Inhalt11 Abschnitte
- 01Welche Rolle hat der Leiter Qualitätsmanagement beim Lieferantenwechsel?
- 02Welcher Anlass öffnet das Gespräch mit dem QM-Leiter?
- 03Wie sieht der Einstieg aus, der Zertifikate vor Produkt stellt?
- 04Wie kommen Sie am Qualitätsbüro vorbei?
- 05Welche Frage zum Bedarf passt zum QM-Leiter?
- 06Wie begegnen Sie den fünf häufigsten Einwänden?
- 07Wie schließen Sie den Termin ab?
- 08Wie fassen Sie nach, wenn der QM-Leiter keine Zeit hatte?
- 09Was kostet den QM-Leiter ein Lieferantenwechsel?
- 10Wann passt dieser Anruf nicht?
- 11Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
Welche Rolle hat der Leiter Qualitätsmanagement beim Lieferantenwechsel?
Der Leiter Qualitätsmanagement gibt neue Lieferanten und Rohwaren frei, bevor der Einkauf bestellen darf, und hat damit ein Vetorecht, das kein Preis aufwiegt. Er kauft nicht, aber er kann jeden Kauf stoppen. Wer ihn überspringt, landet nach drei Wochen beim selben Mann, nur später.
Das Gespräch mit ihm folgt darum einer anderen Logik als der Anruf beim Einkauf. Der Einkäufer fragt nach Preis und Menge. Der QM-Leiter fragt nach Nachweisen, Spezifikation und Rückverfolgbarkeit. Er trägt die Verantwortung dafür, dass im Audit jede Zutat belegt ist, und er weiß, dass ein einziger fehlender Nachweis bei einem Kundenaudit Wochen Arbeit kostet. Jeder neue Lieferant ist für ihn zuerst ein Risiko und erst dann eine Chance.
| Thema | Seine Frage | Ihre Antwort in einem Satz |
|---|---|---|
| Zertifikat | Welches Zertifikat gilt, und bis wann? | Name des Standards und Gültigkeitsdatum |
| Spezifikation | Gibt es ein Produktdatenblatt mit Grenzwerten? | Ja, als Datei, ich sende es vorab |
| Allergene | Was enthält und was kreuzkontaminiert das Produkt? | Die Allergenangabe steht im Datenblatt |
| Rückverfolgbarkeit | Wie finden Sie eine Charge in welcher Zeit? | Ablauf in einem Satz, ohne Ausschmückung |
| Reklamation | Wie läuft eine Reklamation bei Ihnen? | Ansprechpartner und Reaktionszeit |
Dieser Gesprächsleitfaden gilt für den kalten Erstanruf beim Entscheider über die Freigabe, also beim QM-Leiter eines Herstellers, bei dem Ihr Produkt in die Verarbeitung, in die Verpackung oder in den Kontakt mit Lebensmitteln gelangt. Ob und unter welchen Umständen ein solcher Anruf erlaubt ist, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B. Hier steht, wie Sie das Gespräch führen, wenn es erlaubt ist. Den Grundaufbau jedes Erstanrufs zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise, dieser Leitfaden schneidet ihn auf die Rolle Qualität zu.
Welcher Anlass öffnet das Gespräch mit dem QM-Leiter?
Das Gespräch öffnet ein Ereignis, das beim Hersteller eine Prüfung auslöst: eine neue Rezeptur, eine neue Linie, eine Reklamation, die einen Lieferanten betrifft, oder ein Zertifikat, das beim bisherigen Lieferanten ausläuft. Ohne Ereignis liegt Ihr Anruf in einem Alltag voller Pflichtaufgaben und verliert.
Die Anlässe finden Sie vor dem Anruf, nicht im Gespräch. Eine Notiz neben dem Namen genügt. Ob der Anlass trägt, erkennen Sie an einer Probe: Steht im Satz, was beim Hersteller passiert, und nicht, was Sie anbieten?
| Anlass | Woran Sie ihn erkennen | Ihr Angebot im ersten Satz |
|---|---|---|
| Neue Rezeptur oder Produktlinie | Pressemeldung, Stellenanzeige für die Linie | Prüfen Sie Ihre Zutat gegen die neue Spezifikation |
| Zertifikat beim Lieferanten läuft aus | Hinweis des Herstellers, Branchenverzeichnis | Zweite Quelle mit gültigem Nachweis |
| Reklamation | Rückruf, Branchenmeldung | Spezifikation mit engeren Grenzwerten |
| Neuer Standort oder Zertifizierung | Meldung des Herstellers | Nachweis im Paket der Erstfreigabe |
| Allergenwechsel im Sortiment | Produktlaunch | Zutat ohne den betroffenen Allergenhinweis |
Ein Hinweis zur Quelle der Anlässe: Hersteller melden Reklamationen und Rückrufe nicht von sich aus. Nehmen Sie nur auf, was öffentlich steht, und sprechen Sie nie über Details, die Sie nur gehört haben. Der QM-Leiter merkt sofort, wenn Sie mehr wissen, als Sie wissen dürfen.
