Inhalt9 Abschnitte
- 01Warum genügen zwei Sätze beim Geschäftsführer?
- 02Wie gewinnen Sie die Assistenz im Vorzimmer?
- 03Welche Frage öffnet das Gespräch mit dem Geschäftsführer?
- 04Wie reagieren Sie auf „Dafür habe ich meinen Vertrieb“?
- 05Was ändert die Stundenfrage am Ergebnis?
- 06Was kostet ein Termin im Haus und was extern?
- 07Wie schlagen Sie den Termin mit dem Geschäftsführer vor?
- 08Wann passt der Anruf beim Geschäftsführer nicht?
- 09Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Warum genügen zwei Sätze beim Geschäftsführer?
Zwei Sätze genügen, weil ein Geschäftsführer im Mittelstand nach der ersten Aussage entscheidet, ob er weiterspricht, und weil er nur drei Dinge wissen will: Wer ruft an, was bringt es mir, und was soll ich tun. Alles andere beantworten Sie im Termin.
Der Geschäftsführer im Mittelstand führt oft Vertrieb, Finanzen und Personal in einer Person oder in einer sehr kleinen Runde. Er hat kaum ein Vorzimmer, das Zeit puffert, und er hat gelernt, Anrufe von Fremden in Sekunden einzuordnen. Ein Anruf, der nach Vorstellungsrunde klingt, endet in Sekunden. Ein Anruf, der in einem Satz einen Nutzen in Zahlen nennt, bekommt eine Antwort.
| Satz | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Erster Satz | Anlass und Frage nach einer Zahl | „Ich rufe an, weil sich viele Geschäftsführer fragen, wie viele Stunden pro Woche ihr Vertrieb mit Terminierung verbringt.“ |
| Zweiter Satz | Der kleine Vorschlag | „Haben Sie zwei Minuten, oder soll ich Ihnen zehn Minuten am Donnerstag vorschlagen?“ |
Der erste Satz ist eine Frage in Verkleidung. Der Geschäftsführer beantwortet sie mit seiner Zahl oder korrigiert Ihre Annahme. Genau das wollen Sie: Er redet über seinen Vertrieb, und Sie hören die echte Zahl.
Der Geschäftsführer ist im Mittelstand fast immer der Entscheider für Geld, Kapazität und Dienstleister. Für die Methodik im Verkauf ist oft der Vertriebsleiter der erste Ansprechpartner, und der Geschäftsführer entscheidet über die Mittel. Klären Sie am Telefon, wer das Thema trägt.
Wie gewinnen Sie die Assistenz im Vorzimmer?
Die Assistenz gewinnen Sie, indem Sie sie behandeln wie die Person, die sie ist: die Kalenderverantwortliche des Geschäftsführers. Sie schützt seine Zeit und entscheidet, was ihn erreicht. Wer ihr Arbeit abnimmt, kommt durch.
Nennen Sie Anlass und Thema in einem Satz, fragen Sie nach ihrem Namen und bieten Sie zwei Zeitfenster an, die sie in den Kalender einträgt. Das ist eine Alternativfrage an die Assistenz und macht Ihr Anliegen zu einer Terminanfrage. Eine Terminanfrage kann sie annehmen, eine Verkaufsanfrage lehnt sie ab.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Mit wem spreche ich? Frau [Name], ich möchte Herrn oder Frau [Name des Geschäftsführers] zehn Minuten zu [Thema in einem Halbsatz] vorschlagen. Würde [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] passen?
Die Assistenz sagt oft: „Schicken Sie eine E-Mail.“ Das ist ein Teilerfolg, wenn Sie danach fragen, was in der E-Mail stehen muss, damit der Geschäftsführer sie liest. Schreiben Sie eine kurze Mail mit Anlass, Zahl und zwei Terminvorschlägen und rufen Sie am nächsten Tag an: „Frau [Name], ich hatte Ihnen gestern die Mail geschickt.“
Den Gatekeeper behandeln Sie so, dass er beim zweiten Anruf Ihr Verbündeter ist. Notieren Sie Namen und Zeiten.
Welche Frage öffnet das Gespräch mit dem Geschäftsführer?
Die Frage nach dem Zeitaufwand öffnet das Gespräch, zum Beispiel: „Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Vertrieb mit der Vereinbarung von Terminen?“ Der Geschäftsführer kann sie in einem Satz beantworten, und die Antwort gibt Ihnen die Zahl, mit der Sie weiterrechnen.
Fragen Sie nicht nach Problemen. Ein Geschäftsführer, der gefragt wird, ob er Probleme im Vertrieb hat, sagt „Nein“, weil er es muss. Fragen Sie nach Zeit, Zahlen und Kapazität: Wie viele Termine braucht der Außendienst im Monat? Wie viele bekommt er? Was passiert, wenn ein Mitarbeiter ausfällt? Das sind Fragen eines Gesprächspartners, nicht eines Verkäufers.
