Inhalt10 Abschnitte
- 01Warum ist der Hoteldirektor selten allein der Entscheider?
- 02Wie gewinnen Sie die Direktionsassistenz?
- 03Welcher Anlass trägt den Anruf?
- 04Welche Fragen stellen Sie, wenn der Direktor am Telefon ist?
- 05Wie reagieren Sie auf „Senden Sie das an die Direktionsassistenz“?
- 06Was bringt der Anruf bei der Assistenz im Projekt?
- 07Ab welcher Abschlussquote lohnt ein Termin mit der Direktion?
- 08Wie schlagen Sie den Termin mit der Direktion vor?
- 09Wann passt der Anruf beim Hoteldirektor nicht?
- 10Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Warum ist der Hoteldirektor selten allein der Entscheider?
Der Hoteldirektor ist selten allein der Entscheider, weil er ein Haus mit mehreren Bereichen führt und Aufgaben delegiert. Er gibt Budget und Richtung vor, die Fachleitungen prüfen, ob ein Produkt zu Küche, Technik oder Zimmerbetrieb passt.
Der Unterschied zum Hotelgeschäftsführer, der als Inhaber selbst entscheidet, liegt in der Einbindung. Der Hoteldirektor einer Gruppe oder Marke ist angestellt, berichtet an eine Regional- oder Konzernleitung und hält Markenstandards und Budgetvorgaben ein. Der Leitfaden zum Hotelgeschäftsführer behandelt den Inhaber, dieser Leitfaden den angestellten Direktor.
| Rolle | Entscheidet über | Was sie von Ihnen erwartet |
|---|---|---|
| Hoteldirektor | Budget, Freigabe, Richtung des Hauses | Nutzen in Gästezufriedenheit, Umsatz oder Kosten |
| Direktionsassistenz | Kalender und Zugang zum Direktor | Einen klaren Anlass und Termine, die sie eintragen kann |
| Fachleitung (F&B, Technik, Housekeeping) | Eignung des Produkts im Betrieb | Muster, Vorführung, Datenblätter |
| Einkauf der Gruppe | Rahmenverträge und Konditionen | Aufnahme in das Lieferantenverzeichnis |
Der Direktor ist der Entscheider für Budget und Freigabe, und er sitzt in einem Kaufgremium mit Fachleitung und Einkauf der Gruppe. Ihr Ziel am Telefon ist kein Verkaufsabschluss, sondern ein Termin, bei dem die richtigen Personen am Tisch sitzen.
Wie gewinnen Sie die Direktionsassistenz?
Die Direktionsassistenz gewinnen Sie, indem Sie ihr eine Terminanfrage statt einer Verkaufsanfrage stellen und den Anlass in einem Satz nennen. Sie führt den Kalender des Direktors, filtert Anfragen und trägt Termine ein, die einen klaren Grund haben.
Behandeln Sie sie als Gesprächspartnerin mit Entscheidungsmacht über den Zugang. Fragen Sie nach ihrem Namen, nennen Sie Ihren eigenen und sagen Sie, was der Direktor von dem Termin hat. Wer „Es geht um ein Angebot“ sagt, bekommt das Postfach. Wer „Ich möchte [Thema] mit Herrn oder Frau [Name] in zwanzig Minuten besprechen, weil [Anlass]“ sagt, bekommt eine Antwort.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Mit wem spreche ich? Frau [Name], ich möchte für Herrn oder Frau [Name des Direktors] einen Termin von zwanzig Minuten zu [Thema] vorschlagen, weil [Anlass im Haus]. Würde [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] passen, oder gibt es eine bessere Zeit?
Die Assistenz kennt die Termine ihres Direktors und die Wochen, in denen er verfügbar ist: Audit der Marke, Besuch der Regionalleitung, Budgetrunde. Fragen Sie danach und nennen Sie nur Zeiten außerhalb dieser Wochen. Das zeigt Respekt vor ihrer Arbeit und erhöht die Zusagequote.
Das ist eine Form des Gatekeepers, den Sie als Partner gewinnen. Notieren Sie Namen, Durchwahl und Zeiten.
Welcher Anlass trägt den Anruf?
Der Anlass, der den Anruf trägt, kommt aus dem Haus und aus dem Kalender der Direktion: ein Renovierungsprojekt, ein Wechsel der Direktion, ein Markenaudit, die Budgetplanung für das nächste Jahr oder die Eröffnung eines Bereichs. Der Anlass beantwortet die Frage, warum Sie jetzt anrufen.
Anlässe finden Sie in Pressemeldungen der Gruppe, auf der Website des Hauses und in den Profilen der Direktion. Die Planung des nächsten Jahres liegt in vielen Häusern im zweiten Halbjahr, wenn Budgets festgelegt werden. Das ist eine Einschätzung aus der Praxis, und sie gilt nicht für alle Gruppen. Fragen Sie die Assistenz nach dem Zeitpunkt.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Frau [Name der Assistenz] hat mich mit Ihnen verbunden. Ich rufe an, weil [Anlass im Haus: Renovierung, neue Position, Budgetplanung]. Wir unterstützen Häuser Ihrer Kategorie bei [Nutzen: Gästezufriedenheit, Umsatz, Kosten]. Haben Sie zwei Minuten für einen Terminvorschlag?
