Inhalt11 Abschnitte
- 01Wer kauft in der Gastronomie ein, Zentrale, Franchisenehmer oder Küchenchef?
- 02Welcher Anlass öffnet das Gespräch im Gastronomieeinkauf?
- 03Wie sieht der Einstieg aus, der ein Produkt in zehn Sekunden nennt?
- 04Wie kommen Sie an der Zentrale der Gastronomie vorbei?
- 05Welche Frage zum Bedarf passt zum Einkaufsleiter in der Gastronomie?
- 06Wie begegnen Sie dem Einwand, wir haben feste Lieferanten?
- 07Wie schließen Sie den Termin ab?
- 08Wie fassen Sie nach der Probe nach?
- 09Was kostet ein Produktwechsel je Portion?
- 10Wann passt dieser Anruf nicht?
- 11Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
Wer kauft in der Gastronomie ein, Zentrale, Franchisenehmer oder Küchenchef?
In der Gastronomie kauft je nach Betriebsform jemand anderes ein: bei der Kette die Zentrale, beim Franchisebetrieb der Franchisenehmer innerhalb fester Vorgaben und beim Einzelbetrieb der Inhaber oder Küchenchef. Wer einen Einkaufsleiter in der Gastronomie am Telefon ansprechen will und den Entscheidungsweg nicht kennt, ruft die falsche Person an und verliert Wochen.
Der erste Schritt dieses Gesprächsleitfadens ist darum eine Klärung: Wer ist in diesem Betrieb der Entscheider über Ihre Produktgruppe? Sie stellen die Frage im ersten Anruf, nicht im dritten. Ein Einkaufsleiter, der Ihnen den Weg erklärt, hat sich schon für das Gespräch entschieden.
| Betriebsform | Wer entscheidet über Lieferanten | Ihr erster Schritt |
|---|---|---|
| Kette oder Systemgastronomie | Einkauf der Zentrale, oft mit Qualitätssicherung | Einkaufsleiter und Qualität ansprechen, Listungsverfahren erfragen |
| Franchise | Zentrale für gebundene Warengruppen, Franchisenehmer für freie | Klären, welche Warengruppen frei sind |
| Einzelbetrieb oder kleine Gruppe | Inhaber oder Küchenchef | Direkt mit Produkt und Probe ansprechen |
Dieser Gesprächsleitfaden gilt für den kalten Erstanruf bei einem Einkaufsleiter, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Ob und unter welchen Umständen ein solcher Anruf erlaubt ist, klärt die Seite zur Kaltakquise im B2B. Die Märkte und Rollen im Außer-Haus-Markt beschreibt die Seite zu den Gastronomie-Lieferanten. Den Grundaufbau jedes Erstanrufs zeigt der Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise. Für den Einkauf im Großhandel gilt der Leitfaden für den Einkaufsleiter im Foodservice-Großhandel.
Welcher Anlass öffnet das Gespräch im Gastronomieeinkauf?
Das Gespräch öffnet ein Ereignis, das den Einkauf zum Prüfen zwingt: ein Menüwechsel, eine Saisonaktion, ein Lieferengpass beim bisherigen Lieferanten oder die Eröffnung neuer Standorte. Ohne Anlass bleibt Ihr Anruf einer von vielen und kommt nicht über das Telefon der Zentrale hinaus.
Einen Anlass finden Sie auf der Website, im Speiseangebot und in der Presse des Betriebs. Notieren Sie ihn in einer Zeile neben dem Namen. Das Menü ist die ehrlichste Quelle: Es zeigt, welche Produkte der Betrieb heute einsetzt und wo Ihr Produkt passen würde.
| Anlass | Woran Sie ihn erkennen | Ihr Angebot im ersten Satz |
|---|---|---|
| Menüwechsel oder Saisonkarte | Neue Karte auf der Website | Produkt für die neue Karte, Portionspreis |
| Neuer Standort oder Format | Pressemeldung, Stellenanzeigen | Lieferung ab Eröffnung, Probe für die Küche |
| Lieferengpass im Markt | Meldungen aus der Branche | Zweite Quelle für einen Artikel |
| Aktionsplanung | Kampagnen im Betrieb | Produkt für die Aktion mit festem Preis |
Wie sieht der Einstieg aus, der ein Produkt in zehn Sekunden nennt?