Wie sieht der Einstieg aus, der Zertifikate vor Produkt stellt?
Der Einstieg nennt im ersten Satz Ihr Zertifikat und den Anlass, und das Produkt folgt erst auf Nachfrage. Der QM-Leiter entscheidet in zehn Sekunden, ob Sie ein Dokument oder ein Verkäufer sind, und er will ein Dokument.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Wir liefern [Produktgruppe] nach [Zertifikat], gültig bis [Datum]. Ich rufe an, weil [Anlass beim Hersteller]. Bevor ich Ihnen etwas schicke: Welche Nachweise brauchen Sie von einem neuen Lieferanten für [Produktgruppe]?
Die Frage am Schluss tut zwei Dinge. Sie macht den QM-Leiter zum Experten, und sie liefert die Liste, nach der Sie den Dokumentencheck vorbereiten. Notieren Sie jede Position wörtlich und wiederholen Sie sie am Ende.
In einem Projekt für einen Hersteller von Gewürzmischungen begannen die Anrufer bei QM-Leitungen mit dem Produkt und dem Preisvorteil. Aus 30 Anrufen entstanden 2 Gespräche, die länger als zwei Minuten dauerten. Nach der Umstellung auf Zertifikat, Anlass und Nachweisfrage entstanden aus 30 Anrufen 9 Gespräche von mehr als zwei Minuten. Der Preis kam im Gespräch nicht vor.
Wie kommen Sie am Qualitätsbüro vorbei?
Am Qualitätsbüro kommen Sie vorbei, wenn Sie das Thema Nachweis nennen, denn das Büro leitet Dokumentenfragen weiter und blockt Vertrieb. Der Gatekeeper bei QM ist oft eine Assistenz oder ein Qualitätsbeauftragter, der die Anfragen vorsortiert und die Nachweise schon kennt.
Sprechen Sie mit dieser Person fachlich und kurz. Sie kann Ihnen sagen, ob die Lieferantenfreigabe über ein Portal läuft, ob ein Fragebogen vorab nötig ist und wann der QM-Leiter erreichbar ist.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe Unterlagen für die Lieferantenfreigabe von [Produktgruppe] und möchte wissen, wer dafür bei Ihnen zuständig ist. Läuft das über einen Fragebogen oder über ein Portal, und wann erreiche ich [Name des QM-Leiters] am besten?
Fragt das Büro „Worum geht es genau?“, nennen Sie Produktgruppe und Zertifikat, nicht den Nutzen. Verweist es auf ein Portal, fragen Sie, ob Sie vorab 20 Minuten mit dem QM-Leiter besprechen dürfen, was in das Portal gehört. Das ist ein Terminziel, kein Ausweichen.
Welche Frage zum Bedarf passt zum QM-Leiter?
Fragen Sie nach dem Verfahren, nicht nach dem Bedarf: „Wie läuft die Freigabe bei einem neuen Lieferanten für [Produktgruppe]?“ Der QM-Leiter beschreibt Schritte, Fristen und Beteiligte, und Sie sehen darin, wo Ihr Produkt in den Prozess passt.
Planen Sie drei Fragen, in dieser Reihenfolge:
- „Wie läuft die Freigabe bei einem neuen Lieferanten für [Produktgruppe] bei Ihnen?“ (Verfahren)
- „Wer außer Ihnen gibt frei, die Produktion, der Einkauf, der Kunde?“ (Kaufgremium)
- „Wann steht die nächste Lieferantenbewertung oder Neuaufnahme an?“ (Zeitpunkt)
Die dritte Frage verbindet den Anruf mit dem Auditkalender. Nennt der QM-Leiter ein Audit in sechs Wochen, wissen Sie, dass vorher kein Platz für Neues ist und danach ein Fenster entsteht. Vereinbaren Sie den Rückruf für diese Zeit und notieren Sie das Datum als Wiedervorlage.
Wie begegnen Sie den fünf häufigsten Einwänden?
