Inhalt9 Abschnitte
- 01Was meint „Rufen Sie mich später noch mal an“ wirklich?
- 02Woran erkennen Sie ein echtes Später?
- 03Wie fragen Sie nach dem Datum, ohne zu drängen?
- 04Welche drei Antworten passen zu welchem Gesprächsstand?
- 05Wann gilt das Später, und wann setzen Sie es fest?
- 06Was zeigt ein Praxisbeispiel aus dem Maschinenbau?
- 07Wie halten Sie den Rückruf fest, damit er stattfindet?
- 08Wann passt diese Antwort nicht?
- 09Wie üben Sie den Satz, bevor Sie anrufen?
Was meint „Rufen Sie mich später noch mal an“ wirklich?
„Rufen Sie mich später noch mal an“ heißt meistens: Heute fällt keine Entscheidung, und ein Datum ist die bequemste Art, das Gespräch zu beenden. Der Satz kostet den Kontakt nichts. Er verschiebt die Frage, ohne sie zu beantworten.
Das Wort „später“ trägt dabei wenig. Es gibt kein Datum, keinen Anlass und keine Erwartung. Wer das Wort ernst nimmt, sagt Ja und legt auf. Wer den Einwand bearbeiten will, fragt nach dem, was das Später konkret macht: Was soll bis dahin passieren, und wer entscheidet dann?
Dieser Leitfaden behandelt nur das Später. Den Einwand „Ich habe gerade keine Zeit“ erklärt der Leitfaden zu keine Zeit am Telefon. Hier geht es um das Datum, das Sie festhalten, und um die Grenze, ab der ein Datum kein Gewinn mehr ist. Jede Notiz, die einen Rückruf auslöst, ist eine Wiedervorlage.
Woran erkennen Sie ein echtes Später?
Ein echtes Später erkennen Sie an drei Merkmalen. Der Kontakt nennt einen Zeitraum, der mehr ist als „irgendwann“. Er nennt einen Grund, auch einen kleinen, etwa einen Budgetstart oder das Ende eines laufenden Vertrags. Und er bleibt beim Satz, ohne ihn mit „Mal sehen“ zu entwerten.
Ein Abschied erkennt man am Ton. Die Stimme wird kürzer, die Antworten werden einsilbig, und der Kontakt wechselt das Thema, sobald Sie ein Datum vorschlagen. In diesem Fall nehmen Sie den Abschied an und fragen nicht nach. Ein Nachhaken verstärkt den Abschied, weil es den Kontakt in eine Rechtfertigung zwingt.
Wer unsicher ist, fragt einmal nach dem Anlass. Bleibt die Antwort vage, behandeln Sie das Später als Abschied und notieren den Wortlaut so, wie er gefallen ist.
Wie fragen Sie nach dem Datum, ohne zu drängen?
Die erste Rückfrage gilt dem Zeitpunkt und dem Grund, und sie endet mit einer Frage, die der Kontakt beantworten kann. Ein Satz wie „Was ändert sich bis dahin bei Ihnen?“ zwingt niemanden zur Rechtfertigung, aber er zeigt, ob es einen Anlass gibt. Die Frage öffnet den Raum, die Antwort bestimmt den nächsten Schritt.
Die zweite Rückfrage prüft, wer nach dem Später entscheidet. Fragen Sie: „Wer schaut sich das dann an, Sie oder jemand aus Ihrem Team?“ Die Antwort entscheidet, ob Sie dieselbe Person erneut anrufen oder einen Kollegen als Ansprechpartner aufnehmen. Ohne diese Antwort landet das Datum bei einer Person, die das Gespräch nicht kennt.
Die dritte Rückfrage setzt die Uhrzeit. Ein Datum ohne Uhrzeit ist nur eine Wochenangabe. „Wäre Dienstagvormittag für Sie in Ordnung, oder ist der Nachmittag besser?“ liefert einen Termin, den Sie notieren können.
Welche drei Antworten passen zu welchem Gesprächsstand?
Drei Antworten decken die meisten Fälle ab. Welche Sie wählen, hängt davon ab, was der Kontakt vorher gesagt hat.
Erste Antwort: Der Kontakt nennt einen Monat und einen Grund. Sie sagen: „Das passt. Dann rufe ich Sie im Februar an, kurz nach Ihrem Budgetstart. Wäre der Vormittag richtig?“ Sie bestätigen Datum, Grund und Uhrzeit in einem Satz und notieren alles, bevor Sie auflegen.