Der Einstieg nennt ein Produkt, das der Betrieb heute einsetzt, den Anlass und einen Vergleichsvorschlag. Der Einkaufsleiter hört in zehn Sekunden, ob Sie wissen, was er kauft, und er will einen Vergleich, keine Vorstellung.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil Sie auf Ihrer neuen Karte [Produkt oder Gericht] haben. Wir liefern [Produkt] in [Gebinde]. Ich würde gern einen Vergleich für diesen einen Artikel anbieten: gleiche Menge, gleiche Zubereitung, Preis je Portion. Wer entscheidet bei Ihnen über [Produktgruppe]?
Der Satz „Wer entscheidet bei Ihnen über [Produktgruppe]“ am Schluss prüft den Entscheidungsweg. Antwortet er „Das macht die Zentrale“, haben Sie Ihre erste Information, und Sie fragen nach dem Namen und dem Listungsverfahren.
In einem Projekt für einen Hersteller von Saucen für die Systemgastronomie begannen die Anrufer 30 Gespräche bei Einkaufsleitungen mit der Vorstellung des Sortiments. 26 endeten mit „Wir haben feste Lieferanten“, 4 führten zu einem Gespräch von mehr als drei Minuten. Nach der Umstellung auf ein Produkt und den Vergleichsvorschlag entstanden bei weiteren 30 Anrufen 11 Gespräche von mehr als drei Minuten, und 6 Betriebe sagten eine Probe zu.
Wie kommen Sie an der Zentrale der Gastronomie vorbei?
An der Zentrale kommen Sie vorbei, indem Sie das Produkt nennen und nach dem Einkauf fragen, nicht nach dem Inhaber. Die Zentrale oder das Sekretariat der Kette ist der Gatekeeper, und er leitet Anrufe nach Warengruppe und Anlass weiter.
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Ich suche den Ansprechpartner im Einkauf für [Produktgruppe, etwa Saucen oder Tiefkühlware]. Wer ist dafür bei Ihnen zuständig, und gibt es ein Listungsverfahren für neue Lieferanten, das ich vorab kennen sollte?
Fragen Sie bei jedem Anruf nach dem Listungsverfahren. Manche Ketten haben ein Portal, manche ein Formular, manche einen Termin im Quartal. Wer das Verfahren kennt, gewinnt Zeit und zeigt, dass er die Regeln des Hauses respektiert. Der Einkaufsleiter schätzt das, weil Verkäufer sonst alle Regeln umgehen wollen.
Welche Frage zum Bedarf passt zum Einkaufsleiter in der Gastronomie?
Fragen Sie nach den Kennzahlen des Betriebs, nicht nach dem Bedarf: „Wie hoch ist Ihr Wareneinsatz bei [Produktgruppe] je Portion, und wo wollen Sie hin?“ Der Einkaufsleiter denkt in Wareneinsatz und Portionen, und die Frage zeigt, dass Sie dieselbe Sprache sprechen.
Planen Sie drei Fragen:
- „Wie viele Portionen von [Gericht] verkaufen Sie je Woche?“ (Menge)
- „Was stört Sie am heutigen Produkt, Preis, Qualität oder Lieferung?“ (Leidensdruck)
- „Wann überarbeiten Sie die nächste Karte, und wer entscheidet mit Ihnen?“ (Zeitpunkt und Beteiligte)
Die zweite Frage zeigt, ob Ihr Vorschlag ein Problem löst. Antwortet der Einkaufsleiter „Es läuft“, ist Ihr Anlass zu schwach, und Sie vereinbaren ein Nachfassen zur nächsten Kartenplanung.
Wie begegnen Sie dem Einwand, wir haben feste Lieferanten?
In der Einwandbehandlung antworten Sie auf „Wir haben feste Lieferanten“ mit einem Vergleichsvorschlag für ein Produkt statt mit einer Vorstellung des Sortiments. Der Einkaufsleiter sagt damit, dass ein Wechsel ihm Arbeit macht. Sie nehmen ihm die Arbeit ab und bieten nur eine Probe an.