Hören Sie bei der Antwort auf zwei Dinge: Stimmt die Zahl, die Sie im ersten Satz genannt haben, ungefähr? Und sagt er „wir“ oder „mein Vertrieb“? Bei „wir“ spricht ein Geschäftsführer, der das Thema trägt. Bei „mein Vertrieb“ gehört das Thema dem Vertriebsleiter, und Sie bitten um ein Gespräch zu dritt.
Wie reagieren Sie auf „Dafür habe ich meinen Vertrieb“?
Auf „Dafür habe ich meinen Vertrieb“ reagieren Sie mit der Frage, wie viele Stunden der Vertrieb pro Woche mit Terminierung verbringt. Der Einwand stimmt und verteidigt Menschen, die der Geschäftsführer schätzt, also widersprechen Sie nicht, sondern rechnen mit ihm.
Das glaube ich Ihnen, und genau deshalb rufe ich an. Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Vertrieb mit der Terminierung, statt vor Ort bei Kunden zu sein? Wenn ich Ihnen zeige, was ein Termin mit [Ihr Angebot] im Vergleich kostet, würden Sie sich das ansehen?
Die Antwort ist oft „Das weiß ich nicht genau“, und dann haben Sie das Gespräch, das Sie wollten: Der Geschäftsführer fragt sich selbst, wie viel Zeit sein Vertrieb mit Anrufen verbringt. Bieten Sie an, die Rechnung gemeinsam im Termin zu machen.
Was ändert die Stundenfrage am Ergebnis?
Die Stundenfrage hebt die Zahl der Termine in einem Projekt von 2 auf 7. In einem Projekt für einen Anbieter von Betriebssoftware für Fertigungsbetriebe sprachen die Anrufer in den ersten zwei Wochen mit 25 Geschäftsführern und vereinbarten 2 Termine. Der Einwand „Dafür habe ich meinen Vertrieb“ fiel in 9 Gesprächen. Nach der Umstellung auf die Stundenfrage und den Vorschlag, den Vertriebsleiter zum Termin mitzubringen, sprachen die Anrufer in den nächsten zwei Wochen mit 24 Geschäftsführern und vereinbarten 7 Termine.
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Dafür habe ich meinen Vertrieb“ | Er schützt sein Team | „Wie viele Stunden pro Woche gehen dort in die Terminierung?“ |
| „Das haben wir schon probiert“ | Eine schlechte Erfahrung | „Was genau hat damals nicht funktioniert?“ |
| „Wir wachsen gerade nicht“ | Er sieht keinen Bedarf an Terminen | „Wie viele Termine braucht Ihr Außendienst, um ausgelastet zu sein?“ |
| „Schicken Sie mir eine Mail“ | Er will keine Diskussion am Telefon | „Gern. Welche Zahl soll darin stehen, damit sie Sie interessiert?“ |
Mehr Muster stehen im Einwand-Spickzettel.
- 01
Dem Geschäftsführer in einem langen Satz das Unternehmen vorstellen.
Folge: Er hört nach zehn Sekunden auf zuzuhören und beendet das Gespräch mit „Schicken Sie mir etwas“.
Besser: Anlass und Nutzen in zwei Sätzen nennen und mit der Frage nach zwei Minuten schließen.
- 02
Das Thema „Vertrieb auslagern“ als Kritik am eigenen Vertrieb formulieren.
Folge: Der Geschäftsführer verteidigt seine Leute und lehnt ab, bevor er rechnet.
Besser: Vom Zeitaufwand sprechen, den der Vertrieb für Terminierung hat, und Zahlen erfragen.
- 03
Allein den Geschäftsführer einladen, wenn der Vertriebsleiter das Thema trägt.
Folge: Der Termin endet mit der Bitte, es dem Vertriebsleiter zu zeigen, und beginnt von vorn.
Besser: Im Gespräch vorschlagen, dass der Vertriebsleiter am Termin teilnimmt.
Was kostet ein Termin im Haus und was extern?
Die Rechnung hängt an der Zahl der Stunden, die der eigene Vertrieb für einen Termin braucht. Die Rechnung unten stellt die internen Kosten je Termin neben den Preis je Termin im Paket Start, beide mit denselben sechs Akquisestunden. Das Ergebnis ist ein Gesprächsanlass, kein Beweis.