Auf jeden Einwand des QM-Leiters antworten Sie mit einer Frage nach dem Nachweis, weil er sich auf Belege stützt und nicht auf Argumente. Wer mit Qualitätsversprechen kontert, verliert. Wer fragt, was er sehen muss, gewinnt die Liste, auf der der Termin steht.
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Wir haben zertifizierte Lieferanten.“ | Ein Wechsel kostet Prüfaufwand | „Welche Nachweise müsste ein zweiter Lieferant liefern, damit der Vergleich sich lohnt?“ |
| „Neue Lieferanten brauchen ein langes Verfahren.“ | Ein Fragebogen und ein Audit | „Welche Unterlagen schicke ich vorab, damit das Verfahren möglichst wenig Zeit bindet?“ |
| „Sprechen Sie mit dem Einkauf.“ | Er will nicht entscheiden, was er nicht verantwortet | „Gern. Welche Nachweise soll ich mitnehmen, damit der Einkauf nicht an Ihrer Freigabe scheitert?“ |
| „Schicken Sie die Spezifikation an das Qualitätspostfach.“ | Ein Standardweg, der Verkäufer filtert | „Gern, und welche Angaben fehlen erfahrungsgemäß am häufigsten, damit ich sie gleich ergänze?“ |
| „Wir sind vor dem Audit ausgelastet.“ | Der Zeitpunkt passt, nicht das Thema | „Wann ist das Audit abgeschlossen, und darf ich danach anrufen?“ |
Die Einwandbehandlung folgt hier einem Muster: bestätigen, nach dem Beleg fragen, den kleinen Schritt vorschlagen. Beim ersten Einwand klingt das so:
Das setze ich bei Ihnen voraus. Damit ich Ihre Zeit nicht verschwende: Welche Zertifikate und Unterlagen müsste ein zweiter Lieferant für [Produktgruppe] vorlegen? Ich schicke Ihnen genau diese vorab und rufe am [Tag] an, dann sehen Sie in [Dauer] Minuten, ob es passt.
- 01
Im ersten Satz den Preis oder die Qualität des Produkts loben.
Folge: Der QM-Leiter hört Werbung statt Nachweisen und leitet Sie an den Einkauf weiter, der ohne QM-Freigabe nichts bestellen darf.
Besser: Mit dem Zertifikat und der Spezifikation beginnen und fragen, welche Nachweise er braucht.
- 02
Zertifikate nennen, die Sie nicht vollständig belegen können.
Folge: Beim ersten Dokumentencheck fällt die Lücke auf, und der Kontakt ist für den ganzen Betrieb verbrannt.
Besser: Nur Nachweise nennen, die als Datei vorliegen, und eine Lücke offen benennen.
- 03
Während der Audit-Wochen anrufen.
Folge: Der QM-Leiter hat keinen Kopf für Neues und sagt aus Selbstschutz Nein.
Besser: Nach dem Audit-Termin fragen und den Rückruf danach legen.
Zwei weitere Muster gehören zum Handwerk. Sagt der QM-Leiter denselben Grund zum zweiten Mal, nehmen Sie das Nein an und setzen den Kontakt auf Wiedervorlage zum Zertifikatsablauf oder zum nächsten Audit. Und beantworten Sie keine Frage, die Sie nicht belegen können, mit einer Vermutung: Sagen Sie „Das schicke ich Ihnen schriftlich“ und halten Sie das Datum.
Wie schließen Sie den Termin ab?
Der Termin beim QM-Leiter ist ein Dokumentencheck von 20 Minuten, den Sie mit zwei Zeitfenstern anbieten. Er prüft Ihre Unterlagen gegen seine Liste, und danach entscheidet er, ob er den Einkauf informiert. Der Verkauf kommt später und von allein.
Dann schlage ich einen Dokumentencheck vor, [Dauer] Minuten: Wir gehen Zertifikat, Spezifikation und Allergenangaben mit Ihrer Liste durch. Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] besser? [Antwort abwarten] Dann halte ich [Tag, Uhrzeit] fest und schicke Ihnen die Unterlagen und die Bestätigung heute noch. Wer von Ihrer Seite sollte noch dabei sein, etwa jemand aus der Produktion?
Wiederholen Sie am Ende Tag, Uhrzeit, Teilnehmer und die Liste der Unterlagen. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wer allein anruft, schickt die schriftliche Bestätigung am selben Tag mit den vereinbarten Dokumenten im Anhang.
Der zweite Termin gehört dem Einkauf. Sagt der QM-Leiter nach dem Check „Das passt“, bitten Sie ihn, selbst den Einkauf zu informieren oder Sie vorzustellen. Das spart Ihnen den kalten Anruf beim Einkauf, und der Einkauf hört das Ja der Qualität im ersten Satz.