Das setze ich bei Ihnen voraus, und ich will Ihre Lieferanten nicht ersetzen. Ich möchte nur für ein Produkt einen Vergleich anbieten: [Produkt], gleiche Menge, gleiche Zubereitung, Preis je Portion. Wenn Ihr Lieferant besser ist, wissen Sie es dann sicher. Welches Produkt würden Sie als erstes gegenstellen?
| Einwand | Was oft dahintersteckt | Rückfrage |
|---|---|---|
| „Wir haben feste Lieferanten.“ | Ein Wechsel kostet Arbeit | „Bei welchem Produkt würden Sie einen Vergleich als erstes wollen?“ |
| „Franchisenehmer müssen beim Zentrallieferanten kaufen.“ | Bindung durch den Vertrag | „Welche Warengruppen dürfen die Betriebe frei bestellen?“ |
| „Wir haben keine Zeit, zur Stoßzeit geht nichts.“ | Zeitpunkt, nicht Thema | „Wann ist die ruhigste Zeit, vormittags oder am frühen Nachmittag?“ |
| „Bei uns entscheidet der Preis.“ | Der Wareneinsatz je Portion | „Welchen Preis je Portion peilen Sie an, und mit welchem Produkt vergleichen Sie?“ |
- 01
Das Sortiment vorstellen, statt ein Produkt zu nennen.
Folge: Der Einkaufsleiter hört eine Liste, kann nichts vergleichen und lehnt aus Zeitnot ab.
Besser: Genau ein Produkt nennen, das er heute einsetzt, und den Vergleich anbieten.
- 02
Franchisenehmer anrufen, die an einen Zentrallieferanten gebunden sind.
Folge: Der Betrieb darf nicht wechseln, und Sie verlieren Wochen bei den falschen Gesprächspartnern.
Besser: Zuerst klären, ob der Betrieb frei einkauft oder an die Zentrale gebunden ist.
- 03
In der Mittags- oder Abendspitze anrufen.
Folge: Wer im Betrieb abnimmt, hat keine Zeit und legt auf, und Sie verbrennen den Kontakt für Wochen.
Besser: Vormittags nach der Warenannahme oder am frühen Nachmittag anrufen.
Wiederholt der Einkaufsleiter den Grund, nehmen Sie ihn an und legen die Wiedervorlage auf den Zeitpunkt der nächsten Kartenplanung. Das ist der Moment, in dem ein Produktvergleich in den Alltag passt, und Sie rufen mit einer Frage an: „Plant der Betrieb für die neue Karte Veränderungen bei [Produktgruppe]?“
Wie schließen Sie den Termin ab?
Der Termin ist ein Produktvergleich: Sie vereinbaren die Probe in der Küche und einen Rückruf danach. Ein Betrieb sagt zu, wenn die Probe ihn nichts kostet außer einer halben Stunde in einer ruhigen Zeit.
Dann schicke ich Ihnen [Menge] von [Produkt] mit Zubereitungsangabe und Preis je Portion für den Vergleich. Passt Ihnen die Probe am [Tag A] oder am [Tag B] besser, vormittags oder nach dem Mittagsgeschäft? [Antwort abwarten] Dann halte ich [Tag, Uhrzeit] fest, bestätige es heute schriftlich und rufe am [Tag nach der Probe] an. Wer probiert bei Ihnen außer Ihnen mit, Küche oder Betriebsleitung?
Die Frage „Tag A oder Tag B?“ ist eine Alternativfrage und lässt die Wahl zwischen zwei Terminen. Die Frage nach dem zweiten Prüfer deckt das Kaufgremium auf: Küchenchef, Betriebsleitung, Qualität. Wer nur den Einkauf überzeugt, wird von der Küche überstimmt, und das Urteil der Küche entscheidet über den zweiten Kauf.
Wiederholen Sie am Ende Tag, Uhrzeit, Produkt, Menge und Teilnehmer. KRAUSS bestätigt Termine doppelt, beim Gesprächspartner und beim Auftraggeber (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Wer allein anruft, schickt die schriftliche Bestätigung am selben Tag.
Wie fassen Sie nach der Probe nach?