Rechenbeispiel
Kosten je Termin bei Terminierung im eigenen Vertrieb und im Paket Start mit Erfolgsprämie
- Annahme: Vertriebsmitarbeiter mit Terminierung als Aufgabe3(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Stunden je Woche und Person für Terminierung6 Akquisestunden(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Wochen im Monat4(Annahme dieses Beispiels)
- Annahme: Interne Kosten je Stunde Vertrieb in Euro65 €(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Akquisestunden je Termin6 Akquisestunden(Annahme dieses Beispiels, gleich für beide Wege)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Stunden im Monat für Terminierung im eigenen Vertrieb | 3 × 6 × 4 | 72 Akquisestunden |
| Interne Kosten dieser Stunden im Monat | 3 × 6 × 4 × 65 € | 4.680 € |
| Termine aus diesen Stunden | 3 × 6 × 4 ÷ 6 | 12 Termine |
| Interne Kosten je Termin | 6 × 65 € | 390 € |
| Preis je Termin im Paket Start mit Erfolgsprämie | 6 × 59 € + 160 € | 514 € |
Die Rechnung blendet aus, was der Vertrieb in den gebundenen Stunden stattdessen täte. Ein Vertriebsmitarbeiter, der drei Stunden wöchentlich am Telefon verbringt, besucht in dieser Zeit keinen Kunden. Das ist die Frage, die der Geschäftsführer sich selbst stellt, wenn Sie die Zahlen nebeneinander legen. Mit dem Terminpreis-Rechner setzen Sie Ihr eigenes Budget ein.
Wie schlagen Sie den Termin mit dem Geschäftsführer vor?
Den Termin schlagen Sie als zwanzigminütigen Webcall mit Vertriebsleitung vor und nennen zwei Zeitfenster. Ein Geschäftsführer sagt Ja zu einem kleinen, klaren Termin mit Ergebnis, nicht zu einem allgemeinen Kennenlernen.
Dann schlage ich einen Webcall von zwanzig Minuten vor. Wir rechnen gemeinsam, was ein Termin bei Ihnen kostet und wie viele Termine Ihr Vertrieb im Monat braucht. Passt Ihnen [Tag A, Uhrzeit] oder [Tag B, Uhrzeit] besser? [Antwort abwarten] Soll Ihr Vertriebsleiter dabei sein? Ich halte [Tag, Uhrzeit] fest und schicke Ihnen die Einladung.
Das Ergebnis des Termins nennen Sie schon im Anruf: „Sie wissen danach, was ein Termin bei Ihnen kostet.“ Ein Geschäftsführer nimmt Termine an, aus denen er etwas mitnimmt. Bestätigen Sie schriftlich am selben Tag und erinnern Sie am Vortag. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026).
Planen Sie am Telefon bereits den Terminvorschlag für das nächste Gespräch, wenn der Geschäftsführer zögert: „Wenn Sie lieber erst mit Ihrem Vertriebsleiter sprechen, rufe ich am [Tag] wieder an.“ Notieren Sie Namen und Datum.
Wann passt der Anruf beim Geschäftsführer nicht?
Der Anruf beim Geschäftsführer passt nicht, wenn er über das Thema nicht entscheidet oder wenn Ihr Angebot ohne lange Prüfung durch mehrere Beteiligte nicht zu verkaufen ist. Dann ist ein Zwei-Minuten-Anruf der falsche Weg.
- Wenn der Geschäftsführer das Thema nicht selbst verantwortet, etwa weil Eigentümer oder Beirat über Dienstleister entscheiden, ist er nicht Ihr Entscheider.
- Wenn Ihr Angebot nur nach einem langen Vergleich mehrerer Beteiligter entsteht, trägt ein Zwei-Minuten-Anruf den Termin nicht allein.
- Wenn Sie Ihr Angebot nicht in Zahlen für das Unternehmen des Angerufenen fassen können, fehlt dem Geschäftsführer die Entscheidungsgrundlage.
Bei komplexen Investitionen, etwa Maschinen oder Software mit Schnittstellen, ist der Geschäftsführer oft nur der Genehmiger am Ende. Dort beginnen Sie bei der Fachabteilung und gewinnen den Geschäftsführer später. Die Telefonakquise von KRAUSS klärt im Briefing, welche Rolle in Ihrem Markt den Termin zusagen kann.
Wie üben Sie das Gespräch vor dem ersten Anruf?
Sie üben mit drei Probeanrufen bei Kontakten außerhalb Ihrer Kernzielgruppe und mit dem Gesprächs-Simulator. Danach prüfen Sie diese Punkte:
- Habe ich Anlass und Nutzen in zwei Sätzen genannt?
- Habe ich eine Zahl genannt, die der Geschäftsführer korrigieren kann?
- Habe ich die Assistenz mit Namen angesprochen und zwei Zeitfenster angeboten?
- Habe ich nach Stunden gefragt, nicht nach Problemen?
- Steht am Ende ein Termin mit Vertriebsleiter oder eine Wiedervorlage mit Datum?
Mit dem Gesprächs-Simulator spielen Sie ein Gespräch in Ihrer Branche durch, ohne Formular. Das Grundmuster steht im Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise im B2B.
Wenn Sie die Anrufe nicht selbst führen möchten, übernimmt das KRAUSS. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und die Preise stehen auf der Seite Preise. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