Der Direktor hört zuerst auf den Nutzen, danach auf den Anlass. Nennen Sie deshalb in einem Halbsatz eine Zahl oder ein Ergebnis, das Sie belegen können, zum Beispiel ein Referenzhaus in vergleichbarer Größe mit Zustimmung. Ohne Beleg lassen Sie die Zahl weg und fragen: „Welche Kennzahl ist Ihnen im nächsten Jahr am wichtigsten?“
Welche Fragen stellen Sie, wenn der Direktor am Telefon ist?
Wenn der Direktor am Telefon ist, stellen Sie zwei Fragen: welche Kennzahl ihm im nächsten Jahr am wichtigsten ist und wer bei ihm das Produkt prüft. Die erste zeigt Ihnen den Nutzen, den er sucht, die zweite die Fachleitung für den Termin.
| Frage | Was sie klärt |
|---|---|
| „Welche Kennzahl steht für Ihr Haus im nächsten Jahr im Vordergrund?“ | Den Nutzen, den er sucht |
| „Wer bei Ihnen prüft [Produkt], bevor Sie freigeben?“ | Die Fachleitung für den Termin |
| „Wann beginnt die Planung für das nächste Budget?“ | Den Zeitpunkt für den Folgeanruf |
Hören Sie auf die Kennzahl. Spricht er von Gästezufriedenheit, bauen Sie den Termin um das Erlebnis des Gastes herum. Spricht er von Kosten, rechnen Sie im Termin vor. Spricht er von Personal, zeigen Sie, wie Ihr Produkt Arbeitszeit spart. Derselbe Anruf bei einem anderen Direktor endet anders, und das ist richtig.
Wie reagieren Sie auf „Senden Sie das an die Direktionsassistenz“?
Auf „Senden Sie das an die Direktionsassistenz“ reagieren Sie mit der Frage, wer bei Ihnen die Termine für Lieferanten plant, und nennen dort Ihren Anlass. Der Einwand ist eine Delegation, keine Ablehnung, denn der Direktor weist Ihnen den Weg.
Gern, danke für den Hinweis. Wer plant bei Ihnen die Termine für Lieferanten, Frau oder Herr [Name]? Darf ich mich auf Sie beziehen, wenn ich dort anrufe, und welchen Anlass soll ich nennen, damit der Termin zu Ihrer Planung passt: [Anlass im Haus]?
Der Satz „darf ich mich auf Sie beziehen“ macht die Assistenz zur Verbündeten, weil der Direktor selbst den Weg gewiesen hat. Rufen Sie sofort danach bei der Assistenz an und beginnen Sie mit dem Satz: „Herr [Name] hat mich an Sie verwiesen.“
Was bringt der Anruf bei der Assistenz im Projekt?
Die Zahl der Termine steigt, wenn die Assistenz einen Bezug auf den Direktor bekommt, wie ein Projekt zeigt. In einem Projekt für einen Anbieter von Zimmerelektronik für Hotels riefen die Anrufer 30 Direktionen von Gruppenhotels an. In 18 Gesprächen kam der Hinweis auf die Assistenz. Die Anrufer schickten zunächst E-Mails und bekamen 2 Antworten. Nach der Umstellung auf den Anruf bei der Assistenz mit Bezug auf den Direktor und zwei Zeitfenstern trugen 11 Assistenzen einen Termin ein, und 6 davon fanden statt.
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Senden Sie das an die Direktionsassistenz“ | Er delegiert Lieferantentermine | „Darf ich mich auf Sie beziehen, und welchen Anlass soll ich nennen?“ |
| „Das läuft über die Zentrale“ | Die Gruppe legt Verträge fest | „Wo hat das Haus Spielraum, und wer in der Zentrale prüft neue Lieferanten?“ |
| „Wir sind für dieses Jahr budgetiert“ | Das Budget ist gebunden | „Wann beginnt die Planung für das nächste Jahr?“ |
| „Dafür sind meine Fachleiter zuständig“ | Er gibt die Prüfung ab | „Wer von den Fachleitern ist zuständig, und darf ich mich auf Sie beziehen?“ |
Mehr Muster stehen im Einwand-Spickzettel.
- 01
Den Hoteldirektor anrufen und auf ein Gespräch mit ihm bestehen.
Folge: Die Assistenz hört den Druck, blockt ab, und der Anruf endet beim Postfach.
Besser: Die Assistenz um einen Termin für das Thema bitten und zwei Zeitfenster nennen, die sie eintragen kann.
- 02
Die Assistenz mit einer E-Mail abfertigen und nicht nachfassen.
Folge: Die E-Mail liegt im Postfach unter täglich vielen Anfragen und niemand antwortet.
Besser: Die E-Mail mit Anlass und zwei Terminen schicken und am nächsten Tag anrufen.
- 03
Den Direktor allein einladen, obwohl die Fachleitung das Produkt prüft.