Sie fassen am Tag nach der Probe nach und fragen nach dem Ergebnis in der Küche, nicht nach dem Auftrag. Der Betrieb hat verglichen, und sein Urteil entscheidet, ob ein Test im Echtbetrieb folgt.
Guten Tag [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Sie hatten am [Datum] die Probe von [Produkt]. Wie hat es sich gegen Ihr Produkt geschlagen, bei Geschmack, Zubereitung und Preis je Portion? Wenn es passt: Wollen wir eine Woche im Echtbetrieb in einem Betrieb testen?
Fällt das Urteil schlecht aus, fragen Sie, woran es lag, und notieren die Antwort wörtlich. Eine ehrliche Absage mit Begründung ist wertvoller als ein höfliches Ja ohne Folgen. Legen Sie dann eine Wiedervorlage auf die nächste Kartenplanung.
Was kostet ein Produktwechsel je Portion?
Ein Produktwechsel spart oder kostet je Portion nur Cent, und erst die Menge macht daraus einen Betrag, den der Einkaufsleiter spürt. Er rechnet immer in Wareneinsatz je Portion, und Sie rechnen mit.
| Posten | Annahme | Rechnung |
|---|---|---|
| Bisheriges Produkt | 1,20 Euro je Portion | |
| Neues Produkt | 1,05 Euro je Portion | 0,15 Euro Unterschied je Portion |
| Portionen je Betrieb und Woche | 400 | 400 mal 0,15 = 60 Euro je Woche |
| Betriebe der Kette | 25 | 25 mal 60 = 1.500 Euro je Woche |
| Ersparnis im Jahr | 52 Wochen | rund 78.000 Euro |
Die Rechnung gilt nur, wenn Geschmack und Zubereitung gleich bleiben, und genau das prüft die Probe. Sie zeigt auch, warum Einzelbetriebe weniger reagieren: Bei einem Betrieb sind es 60 Euro die Woche, bei der Kette ein Betrag, der eine Entscheidung wert ist. Fragen Sie den Einkaufsleiter nach seinen Portionen. Mit seiner Zahl wird aus dem Beispiel sein Fall.
Wann passt dieser Anruf nicht?
Der Anruf beim Einkaufsleiter in der Gastronomie passt nicht, wenn Sie keine Probe liefern können oder wenn die Zentrale Lieferanten nur über ein festes Listungsverfahren aufnimmt. Dann entscheidet kein Anruf, sondern das Verfahren.
- Wenn Ihr Produkt nicht in der Menge und Kontinuität lieferbar ist, die eine Kette braucht, scheitert das Gespräch bei der ersten Frage nach der Lieferfähigkeit.
- Wenn Sie ohne Probe oder Verkostung nicht zeigen können, was Ihr Produkt leistet, fehlt der Anlass für den Vergleich.
- Wenn die Zentrale Lieferanten nur über ein festes Listungsverfahren aufnimmt, bringt der Anruf beim Einzelbetrieb keinen Auftrag.
Prüfen Sie ehrlich, ob Ihre Lieferfähigkeit zur Größe der Kette passt. Ein Produkt, das nicht an 25 Standorte in gleicher Qualität geliefert werden kann, scheitert an der Logistik, bevor der Preis zählt. Beginnen Sie dann bei Einzelbetrieben und kleinen Gruppen, und lassen Sie die Probe dort für sich sprechen.
Wie übernimmt KRAUSS diese Anrufe, wenn Sie nicht selbst telefonieren wollen?
KRAUSS ruft für Sie im Einkauf und in der Küche an und übergibt Ihrem Außendienst bestätigte Termine, bei denen der Kaufcheck bestanden ist. Das Briefing legt Betriebsformen, Regionen, Produkt und Ausschlusskriterien fest, bevor der erste Anruf läuft.
Wir rechnen das Testprojekt nur nach Aufwand ab, bei 0 € Setup. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und der Terminpreis-Rechner rechnet, was ein Termin bei Ihrem Budget kostet. Die Seite zur Telefonakquise beschreibt das Angebot im Ganzen, und die Sätze dieses Leitfadens üben Sie vorher im Gesprächs-Simulator. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