Zweite Antwort: Der Kontakt nennt einen Monat ohne Grund. Sie sagen: „Gern. Was sollte bis dahin passiert sein, damit sich das Gespräch für Sie lohnt?“ Die Antwort ist das Thema des nächsten Anrufs. Nennt der Kontakt keinen Anlass, schlagen Sie ein Gespräch im Vormonat vor und lassen das Datum offen.
Dritte Antwort: Der Kontakt sagt „Melden Sie sich mal“ ohne Datum. Sie sagen: „Ich schaue, wann es bei Ihnen passt. Wäre Ende nächster Woche ein Zeitfenster für Sie?“ Ein Zeitfenster mit Wochentag zwingt die Antwort aus dem vagen Satz heraus. Antwortet der Kontakt auch darauf nicht, setzen Sie keinen Rückruf und tragen den Stand ein.
Keine der drei Antworten verlangt, dass der Kontakt sein Nein zurücknimmt. Sie klären nur, ob das Später etwas trägt.
Wann gilt das Später, und wann setzen Sie es fest?
Ein Datum gilt, wenn der Kontakt es selbst genannt hat und ein Grund dabei ist. Ein eigenes Datum, das Sie vorschlagen, gilt nicht. Es ist bequem für den Anrufer und wirkt für den Kontakt wie ein Eingriff in seinen Kalender.
Die Grenze liegt bei 90 Tagen. Liegt das genannte Datum länger als 90 Tage entfernt und trägt keinen Grund, setzt die Wiedervorlage genau auf dieses Datum, und ein zusätzlicher Anruf entfällt. Der Kontakt hört dann nichts von Ihnen, bis das genannte Datum erreicht ist. Bis dahin hält nur die Notiz den Faden zum Gespräch, und sie muss deshalb vollständig sein.
Die Tabelle zeigt, wie Sie die drei Formen des Später unterscheiden und was Sie danach notieren.
| Form des Später | Kontakt nennt | Ihre Entscheidung | Was Sie notieren |
|---|---|---|---|
| Datum mit Grund | Monat und Anlass | Anruf am genannten Tag | Datum, Uhrzeit, Anlass |
| Datum ohne Grund | Monat | Rückfrage nach dem Anlass, dann Entscheidung | Monat und Antwort auf die Rückfrage |
| Offenes Später | Nichts Konkretes | Zwei Zeitfenster anbieten, sonst Abschied | Stand und Wortlaut des Satzes |
Was zeigt ein Praxisbeispiel aus dem Maschinenbau?
In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen standen in einer Woche 26 Gespräche mit Einkaufsleitern an. Elf Kontakte sagten am Telefon „Rufen Sie mich später noch mal an“. Das Team hatte bis dahin bei jedem dieser Sätze einen Rückruf in den Kalender gesetzt, ohne Grund und ohne Uhrzeit.
Im zweiten Monat änderte das Team die Notiz. Ein Später bekam nur noch ein Datum, wenn der Kontakt einen Anlass genannt hatte. Von den elf Kontakten blieben nach der Umstellung vier mit Anlass übrig. Bei diesen vier gab es einen Rückruf, und zwei davon führten zu einem Termin. Die übrigen sieben Kontakte kamen in die Wiedervorlage mit dem Anlass als Notiz und bekamen keinen Anruf mehr in der laufenden Woche.
Der Unterschied lag nicht im Anruf, sondern in der Notiz. Wer den Anlass festhält, weiß beim Rückruf, worüber er spricht, und der Kontakt merkt das am ersten Satz. Ein Datum ohne Anlass hätte dieselben Anrufe gebracht, nur ohne Aussicht auf einen Termin.
Praxisbeispiel, anonymisiert. Die Zahlen sind realistisch gewählt und keine geprüfte Kundenzahl.
Wie halten Sie den Rückruf fest, damit er stattfindet?
Den Rückruf halten Sie mit fünf Angaben fest, und jede davon hat eine eigene Aufgabe. Fehlt eine, bleibt der Rückruf eine Idee. Die Liste hilft beim Eintragen direkt nach dem Gespräch:
- Datum des Rückrufs, so wie der Kontakt es genannt hat
- Uhrzeit oder Zeitfenster, mit Vormittag oder Nachmittag
- Anlass in Ihren Worten, etwa „nach dem Budgetstart im Februar“
- Wortlaut des Kontakts für das Nein oder das Später
- Name der Person, die anruft, und der Vermerk, ob eine Assistenz das Gespräch vermittelt hat
Schreiben Sie den Anlass so, wie der Kontakt ihn genannt hat. „Nach dem Budgetstart im Februar“ hilft beim Rückruf mehr als „Später anrufen“. Wenn Sie den Kontakt wieder erreichen, beginnen Sie mit diesem Anlass, nicht mit Ihrem Angebot.