Folge: Der Direktor reicht den Termin an den F&B-Manager oder den Chief Engineer weiter, und Sie beginnen von vorn.
Besser: Beim Terminabschluss klären, welche Fachleitung teilnimmt, und beide Namen festhalten.
Ab welcher Abschlussquote lohnt ein Termin mit der Direktion?
Ein Termin lohnt sich ab der Abschlussquote, bei der der erwartete Auftragswert den Preis des Termins deckt. Die Rechnung unten zeigt die Grenze für einen Anbieter, der den Auftragswert eines gewonnenen Hotels im ersten Jahr als Annahme einsetzt.
Rechenbeispiel
Ab welcher Abschlussquote ein Termin im Paket Start den Preis je Termin einspielt
- Annahme: Auftragswert eines gewonnenen Hotels im ersten Jahr in Euro24.000 €(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Abschlussquote aus Terminen20 %(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Akquisestunden je Termin6 Akquisestunden(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Preis je Termin im Paket Start mit Erfolgsprämie | 6 × 59 € + 160 € | 514 € |
| Erwarteter Auftragswert je Termin | 24.000 € × 20 % ÷ 100 | 4.800 € |
| Abschlussquote, ab der der Termin sich bezahlt macht | (6 × 59 € + 160 €) ÷ 24.000 € × 100 | 2,1 % |
Mit der Grenze im Kopf rufen Sie anders an. Ein Hoteltermin ist teurer als viele andere, weil Direktionen schwer erreichbar sind. Er lohnt sich, wenn ein gewonnenes Hotel viele Folgeaufträge und Referenzen bringt. Der Terminpreis-Rechner zeigt, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet, und die Grenze rechnen Sie mit Ihrem eigenen Auftragswert nach.
Wie schlagen Sie den Termin mit der Direktion vor?
Den Termin schlagen Sie als zwanzigminütigen Webcall mit der Fachleitung vor und nennen zwei Zeitfenster, die die Assistenz eintragen kann. Direktoren nehmen Termine an, die ein Ergebnis haben und andere Personen einbinden.
Dann schlage ich einen Webcall von zwanzig Minuten vor, gemeinsam mit [Fachleitung: F&B-Manager, Chief Engineer oder Hausdame]. Ergebnis ist eine Einschätzung, was [Produkt] für [Kennzahl] bringt. Passt [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit]? [Antwort abwarten] Ich schicke der Assistenz die Einladung mit Teilnehmern und Thema und bestätige Ihnen das schriftlich.
Das ist ein Terminvorschlag mit klarem Ergebnis. Schicken Sie die Einladung an die Assistenz, nicht nur an den Direktor, und nennen Sie Thema, Teilnehmer und Dauer. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Erinnern Sie die Assistenz am Vortag, denn die Direktion plant kurzfristig um.
Setzen Sie eine Wiedervorlage für den Fall, dass der Termin verschoben wird: Datum, Name der Assistenz und der Grund der Verschiebung.
Wann passt der Anruf beim Hoteldirektor nicht?
Der Anruf beim Hoteldirektor passt nicht, wenn die Gruppe den Einkauf zentral führt oder Ihr Produkt nur einen Fachbereich betrifft. Dann hat der Direktor weder Budget noch Prüfung in der Hand.
- Wenn die Gruppe Lieferanten für alle Häuser zentral festlegt, hat die Direktion des Hauses keinen Spielraum und Sie beginnen bei der Einkaufsleitung der Gruppe.
- Wenn Ihr Produkt nur Küche, Technik oder Housekeeping betrifft, spricht der Direktor erst nach der Empfehlung der Fachleitung mit.
- Wenn Ihr Angebot kein Ergebnis in Gästezufriedenheit, Umsatz oder Kosten nennt, fehlt dem Direktor der Grund für den Termin.
Bei Gruppen mit zentralem Einkauf beginnen Sie bei der Einkaufsleitung der Gruppe. Bei Produkten für Küche, Technik oder Housekeeping beginnen Sie bei der Fachleitung und gewinnen den Direktor durch deren Empfehlung. Die Telefonakquise von KRAUSS klärt im Briefing, welche Rolle in welcher Hotelform den Termin zusagen kann.
Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Sie üben mit drei Probeanrufen bei Kontakten außerhalb Ihrer Kernzielgruppe und mit dem Gesprächs-Simulator. Danach prüfen Sie diese Punkte:
- Habe ich die Assistenz mit Namen angesprochen und eine Terminanfrage gestellt?
- Habe ich einen Anlass aus dem Haus genannt, nicht aus meinem Katalog?
- Habe ich nach der Kennzahl gefragt, die dem Direktor wichtig ist?
- Weiß ich, welche Fachleitung am Termin teilnimmt?
- Steht am Ende ein Termin mit Teilnehmern oder eine Wiedervorlage mit Datum?
Mit dem Gesprächs-Simulator spielen Sie ein Gespräch in Ihrer Branche durch, ohne Formular. Das Grundmuster steht im Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise im B2B.
Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und die Preise stehen auf der Seite Preise. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