Wie fassen Sie nach, wenn der QM-Leiter keine Zeit hatte?
Sie fassen nach, indem Sie den Termin des Rückrufs im ersten Gespräch festlegen und beim zweiten Anruf mit dem Nachweis beginnen, den Sie zugesagt haben. Ein Nachfassen ohne neuen Inhalt ist ein zweiter Verkaufsversuch und verbrennt den Kontakt.
Guten Tag [Name], [Ihr Name] von [Firma]. Wir hatten für heute den Rückruf nach Ihrem Audit vereinbart. Ich habe Ihnen am [Datum] das Zertifikat und die Spezifikation geschickt. Hatten Sie Gelegenheit, die Gültigkeit zu prüfen, oder gehen wir sie gemeinsam durch?
Nach zwei vergeblichen Versuchen schicken Sie eine Mail mit drei Zeilen: Zertifikat, Gültigkeit, Terminvorschlag. Danach setzen Sie die Wiedervorlage auf das Ablaufdatum Ihres Zertifikats, denn zur Erneuerung haben Sie einen ehrlichen Anlass zum Anruf.
Was kostet den QM-Leiter ein Lieferantenwechsel?
Ein Lieferantenwechsel kostet den QM-Leiter nach einer Annahme von acht Stunden Arbeit mehr als 500 Euro interner Aufwand, bevor die erste Charge im Werk liegt. Ihr Angebot muss diesen Aufwand verkleinern, sonst hat er keinen Grund, die Stunden zu opfern.
| Schritt | Annahme Stunden | Rechnung |
|---|---|---|
| Unterlagen prüfen | 3 | Zertifikat, Spezifikation, Allergene |
| Rückfragen klären | 2 | zwei Schleifen mit dem Lieferanten |
| Muster bewerten | 2 | Sensorik, Analyse, Dokumentation |
| Eintrag und Freigabe | 1 | Lieferantenliste, Unterschrift |
| Summe | 8 | 8 Stunden mal 70 Euro interner Stundensatz = 560 Euro |
Liegt Ihr Dokumentenpaket vollständig vor dem ersten Gespräch beim QM-Leiter, entfallen nach dieser Annahme die zwei Stunden für Rückfragen und eine Stunde Prüfaufwand, das sind 3 Stunden oder 210 Euro. Das ist der Satz, der den Dokumentencheck verkauft: „Mit Ihrer Liste vorab sparen wir Ihnen die Rückfragen.“ Nennen Sie die Zahl nie als Tatsache, sondern fragen Sie den QM-Leiter, wie viele Stunden ein neuer Lieferant bei ihm bindet.
Wann passt dieser Anruf nicht?
Der Anruf beim QM-Leiter passt nicht, wenn Ihr Produkt keinen Nachweis braucht, den er prüft, oder wenn Ihre Unterlagen nicht vollständig sind. Dann kostet jeder Anruf Vertrauen und bringt keinen Termin.
- Wenn Ihre Ware keinen Nachweis braucht, den der QM-Leiter prüft, ist er die falsche Rolle und der Einkauf der richtige Einstieg.
- Wenn Ihre Dokumente unvollständig sind, schließen Sie die Lücke vor dem ersten Anruf, denn der Dokumentencheck zeigt sie sofort.
- Wenn der Hersteller gerade ein Audit vorbereitet, verschieben Sie den Anruf, statt gegen den Kalender zu arbeiten.
Prüfen Sie ehrlich, ob Ihre Nachweise als Dateien vorliegen, bevor Sie anrufen. Wenn eine Lücke besteht, sagen Sie sie im Gespräch zuerst, denn der Dokumentencheck zeigt sie ohnehin. Ein offener Satz wie „Das Zertifikat für diese Linie läuft derzeit, die Unterlagen reiche ich nach“ kostet weniger Vertrauen als eine Lücke, die der QM-Leiter selbst findet.
Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
KRAUSS führt die Anrufe bei Qualitäts- und Einkaufsleitungen für Sie und übergibt Ihrem Außendienst bestätigte Termine, bei denen der Kaufcheck bestanden ist. Das Briefing legt Zielrolle, Anlass, Nachweise und Ausschlusskriterien fest, bevor der erste Anruf läuft.
Wir rechnen das Testprojekt nur nach Aufwand ab, bei 0 € Setup. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner rechnet, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Die Seite zur Telefonakquise beschreibt das Angebot im Ganzen, und wer die Sätze vorher selbst üben will, spielt sie im Gesprächs-Simulator durch. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