Vor dem Rückruf prüfen Sie die Notiz einmal. Hat sich der Anlass erledigt, streichen Sie den Rückruf und tragen den Grund ein. Ein gestrichener Rückruf mit Grund ist besser als ein Anruf, der ins Leere läuft. Die Erreichbarkeit prüfen Sie vor jedem Anruf neu, weil sich Nummern und Zuständigkeiten ändern.
- 01
Ein Später ohne Datum mit „Gern, dann melde ich mich“ quittieren.
Folge: Der Anruf bleibt bei Ihnen, nicht beim Kontakt, und das Später wird zu einem Nein mit Verzögerung.
Besser: Den Monat und einen Grund erfragen und den Termin mit Uhrzeit notieren.
- 02
Bei jedem Später denselben Monat eintragen, damit das Gespräch endet.
Folge: Der Rückruf landet an einem Tag ohne Anlass, und der Kontakt erinnert sich nicht an das Gespräch.
Besser: Nur ein Datum eintragen, das der Kontakt selbst genannt hat.
- 03
Den Grund für das Später in der Wiedervorlage weglassen.
Folge: Beim Rückruf fehlt der Anlass, und das Gespräch beginnt wieder bei null.
Besser: Den Grund wörtlich in die Notiz schreiben, mit dem Datum.
Wann passt diese Antwort nicht?
Die drei Antworten passen nicht, wenn der Kontakt schon am Anfang klar Nein gesagt hat. Dann fragt eine Rückfrage nach einem Später nur nach einer Zusage, die er nicht geben will. Beenden Sie das Gespräch in diesem Fall mit einem Satz zur Rolle und gehen zum nächsten Kontakt über.
Ein Später ist auch dann nicht die richtige Antwort, wenn der Kontakt eine Prüfung ankündigt. Eine Prüfung der Firma nach einem Erstkontakt ist keine Frage nach dem Termin jetzt. Sie bieten an, nach der Prüfung noch einmal zu sprechen, und notieren den Anlass als Prüfung.
Schließlich passt die Antwort nicht, wenn Sie den Kontakt nicht mehr erreichen können. Ein Rückruf ohne Verbindung zum richtigen Ansprechpartner bringt nichts. Prüfen Sie vorher, ob die Nummer und der Name noch stimmen.
- Wenn der Kontakt eine Pause erbittet, die ein Jahr übersteigt und keinen Grund trägt, setzen Sie kein eigenes Datum und tragen die Pause als Wiedervorlage mit dem Hinweis ein.
- Wenn der Kontakt Sie bittet, nicht mehr anzurufen, ist das kein Später mehr. Dann gilt der Widerspruch, und der Anruf endet.
- Wenn das Unternehmen gerade keine Kapazität für das Thema hat und das auch nicht ändern will, hilft ein Datum nicht. Die Frage nach dem Anlass bringt dann Klarheit, bevor Sie ein Datum festhalten.
Wie üben Sie den Satz, bevor Sie anrufen?
Den Satz üben Sie zuerst allein: Sprechen Sie die drei Rückfragen laut, zweimal am Tag, bis sie ohne Pause kommen. Der Ton zählt mehr als der Wortlaut. Eine Rückfrage, die wie eine Forderung klingt, bringt keinen Anlass, nur ein Nein.
Üben Sie danach mit einer Person aus dem Team. Die Person spielt den Kontakt und sagt „Rufen Sie mich später noch mal an“, und Sie antworten mit der passenden Rückfrage aus der Tabelle. Nach drei Durchläufen steht der Satz, und Sie merken selbst, welche Rückfrage zu welchem Gesprächsstand passt.
Wer den Ablauf für sein Team im Ganzen durchgehen will, findet im Gesprächsleitfaden für das Telefon den Rahmen für den ganzen Anruf. Die Einwandbehandlung ist dort ein Baustein, nicht das Ganze. Wer prüfen will, ob sich Telefonakquise für den eigenen Markt trägt, startet bei der Kaltakquise-Agentur. Den Umfang klären Sie danach in einem kurzen Gespräch mit uns.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
