Zielzahl misst.

Darum beginnt dieser Leitfaden nicht bei Ihrem Angebot. Der Vertriebsleiter spricht in Kennzahlen: Termine je Woche, Abschlussquote, Tage ohne Kundenkontakt, Kosten je Besuch. Wer diese Wörter benutzt, klingt wie ein Kollege. Wer von „Lösungen“ und „Mehrwert“ spricht, klingt wie ein Katalog.

Dieser Leitfaden gilt für den kalten Erstanruf bei einem Vertriebsleiter eines Herstellers, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Ob und unter welchen Umständen ein solcher Anruf erlaubt ist, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B. Den Grundaufbau jedes Erstanrufs zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise. Wie ein Vertriebsleiter selbst entscheidet, ob er Aufgaben abgibt, beschreibt der Leitfaden zur Frage, wann sich das Auslagern des Vertriebs lohnt.

Welcher Anlass bringt Sie zum Vertriebsleiter durch?

Zum Vertriebsleiter bringt Sie ein Anlass, der seinen Außendienst betrifft: eine neue Produktlinie, ein neues Gebiet, eine offene Stelle im Vertrieb oder ein Messeauftritt, nach dem Kontakte unbearbeitet liegen. Ohne Anlass ruft ein Fremder an, mit Anlass ruft jemand an, der sich ausgekannt hat.

• Neue Produktlinie oder neues Gebiet. Der Außendienst braucht Termine in einem Markt, den er noch nicht bearbeitet. Quelle: Pressemitteilung, Website, Messeauftritt des Herstellers.
• Offene Stelle im Vertrieb. Eine Anzeige für Außendienst oder Vertriebsinnendienst zeigt, dass Kapazität fehlt. Quelle: die Stellenanzeige des Herstellers.
• Messe. Nach einer Messe bleibt ein Teil der Kontakte liegen. Fragen Sie, wer sie nachtelefoniert.
• Wechsel im Vertrieb. Ein neuer Vertriebsleiter prüft in den ersten Monaten seine Dienstleister und Prozesse.

Notieren Sie den Anlass mit Quelle und Datum vor dem Anruf. Er trägt Ihren Einstieg, und er dokumentiert, warum Sie genau diesen Menschen angerufen haben.

Wie kommen Sie an der Assistenz der Vertriebsleitung vorbei?

An der Assistenz kommen Sie vorbei, wenn Sie den Namen des Vertriebsleiters und den Anlass nennen und fragen, wann er am besten erreichbar ist. Die Assistenz ist der Gatekeeper, sie kennt seinen Kalender, und sie hört Verkaufssprache in der ersten Sekunde.

Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich möchte Herrn oder Frau [Name] sprechen, es geht um den Außendienst bei [neues Gebiet oder neue Linie].
Ist [Name] erreichbar, oder wann erreiche ich [ihn oder sie] am besten, ohne die Planungsrunden zu stören?

Notieren Sie den Namen der Assistenz und die genannte Zeit. Beim zweiten Anruf beginnen Sie mit: „Frau [Name], Sie hatten gesagt, am Donnerstagmorgen ist Herr [Name] im Haus.“ Das zeigt, dass Sie zugehört haben. Vermeiden Sie den Satz „Es geht um ein Angebot“, er sagt der Assistenz, dass Sie etwas verkaufen.

Wie sieht der Einstieg aus, der den Außendienst vor Ihr Angebot stellt?

Der Einstieg nennt den Anlass und fragt nach der Lage des Außendienstes, bevor er das Angebot erwähnt. So bestimmt der Vertriebsleiter das Thema, und Sie hören, was ihn beschäftigt.

Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil [Anlass beim Hersteller].
Eine Frage dazu: Wie viele Tage im Monat hat Ihr Außendienst heute keinen Termin mit einem Entscheider?
Haben Sie zwei Minuten, oder passt es gerade schlecht?

Die Frage nach den Tagen ohne Termin ist unbequem und ehrlich. Ein Vertriebsleiter kennt die Zahl ungefähr, und sie öffnet das Gespräch über Auslastung statt über Ihr Angebot.

In einem Projekt für einen Anbieter von Planungssoftware für den Außendienst begannen die Anrufer mit der Funktionsliste. Von 40 Anrufen bei Vertriebsleitern von Herstellern führten 4 zu einem Gespräch. Nach der Umstellung auf die Frage nach den Tagen ohne Termin führten 11 von 40 Anrufen zu einem Gespräch, und 5 Vertriebsleiter nannten eine Zahl, mit der sich rechnen ließ. Die Software und der Text blieben gleich, nur der erste Satz änderte sich.

Welche Frage zum Bedarf passt zum Vertriebsleiter?

Fragen Sie nach der Aufgabe, die seinen Außendienst am meisten Zeit kostet, ohne einen Kunden zu gewinnen: „Welche Aufgabe bindet Ihr Team am meisten, ohne dass ein Kundentermin entsteht?“ Die Antwort nennt oft Erstansprache, Terminvereinbarung oder Adresspflege.

Planen Sie drei Fragen und keine Liste:

1. „Welche Aufgabe bindet Ihren Außendienst am meisten, ohne dass ein Termin entsteht?“ (Lage)
2. „Wie viele Termine mit Entscheidern braucht Ihr Team je Woche, und wie viele hat es heute?“ (Lücke)
3. „Wer entscheidet bei Ihnen, ob ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt?“ (Beteiligte)

Die dritte Frage klärt, ob der Vertriebsleiter allein entscheidet. Im Mittelstand entscheidet er oft zusammen mit der Geschäftsführung. Nehmen Sie beide Namen auf und bitten Sie ihn, den zweiten Gesprächspartner in den Termin einzuladen.

Das verstehe ich, und das soll so bleiben. Mich interessiert: Welcher Teil bindet Ihren Außendienst am meisten Zeit, ohne dass ein Termin entsteht?
Genau diesen Teil könnten wir [Ihre Aufgabe] übernehmen, und die Gespräche mit den Kunden führt weiter Ihr Team.

Dann schlage ich ein Gespräch vor, in dem wir mit Ihren Zahlen rechnen: wie viele Tage Ihr Außendienst ohne Termin bleibt und was Ihnen ein Termin mit Entscheider wert ist.
Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] besser? [Antwort abwarten] Wer sollte außer Ihnen dabei sein, wenn es um Budget und Auswahl geht? Ich bestätige Ihnen [Tag, Uhrzeit] heute schriftlich.

Guten Tag [Name], [Ihr Name] von [Firma]. Für morgen steht unser Gespräch zur Auslastung Ihres Außendienstes.
Haben Sie die Zahl der Tage ohne Termin zur Hand, oder soll ich mit einer Annahme beginnen, die wir im Termin korrigieren?